Se eu tivesse que citar apenas um evento-chave de toda a estrutura Scrum que está sendo constantemente subestimado, seria o planejamento do sprint.
Será uma reunião colaborativa onde a equipe Scrum prepara seu trabalho para o próximo sprint. Não deve demorar mais de duas horas por sprint de duas semanas. Em vez de tudo isso, muitas vezes acaba com incerteza e muito trabalho pela frente ainda a ser feito para esclarecer qual será o escopo do próximo sprint.
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Planejamento de Sprint e sua importância no desenvolvimento ágil
Este é o evento onde a equipe analisa o backlog do produto. Essa é uma lista de épicos e recursos contendo requisitos e critérios de aceitação para o produto. A equipe escolhe os itens de maior prioridade do backlog para trabalhar no próximo sprint. Em seguida, os itens são divididos em tarefas singulares que formam o trabalho completo que a equipe de desenvolvimento deve executar para concluir e entregar o sprint com êxito.
A importância do planejamento do sprint está em estabelecer esse entendimento comum do trabalho que a equipe se compromete a entregar. Além disso, determina quais são os itens mais valiosos no momento, de modo que o planejamento do sprint maximize o valor para o cliente. Por último, este processo cria implicitamente um sentimento de propriedade e compromisso para toda a equipa. Naturalmente, isso aumenta a produtividade da equipe.
Componentes do Planejamento do Sprint
Existem algumas partes básicas que cada reunião de planejamento de sprint no Scrum deve conter.
#1. Backlog do produto
Antes do planejamento do sprint, o Product Owner deve ter refinado o backlog do produto para garantir que esteja atualizado e priorizado. Durante a reunião de planejamento do sprint, a equipe analisa o backlog do produto. Eles discutem os itens que estão no topo da lista de pendências.
#2. Meta de sprint
A equipe define consensualmente um objetivo do sprint e a visão que o Product Owner tem para o sprint. Esta é uma declaração resumida que descreve como será o valor incremental da equipe após o final deste sprint. A meta do sprint deve ser específica, mensurável e alcançável no período de um sprint.
#3. Conteúdo da sprint
Os itens do backlog selecionados para o próximo sprint formam o conteúdo do sprint. A equipe deve estar confiante de que tudo o que está dentro da equipe de conteúdo poderá ser totalmente entregue dentro do período do sprint. Para isso, a equipe precisa estimar o esforço de cada um dos itens do conteúdo do sprint.
Partes da Reunião de Planejamento do Sprint
Para colocar os componentes em perspectiva, todos eles formam ações específicas que você espera que aconteçam no planejamento do sprint.
A equipe refina o backlog. É uma discussão entre o Product Owner (como dono do conteúdo) e a equipe de desenvolvimento, que está aqui para entender o propósito e os critérios de aceitação dos itens. Um item (ou história) só será refinado se toda a equipe concordar que a história está clara para as atividades de desenvolvimento.
O que conseguir
O objetivo final de uma reunião de planejamento do sprint é definir uma meta do sprint e chegar a um acordo sobre o conteúdo do sprint no qual a equipe trabalhará no próximo sprint.
Para que isso aconteça, a equipe precisa ter histórias e recursos prontos o suficiente para formar esse conteúdo no backlog. Uma tarefa do Product Owner é priorizar as histórias antes da reunião para que a equipe de desenvolvimento saiba quais tópicos têm maior prioridade de negócio. Uma tarefa da equipe de desenvolvimento é familiarizar-se com esses itens e estimar o esforço desses itens no backlog.
Como conseguir
A reunião de planejamento do Sprint trata da comunicação e colaboração entre o Dono do Produto e a equipe de desenvolvimento. Eles trabalham juntos para obter clareza sobre o escopo dos itens de maior prioridade no backlog. Assim que a equipe tiver refinadas histórias de alta prioridade suficientes, o Product Owner definirá qual é o objetivo do próximo sprint. Esta é uma mensagem para todas as partes interessadas externas, informando sobre o que será o próximo sprint. Ou qual será a principal intenção e propósito da entrega deste sprint?
A equipe de desenvolvimento calculará então a capacidade da equipe para o sprint e preencherá o conteúdo do sprint com os itens de maior prioridade que formam a meta do sprint.
