A evolução tecnológica revolucionou as operações empresariais e a rotina dos profissionais em escala global.
Diversas inovações, como smartphones, softwares SaaS, laptops e tablets, impulsionaram a criação de ambientes de trabalho digitais e a modalidade remota. Estas ferramentas desempenham um papel crucial na transformação digital, permitindo que as equipes operem com uma eficiência sem precedentes.
Os VDRs (Virtual Data Rooms), ou Salas de Dados Virtuais, emergem como um componente essencial desta revolução tecnológica. As salas de dados virtuais transformaram radicalmente a condução de negócios para as empresas. Este artigo explorará os VDRs, seus benefícios, aplicações e alguns fornecedores de destaque.
O que é um VDR ou Sala de Dados Virtual?
Uma sala de dados virtual é um espaço ou repositório online onde as organizações armazenam dados e arquivos confidenciais. VDRs são utilizados em transações financeiras ou quando há interação com terceiros.
Os VDRs são serviços de armazenamento em nuvem que facilitam o compartilhamento de informações privadas ou confidenciais com parceiros, clientes e outras partes interessadas.
As salas de dados virtuais empregam métodos robustos de criptografia, assegurando um armazenamento confiável e seguro. Os VDRs codificam os dados antes de movê-los para a nuvem de armazenamento.
Adicionalmente, oferecem opções para configurar restrições e permissões de acesso aos documentos, prevenindo a cópia, compartilhamento ou impressão não autorizada de dados.
Aplicações das Salas de Dados Virtuais
Os VDRs oferecem um ambiente para a realização da diligência prévia necessária para finalizar negociações. Estas transações envolvem um volume considerável de documentos e arquivos, muitos dos quais confidenciais e contendo dados sensíveis.
Um VDR oferece uma maneira segura para todas as partes interessadas intercambiarem e revisarem documentos durante as negociações.
Para manter relacionamentos comerciais, as empresas precisam de contratos e transmissão regular de dados. As salas de dados virtuais fornecem armazenamento para esses contratos, tornando-os acessíveis sempre que necessário.
Atuam como um ponto centralizado de acesso para advogados, reguladores internos e externos, contadores e outras partes, reduzindo o risco de atrasos e erros e promovendo a transparência na comunicação.
Benefícios das Salas de Dados Virtuais
Uma sala de dados virtual é uma solução ideal para qualquer organização, simplificando o processo de compartilhamento de documentos e aumentando sua eficiência. Os benefícios incluem:
- Compartilhamento seguro e eficiente de documentos e informações críticas e privadas.
- Proteção das informações organizacionais.
- Gerenciamento seguro de dados e documentos.
- Acesso simultâneo para várias partes.
- Capacidade de upload de grandes volumes de dados.
- Compatibilidade com dispositivos móveis.
- Recurso de pesquisa preciso.
A seguir, exploraremos os casos de uso das salas de dados virtuais.
Casos de Uso das Salas de Dados Virtuais
Salas de dados virtuais são aplicáveis em áreas que envolvem levantamento de capital, transações financeiras e negócios. Vamos examinar algumas das principais aplicações dos VDRs.
Tecnologia
Os VDRs são altamente úteis na indústria de tecnologia, permitindo que grandes organizações compartilhem dados e informações entre equipes distribuídas globalmente.
Desenvolvimento Corporativo
Estratégias corporativas envolvem o uso intensivo de matrizes de dados. VDRs ajudam a identificar tendências de dados que poderiam passar despercebidas.
Investimento Bancário
O setor de banco de investimento utiliza amplamente salas de dados virtuais em processos como levantamento de capital, IPOs e fusões e aquisições, que exigem um grande compartilhamento de dados.
Setor Jurídico
O setor jurídico lida com um grande volume de documentos, que estão sendo transformados em formatos eletrônicos. As salas de dados virtuais surgem como solução para armazenar, recuperar e compartilhar documentos legais.
Empresas de Contabilidade
VDRs auxiliam empresas de contabilidade e auditoria a compartilhar contas e relatórios com clientes de forma segura.
Mercado Imobiliário
O setor imobiliário envolve um grande fluxo de documentos e trocas. Um VDR facilita o armazenamento e gerenciamento desses documentos de forma segura.
