As metodologias de gestão de projetos são essenciais para que as empresas possam organizar, acompanhar, desenvolver e concluir projetos de maneira eficiente e dentro do prazo estipulado.
Em cada empreendimento, é crucial dedicar-se à criação de produtos e serviços que realmente agreguem valor.
Dado que um projeto envolve múltiplos processos, tarefas e pessoas, é indispensável dispor de mecanismos eficazes para gerenciar tudo de forma fluida.
Para conduzir projetos, sejam eles simples ou complexos, é fundamental conhecer diversas abordagens de gestão e saber onde cada uma delas se aplica melhor.
Neste artigo, exploraremos as diversas técnicas de gestão de projetos, seus fundamentos, vantagens e as ferramentas que as suportam.
Vamos começar!
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é um processo que emprega conhecimentos, ferramentas, métodos e habilidades específicas para conduzir um projeto e suas tarefas, finalizando-o dentro do prazo estabelecido, com entrega de valor e qualidade.
Nesse processo, forma-se uma equipe com as competências necessárias para alcançar os objetivos do projeto, dentro dos recursos disponíveis. As principais restrições da gestão de projetos são tempo, escopo e orçamento. As restrições secundárias incluem otimizar os insumos necessários e aplicá-los para atingir o objetivo desejado.
O propósito da gestão de projetos é finalizar um projeto no prazo ou antes dele, assegurando que todas as expectativas do cliente sejam atendidas.
Para gerir projetos eficazmente, os gestores de projeto necessitam de um conjunto de habilidades que vão além do conhecimento técnico necessário para realizar tarefas. Essas habilidades englobam comunicação clara, inteligência emocional, adaptabilidade, competência intercultural, gestão do tempo e resolução de conflitos.
Diferentes técnicas de gestão de projetos
Gestão Ágil de Projetos
A gestão ágil de projetos é uma abordagem gradual e iterativa para planejar e gerenciar o desenvolvimento de software do início ao fim. Ela divide projetos de desenvolvimento de software em pequenos ciclos, conhecidos como iterações ou sprints.
Princípios:
- Priorizar a satisfação do cliente através de entregas contínuas e antecipadas.
- Acolher mudanças nos requisitos do cliente.
- Entregar valor e os resultados esperados no término.
- Quebrar as barreiras do projeto e simplificar as tarefas.
- Empoderar e motivar as equipes.
- Manter uma comunicação eficaz.
- Manter um ritmo de trabalho constante.
- Aumentar a agilidade e proporcionar flexibilidade às equipes.
- Adaptar a forma de trabalho.
Benefícios:
- Foco aprimorado nas necessidades específicas de um cliente.
- Melhor controle sobre o andamento dos projetos.
- Redução de desperdícios através da otimização do consumo de recursos.
- Tempos de entrega de projetos mais rápidos, mantendo a qualidade.
- Maior probabilidade de sucesso do projeto com processos simplificados e esforços personalizados.
- Capacidade de identificar defeitos ou problemas no produto de forma rápida e clara.
- Processo de desenvolvimento geral aprimorado, levando a melhores resultados.
Exemplos:
- Clientes relatam problemas com a câmera, carregamento ou interface do usuário e as equipes de desenvolvimento trabalham para lançar uma nova atualização.
- Para lançar um novo site, é necessário reunir os requisitos, escrever um resumo do site, projetar e desenvolver, concluir testes e ajustar quaisquer alterações necessárias.
Ferramentas:
#1. Atlassian
Implemente a metodologia ágil de gestão de projetos para o desenvolvimento de software com o Software Jira. Ele suporta metodologias ágeis como Kanban, Scrum ou métodos personalizados.
De quadros ágeis a roteiros, relatórios e integrações, é possível planejar, gerenciar e rastrear o desenvolvimento ágil de software em um único lugar.
Ele oferece ferramentas de planejamento de sprint, incluindo gerenciamento de versões, preparação fácil de backlog, pontos de história e um quadro de Scrum. Permite usar permissões de sprint, tipos de problemas personalizados, fluxos de trabalho e hubs de lançamento para monitorar e gerenciar os sprints.
