No universo dos softwares de contabilidade para pequenas empresas, QuickBooks e FreshBooks se destacam como líderes incontestáveis, constantemente figurando no topo das avaliações.
Ambas as ferramentas possuem uma trajetória sólida, oferecendo funcionalidades básicas similares, embora com diferenças cruciais, e são projetadas para atender a necessidades empresariais específicas.
Todo empreendedor iniciante, profissional de contabilidade ou freelancer conhece os desafios da gestão de um pequeno negócio. Lidar com a compra de insumos, monitorar pagamentos e despesas, e controlar o fluxo financeiro são tarefas árduas que demandam grande esforço diário.
A solução mais eficaz é utilizar um software de gestão contábil, que auxilia em todas as etapas, desde a criação de modelos de faturas até o acompanhamento de despesas e lucros diários.
Além de otimizar o processo e liberar tempo para outras atividades, a adoção de um software de contabilidade nos dias atuais alivia o peso dessas responsabilidades.
Embora a maioria concorde que um software de contabilidade seja essencial para pequenos empresários e freelancers, juntamente com outras ferramentas de gestão de projetos, a escolha entre as diversas opções disponíveis pode ser uma tarefa complexa e confusa.
Se você se identifica com essa situação, vamos comparar dois softwares líderes de contabilidade: QuickBooks e FreshBooks, para ajudá-lo a identificar a melhor solução para o seu negócio.
O que é QuickBooks?
QuickBooks é um renomado software de contabilidade para pequenas empresas que permite gerenciar uma organização de qualquer lugar. A plataforma oferece um conjunto de ferramentas contábeis inovadoras e de fácil uso, proporcionando às empresas uma visão clara de seus lucros sem a necessidade de lançamento manual de dados.
O QuickBooks sincroniza contas, categoriza transações automaticamente e oferece às equipes contábeis uma maneira eficiente de administrar despesas, organizar livros, monitorar estoque, emitir faturas e processar folhas de pagamento.
Empresas que utilizam o QuickBooks podem personalizar diversas ferramentas, como contabilidade na nuvem, rastreamento de tempo e processamento de pagamentos, para agilizar seus processos e atender a necessidades específicas. Este software versátil pode ser acessado e gerenciado através de computadores, laptops, tablets ou smartphones.
Principais funcionalidades do QuickBooks
#1. Colaboração
Contadores, auditores e outros colaboradores autorizados de empresas que utilizam o QuickBooks podem acessar o sistema simultaneamente, inserir dados diretamente online e acompanhar todas as alterações através de um registro de atividades detalhado.
#2. Gestão de Impostos da Folha de Pagamento
O QuickBooks calcula automaticamente os impostos relacionados a cada pagamento, além de efetuar o pagamento e atualizar os tributos sobre a folha. O software também oferece proteção contra multas fiscais e pode reembolsar até US$25.000 caso a organização seja penalizada.
#3. Monitoramento de Despesas Comerciais
O aplicativo móvel do QuickBooks permite fotografar e salvar recibos, que podem ser associados a transações existentes.
O QuickBooks pode importar, monitorar e categorizar despesas automaticamente quando conectado à conta bancária, cartão de crédito ou conta do PayPal de um usuário. Essa funcionalidade auxilia os usuários a gerar relatórios detalhados sobre seus gastos.
#4. Relatórios
Usuários podem utilizar o QuickBooks para criar e compartilhar dados financeiros e comerciais de forma profissional com seus parceiros, permitindo que as equipes contábeis personalizem relatórios com informações prioritárias, e mantendo os contadores atualizados em tempo real por e-mail.
Algumas informações cruciais que os usuários podem acessar no painel incluem: insights sobre o negócio, balanços patrimoniais e demonstrações financeiras, relatórios personalizados e tendências de vendas.
O que é FreshBooks?
FreshBooks é uma solução de contabilidade baseada em nuvem destinada a freelancers e pequenas e médias empresas. Este software de contabilidade de fácil utilização oferece uma solução intuitiva para executar relatórios contábeis, organizar despesas, criar faturas e receber pagamentos.
