Se eu tivesse que destacar um único evento crucial dentro da estrutura do Scrum, que frequentemente é subestimado, seria o planejamento do sprint.
Este encontro colaborativo, onde a equipe Scrum organiza o trabalho para o próximo ciclo, não deveria exceder duas horas por sprint de duas semanas. Contudo, muitas vezes, o que se observa é um cenário de incertezas e tarefas pendentes, que demandam esclarecimentos sobre o verdadeiro escopo do próximo sprint.
Planejamento do Sprint e sua Relevância no Desenvolvimento Ágil
Durante esta etapa, a equipe analisa o backlog do produto, que é uma lista de épicos e funcionalidades, com requisitos e critérios de aceitação. Os itens de maior prioridade são selecionados para o próximo sprint e divididos em tarefas menores, detalhando todo o trabalho necessário para que a equipe de desenvolvimento conclua o sprint com sucesso.
A importância do planejamento do sprint reside na construção de um entendimento comum do trabalho que a equipe se compromete a entregar. Além disso, o processo define os itens de maior valor no momento, otimizando o valor para o cliente e, de forma inerente, fomenta um sentimento de propriedade e compromisso em toda a equipe, o que naturalmente eleva a produtividade.
Elementos Essenciais do Planejamento do Sprint
Toda reunião de planejamento de sprint em Scrum deve incluir alguns componentes fundamentais:
#1. Backlog do Produto
Antes do planejamento do sprint, o Product Owner deve refinar o backlog do produto, garantindo que ele esteja atualizado e com prioridades definidas. Durante a reunião, a equipe analisa e discute os itens no topo da lista.
#2. Meta do Sprint
A equipe define, em conjunto, a meta do sprint, alinhada com a visão do Product Owner. Esta meta é uma declaração concisa que descreve o valor incremental que a equipe irá agregar ao final do sprint. Deve ser específica, mensurável e alcançável no período de um sprint.
#3. Conteúdo do Sprint
O conteúdo do sprint é formado pelos itens do backlog selecionados para o próximo ciclo. A equipe deve estar confiante de que todos os itens no conteúdo serão entregues dentro do período definido. Para isso, é necessário estimar o esforço necessário para cada item.
Etapas da Reunião de Planejamento do Sprint
Para entender melhor os componentes, eles se traduzem em ações específicas que são esperadas durante o planejamento do sprint.
A equipe refina o backlog, em uma discussão entre o Product Owner, responsável pelo conteúdo, e a equipe de desenvolvimento, que busca entender o propósito e os critérios de aceitação dos itens. Um item é considerado refinado quando toda a equipe concorda que ele está claro para as atividades de desenvolvimento.
Objetivo Principal
O objetivo final da reunião de planejamento do sprint é definir a meta do sprint e chegar a um acordo sobre o conteúdo do sprint que a equipe irá trabalhar no próximo ciclo.
Para que isso aconteça, o backlog deve conter histórias e funcionalidades suficientemente prontas para compor o conteúdo do sprint. Uma das responsabilidades do Product Owner é priorizar as histórias antes da reunião, para que a equipe de desenvolvimento esteja ciente dos tópicos de maior prioridade para o negócio. A equipe de desenvolvimento, por sua vez, precisa se familiarizar com esses itens e estimar o esforço necessário.
Como Alcançar
A reunião de planejamento do sprint é focada na comunicação e colaboração entre o Product Owner e a equipe de desenvolvimento. Juntos, eles trabalham para clarear o escopo dos itens de maior prioridade no backlog. Assim que a equipe tiver histórias de alta prioridade refinadas, o Product Owner definirá o objetivo do próximo sprint, comunicando qual será a intenção e o propósito da entrega do sprint para as partes interessadas.
A equipe de desenvolvimento calculará a sua capacidade para o sprint e selecionará os itens de maior prioridade do backlog, que formarão a meta do sprint. Eventualmente, a equipe poderá adicionar outras histórias ao conteúdo do sprint, mesmo que não correspondam diretamente à meta, para aproveitar ao máximo a capacidade do sprint. No entanto, o objetivo principal do sprint é o que a equipe comunicará como o maior valor incremental daquele ciclo.
A reunião de planejamento do sprint pode ser uma discussão demorada ou um processo de tomada de decisão rápido, dependendo do nível de preparação inicial. Se a equipe tiver experiência, poderá haver histórias bem preparadas no backlog para os próximos dois ou três sprints. Nesses casos, a reunião se concentrará em definir a meta do sprint e selecionar os itens relevantes do backlog. Caso as histórias não estejam prontas antes da reunião, elas deverão ser finalizadas durante a mesma, exigindo uma discussão interativa entre o Product Owner e a equipe de desenvolvimento.
Papéis e Responsabilidades
Três funções principais participam do planejamento do sprint: o Product Owner (PO), a Equipe de Desenvolvimento e o Scrum Master (SM), cada um com responsabilidades específicas durante a reunião.