#2. Wrike
Agilize a entrega contínua dos seus sprints com Wrike. Este software de gestão ágil de projetos facilita a colaboração, comunicação e entrega de trabalho da sua equipe em um único local. Ajuda a melhorar o fluxo de trabalho e monitorar continuamente os prazos, garantindo que os projetos sigam sempre o caminho certo.
Com Wrike, é possível simplificar a entrega do projeto e permitir que a equipe compartilhe informações e priorize tarefas facilmente. Otimize seu projeto, utilize os recursos de forma eficiente e complete o processo de desenvolvimento dentro do prazo.
Gestão de Projetos Scrum
A gestão de projetos Scrum é uma técnica de gestão que prioriza a entrega incremental e iterativa de produtos, usando tomada de decisão colaborativa e feedback constante.
O Scrum define custos e tempo para controlar os requisitos de recursos, utilizando cerimônias colaborativas, ciclos de feedback frequentes, backlog de produtos priorizados e prazos.
Princípios:
- Controle do processo que envolve inspeção, adaptação e transparência.
- Auto-organização.
- Priorização baseada em valor.
- Colaboração.
- Time-boxing.
- Desenvolvimento interativo.
Benefícios:
- Permite que as equipes de desenvolvimento concluam as entregas de forma eficiente e rápida.
- Garante o uso eficaz do dinheiro e do tempo.
- Divide projetos grandes em sprints menores e mais fáceis de gerenciar.
- Permite que os desenvolvimentos sejam testados durante a sessão de revisão.
- Coleta feedback de partes interessadas e clientes.
- Durante as reuniões Scrum, os esforços dos indivíduos são mais visíveis.
Exemplos:
- Desenvolvimento de novo software: as equipes podem desenvolver e implementar rapidamente novos recursos em uma solução de software.
- Marketing: o Scrum auxilia na resolução de problemas complexos, aprendendo com dados anteriores, e permite que a equipe planeje de forma adequada.
Ferramentas:
#1. Smartsheet
Com o Smartsheet, é possível gerenciar programas, processos e projetos escaláveis. Ele oferece um conjunto de fluxos de trabalho, visualizações, painéis e relatórios para se adaptar às suas necessidades. Também permite capturar e rastrear recursos, planos e programações.
O Smartsheet combina a experiência do usuário com a consistência do projeto e impulsiona a entrega, o alinhamento e os resultados do projeto. É possível gerenciar trabalhos criativos e de marketing, pessoas e conteúdo, alinhando-se com as prioridades, propósitos e pessoal.
#2. Miro
Impulsione seu projeto através de planejamento de sprint, Scrums diários e muito mais com Miro. Ele auxilia na conversão de ideias em realidade com seus planejadores, modelos e quadros Kanban. Você terá um hub central para seu projeto, reduzindo o tempo de preparação e criando uma melhor experiência para sua equipe ágil.
O modo privado do Miro permite melhorar seus fluxos de trabalho ágeis. É possível visualizar dependências e projetos em um único local e estimar o tempo necessário para cada tarefa. Além disso, ele aprimora a colaboração com sua poderosa inteligência artificial.
Gestão de projetos enxuta
A gestão de projetos enxuta é o processo de gestão baseado em conceitos enxutos, como manufatura enxuta, pensamento enxuto e construção enxuta.
O objetivo principal é maximizar o valor e minimizar o desperdício. Auxilia na organização de projetos para atender às exigências e condições do mercado, alterando layouts organizacionais e funcionais.
Princípios:
- Identificar valor: o primeiro princípio é identificar o valor do produto. O cliente ou parte interessada define esse valor, que pode ser preço, cronograma ou qualidade.
- Mapear o fluxo de valor: envolve diagramar o fluxo de trabalho ideal e atual do início ao fim do projeto. Ao comparar os dois, é possível identificar desperdícios para maximizar a eficiência.
