Está indeciso entre o Confluence e o Notion? Este guia comparativo irá ajudá-lo a tomar uma decisão informada agora mesmo!
O ambiente de trabalho digital depende cada vez mais de softwares de produtividade e ferramentas de serviço (SaaS). Seja no desenvolvimento de aplicações, conteúdo de marketing, produtos de consumo ou serviços digitais, é crucial planear projetos, gerar ideias e armazenar tudo online de forma segura, permitindo que as equipas acedam aos materiais sem problemas.
Contudo, escolher a ferramenta ideal para o seu próximo projeto pode exigir longas horas de pesquisa e testes. Ninguém quer mudar de software de gestão de conteúdo e trabalho no meio de um projeto, arriscando prazos. Para o ajudar a decidir entre o Confluence e o Notion, comparei ambos lado a lado, para que possa fazer a escolha mais inteligente para o seu negócio.
O que é o Confluence?
O Confluence, da Atlassian, é uma plataforma colaborativa e de gestão de conhecimento baseada na nuvem. É o local onde guarda todos os wikis empresariais, conteúdos, resultados de brainstorming, esboços de design de produtos, e muito mais.
Tanto os colaboradores internos como externos podem usar o Confluence para trabalhar em conjunto em ideias, criar rascunhos de designs ou conteúdos e obter aprovação dos gestores.
Imagine a dificuldade de um assistente de escritório ter de procurar manualmente em arquivos para encontrar documentos e wireframes de um projeto anterior. O Confluence evita processos demorados de arquivamento e recuperação, digitalizando todo o processo.
Com Spaces, Page Trees e Pages, pode armazenar online milhares de documentos, planos, procedimentos operacionais padrão (POPs), e outros materiais. Recupere-os facilmente com um clique. O Confluence também facilita o trabalho seguro em equipas híbridas e remotas, oferecendo acesso baseado em funções a recursos de conteúdo e projeto.
Utilizações do Confluence nas Empresas
Descubra algumas aplicações do Confluence em diversos tipos de negócios, tanto online como offline:
- A documentação é uma das utilizações mais comuns do Confluence. Muitas empresas usam-no para criar documentação DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed) para tomada de decisões, gestão de mudanças, POPs de operações empresariais e de continuidade de negócios, etc.
- Quando as empresas precisam criar uma estratégia para apresentações a investidores, lançamentos de IPO, produtos, campanhas de marketing ou recrutamento, o Confluence é uma ferramenta útil.
- A publicação de conteúdo é outra aplicação importante. Editores online e offline usam o Confluence para criar documentos de estratégia de conteúdo, facilitando a atualização trimestral ou semestral do documento, ou a realização de alterações quando o mercado editorial sofre mudanças bruscas. Todos os utilizadores partilhados têm acesso automático às versões mais recentes.
- Os criativos também usam o Confluence para brainstorming colaborativo.
- Pode integrar o Confluence com ferramentas como o inVision, Atlassian Team, Figma para design de produtos, serviços, aplicações móveis, websites e software.
- As empresas criam espaços de trabalho em equipa para dar acesso a documentos, designs, discussões e políticas confidenciais num ambiente online seguro e auditável.
Como funciona o Confluence?
O Confluence oferece um painel com uma visão geral das tarefas, atualizações organizacionais, atividades do Spaces, entre outros. A Atlassian incorporou as seguintes interfaces na ferramenta de gestão de conteúdo e conhecimento:
Os Spaces do Confluence são o centro de todas as atividades de um projeto, equipa, departamento ou organização. Uma pequena empresa pode ter um único Space, enquanto uma multinacional pode ter centenas.
Cada Space contém várias páginas. Por exemplo, o Space pré-configurado de Gestão de Projetos inclui páginas para o plano do projeto, documentação de decisões e relatórios de estado.
Ao contrário do SharePoint, o Confluence não oferece acesso irrestrito a Spaces, páginas ou blogs. Colaboradores externos podem ser convidados, mas precisam de criar uma conta gratuita ou paga no Confluence para participar na colaboração.
Vantagens de usar o Confluence
- O Confluence permite que as empresas criem facilmente bases de conhecimento online compatíveis com smartphones, tablets e computadores.
- Acelera o processo de criação e publicação de conteúdo, criando um espaço de edição colaborativa, aprovação automática para publicação e funcionalidades de confidencialidade de conteúdo.
- Utilizar o Confluence para criar e partilhar conteúdo empresarial adiciona uma camada adicional de segurança, prevenindo a duplicação não autorizada de conteúdo e protegendo contra ataques de ransomware.
- Possui controlo de versão, permitindo-lhe ou aos membros da sua equipa reverter para versões anteriores ou mais recentes do conteúdo facilmente.
- Empresas de TI que já usam outras ferramentas de produtividade da Atlassian, como o Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, preferem o Confluence a outras aplicações de colaboração de conteúdo.
O que é o Notion?