Eventualmente, a equipe pode adicionar ao conteúdo do sprint outras histórias que não correspondam ao objetivo do sprint. Mesmo que seja apenas para preencher a capacidade restante do sprint livre. Ainda assim, o objetivo do sprint é algo que a equipe comunica como o principal valor incremental do sprint.
Dependendo do nível de preparação inicial, a reunião de planejamento do sprint pode ser uma discussão bastante longa ou um espaço de decisão muito rápido. Caso a equipe já seja experiente, pode já haver histórias bem preparadas suficientes no backlog para os próximos dois ou três sprints.
Nesses casos, a reunião trata apenas de definir a meta da primavera e selecionar itens relevantes do backlog. Se essas histórias não estiverem prontas antes da reunião de planejamento do sprint, elas deverão ser concluídas nessa reunião. Então, isso requer uma discussão interativa entre o Product Owner e a equipe de desenvolvimento.
Papéis e responsabilidades
Existem três funções principais que participam de todas as reuniões de planejamento do sprint: o Dono do Produto (PO), a Equipe de Desenvolvimento e o Scrum Master (SM). Cada função tem responsabilidades específicas durante a reunião de planejamento do sprint.
PO é responsável pelo conteúdo real do backlog e por garantir que o backlog do produto esteja atualizado e priorizado. Em última análise, o PO é o responsável pela reunião de planejamento do sprint e é responsável por facilitar a discussão em torno dos itens do backlog do produto, ajudando a equipe a compreender o valor comercial de cada item. O PO também se comunica e trabalha com a Equipe de Desenvolvimento para determinar a meta do sprint. E garante que o conteúdo do sprint esteja alinhado com a visão geral do produto.
A equipe de desenvolvimento é responsável por selecionar os itens do backlog do produto nos quais trabalharão durante o sprint e criar efetivamente o conteúdo do sprint. Somente a equipe de desenvolvimento pode se comprometer com os itens específicos do backlog. A Equipe de Desenvolvimento é responsável por estimar o esforço necessário para cada tarefa e atribuí-los aos membros da equipe.
SM é responsável por orquestrar as cerimônias do sprint e facilitar a reunião de planejamento do sprint, garantindo que tudo permaneça no caminho certo. O SM também ajuda a equipe a compreender o propósito da reunião de planejamento do sprint e a importância de criar um entendimento compartilhado do trabalho. Trata-se também de ensinar à equipe as melhores práticas ágeis ao longo do caminho.
Todos (no âmbito de suas funções) colaboram para estabelecer um acordo conjunto sobre o trabalho do próximo sprint e como a equipe irá entregá-lo. Os membros da equipe são responsáveis por fazer perguntas, compartilhar suas perspectivas e trabalhar juntos para criar o conteúdo do sprint. O objetivo final é entregar resultados de alta qualidade dentro do período do sprint.
Como se preparar para o planejamento do sprint
A maior parte do trabalho de preparação recai sobre o Product Owner. PO é o responsável pela prontidão e preparação do backlog. Não é que o PO deva definir todas as histórias e recursos do backlog, mas a responsabilidade e a propriedade são do PO. Cabe também ao PO ser o dono desta reunião e conduzir a discussão do conteúdo.
Então, a equipe de desenvolvimento deve estudar o backlog bem antes do planejamento do sprint para que a reunião em si possa ocorrer sem problemas. Se as pessoas lerem os itens pela primeira vez no planejamento do sprint, obviamente levará muito mais tempo para obter clareza sobre os itens.
Cada item a ser discutido no planejamento do sprint também deverá ter critérios de aceitação já definidos. Esta é, mais uma vez, uma tarefa que cabe ao PO assegurar. O conteúdo real do item e os critérios de aceitação são as duas entradas mais importantes para o planejamento do sprint. Se eles estiverem faltando ou forem muito oscilantes (normalmente uma história contendo apenas o cabeçalho e nenhum conteúdo), então a equipe não poderá se preparar para eles em primeiro lugar.
Definindo a meta da maneira certa
O processo mais eficaz de definição de metas e objetivos durante a reunião de planejamento do sprint é seguir algo que você pode chamar de abordagem iterativa. Aqui estão algumas etapas que dizem mais sobre como definir metas e objetivos eficazes:
Só não esqueça que cada meta do sprint deve refletir a capacidade real do sprint (quanto a equipe estará disponível no próximo sprint), e deve existir uma estimativa de esforço para cada item que forma o conteúdo do sprint.
