Projetos bem-sucedidos têm tudo a ver com gerenciamento de projetos bem-sucedido. Use essas ferramentas para cruzar seu caminho para o sucesso!
O gerenciamento de projetos é o molho secreto que finaliza projetos com sucesso e permite que as empresas se tornem grandes. Não, isso não é isca de cliques – eu vi duas empresas de software de perto (eu trabalhei lá) serem destruídas em 1-2 anos por causa do gerenciamento de projetos deficiente. Alguns outros viram seus lançamentos de produtos atrasados por vários meses. Embora eu concorde que, como a maioria das outras disciplinas por aí, o gerenciamento de projetos vê muito óleo de cobra e charlatães, isso não diminui sua importância e impacto.
E o que se aplica a Gerenciamento de Projetos também se aplica a ferramentas de gerenciamento de projetos — as excelentes podem ajudá-lo a aumentar a eficiência gerencial, reduzir o tempo de conclusão, reduzir a confusão e a frustração e assim por diante. Então, aqui estão algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para empresas de todos os tamanhos e necessidades.
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Trabalho em equipe
Fiel ao seu nome, o Teamwork permite que as equipes colaborem e trabalhem com mais eficiência, permitindo que as partes interessadas sempre mantenham uma visão de alto nível do projeto.
O Teamwork tem quadros semelhantes ao Trello e rastreamento de tempo integrado, portanto, se você está procurando um aplicativo limpo e útil com esses recursos, o Teamwork é para você. É gratuito se você tiver até cinco usuários, enquanto os planos premium começam em US $ 9 por usuário por mês.
Antes de encerrar, quero mencionar que o Teamwork é um conjunto de produtos, o aplicativo de gerenciamento de projetos é um deles. Eles também oferecem um CRM, software de suporte técnico, um sistema de gerenciamento de documentos, um aplicativo de bate-papo (como o Slack) e muito mais.
Segunda-feira
Quando você precisa de uma plataforma de gerenciamento de projetos para seus projetos básicos e portfólios complexos, a Monday pode ajudá-lo. Aproveite o próximo nível de gerenciamento de projetos com recursos personalizáveis que permitem executar planos, criar estratégias e enviar seu melhor trabalho.
O Monday ajuda você a colaborar efetivamente com os membros da equipe e reuni-los em uma única plataforma compartilhada. Dessa forma, você pode envolvê-los mais, acelerar o desenvolvimento de projetos e eliminar barreiras de comunicação.
Você fica sabendo sobre o status do seu projeto e acessa facilmente aprovações de orçamento, status de tarefas, atualizações de andamento, produtividade da equipe e muito mais dentro de um painel interativo e claro. Com gráficos de Gantt poderosos, você pode visualizar, planejar, monitorar e gerenciar tudo para tomar decisões informadas com base em dados reais. Em cada estágio do ciclo de vida do projeto, você pode alterar e controlar as dependências, a linha de base e os marcos do projeto.
Você pode acompanhar a carga de trabalho de cada membro com dados atualizados e em tempo real sobre sua capacidade atual e decidir como atribuir recursos de forma eficaz. Dessa forma, você pode economizar seu tempo e investi-lo em trabalhos mais criativos, reduzindo o retrabalho. Não se prende a um único estilo; você obtém modelos diferentes para projetos diferentes e os escolhe com base em suas preferências.
Esses modelos são projetados exclusivamente para gerenciamento de programas, portfólio e projetos. Organize a tarefa da sua equipe e priorize-a para obter visibilidade total. Você pode adicionar cronogramas, alinhar todos e atribuir prazos aos membros de sua equipe.
Existem centenas de maneiras de visualizar seus dados usando métodos ágeis, em cascata e híbridos. A ferramenta também permite que você envolva suas partes interessadas com dados em tempo real e atualizações ao vivo e se beneficie da automação para impulsionar seus projetos e economizar tempo.