O Notion é uma ferramenta de produtividade para uso pessoal, profissional e comercial. Combina funcionalidades de gestão de projetos, anotações e gestão de conhecimento numa única aplicação na nuvem. Desta forma, os seus funcionários, contratados e fornecedores não precisam de usar aplicações diferentes para tarefas diferentes.
Se a sua empresa precisa de criar bases de dados, páginas de conteúdo ou websites partilháveis, o Notion tem o que precisa. Com centenas de campos oferecidos pelo Notion, pode criar uma página web ou aplicação com todos os elementos personalizados necessários.
Por exemplo, gráficos de Gantt, tabelas, galerias, linhas do tempo, nomes, especificações de produtos, fórmulas, telefones, e-mails, são alguns dos recursos que pode explorar nas páginas do Notion.
Utilizações do Notion nas Empresas
Aqui estão algumas das principais utilizações do Notion para empresas:
- Pode criar documentos interativos usando a base de dados de Notas de Reunião do Notion, em vez dos tradicionais documentos. Permite adicionar propriedades como “Criado por”, “Participantes”, “Tipo”, “Agenda”, “Itens de ação”, “Data da última edição”, uma secção de notas separada para opiniões pessoais, etc.
- Pode adicionar diferentes tipos de visualizações à sua base de dados do Notion para a converter numa página de gestão de projetos. Pode usar as visualizações: Tabela, Linha do tempo, Galeria, Lista, Kanban e Calendário, etc.
- Se tem muitos projetos, pode criar diferentes espaços de equipa para cada um e visualizá-los lado a lado na sua página inicial do Notion.
- A adição mais recente é o Notion AI, um modelo de IA generativo que pode criar apresentações, conteúdo, POPs, bases de dados, tabelas e ideias de negócios.
Como funciona o Notion?
O Notion é, essencialmente, uma aplicação robusta de bases de dados relacionais. Enquanto as bases de dados tradicionais apenas permitem consultar e recuperar dados, o Notion permite criar histórias a partir de bases de dados. Ao criar várias páginas no Notion, pode ligá-las para contar a história que pretende.
O elemento central do Notion são as páginas. Uma página nova vem com as seguintes personalizações padrão:
- Título (ícone, capa e comentário)
- Comece a escrever com o Notion AI
- Adicione novos blocos de conteúdo como:
- Importar
- Modelos
- Tabela
- Quadro
- Linha do tempo
- Calendário
- Lista
- Galeria
Se pretende criar experiências únicas para funcionários e clientes, pode começar com uma página em branco. Nesta página, pode adicionar blocos como:
- Texto
- Lista de tarefas
- Lista com marcadores
- Lista de alternância
- Multimédia
- Código
- Hiperligações
- Visualização ligada de bases de dados
- Botões
- Índice
Acima das Páginas, existem os Workspaces (para toda a empresa) e Teamspaces (para projetos ou equipas individuais). Uma vantagem do Notion sobre o Confluence é que pode publicar o seu wiki ou diário online e qualquer pessoa pode visualizar o conteúdo sem precisar de subscrever o Notion.
Vantagens de usar o Notion
- Qualquer pessoa pode começar a criar páginas e websites no Notion.
- As páginas do Notion podem ser visualizadas em navegadores web sem necessidade de instalar ou subscrever o Notion.
- Pode usufruir das vantagens de uma base de dados relacional no Notion.
- O Notion oferece vários tipos de visualização de página, como linha do tempo, tabela, lista e galeria.
- O seu módulo de criação de documentos permite adicionar mais de 100 blocos para inserir conteúdo personalizado.
Leia também: Modelos de painel do Notion para gestão de tarefas contínua
Confluence vs. Notion: Comparação de funcionalidades
| Comparação de funcionalidades | Confluence | Notion |
| Interface de utilizador e experiência | Interface de utilizador fácil de navegar. Um painel semelhante a uma página de resumo. Fácil acesso a páginas recentes, espaços, modelos, etc., no painel superior. | Uma barra lateral para todos os espaços de equipa e páginas. Sem painel, necessita desenvolver manualmente. Um botão “Importar” para obter conteúdo ou projetos de fontes externas. A interface de utilizador é um pouco complexa à primeira vista. |
| Curva de aprendizagem | Praticamente sem curva de aprendizagem. | Extensa se quiser usar todos os recursos do que simples páginas. |
| Aplicação móvel | Disponível. | Disponível. |
| Aplicação para desktop | Não disponível. | Disponível. |
| Limite de carregamento de arquivos e permissão de armazenamento na nuvem | 2 GB a ilimitado, dependendo da subscrição. | 5 MB a ilimitado, dependendo da subscrição. |
| Edição em tempo real por colaboradores | Sim. | Sim. |
| Modelos | Mais de 100 para vários casos de uso empresarial. | Modelos limitados. Cerca de 65 criados pelo Notion. Pode usar modelos pagos ou gratuitos de terceiros. |
| Automação de fluxos de trabalho | Integrado com aplicações e integrações. | Precisa desenvolver manualmente ou comprar modelos do Notion que ofereçam automação de fluxos de trabalho. |