Melhores práticas para planejamento de sprint
Se você deseja ter sucesso nesta reunião, prepare-se sempre com antecedência. Esta mensagem chega principalmente aos Proprietários do Produto, mas não exclui também a equipe de desenvolvimento. Todos devem revisar o estado atual do backlog do produto com bastante antecedência.
Com isso, não é preciso perguntar para as pessoas se essa é realmente a primeira vez que elas veem essa história. Em um cenário ideal, você gostaria de ter algumas das histórias mais diretas já estimadas. Embora essa não seja uma expectativa realista na maioria das vezes.
SM deve fazer tudo o que for possível para manter a reunião focada na agenda real e nos tópicos a serem abordados. Isso é extremamente difícil, principalmente se a equipe ainda não estiver madura. Há uma forte tendência para discutir tudo e todos os detalhes e questionar até mesmo os factos básicos que de outra forma seriam considerados atómicos. Pare com isso e diga à equipe para seguir em frente.
Colaboração e comunicação são o que impulsiona toda equipe Scrum de sucesso. Todos têm a oportunidade de fazer perguntas a qualquer momento, então aproveite isso para sempre. Não há nada pior do que o planejamento do sprint, onde você pode ouvir apenas o Product Owner (ou pior ainda, apenas o Scrum Master).
A reunião de planejamento do sprint deve ter limitações concretas de tempo. Não prolongue este intervalo de tempo acordado. E por favor, não crie outra segunda parte (especial) do planejamento do sprint porque a que acabou de acontecer não foi suficiente. Aprenda com isso e faça (muito) melhor da próxima vez.
Um absoluto não
Não saia do planejamento do sprint sem ter os itens divididos em histórias. É um erro comum acreditar que isso é algo que a equipe poderá fazer ainda mais tarde. Em primeiro lugar, tem um impacto direto na precisão das estimativas do conteúdo do sprint.
Além disso, você efetivamente move algumas das atividades do planejamento do sprint para um período destinado ao desenvolvimento real dos itens. Você encurta o tempo de desenvolvimento do conteúdo do sprint e nem mesmo dá um limite de tempo.
Nunca é uma boa ideia aumentar, prolongar ou múltiplas cerimônias de sprint. Apesar disso, é exatamente isso que acontece na maioria das vezes. Não siga a multidão aqui.
Vejamos brevemente algumas ferramentas de planejamento que você pode usar durante a execução das sessões de planejamento do sprint. Pode ajudá-lo a alcançar maior eficiência, embora eu possa argumentar que a maneira mais eficiente ainda é ter uma equipe madura sem ferramentas adicionais.
#1. Tara
Fonte: tara.ai
Tara.ai é uma ferramenta de planejamento de sprint que usa inteligência artificial (IA) para ajudar no planejamento e gerenciamento de sprints de forma mais eficaz. A ferramenta foi projetada para automatizar tarefas manuais envolvidas no planejamento do sprint, como estimar esforços e atribuir tarefas aos membros da equipe. Tara.ai também fornece insights e análises em tempo real para as equipes acompanharem seu progresso e áreas de melhoria.
Obviamente, uma das principais diferenças entre Tara.ai e outras ferramentas semelhantes é o uso de IA. Tara.ai usa algoritmos de aprendizado de máquina para analisar dados de sprints anteriores e fornecer recomendações para entender como melhorar o processo para os próximos sprints. A ferramenta também pode ajudar a criar histórias de usuários mais precisas e detalhadas.
Outro aspecto específico é o quão personalizável o Tara.ai é. A ferramenta pode ser configurada para atender às necessidades específicas de cada equipe. Pode até ser integrado com outras ferramentas e plataformas com bastante facilidade.
#2. Clique para cima
Fonte: clickup.com
Clique para cima é uma ferramenta de planejamento de sprint que oferece uma plataforma abrangente para gerenciamento de projetos, incluindo planejamento de sprint. A ferramenta é muito rica em recursos e oferece suporte a uma variedade de integrações possíveis.