Eles também mantêm os mais altos padrões de segurança com recursos como propriedade completa de dados, logs de auditoria granulares e permissões de acesso para garantir que a experiência do usuário nunca seja comprometida. Você pode integrá-lo perfeitamente com suas ferramentas existentes, como Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, etc.
O Monday oferece quatro planos de preços que você pode escolher de acordo com suas necessidades e tamanho da equipe. Em caso de dúvida, inicie sua avaliação gratuita.
Folha inteligente
O Smartsheet apresenta ferramentas inteligentes de gerenciamento de projetos atualmente usadas por quase 90% das empresas da Fortune 100.
Essa plataforma de gerenciamento inteligente é perfeita para uma colaboração saudável e garante flexibilidade com seu formato de exibição de grade, Gantt, cartão e calendário.
Além disso, você pode aplicar fórmulas a células e colunas para cálculos fáceis na mesma e entre planilhas separadas. O Smartsheets suporta políticas de login fortes para os usuários e permite o uso de uma única credencial em qualquer lugar.
Além disso, as modificações são ajustadas em todos os lugares automaticamente. Suas ‘formas’ possuem lógica condicional que possibilita o feedback do público-alvo.
Além disso, a automação pré-construída reduz o trabalho repetitivo e a ‘prova’ coloca tudo em um único painel para fornecer aprovações e sugestões.
Ele permite a publicação de planilhas e relatórios para todos, incluindo aqueles fora do Smartsheet para um melhor alcance.
Por fim, o Smartsheet vem com uma avaliação gratuita de 30 dias para experimentar tudo sem riscos.
Campo de base
Campo de base está no jogo de gerenciamento de projetos há muito tempo. Foi lançado em 2004 e manteve-se fiel à sua filosofia de simplicidade e clareza desde então. Estas são as pessoas que criaram o hiper-popular Ruby nos trilhos web framework, então eu diria que eles sabem uma coisa ou duas sobre como projetar coisas simples e úteis. 🙂
O Basecamp tem equipes, projetos, tarefas etc., como seria de esperar, mas há alguns outros recursos interessantes que gostaria de destacar:
- Bate-papo em tempo real: Se você usa o Basecamp, não há necessidade de alternar entre ele e uma ferramenta de bate-papo para gerenciar a comunicação em tempo real. Os bate-papos em grupo também são capazes de todos os recursos que esperamos atualmente dos aplicativos de bate-papo: @menções, anexos de mídia, emojis e muito mais.
- Acesso do cliente: Basecamp permite conectar seus clientes diretamente em seus projetos (controlando totalmente o que eles podem ou não ver) e trabalhar com eles. Você pode encaminhar e-mails de clientes existentes para o Basecamp, e as entregas podem ser visualizadas, discutidas e aprovadas diretamente do Basecamp.
- Listas de tarefas: Não importa quão sofisticadas sejam as ferramentas de gerenciamento de projetos, sempre haverá espaço para listas de tarefas. Há muitos, muitos casos em que as tarefas são muito bem compreendidas por todos os envolvidos, e tudo o que precisamos é de uma maneira “rápida e suja” de mantê-las em algum lugar. No Basecamp, as listas de tarefas são bastante poderosas, pois os lembretes e notificações são feitos automaticamente, para que você não precise cutucar ninguém para atualizações de status. 😉
- Quadros de mensagens: Quando brainstorming ou anúncios são feitos, discussões tremendamente úteis podem ser geradas – e perdidas. Os quadros de mensagens do Basecamp permitem que você transforme essas comunicações em um quadro de mensagens, onde sua equipe pode discutir, reagir e anexar arquivos.
- Documentos e arquivos: O jogo de gerenciamento de documentos e arquivos do Basecamp é sólido. Todos os uploads e preservados do projeto e os arquivos que são alterados são versionados. O Google Docs pode ser compartilhado diretamente no Basecamp e editado.