| Quadros brancos digitais | Integração gratuita com aplicações de quadros brancos de terceiros, como Miro, inVision e Mural. | Visualização apenas de quadros brancos online como o Miro. Sem colaboração em tempo real. |
| Versão e histórico da página | Ilimitado para todos os níveis. | 7 dias gratuitos, 30 dias para o plano Plus, 90 dias para o Business, ilimitado para o Enterprise. |
| Integração com aplicações Atlassian | Compatível com todas as aplicações Atlassian. | Suporte limitado para aplicações Atlassian. |
| Retomar o trabalho | Página inicial dedicada para retomar o trabalho. | Sem página inicial. Precisa pesquisar por páginas inacabadas manualmente. |
| Integrações | Mais de 100 integrações principais: Gliffy, Markdown, MacroSuite, Scaffolding, LaTeX Math, HTML para Confluence, etc. | Até 60 aplicações. As principais integrações são Figma, Slack, GitHub, etc. |
| Acordo de nível de serviço (SLA) | SLA de 99,9% de tempo de atividade para planos Premium e superiores. | Sem SLA padrão declarado pela Notion. SLA personalizado oferecido pela equipa de vendas para grandes empresas. |
Aplicações do Confluence no Mundo Real
Criar artigos de instruções de software
Empresas que desenvolvem aplicações, websites ou bens de consumo físicos usam o Confluence para criar artigos de instruções. Nestas páginas, fornecem instruções passo a passo para usar um produto ou software. Geralmente, adicionam dois cabeçalhos separados: um para as Instruções e outro para o Conteúdo Relacionado. O Confluence também permite importar instruções do Word, Docs, etc.
Brainstorming
Muitas agências criativas e equipas de negócios usam o Confluence para gerar ideias e validá-las de forma colaborativa. Ao ligar o Confluence ao Mural, pode integrar o quadro Mural diretamente numa página do Confluence. Desta forma, colaboradores e desenvolvedores têm acesso direto às ideias iniciais e ao contexto para o desenvolvimento de projetos ou produtos de sucesso.
Gestão de Base de Conhecimento de RH
Se quiser criar um portal acessível de gestão de RH, pode usar este modelo do Confluence gratuitamente. Um portal de RH com diferentes visualizações para o departamento de RH e para os funcionários pode custar milhares de dólares.
O Confluence oferece este recurso gratuitamente. O modelo inclui vários campos de conteúdo de gestão de RH, como licenças/férias, saúde e bem-estar, política de indicação de funcionários, programa 401K, etc.
Aplicações do Notion no Mundo Real
Reuniões
Muitas empresas usam o Notion para planear, organizar e concluir reuniões. Numa página de reunião, pode adicionar botões úteis para obter informações rápidas sobre os organizadores, participantes, tipos de reuniões e eventos de calendário.
Estas páginas também incluem outros itens de base de dados, como introduções de reuniões, sincronização de design, planeamento de sprints, apresentação de design, etc. Usando a visualização de tabela, pode converter rapidamente as notas em dados segmentados para Idear, Standup, Treinamento, etc.
Documentos
A criação de um website de documentos é uma das aplicações mais eficazes do Notion. As empresas podem agregar todos os documentos confidenciais e não confidenciais num único local no Notion. Para tal, pode começar com o Modelo de Documentos do Notion.
O modelo contém documentos padrão na página recentemente editada, como Especificações Técnicas, Documento de Requisitos de Produto (PRD) e Brainstorm. Pode filtrar ainda mais os documentos usando uma tabela por categoria para melhor compreensão.
Confluence vs. Notion: O veredito
Se procura automação, relatórios de página, análises, colaboração intuitiva em tempo real e acessibilidade, o Confluence é uma opção melhor do que o Notion.
O Notion não é a melhor escolha se:
- Precisa de uma automação de fluxo de trabalho abrangente
- A empresa depende de várias aplicações Atlassian
- Necessita de funcionalidades de wiki moderno, base de conhecimento e edição de documentos
- Requer controlo de versão robusto
- Precisa de acesso baseado em funções complexo a uma página do Confluence para diferentes partes interessadas, como clientes, fornecedores e funcionários internos
- Precisa de relatórios e análises integrados e avançados
Em termos de preço, o Confluence é uma escolha mais vantajosa. A assinatura gratuita é adequada para uma pequena empresa com até 10 funcionários e oferece páginas, espaços e integrações de aplicações ilimitadas, bem como 2 GB de armazenamento gratuito para carregamento de arquivos. O plano gratuito do Notion tem serviços muito limitados e é adequado apenas para uso individual.
Se fizer um upgrade da sua assinatura do Confluence, o plano Premium custaria apenas 110 USD para 10 utilizadores por mês, enquanto o plano Business do Notion custaria 180 USD. O Confluence Premium oferece armazenamento ilimitado, análises, permissões de utilizador, listagem IP, e muito mais.
A seguir, Confluence vs. Jira: conheça as semelhanças e diferenças