Salas de Dados Virtuais x Físicas
Anteriormente, antes da era digital, utilizavam-se salas de dados físicas para armazenar documentos críticos. Estas eram espaços físicos reais.
Com a evolução da tecnologia, documentos virtuais substituíram os físicos, e salas de dados virtuais substituíram as físicas. VDRs oferecem diversas vantagens em comparação com as salas de dados físicas. Vamos analisar algumas:
#1. Diferença de Custo
Salas de dados físicas exigiam aluguel de espaço e medidas de segurança, gerando custos significativos com aluguel, manutenção e segurança.
Salas de dados virtuais, por outro lado, são soluções baseadas em nuvem que oferecem armazenamento seguro de grandes volumes de dados, sendo muito mais econômicas.
#2. Tempo de Recuperação de Dados
Em salas de dados físicas, a busca por informações em pilhas de documentos demandava muito tempo. Mesmo com organização, poderia levar horas.
VDRs permitem a busca e recuperação de dados em segundos, com acesso imediato para todos com permissão.
#3. Eficiência
VDRs aumentam a eficiência no gerenciamento de documentos, acelerando processos de negócios, ao permitir que documentos cheguem a vários licitantes em curto tempo.
Em salas de dados físicas, licitantes precisam agendar acessos, tornando o nível de eficiência baixo.
#4. Comunicação Confidencial
VDRs facilitam a comunicação confidencial entre as partes, permitindo responder a perguntas específicas sem expor informações a terceiros. É possível controlar o acesso de cada usuário aos documentos.
#5. Rastreamento
VDRs oferecem rastreamento fácil das visualizações de documentos, algo impossível em salas físicas. É possível monitorar quem visualizou qual documento e obter relatórios diários.
Vários fornecedores oferecem funcionalidades para um gerenciamento eficaz de documentos online.
Ferramentas de Salas de Dados Virtuais
A seguir, exploraremos alguns dos principais fornecedores de salas de dados virtuais.
iDeals
iDeals oferece uma forma segura de colaborar e compartilhar documentos de negócios críticos. Permite o upload de arquivos com o recurso “arrastar e soltar”. O upload em massa economiza tempo.
Suporta mais de 25 formatos de arquivos e permite integração com o Windows Explorer. As opções de busca e filtros tornam a recuperação de dados mais conveniente.
Ansarada
Ansarada é uma sala de dados virtual inteligente que vai além do armazenamento e compartilhamento de arquivos. Integra-se com outras plataformas, oferece sincronização bidirecional e permite o upload de documentos via “arrastar e soltar”.
Ansarada permite rastrear e controlar todas as ações. Utiliza inteligência artificial para automatizar relatórios e prever resultados.
CapLinked
CapLinked oferece soluções seguras e simples para armazenamento de documentos. Permite o upload instantâneo e o controle de acesso via permissões.
O upload em massa economiza tempo e a segurança garante que documentos críticos estejam protegidos. O CapLinked oferece salas de dados para projetos, organizações de todos os tamanhos e orçamentos.
OneHub
Permite colaboração segura com colegas, clientes e parceiros. OneHub possibilita o compartilhamento de informações confidenciais sem preocupações.
Facilita o upload rápido via “arrastar e soltar”. O rastreamento avançado permite monitorar tudo na sala de dados. Oferece visualização de alta qualidade para mais de 30 tipos de arquivos. Simplifica a colaboração através da atribuição de tarefas, permissões e outros.
Esta sala de dados oferece criptografia em nível bancário.
Box
Box permite o gerenciamento seguro de licitações, fusões e aquisições e contratos. Oferece mais de 1400 integrações, aprimora a experiência do usuário com visualizações no navegador e acesso móvel.
Sua segurança de ponta impede acesso não autorizado. Os controles de pastas e permissões de usuários monitoram atividades suspeitas.
Considerações Finais
Como visto, as salas de dados virtuais são essenciais para o gerenciamento de documentação crítica. Todos os setores que lidam com documentos e transações eletrônicas precisam de VDRs seguros para máxima proteção de documentos.
Você pode considerar os fornecedores de VDRs mencionados acima para se concentrar no seu trabalho sem preocupações.
Para otimizar ainda mais a gestão documental, você pode considerar softwares de automação de documentos.