O Basecamp é um produto delicioso, na minha opinião, que faz sentido para equipes de todos os tamanhos cujas necessidades são genéricas e diretas. Sim, o Basecamp não é uma ferramenta poderosa para fazer tarefas muito especializadas (digamos, Agile Software Development), e a empresa não esconde esse fato.
Provavelmente, a melhor parte é o preço: com $ 99 fixos por mês (sim, não importa o tamanho da equipe!) O Basecamp se torna um acéfalo em seu domínio.
Jira
Ao contrário da nossa ferramenta anterior, Basecamp, Jira é uma suíte de gerenciamento de projetos voltada para o gerenciamento de projetos de software ágeis. Como resultado, seu mercado-alvo, preços, complexidade, capacidades, etc., são todos diferentes. Na verdade, não é incomum que as equipes de software comecem no Basecamp e “se formem” no Jira.
Jira é desenvolvido pela Atlassian, a empresa por trás BitBucketNameque por muito tempo foi preferido por projetos de código fechado em vez do GitHub, pois oferecia repositórios privados ilimitados.
Se suas equipes de software cresceram a ponto de ferramentas de gerenciamento de projetos que antes pareciam ser inadequadas, é hora de migrar para o Jira. Desde o planejamento do projeto até o relatório, o rastreamento de bugs e o desperdício, o Jira tem tudo. Aqui estão alguns recursos interessantes que distinguem o Jira:
- Um rico conjunto de APIs disponíveis para aqueles que desejam criar interfaces alternativas para seus fluxos de trabalho.
- Quadros Scrum e Kanban.
- Várias metodologias de desenvolvimento são suportadas. Para aqueles que ainda não estão satisfeitos, há a opção de criar o seu próprio.
- Integra-se com mais de 3.000 aplicativos.
- A automação inteligente, como atribuir tarefas automaticamente a uma pessoa, vincular problemas ao código etc., reduz o atrito mental e permite criar fluxos de trabalho complicados rapidamente.
- Relatórios poderosos e abrangentes.
O Jira é caro, pelo menos em comparação com outras ferramentas de gerenciamento de projetos populares, mas leves. Seu modelo de custo por usuário por mês (US$ 7 para padrão, US$ 14 para premium) pode custar milhares de dólares por mês para grandes equipes. Mas o custo é compensado pelo fato de que, sem o Jira, equipes desse tamanho simplesmente afundariam. 🙂
Asana
Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de uso geral que se concentra na velocidade e na intuição. Digo velocidade porque a Asana é um ótimo exemplo de aplicativo de página única bem projetado. Tudo acontece instantaneamente quando você clica, o que é uma conveniência quando você está fazendo coisas com pressa (sob pressão).
Aqui estão alguns dos recursos notáveis da Asana:
- Carga de trabalho: as cargas de trabalho são um resumo visual de quanto os membros de sua equipe têm em seu prato. Dessa forma, você pode saber rapidamente se suas equipes de marketing, design e engenharia poderão colaborar na mudança de produto chave que deve ocorrer no próximo mês.
- Cronogramas visuais: Os cronogramas de projetos na Asana são compostos visualmente e muito poderosos. Eles permitem que você planeje um projeto com facilidade e veja visualmente onde ele está.
- Calendário: O calendário da Asana está conectado a todas as suas tarefas e planejamento e pode revelar como a agenda da equipe está organizada. É o lugar para ir se você quiser ter certeza de que a programação não está fora de sincronia ou apenas quebrada.
- Prova de imagem: este é apenas um termo sofisticado, mas o recurso subjacente é ótimo – permite que os revisores adicionem comentários a várias partes de uma imagem. Isso é inestimável para as equipes de design, pois coletar feedback sem referências visuais específicas tende a ser um pesadelo.
A versão básica da Asana é gratuita e tem uma restrição de 15 membros da equipe. Se você precisar adicionar mais membros ou quiser acessar recursos avançados, como o console de administração, prova de imagem, etc., o preço começa em US$ 10 por usuário por mês.
