Compreender as partes interessadas, seus interesses e como elas podem influenciar um projeto é crucial para garantir o seu sucesso. Por isso, a utilização de mapas de partes interessadas tem crescido em popularidade.
Empresas, por vezes, enfrentam riscos inesperados em seus projetos e encontram dificuldades em lidar com os principais atores e seus impactos nos projetos. Além disso, barreiras na comunicação podem dificultar a colaboração se não forem tratadas adequadamente. Portanto, seria vantajoso encontrar uma maneira de avaliar esses riscos e impactos utilizando canais de comunicação integrados.
Nesse sentido, um mapa de partes interessadas bem construído pode auxiliar no gerenciamento eficaz das partes interessadas, na avaliação de seus interesses e influências, além de reduzir as barreiras em seus projetos, permitindo que você avance para uma conclusão bem-sucedida.
Felizmente, não é necessário criar esses mapas manualmente, pois existem diversas ferramentas de software disponíveis para este propósito.
Neste artigo, abordaremos o conceito de mapas de partes interessadas, como eles podem ser úteis e apresentaremos algumas ferramentas de mapeamento para auxiliar na criação de mapas eficientes.
Vamos começar!
O Que É um Mapa de Partes Interessadas?
Um mapa de partes interessadas é uma representação gráfica das relações entre as partes interessadas e um projeto ou organização.
Este mapa também pode ilustrar como essa relação evolui ao longo do tempo. Ao analisá-lo, você pode entender os impactos das partes interessadas em um projeto ou organização, assim como o resultado de uma organização ou projeto sobre as partes interessadas. É uma via de mão dupla.
Um mapa de partes interessadas é geralmente estruturado como um gráfico com dois eixos. O eixo x representa o nível de influência das partes interessadas, enquanto o eixo y indica o seu nível de interesse. A posição de cada parte interessada no mapa determina a frequência, a intensidade e a forma de engajamento.
O mapa representa as pessoas envolvidas em um projeto e afetadas por ele, oferecendo uma visão clara dos grupos de interesse, seus interesses e motivações.
Portanto, ao elaborar um mapa de partes interessadas, é importante considerar:
- O mapa deve ser detalhado o suficiente para apresentar uma visão geral completa de todas as partes interessadas envolvidas.
- Deve ser fácil de compreender, evitando complexidade excessiva que dificulte a interpretação.
- Deve transmitir informações de forma clara e rápida, permitindo que a equipe tome decisões com agilidade.
- É importante organizar as partes interessadas em grupos distintos com base em seu nível de influência, natureza e interesses em comum.
Por Que o Mapeamento das Partes Interessadas É Importante?
A seguir, apresentamos os benefícios da criação de mapas de partes interessadas para sua organização e projetos:
Identificação rápida dos participantes principais: Mapas de partes interessadas ajudam a identificar os participantes do projeto, incluindo aqueles que são cruciais para o seu sucesso. Você consegue rapidamente visualizar quem precisa ser informado, monitorado ou direcionado em diferentes fases do projeto, garantindo que o mesmo seja concluído com sucesso e dentro do prazo, com o mínimo de ruído.
Tomada de decisão mais rápida e eficiente: Ao analisar o mapa de partes interessadas, você terá acesso a informações essenciais sobre cada parte interessada. Isso permite tomar decisões mais rápidas e eficientes, envolvendo-as de forma adequada e aproveitando todo o seu potencial. Mesmo em caso de problemas, você pode resolver a situação de forma ágil, prevenindo sua organização de riscos e prejuízos.
Navegação eficaz no plano: O mapa permite analisar o poder e o interesse de suas partes interessadas. Isso possibilita definir estratégias com base nessas percepções e navegar pelo plano de acordo. Sua equipe poderá seguir o plano e garantir que o projeto seja finalizado com êxito, dentro do prazo estipulado.