Os usuários podem acessar o FreshBooks através de um navegador web em qualquer computador ou utilizar o aplicativo FreshBooks para trabalhar em qualquer lugar usando iPhone, iPad ou dispositivos Android. Todos os dados são armazenados com segurança na nuvem.
Utilizando o FreshBooks, os usuários podem dedicar menos tempo à papelada, pois o sistema facilita a emissão de faturas e o recebimento de pagamentos online. Também é possível rastrear as horas trabalhadas e convertê-las em faturas para cobrança correta do trabalho executado.
O FreshBooks monitora automaticamente todas as transações quando conectado a uma conta bancária. Ao mesmo tempo, ele também registra e categoriza transações no mesmo local, simplificando o processo de declaração de impostos.
Principais funcionalidades do FreshBooks
#1. Contabilidade, Faturamento e Pagamentos
FreshBooks é uma ferramenta de contabilidade de dupla entrada descomplicada que garante precisão e conformidade, auxiliando os usuários a identificar e isolar itens de receita e despesa para determinar lucros e perdas com exatidão. A funcionalidade de cheques e saldos automáticos do software assegura a equivalência entre valores de débito e crédito.
Usuários do FreshBooks podem conceder acesso exclusivo às informações financeiras e de relatórios para seus contadores, facilitando o suporte aos seus negócios, além de permitir a reconciliação bancária automática, gestão de crédito e contas a pagar.
O recurso de faturamento rápido permite automatizar lembretes de pagamento, solicitar depósitos parciais, retenções de clientes e lembretes de pagamento automático.
#2. Rastreamento de Tempo e Despesas
O FreshBooks integra um rastreador de tempo e um quadro de horários que freelancers podem utilizar para registrar suas horas de trabalho e automaticamente incluí-las em uma fatura.
Usuários também podem acessar um rastreador de despesas para melhor acompanhamento do fluxo de caixa ao conectar o software às suas contas bancárias, e categorizar as despesas ou marcá-las como cobráveis ao monitorar os custos de projetos.
#3. Projetos e Relatórios Centralizados
Organizações que utilizam o FreshBooks podem colaborar facilmente com parceiros e contratados usando o armazenamento de arquivos centralizado, que fornece permissão integrada para proteger o acesso.
As ferramentas de rentabilidade do software exibem detalhamentos, resumos e relatórios pormenorizados, além de oferecer propostas e orçamentos prontos, demonstrações financeiras, gestão de clientes, aplicativos para iOS e Android e rastreadores de quilometragem automáticos.
Quickbooks x Freshbooks
#1. Faturamento
Os designs de fatura personalizáveis do FreshBooks incluem um botão “clique para pagar” para facilitar o pagamento online, recuperando dados diretamente do recurso de cronometragem. Outras funcionalidades automatizadas incluem faturas recorrentes para horas faturáveis e emails de acompanhamento para pagamentos pendentes. Os destinatários podem pagar suas faturas instantaneamente via Apple Pay e cartões de crédito da ACH.
O QuickBooks rastreia horas faturáveis ao integrar aplicativos externos de monitoramento de tempo, como TSheets e Google Calendar, e as inclui nas faturas. O criador de faturas do software permite a personalização, como alteração de cores ou adição de logotipo, que os usuários podem modificar antes de enviar as faturas. As opções de pagamento incluem um botão “clique para pagar” que permite aos clientes optar por pagar via Apple Pay, cartão de crédito ou pagamento ACH, além de enviar lembretes para pagamentos atrasados e recorrentes.
#2. Rastreamento de tempo
O rastreador de tempo integrado do FreshBooks é ideal para empresas baseadas em casos e projetos, onde os funcionários monitoram horas faturáveis e despesas relacionadas. Usuários podem visualizar as horas no painel, acompanhar funcionários individualmente e importar dados para o sistema de contabilidade em tempo real.
