Organize seu Email com a Ferramenta Sweep do Outlook Online
O Outlook oferece diversas ferramentas para auxiliar na organização da sua caixa de entrada, como o Clutter, Limpeza de Conversas e a Caixa de Entrada Prioritária. Uma funcionalidade adicional, disponível no Outlook Online, é o Sweep, uma ferramenta prática para gerenciar emails através de regras simples e eficazes.
O Sweep possibilita a criação de regras que definem o destino dos emails com base no remetente. Estas regras são executadas automaticamente a cada 24 horas, e você pode configurá-las em qualquer pasta, não apenas na caixa de entrada principal.
Para acessar o Sweep, basta selecionar um email em qualquer pasta (exceto mensagens suas ou notificações do Clutter) no Outlook Online. O botão da ferramenta aparecerá na barra de ferramentas superior.
O Sweep é, essencialmente, uma ferramenta de movimentação de emails, permitindo que você escolha para qual pasta os emails serão transferidos.
Por padrão, o Sweep direciona todos os emails do remetente selecionado para a pasta de Itens Excluídos. Portanto, apesar de ser uma ferramenta de movimentação, ela também pode ser utilizada para exclusão de emails.
É possível alterar o destino padrão “Itens Excluídos” para qualquer pasta desejada, incluindo a própria caixa de entrada. Isso mostra a versatilidade do Sweep, indo além da simples limpeza da caixa de entrada.
Por exemplo, se você está começando a categorizar seus emails, pode usar o Sweep para mover rapidamente todos os emails de um remetente específico da pasta Arquivo para uma pasta de processamento, aplicando uma categoria a todos de uma só vez. Esta ação seria bem mais rápida e eficiente do que selecionar e mover os emails manualmente.
A segunda opção, “Mover todas as mensagens da pasta e todas as mensagens futuras”, move não só os emails existentes do remetente selecionado, mas também os emails que ele enviar no futuro.
Essa opção pode ser usada em qualquer pasta, permitindo a automação do seu sistema de arquivamento. Se você organiza seus emails em um sistema de pastas, o Sweep possibilita que, ao lidar com um email na caixa de entrada, ele seja movido automaticamente para a pasta correta, através da regra de varredura configurada.
A terceira opção, “Sempre mantenha a mensagem mais recente e mova o resto da pasta”, funciona como uma versão dinâmica da ferramenta Limpeza de Conversas no cliente Outlook, que você usa manualmente, e é recomendada. A vantagem do Sweep é a execução automática desta função.
Esta opção pode não ser tão útil para emails de pessoas, já que o assunto pode variar. Entretanto, é ideal para emails de lembretes ou alertas regulares.
A última opção, “Sempre mova mensagens com mais de 10 dias da pasta”, é perfeita para quem tem dificuldade em controlar o fluxo de emails na caixa de entrada, evitando que emails antigos se acumulem.
Muitos emails perdem a relevância se não forem respondidos em uma semana ou mais. O Sweep permite que você os remova automaticamente da caixa de entrada.
Esta opção é igualmente útil para emails com prazo de validade, como convites para eventos locais ou cupons de desconto, que você pode mover para uma pasta específica ou deixar o Sweep lidar com eles caso não os leia.
Para visualizar e gerenciar todas as regras de varredura, acesse Configurações > Exibir todas as configurações do Outlook.
Em seguida, clique em Email > Sweep.
Nesta seção, você poderá visualizar e excluir todas as regras de varredura que configurou.
Em resumo, o Sweep é uma ferramenta de movimentação de emails muito eficaz e versátil, que pode ser utilizada tanto para manter a caixa de entrada limpa, como para criar um fluxo de trabalho simples para organizar seus emails. O Sweep é um ótimo recurso para ajudar a manter o controle da sua caixa de entrada no Outlook.