Há muito mais e não há espaço suficiente aqui para cobrir. O resultado final é que a Asana ganhou popularidade rapidamente e é uma excelente opção para gerenciamento de projetos para organizações de todos os tamanhos.
Trello
Trello é uma abordagem refrescantemente diferente e minimalista do gerenciamento de projetos. Não tem nenhuma das características esmagadoras que exigem profundo estudo e compromisso. Na verdade, você pode contar o número total de recursos-chave nos dedos de uma mão. Antes de revirar os olhos e descartá-lo, dê uma chance.
O Trello adotou o conceito de Quadro Kanban da metodologia de software Agile e o tornou um mercado de massa. A ideia é simples: as tarefas são criadas em cartões, que são empilhados em um dos muitos quadros que você cria.
Esses quadros podem representar qualquer coisa: as funções/divisões da sua empresa, o estado da tarefa ou talvez até os meses de um ano civil. Os membros da equipe podem comentar nos cartões, entrar em discussões, anexar imagens e assim por diante. Quando a tarefa em um cartão é concluída, ela é movida para a próxima. Assim:
O plano gratuito do Trello é muito bom, com uma limitação apenas no número de quadros e tamanho dos anexos e não no número de usuários! Para a maioria das pessoas, isso é suficiente, embora os planos premium comecem em US $ 10 por usuário por mês. Se você é uma equipe pequena (ou mesmo uma única pessoa!) cujos projetos não precisam ser planejados de forma elaborada, o Trello é uma opção divertida e eficiente!
Pódio
O próximo da nossa lista é Pódiouma oferta pesada para grandes equipes e empresas que precisam de personalização e recursos de CRM.
Então, por que usar o Podio? Aqui estão alguns dos motivos:
- Personalização: Ao contrário de muitos de seus concorrentes, o Podio possui amplas opções de personalização. Isso permite que você não apenas altere a maneira como seus módulos funcionam, mas também se livre de partes que não são relevantes para você.
- CRM integrado: O Podio CRM vem completo com gerenciamento de informações do cliente, rastreamento de jornada do cliente, rastreamento de leads e outros recursos importantes em um CRM.
- Gerenciamento de funcionários: o Podio tem suporte de primeira classe para gerenciamento de funcionários, permitindo que você gerencie despesas, férias, fluxos de atividades e muito mais em um único lugar.
- Gerenciamento de projetos: Colaborar com clientes, vincular e-mails a tarefas, direitos de acesso granular, planejar projetos Scrum e fazer sprints; está tudo incluído.
- Gestão de eventos, gestão de e-mail, gestão de negócios. . . A lista continua! 🙂
Embora o Podio tenha um plano gratuito, ele oferece apenas gerenciamento básico de tarefas. Francamente, há poucas razões para usar o plano básico além de sentir a plataforma. Os níveis pagos são onde os recursos atraentes são desbloqueados e variam de US$ 9 a US$ 24 por usuário por mês.
Mesa de ar
Em termos de inovação pura, Mesa de ar é o desenvolvimento mais empolgante das últimas ferramentas de gerenciamento de projetos. Você pode pensar no Airtable como planilhas com esteróides – e até a empresa descreve dessa maneira – mas, na minha opinião, essa visão é um desserviço aos recursos dessa ferramenta.
Agora, um componente do Airtable é de fato planilhas, mas é tão carregado de recursos que você pode começar a odiar seu programa de planilhas favorito! Quero dizer, basta olhar para isso:
É tão conciso quanto uma planilha, mas tem uma separação visual de tarefas, etiquetas coloridas que podem ser distinguidas instantaneamente, a capacidade de atribuir tarefas a pessoas, notificações e assim por diante.