O QuickBooks possui um complemento chamado QuickBooks Time, que tem um custo adicional para usuários interessados em monitorar o tempo de trabalho de funcionários em tempo integral ou parcial. Empresas que não pagam pelo complemento devem inserir a folha de pagamento como despesa e categorizar o serviço oferecido. Essa parece uma maneira complicada de rastrear o tempo de um funcionário ou freelancer.
#3. Rastreamento de Despesas
O QuickBooks oferece suporte a cartão de crédito e débito, mantendo os usuários informados sobre as margens de lucro dentro do ciclo contábil mensal. A única desvantagem aqui é que exige alguma entrada manual, já que o QuickBooks Online mostra apenas itens de linha e não detalhamentos mais específicos. Usuários podem atualizar os pagamentos mensais usando o aplicativo móvel do QuickBooks para fotografar e enviar recibos.
O FreshBooks foi projetado explicitamente para faturamento e cobrança de pagamentos, o que significa que usuários devem integrar um sistema de contabilidade externo. No entanto, o software oferece funcionalidades excepcionais de rastreamento de despesas, como monitoramento de tempo de projeto, acompanhamento de recibos e gestão de impostos sobre vendas, que são úteis para iniciantes nos negócios.
#4. Facilidade de Uso
QuickBooks e FreshBooks apresentam painéis intuitivos com gráficos fáceis de usar e barras laterais verticais, através das quais os usuários podem acessar diferentes funcionalidades, mesmo aqueles com pouco ou nenhum conhecimento de contabilidade. No entanto, o QuickBooks parece mais fácil de configurar em comparação com o FreshBooks. Usuários podem facilmente registrar e modificar lançamentos de diário no FreshBooks, bem como iniciar saldos e gerenciar contas de plano de contas.
O FreshBooks facilita a entrada de dados; no entanto, usuários não podem fechar transações de períodos anteriores, o que é necessário para evitar alterações não solicitadas nos dados contábeis. Embora seja possível inserir saldos iniciais e modificar lançamentos de diário no FreshBooks, é preciso ser um usuário de conta registrado utilizando um endereço de email diferente para fazê-lo.
#5. Cálculos de Impostos
A Intuit, criadora do renomado TurboTax e QuickBooks online, incluiu diversos recursos fiscais de suporte no software. A ferramenta foi projetada para gerar tantos formulários de impostos de fim de ano quanto o número de funcionários de um usuário. Além disso, empresários podem organizar despesas e impostos de renda por categoria para calcular o valor devido de impostos trimestrais, bem como rastrear o imposto sobre vendas e adicionar automaticamente os impostos a pagar nas faturas.
O FreshBooks oferece um recurso de planejamento tributário, mas é menos versátil do que o fornecido por seu principal concorrente, o que pode tornar o planejamento tributário um pouco desafiador para freelancers e pessoas sem formação em contabilidade. O FreshBooks também oferece alguma assistência fiscal, mas não pode rastrear despesas através da digitalização de recibos; em vez disso, usuários só podem rastrear impostos vinculando suas contas bancárias. Embora isso seja útil, a ausência de um scanner de recibo integrado pode ser frustrante em um escritório movimentado.
#6. Contabilidade
O FreshBooks possui um recurso de contabilidade de dupla entrada que auxilia no rastreamento dos itens de receita em relação às despesas. Como resultado, usuários têm uma ideia aproximada de seus lucros e perdas com bastante antecedência. O recurso também garante que os valores de débito e crédito estejam em equilíbrio e identifica instantaneamente erros, evitando desafios na temporada de impostos.
Usuários do FreshBooks podem importar e categorizar transações financeiras usando diferentes categorias para transferências, patrimônio ou reembolsos, além de gerar relatórios resumidos que podem ser exportados para o Excel. Também é possível adicionar o contador à conta do FreshBooks para que ele tenha acesso exclusivo.
O QuickBooks foi projetado para rastrear todas as despesas, classificando transações e separando-as em categorias de impostos. O software também vincula fotos de recibos às suas respectivas transações e usa dados brutos para gerar diferentes tipos de relatórios. O aplicativo móvel do QuickBooks utiliza sistemas GPS de smartphone para rastrear automaticamente a distância percorrida e cria um relatório que registra com precisão as deduções de viagens de negócios.