A principal diferença entre ClickUp e outras ferramentas está na flexibilidade. Você pode personalizar o ClickUp talvez ainda mais e construir muitos fluxos de trabalho e processos personalizados para atender aos requisitos do projeto. A ferramenta fornece uma variedade de modelos e fluxos de trabalho predefinidos que você pode personalizar ainda mais.
Outra diferença é que ClickUp suporta uma série de integrações com outras ferramentas e plataformas. A ferramenta pode ser integrada com ferramentas populares, como Folga, Trelloe Google Drivepermitindo que as equipes simplifiquem seu fluxo de trabalho e colaborem juntas.
ClickUp oferece à equipe uma boa quantidade de recursos para ajudar no planejamento e gerenciamento de seus sprints, como gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios. A ferramenta oferece suporte a insights e análises em tempo real para analisar o progresso da equipe ao longo do tempo e, com isso, identificar áreas de melhoria.
#3. Lucidspark
Fonte: lucidspark.com
Lucidspark é uma ferramenta de planejamento de sprint que fornece um quadro branco virtual para as equipes colaborarem e planejarem seus sprints. A ferramenta tem como objetivo ajudar as equipes a debater novas ideias e colocar um sistema no caos da informação. Apenas planeja o trabalho da equipe de forma mais eficaz.
Uma das principais diferenças que diferenciam o Lucidspark é o foco na colaboração visual. A ferramenta fornece uma variedade de modelos e elementos visuais que as equipes podem usar para organizar suas ideias e planejar seus sprints. O quadro branco virtual permite que as equipes colaborem em tempo real, eliminando enormemente as desvantagens de vários locais.
Outra propriedade do Lucidspark é a ampla possibilidade de integração com outras ferramentas e plataformas. Da mesma forma que o ClilckUp, integra-se facilmente com ferramentas como Slack, Google Drive e Trello.
O Lucidspark oferece suporte a muitos recursos para as equipes planejarem e gerenciarem seus sprints. Por exemplo, gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios. E mais uma vez, o Lucidspart também fornece insights e análises em tempo real para ajudar as equipes a acompanhar seu progresso e identificar áreas de melhoria.
#4. Escrever
Fonte: wrike.com
Escrever é uma ferramenta de planejamento de sprint que fornece uma plataforma abrangente para gerenciamento de projetos, incluindo planejamento de sprint.
Uma das principais diferenças entre o Wrike e outras ferramentas semelhantes é o foco na colaboração em tempo real. O Wrike implementou uma série de recursos de colaboração, incluindo edição em tempo real, comentários e atribuição de tarefas. A ferramenta também oferece suporte a muitos recursos de comunicação prontos para uso, como chat, e-mail e videoconferência.
O Wrike pode ser integrado com ferramentas semelhantes, como as mencionadas anteriormente (Slack, Google Drive), mas também com Equipes da Microsofto que pode ser uma vantagem para algumas empresas.
O Wrike também oferece suporte a recursos para ajudar as equipes a planejar e gerenciar seus sprints. Isso inclui gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios.
#5. Zoho
Fonte: zoho.com
Zoho Sprint é outra ferramenta de planejamento que fornece uma plataforma abrangente para gerenciamento ágil de projetos.
Uma das principais propriedades do Zoho Sprint é o foco na simplicidade. A ferramenta oferece uma interface simples, intuitiva e fácil de usar. Isso é verdade mesmo para equipes que são novas no gerenciamento ágil de projetos. A ferramenta também oferece uma boa quantidade de modelos e fluxos de trabalho pré-construídos que podem ser customizados para atender aos requisitos do seu projeto.
Tal como acontece com outras ferramentas da lista, o Zoho Sprint também oferece gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios. E também insights e análises em tempo real para as equipes medirem e identificarem áreas de melhoria.
Conclusão
Executar o planejamento do sprint da maneira certa é um processo que você só pode dominar com experiência. Mesmo que você aprenda todas as teorias disponíveis, o primeiro instinto básico das pessoas durante uma reunião será afastar-se da área de foco.
Uma equipe cheia de experiência técnica também é uma equipe cheia de complicações. A maturidade da equipe, neste caso, mede a compreensão da mentalidade e não o nível de experiência das competências técnicas que possuem. É por isso que é tão importante saber onde melhorar e (mais importante ainda) como melhorar.
A seguir, confira os processos prejudiciais que podem arruinar seu sprint.