Outro recurso incrível são os Blocos, que são módulos pequenos, completos e especializados que você pode incorporar em seus fluxos de trabalho para aumentar a produtividade. Parece abstrato, eu sei, então aqui estão alguns exemplos concretos: mapas e geocodificação, gráficos de Gantt, gráficos de barras/linhas/dispersões, construtor de páginas visuais, explorador de modelos 3D, rastreador de tempo, organograma — bem, estou sem fôlego! O ponto é que esses blocos simplesmente funcionam e podem ser inseridos em qualquer uma de suas tarefas e fluxos de trabalho.
Combine isso com os recursos usuais, como gerenciamento de documentos, quadros Kanban, calendários e você terá algo incrível em suas mãos.
A melhor parte é o preço: o plano gratuito permite equipes de tamanho ilimitado, com a única restrição de que uma única base (folha) não pode conter mais de 1.200 itens. Soa bastante irresistível para mim!
Projeto Microsoft
Quando a Microsoft faz algo, pode não ser a coisa mais bonita de todos os tempos, mas faz o trabalho bem feito, e as pessoas não conseguem separá-lo de suas vidas. Windows, Office, Outlook, Sharepoint e Exchange são exemplos disso. O mesmo vale para Projeto Microsoftum produto voltado especificamente (na verdade, muito especificamente) para gerentes de projeto profissionais que trabalham com equipes muito grandes.
Seja gerenciamento de projetos, gerenciamento de recursos ou gerenciamento de portfólio, o Microsoft Project oferece uma ferramenta abrangente para capturar a complexidade com precisão. Até o momento, a Microsoft adicionou recentemente suporte para fluxos de trabalho de projetos Agile, o que atrairá as empresas que têm algumas equipes ou divisões trabalhando de maneira ágil.
Há dois grandes motivos para escolher:
Planning, PMP, Enterprise — soa como seu jam, então confira o Microsoft Project!
TeamGantt
Como o nome sugere, TeamGantt é para os gráficos de Gantt o que o Trello é para os quadros Kanban. A empresa concentrou-se nos gráficos de Gantt como o principal (e único) impulsionador dos fluxos de trabalho de planejamento e projetos executivos. Embora isso restrinja severamente a funcionalidade, também torna o TeamGantt incrivelmente limpo, fácil de aprender e eficiente.
Mas não se iluda pensando que tudo o que você pode fazer com o TeamGantt é criar gráficos de Gantt e acompanhar o responsável. Há muitas funcionalidades que giram em torno de facilitar a colaboração, como:
- Conversas
- Gerenciamento de documento
- Controle de tempo
- Dependências (projetos de mapeamento que dependem de outros projetos)
O plano gratuito permite apenas três membros e um projeto, por isso é bonito para permitir que você experimente o aplicativo. Os planos pagos custam US$ 10 e US$ 15 por usuário por mês. Se você acha que os gráficos de Gantt funcionam melhor para você e deseja construir seus fluxos de trabalho em torno disso, o TeamGantt é uma opção agradável e bonita.
Projetos Zoho
Projetos Zoho é uma das muitas ofertas da Zoho, uma empresa com a qual você já deve estar familiarizado. Pense no Zoho Projects como uma mistura sólida de todos os recursos que encontramos nesta lista.
Gráficos de Gantt, marcos, rastreamento de bugs, planilhas de horas, gerenciamento de documentos, finanças, integração com aplicativos populares, fóruns e muito mais – como eu disse, é um pouco de tudo e desempenha todas as partes muito bem. O plano básico é gratuito para até 10 usuários e, depois disso, o aplicativo custará entre US$ 20 e US$ 35 por mês (observação: é um custo mensal fixo, não por usuário).
O Zoho Projects é uma boa opção por si só, mas faz ainda mais sentido se você já estiver usando o conjunto de aplicativos de negócios Zoho.
Conclusão
Não há como negar que as ferramentas de gerenciamento de projetos são fundamentais para o sucesso de uma equipe. Com tantas opções ao redor, pode ser difícil decidir o que é bom para você. É por isso que esta lista contém as principais ferramentas que eu acho que são as melhores e bem diferentes umas das outras. Eu realmente espero que ajude você a zerar o caminho certo! 🙂