#7. Relatórios e Painéis
Ambos os softwares de contabilidade fornecem diferentes tipos de relatórios, com o FreshBooks gerando relatórios específicos sobre lucros e perdas, contas de clientes, resumos de impostos sobre vendas, despesas e pagamentos cobrados. O painel da ferramenta também contém os gráficos mais relevantes, abrangendo receita recorrente mensal, receita pendente, fluxos de receita, lucro total, gastos e tempo não faturado.
O painel do QuickBooks, por outro lado, possui um Centro de Relatórios em seu menu de navegação que oferece aos usuários uma maneira rápida de encontrar os modelos de relatório padrão predefinidos, além da possibilidade de personalizar seus próprios relatórios. Uma seção de “relatórios de gerenciamento” permite que usuários criem relatórios profissionais com capas, páginas preliminares, índices e notas finais.
Exemplos de relatórios incluídos nos modelos predefinidos incluem balanços patrimoniais, relatórios de impostos sobre vendas, registros de auditoria, demonstrativos de fluxo de caixa, faturas em aberto, lucros e perdas, visões gerais de orçamento e relatórios de clientes compilados por classe, cliente, mês e ano.
#8. Preços
Tanto o QuickBooks quanto o FreshBooks oferecem planos baseados em assinatura, mas quando se trata de escalabilidade, o primeiro apresenta uma tabela de preços mais vantajosa do que o segundo. Com o QuickBooks, você pode vincular seu contador e se tornar membro de uma comunidade online de mais de 5 milhões de pessoas.
Já o FreshBooks não oferece conciliação bancária para usuários que optam pelo plano Lite, e o número de usuários ainda precisa ser maior. É importante observar que o dimensionamento está se tornando cada vez mais caro.
Preços do QuickBooks
- Simples: 1 usuário, US$ 25 por mês, 2 empresas de contabilidade
- Essencial: 3 usuários, $ 50 por mês, 2 empresas de contabilidade
- Plus: 5 usuários, US$ 80 por mês, 2 empresas de contabilidade
- Avançado: 25 usuários, US$ 180 por mês, 3 empresas de contabilidade
Preços do FreshBooks
- Lite: $ 180 anualmente ou $ 15 mensais
- Plus: $ 300 anualmente ou $ 25 mensais
- Premium: $ 600 anualmente ou $ 50 mensais
- Selecione: Preço personalizado
Todos os planos do FreshBooks, exceto o Select, incluem um único usuário; usuários pagam US$ 10 por cada membro adicional da equipe.
#9. Integração Suporte/Integrações
Existem pelo menos 400 integrações nativas incluídas no QuickBooks. Elas incluem bancos comerciais, softwares de pagamento, comércio eletrônico, CRM e diversas outras categorias que oferecem controle e visibilidade sobre dados financeiros e processos de vendas de usuários. Outros complementos incluem PayPal e ReceiptBank, que mantêm as transações atualizadas.
O FreshBooks integra mais de 100 funcionalidades projetadas para proprietários de pequenas empresas e freelancers; elas facilitam a conexão do aplicativo com ferramentas de declaração de impostos e recursos humanos ao ciclo folha de pagamento-fiscal-faturamento. Integrações como Squarespace ou Zapier auxiliam usuários no monitoramento de pagamentos, além de processar e organizar dezenas de outros sistemas.
#10. Folha de Pagamento
O QuickBooks oferece um plano de folha de pagamento de serviço completo com execução ilimitada de pagamentos e formulários de fim de ano. Outras funcionalidades incluem impostos calculados automaticamente, um portal online que permite que funcionários visualizem seus dados fiscais e recibos de pagamento, e suporte para penhoras e deduções, além de relatórios de dados históricos para download. Usuários também podem acessar um plano premium que oferece suporte a depósito direto no mesmo dia, administração da empresa do funcionário e centro de suporte de recursos humanos.