- Criar fluxo: após a comparação, é necessário retrabalhar o plano do projeto, eliminando os desperdícios. Para isso, pode-se dividir cada etapa do processo de desenvolvimento do produto e reconfigurá-las conforme necessário.
- Estabelecer o pull: um sistema pull ajuda a empresa a manter o fluxo de trabalho em andamento de forma eficiente. Ele puxa o trabalho de processos anteriores para atender às demandas exatas dos clientes.
- Melhoria contínua: a busca pela perfeição através de melhorias contínuas é o quinto princípio da gestão de projetos Lean. De acordo com as demandas do cliente ou parte interessada, é necessário analisar o valor do produto e o fluxo de trabalho para reduzir o desperdício.
Benefícios:
- Aumento da eficiência e produtividade.
- Redução dos prazos de entrega.
- Menores custos de armazenamento e inventário.
- Custos gerais reduzidos.
- Maior qualidade do produto ou serviço.
- Aumento da satisfação do cliente.
Exemplo:
- Gestão de projetos enxuta para manufatura: o Lean é utilizado na indústria de manufatura para eliminar desperdícios (Muda), gerados por sobrecarga (Muri) e desigualdade nas cargas de trabalho (Mura).
Gestão de projetos em cascata
Fonte: Lucidchart
A gestão de projetos em cascata é uma metodologia que segue uma estrutura e abordagem sequencial para a conclusão de um projeto. Ela oferece o modo mais direto de gerenciar todo o seu projeto.
Essa técnica visa considerar as necessidades dos clientes e partes interessadas durante a fase de planejamento, organizá-las em planos de projeto sequenciais e lineares e seguir o mesmo plano.
Princípios:
- Estrutura sequencial: o modelo em cascata separa suas operações em várias fases. É possível passar para a próxima etapa apenas após a conclusão da atual. Não há espaço para revisitar uma fase ou alterar o curso após a conclusão.
- Envolvimento mínimo do cliente: envolve interação mínima com os clientes, uma vez que as operações começam somente após conhecer os objetivos e requisitos dos clientes.
- Documentação poderosa: envolve documentação detalhada de todos os objetivos, processo de desenvolvimento e resultados. Tudo, desde o cronograma até o caminho para resolução de problemas, está na documentação.
Benefícios:
- Apresenta uma estrutura clara com sua modelagem sequencial de diferentes fases.
- Transfere informações de forma tranquila.
- Permite gerenciar e definir seus objetivos de forma eficaz.
- Segue uma abordagem linear para evitar desvios da abordagem original.
Exemplos:
Esse tipo de gestão de projetos é frequentemente usado em projetos de produção ou construção, como eletrodomésticos, carros, eletrônicos, edifícios e escritórios.
Ferramentas:
#1. Gestor de projeto
Defina fases e dependências de tarefas facilmente com o software de gestão de projetos em cascata do ProjectManager. Ele oferece funcionalidade de arrastar e soltar, auxiliando no ajuste dos cronogramas do projeto.
É possível criar planos em cascata, gerar um cronograma e definir marcos facilmente. O software oferece relatórios de progresso, colaboração em equipe, planejamento em cascata, painel de projeto, múltiplas visualizações e muito mais.
#2. Asana
Obtenha uma plataforma de gestão em cascata flexível e fácil de usar para entregar projetos de qualidade em conjunto e com mais rapidez. Asana permite gerenciar trabalhos complexos com visualização de lista, linha do tempo e quadros. É possível conectar ferramentas de negócios para colaborar, comunicar e coordenar o trabalho em um só lugar.
Gestão de projetos Kanban
A gestão de projetos Kanban é utilizada para melhorar fluxos de trabalho e foco da equipe, reduzindo ineficiência e desperdícios.
Ela não se baseia em cerimônias, funções e sprints, sendo flexível e adaptando-se facilmente às estruturas da equipe e funções existentes, categorizando as tarefas em um quadro Kanban.