O PO é responsável pelo conteúdo do backlog, garantindo que ele esteja atualizado e priorizado. Ele facilita a discussão dos itens do backlog, ajudando a equipe a entender o valor de negócio de cada um. O PO também colabora com a equipe de desenvolvimento para definir a meta do sprint e garante que o conteúdo do sprint esteja alinhado com a visão geral do produto.
A equipe de desenvolvimento seleciona os itens do backlog para trabalhar durante o sprint e cria o conteúdo do sprint, comprometendo-se com os itens específicos. É também sua responsabilidade estimar o esforço necessário para cada tarefa e designá-las aos membros da equipe.
O SM é responsável por organizar as cerimônias do sprint e facilitar a reunião de planejamento, garantindo que tudo permaneça no caminho certo. Ele auxilia a equipe a compreender o objetivo da reunião de planejamento e a importância de criar um entendimento compartilhado do trabalho, ensinando as melhores práticas ágeis.
Todos, dentro de seus papéis, colaboram para estabelecer um acordo sobre o trabalho do próximo sprint e como a equipe irá entregá-lo. Os membros da equipe são responsáveis por fazer perguntas, compartilhar suas perspectivas e trabalhar juntos para criar o conteúdo do sprint, com o objetivo de entregar resultados de alta qualidade dentro do período do sprint.
Preparando-se para o Planejamento do Sprint
A maior parte do trabalho de preparação recai sobre o Product Owner, que é responsável pela prontidão e preparação do backlog. Ele não precisa definir todas as histórias e funcionalidades, mas tem a responsabilidade e a propriedade do processo, além de conduzir a discussão do conteúdo.
A equipe de desenvolvimento deve estudar o backlog com antecedência, para que a reunião ocorra sem problemas. Se as pessoas lerem os itens pela primeira vez no planejamento do sprint, levará mais tempo para esclarecer todos os pontos. Cada item discutido deve ter critérios de aceitação definidos pelo PO, que também é responsável por garantir que eles sejam claros e que haja informações detalhadas para cada item. Caso contrário, a equipe não poderá se preparar para eles.
Definindo a Meta Corretamente
Para definir metas e objetivos durante a reunião de planejamento do sprint, o mais eficaz é seguir uma abordagem iterativa. Veja algumas etapas para definir metas eficazes:
- Revise o Backlog do Produto antes do planejamento, para saber o que será discutido e evitar perda de tempo na reunião.
- Defina a meta do Sprint em conjunto assim que as histórias para o próximo sprint estiverem prontas para serem executadas.
- Selecione os itens do backlog que se encaixam na meta do sprint e garanta que todos sejam alcançáveis durante o sprint.
- Refine a Meta do Sprint, se necessário, após o conteúdo do sprint ter sido definido com os itens do backlog. Ajuste o que for necessário para garantir uma comunicação clara sobre o incremento do sprint.
- Revise a meta do sprint mesmo durante o sprint, especialmente se surgirem complicações imprevisíveis. Nesse caso, a redefinição do objetivo do sprint é fundamental e deve ocorrer o mais rápido possível.
Lembre-se que a meta do sprint deve refletir a capacidade real da equipe durante o sprint e que deve existir uma estimativa de esforço para cada item que forma o conteúdo do sprint.
Melhores Práticas para o Planejamento do Sprint
Para ter sucesso nessa reunião, prepare-se sempre com antecedência, especialmente o Product Owner, mas também a equipe de desenvolvimento. Todos devem revisar o estado atual do backlog do produto com bastante antecedência.
Dessa forma, não será preciso perguntar se as pessoas estão vendo as histórias pela primeira vez. Em um cenário ideal, você gostaria de ter algumas das histórias mais diretas já estimadas, embora isso não seja realista na maioria das vezes.
O SM deve se esforçar para manter a reunião focada na agenda e nos tópicos a serem abordados, o que é extremamente difícil, especialmente se a equipe não for madura. Existe uma forte tendência a discutir todos os detalhes e questionar até mesmo os fatos básicos. É importante interromper esse tipo de comportamento e fazer com que a equipe avance.
Colaboração e comunicação são essenciais para qualquer equipe Scrum de sucesso. Todos devem ter a oportunidade de fazer perguntas e compartilhar suas perspectivas. Não há nada pior do que um planejamento de sprint onde apenas o Product Owner (ou o Scrum Master) fala.
A reunião de planejamento do sprint deve ter um tempo limite definido e não deve ser prolongada. Também não é recomendado criar uma segunda parte (especial) do planejamento do sprint porque a primeira não foi suficiente. Aprenda com os erros e faça melhor da próxima vez.
Um Erro Absoluto
Não termine o planejamento do sprint sem que os itens tenham sido divididos em histórias. É um erro comum acreditar que a equipe pode fazer isso mais tarde. Isso impacta a precisão das estimativas do conteúdo do sprint e também transfere atividades do planejamento do sprint para o período de desenvolvimento, reduzindo o tempo de desenvolvimento do conteúdo do sprint sem definir prazos.
Aumentar ou prolongar as cerimônias de sprint é sempre uma má ideia, mas é exatamente isso que acontece na maioria das vezes. Não siga a multidão.