O FreshBooks oferece suporte a folhas de pagamento de funcionários externas integradas, pois não possui um recurso de folha de pagamento nativo. O software oferece suporte ao Gusto, cobrando entre US$6 e US$12 por usuário ao mês e uma taxa mensal introdutória de US$39. Ele também oferece suporte ao serviço de folha de pagamento PaymentEvolution baseado no Canadá, em um nível gratuito limitado ou um nível de US$22 por mês.
#11. Suporte ao Cliente
O QuickBooks oferece suporte ao cliente online, o que significa que é preciso estar logado para obter acesso. Há também uma base de conhecimento integrada onde usuários podem fazer perguntas e pesquisar tópicos, além de um fórum robusto onde é possível encontrar respostas.
O atendimento ao cliente do FreshBooks oferece uma opção de chat ao vivo, além de suporte por telefone por 12 horas, cinco dias por semana. O site da empresa possui um centro de ajuda com ferramentas de pesquisa que aborda os tópicos mais comuns de atendimento ao cliente.
Quickbooks vs. Freshbooks: resumo das diferenças
| Recursos | QuickBooks | FreshBooks |
| Visão Geral | Fundado em 1983 | Fundado em 2003 |
| Mercados-alvo | Ideal para empresas que vendem produtos | Ideal para negócios baseados em serviços, freelancers e empreendedores individuais |
| Recursos principais | Cria faturas personalizadas com logotipos e campos individualizados antes de gerá-los em movimento com o aplicativo móvel | Ferramentas de contabilidade de entrada dupla fáceis de usar garantem precisão e conformidade e simplificam a preparação de relatórios financeiros |
| Preços | Simples: $ 25/mês Básico: $ 50/mês Plus: $ 80/mês Avançado: $ 180/mês | Lite: $ 15/mês ou $ 180 anualmente Plus: $ 25 mensais ou $ 300 anuais Premium: $ 50 mensais ou $ 600 anuais |
| Suporte | Telefone, e-mail ou mensagens, artigos em destaque, ajuda no produto, opções de treinamento do produto, comunidade de usuários da base de conhecimento pesquisável. | Suporte por telefone e e-mail, ajuda no produto, perguntas frequentes sobre mensagens do produto, base de conhecimento pesquisável. |
| Facilidade de uso | Processo de configuração fácil que permite que usuários iniciem suas atividades imediatamente. Oferece noções básicas e detalhes adicionais à medida que você avança. Uma página de boas-vindas que exibe o progresso da configuração, com uma barra de menu vertical no lado esquerdo da tela. |
Nota do Autor
Quando escolher o QuickBooks
O QuickBooks é ideal para empresas que vendem produtos e gerenciam estoques, pois seu recurso de gestão de estoque permite o rastreamento de vendas diárias de mercadorias de diferentes canais, incluindo Shopify e PayPal. Sua abrangente funcionalidade que integra outros produtos Intuit à medida que o ponto de venda do QuickBooks cresce permite que ele evolua junto com os negócios de seus usuários.
Como a solução mais popular, o QuickBooks também é amplamente utilizado por contadores e proprietários de empresas que desejam se alinhar com seus profissionais de contabilidade, pois ele gerencia de forma eficiente integrações, feeds bancários e conformidade fiscal. Opte pelo QuickBooks se você busca um software de contabilidade acessível, projetado para crescer junto com sua empresa.
Quando escolher o FreshBooks
O FreshBooks é popular entre empreendedores individuais, freelancers e proprietários de pequenas empresas que buscam um software de contabilidade avançado, sem se concentrar em questões contábeis.
O software oferece recursos de monitoramento de tempo e cobrança, gestão de projetos, faturamento e integrações de terceiros para ferramentas de pagamento populares, como Stripe, que são ideais para pequenas empresas ou iniciantes.
A funcionalidade descomplicada do FreshBooks foi concebida para o público em geral e é, portanto, fácil de configurar e administrar. Também oferece integrações rápidas e fáceis com pequenas ferramentas de negócios populares.
A seguir, você pode conferir o software de folha de pagamento para startups e médias empresas.