Princípios:
- É possível visualizar o fluxo de trabalho em um quadro Kanban para representar o trabalho no inventário.
- Pode-se definir um limite para o progresso do trabalho que pode ser feito de uma vez em uma coluna.
- É possível se concentrar no fluxo para ficar atento às interrupções e melhorar de acordo.
- É possível monitorar o sistema Kanban e fazer melhorias contínuas em projetos em andamento.
Benefícios:
- Oferece flexibilidade.
- Entrega contínua.
- Aumento da eficiência e produtividade.
- Menos perda de tempo.
Exemplos:
O sistema de gestão de projetos Kanban é usado pelos setores de saúde, TI e desenvolvimento de software, manufatura e marketing.
Ferramentas:
#1. ClickUp
Gerencie seus projetos e tarefas com as visualizações flexíveis do ClickUp. Ele oferece tarefas de arrastar e soltar, filtros, classificação e muito mais com um sistema Kanban personalizável.
Tenha uma visão geral completa do projeto da equipe e veja múltiplos fluxos de trabalho em uma única visualização. É possível organizar as colunas para gerenciar os projetos como desejar por status, prioridades, responsáveis e muito mais.
#2. nTask
Gerencie seus fluxos de trabalho com comunicação em tempo real e transparência de projetos, aprimorando-os com quadros Kanban. nTask define status personalizados nos quadros para refletir o estágio de conclusão da tarefa. É possível direcionar e-mails e eliminar a criação manual de tarefas no quadro.
Gestão de Projetos Seis Sigma
Fonte: Aprendizagem OpEx
Seis Sigma é uma técnica de gestão de projetos utilizada para descobrir a causa raiz de problemas complexos. Ela segue uma abordagem estruturada e utiliza um processo iterativo para compreender a qualidade dos projetos em andamento, determinar a causa de um problema e obter soluções.
Princípios:
- Foco nos clientes.
- Avaliar as etapas de um processo e encontrar o problema.
- Eliminar valores discrepantes e defeitos.
- Envolve as partes interessadas.
- Flexível com um sistema responsivo.
Benefícios:
- Ajuda a entender as mudanças nos objetivos e necessidades dos clientes.
- Melhor qualidade e entrega.
- Redução de desperdícios.
- Desenvolvimento de processos e produtos eficazes.
- Melhoria da posição competitiva no mercado.
Exemplos:
A técnica de gestão de projetos Seis Sigma é usada em vários setores, incluindo serviços de gestão da cadeia de suprimentos, aviação, finanças, engenharia, saúde, hospitalidade e muito mais.
Método do Caminho Crítico
Fonte: Aprika Soluções Empresariais
O Método do Caminho Crítico é um algoritmo passo a passo que define processos ou tarefas críticas e não críticas, com o objetivo de evitar problemas de agendamento. É adequado para projetos que consistem em múltiplas atividades interagindo de forma complexa.
Princípios:
- Caracterização de projetos.
- Componentes principais necessários para concluir o projeto.
- Requisitos do projeto.
Benefícios:
- Agendamento eficaz.
- Controle de custos.
- Melhor gestão de projetos.
- Distribuição da equipe para várias tarefas facilitada.
Exemplos:
O Método do Caminho Crítico gerencia vários projetos, incluindo desenvolvimento de software, planejamento de eventos, fabricação e construção.
Ferramentas:
#1. Calculadoras PM
Calculadoras PM oferece ferramentas premium para desenhar diagramas de atividades em nós do projeto e calcular o caminho crítico para um máximo de 50 atividades. Calcule os horários de início e término antecipados, folga e horários de início e término tardios usando este método.
Usando o método PERT, obtenha a variância padrão, o desvio e o tempo estimado para cada atividade. Calcule a probabilidade de concluir um projeto dentro de um determinado cronograma, avalie o custo do colapso e reduza sua duração.
#2. AtoZmath
AtoZmath oferece um método de caminho crítico e calculadora PERT para que você possa resolver problemas complexos passo a passo. Ele permite obter soluções instantâneas para os problemas do seu produto.