Vamos analisar algumas ferramentas de planejamento que podem ser usadas durante as sessões de planejamento do sprint. Elas podem ajudar a alcançar maior eficiência, embora a maneira mais eficiente seja ter uma equipe madura sem ferramentas adicionais.
#1. Tara
Fonte: tara.ai
Tara.ai é uma ferramenta de planejamento de sprint que utiliza inteligência artificial (IA) para auxiliar no planejamento e gerenciamento de sprints de forma mais eficaz. Ela automatiza tarefas manuais, como estimar esforços e atribuir tarefas aos membros da equipe, além de fornecer insights e análises em tempo real para acompanhar o progresso e identificar áreas de melhoria.
O uso da IA é o grande diferencial do Tara.ai, que utiliza algoritmos de aprendizado de máquina para analisar dados de sprints anteriores e fornecer recomendações sobre como melhorar o processo para os próximos ciclos. A ferramenta também auxilia na criação de histórias de usuários mais precisas e detalhadas.
Outro ponto importante é a capacidade de personalização do Tara.ai, que pode ser configurada para atender às necessidades específicas de cada equipe e pode ser integrada com outras ferramentas e plataformas.
#2. ClickUp
Fonte: clickup.com
ClickUp é uma ferramenta de planejamento de sprint que oferece uma plataforma abrangente para gerenciamento de projetos, incluindo planejamento de sprint. A ferramenta é rica em recursos e oferece suporte a uma variedade de integrações possíveis.
A principal diferença entre ClickUp e outras ferramentas é a flexibilidade. É possível personalizar o ClickUp e construir fluxos de trabalho para atender aos requisitos do projeto. A ferramenta oferece modelos e fluxos de trabalho predefinidos que podem ser personalizados.
Outro diferencial é o suporte a integrações com outras ferramentas e plataformas, como Slack, Trello e Google Drive, permitindo que as equipes simplifiquem seu fluxo de trabalho e colaborem juntas.
ClickUp oferece uma gama de recursos para auxiliar no planejamento e gerenciamento de sprints, como gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios, além de insights e análises em tempo real para analisar o progresso da equipe ao longo do tempo e identificar áreas de melhoria.
#3. Lucidspark
Fonte: lucidspark.com
Lucidspark é uma ferramenta de planejamento de sprint que oferece um quadro branco virtual para as equipes colaborarem e planejarem seus sprints, ajudando a debater novas ideias e organizar informações. A ferramenta tem como objetivo planejar o trabalho da equipe de forma mais eficaz.
O foco na colaboração visual é o principal diferencial do Lucidspark. A ferramenta oferece modelos e elementos visuais que as equipes podem usar para organizar suas ideias e planejar seus sprints. O quadro branco virtual permite que as equipes colaborem em tempo real.
O Lucidspark também oferece integração com outras ferramentas e plataformas, como Slack, Google Drive e Trello.
O Lucidspark oferece muitos recursos para que as equipes planejem e gerenciem seus sprints, como gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios, além de fornecer insights e análises em tempo real para acompanhar o progresso e identificar áreas de melhoria.
#4. Wrike
Fonte: wrike.com
Wrike é uma ferramenta de planejamento de sprint que oferece uma plataforma abrangente para gerenciamento de projetos, incluindo planejamento de sprint.
O foco na colaboração em tempo real é o principal diferencial do Wrike, que implementou recursos de colaboração, incluindo edição em tempo real, comentários e atribuição de tarefas. A ferramenta também oferece suporte a recursos de comunicação, como chat, e-mail e videoconferência.
O Wrike integra-se com ferramentas como Slack e Google Drive e também com Microsoft Teams, o que pode ser uma vantagem para algumas empresas.
O Wrike também oferece suporte a recursos para auxiliar as equipes a planejar e gerenciar seus sprints, incluindo gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios.
#5. Zoho
Fonte: zoho.com
Zoho Sprint é outra ferramenta de planejamento que oferece uma plataforma abrangente para gerenciamento ágil de projetos.
A simplicidade é a principal característica do Zoho Sprint, que oferece uma interface intuitiva e fácil de usar, mesmo para equipes que estão começando no gerenciamento ágil de projetos. A ferramenta também oferece modelos e fluxos de trabalho pré-construídos que podem ser personalizados para atender aos requisitos de seu projeto.
Como outras ferramentas da lista, o Zoho Sprint oferece gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios, além de insights e análises em tempo real para que as equipes meçam o progresso e identifiquem áreas de melhoria.
Conclusão
Executar o planejamento do sprint corretamente é um processo que só se aperfeiçoa com a experiência. Mesmo com todo o conhecimento teórico, é comum que as pessoas se desviem do foco durante uma reunião. Uma equipe com experiência técnica também pode ser uma equipe com muitas complicações. A maturidade da equipe, nesse caso, mede a compreensão da mentalidade e não o nível de experiência em habilidades técnicas. É por isso que é tão importante saber onde melhorar e como melhorar.
A seguir, confira os processos prejudiciais que podem arruinar seu sprint.