PRINCE2
PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2) é uma metodologia de gestão de projetos utilizada em vários países, com foco no controle e organização durante todo o projeto. É uma estrutura linear e baseada em processos, com foco em iniciativas em andamento.
Princípios:
- Requer necessidades, funções e responsabilidades claras, benefícios realistas e gestão detalhada de custos.
- Aprendizado contínuo.
- Os conselhos de projeto estabelecem requisitos comuns.
- As equipes devem manter um registro de qualidade.
- O método pode acomodar as necessidades específicas de um projeto.
Benefícios:
- Oferece flexibilidade.
- Metodologia fácil para iniciantes.
- Adequado para qualquer tipo de projeto.
Exemplos:
O PRINCE2 pode ser usado nos setores público, na indústria de petróleo e gás, construção, TI, bancos, engenharia, gestão de operações, marketing e muito mais.
Ferramentas:
#1. Asana
Implemente a metodologia PRINCE2 com Asana e simplifique a gestão do fluxo de trabalho. É possível escolher modelos de fluxo de trabalho na biblioteca ou criar fluxos de trabalho personalizados para agilizar os processos.
Ele ajuda a dirigir o projeto, iniciar um projeto, gerenciar os limites da fase, controlar uma fase, gerenciar a entrega do produto e encerrar o projeto.
#2. PMBOK
O Conjunto de Conhecimento em Gestão de Projetos (PMBOK) é uma coleção de melhores práticas, processos, diretrizes e terminologias relacionadas à gestão de projetos. Ele pode evoluir ao longo do tempo e é um recurso essencial para a organização.
O PMBOK pode ajudar a padronizar práticas entre vários departamentos, evitar falhas em projetos e adaptar os processos para atender a necessidades específicas.
Gestão de valor agregado
A gestão de valor agregado é um método que mede o progresso e o desempenho de forma objetiva. Ela combina medições de escopo, custos e tempo e fornece previsões precisas de problemas de desempenho, permitindo gerenciar projetos de forma eficiente.
Princípios:
- É preciso finalizar o escopo do trabalho com antecedência, dividindo-o em pequenas partes e atribuindo-as aos membros da equipe.
- É necessário ter alguém para controlar cronograma, custos e objetivos técnicos.
- A medição do desempenho deve incluir o escopo do trabalho, custos, objetivos, custos registrados e reais, e realizações.
- Analisar variações do plano, preparar uma estimativa e prever impactos.
- Usar dados de valor agregado nos processos de gestão.
Benefícios:
- Oferece visibilidade em tempo real dos dados de valor agregado.
- Permite um planejamento de projeto realista.
- Medição precisa do cronograma e orçamento.
- Elimina riscos.
- Melhora a motivação e a responsabilidade.
Exemplos:
Setores como TI, defesa, agências governamentais e o setor comercial utilizam esta técnica.
Ferramentas:
#1. Gestor de projeto
Planeje projetos, gerencie recursos e crie fluxos de trabalho com os recursos robustos do ProjectManager. Ele oferece precisão, insights e agilidade aos portfólios de projetos. Com seu aplicativo móvel, é possível atualizar tarefas do chão de fábrica ou do local de trabalho imediatamente.
Os gestores de projeto podem colaborar facilmente em projetos sem comprometer informações críticas usando funções personalizadas do software de gestão de projetos, fluxos de trabalho de aprovação, permissões de usuário, segurança técnica e restrições do projeto.
Conclusão
Como gestor de projetos, é essencial conhecer diferentes técnicas de gestão de projetos e suas vantagens. Cada técnica discutida neste artigo tem um princípio distinto para a gestão de projetos.
Também é possível utilizar ferramentas de gestão de projetos adequadas para planejar, organizar, executar e acompanhar projetos em andamento através de vários recursos e funcionalidades.
A seguir, conheça a metodologia Scrumban para gestores de projetos.
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