Produtividade aprimorada: Ao identificar e avaliar as partes interessadas do projeto, você pode criar um plano de engajamento produtivo. Isso direciona os esforços, tempo e recursos da equipe para os locais certos, garantindo que o trabalho seja conduzido da maneira correta e mantendo sua reputação corporativa.
Melhor comunicação: Ao categorizar as partes interessadas com base em seus interesses, níveis e outros fatores, você pode atribuir funções de acordo. Isso garante que todos estejam alinhados com a mesma estratégia e fluxo de responsabilidades. Consequentemente, a comunicação entre as partes interessadas e a organização se torna eficaz, sem confusão ou desinformação.
Onde os Mapas de Partes Interessadas São Utilizados?
Mapas de partes interessadas podem ser utilizados em diversas situações, incluindo:
- Ao planejar o lançamento de um produto ou serviço, é possível mapear as partes interessadas e traçar estratégias sólidas.
- Ao entrar em um novo mercado ou região geográfica, a pesquisa de mercado é fundamental e os mapas de partes interessadas podem auxiliar nesse processo.
- Na implementação de estratégias de marketing, como campanhas publicitárias, programas de fidelidade, entre outros, a criação de mapas de partes interessadas é benéfica.
Como Criar um Mapa de Partes Interessadas?
A tecnologia moderna facilitou a elaboração de mapas de partes interessadas. Existem muitas ferramentas disponíveis para criar mapas de forma eficaz.
No entanto, como iniciar esse processo?
É importante seguir algumas estratégias antes de começar a criar o mapa.
A seguir, apresentamos um guia com três etapas simples para a criação de um mapa de partes interessadas:
#1. Identifique Suas Partes Interessadas
Inicialmente, é essencial identificar as partes interessadas mais importantes. Comece organizando-as em três categorias principais: líderes, colaboradores e partes interessadas indiretas.
- Líderes: Inclua nesta categoria os líderes e tomadores de decisão que determinam o ciclo de vida do projeto. Eles estão diretamente envolvidos no projeto e têm a maior influência na organização ou técnica do mesmo.
- Colaboradores: Adicione colaboradores como gerentes de projeto, suas equipes e departamentos principais. Inclui também partes interessadas externas, como clientes, autoridades de aprovação e fornecedores.
- Partes interessadas indiretas: Esta categoria inclui pessoas que observam o desenvolvimento do projeto à distância. Elas podem ou não estar interessadas no projeto ou podem se envolver nele posteriormente.
#2. Realize a Análise das Partes Interessadas
Avalie o nível de envolvimento de cada parte interessada no projeto. Identifique seus interesses no projeto, bem como seus possíveis impactos e influências. Analise como elas podem ser afetadas pelo projeto e suas contribuições. Além disso, não se esqueça de analisar suas motivações e usar essas informações para criar os grupos e traçar as estratégias.
#3. Tome Uma Atitude
Por fim, adote uma abordagem adequada para criar o mapa com base no interesse ou poder de suas partes interessadas. Além disso, planeje formas de comunicação eficazes.
Após compreender o conceito e o processo de criação de um mapa de partes interessadas, utilize uma ferramenta de mapeamento para criar um mapa que represente as informações mais relevantes sobre suas partes interessadas.
A seguir, apresentamos algumas das melhores ferramentas que você pode considerar:
Miró
Com o auxílio do criador de mapas de partes interessadas da Miro, você pode identificar quem influencia seus projetos e obter o apoio necessário. A ferramenta facilita a criação e colaboração em mapas, centralizando as comunicações para o trabalho em equipe.
O editor com recurso de arrastar e soltar torna a criação do mapa muito simples. Capacite sua equipe com um brainstorming utilizando uma tela infinita, modelos pré-criados, poderosas funcionalidades e um conjunto de widgets. O Miro oferece um kit de ferramentas completo para histórias de clientes, mapas de jornada, planejamento de sprint ou roteiro, retros, wireframing e muito mais.
Além dos modelos pré-construídos, você pode criar estruturas e modelos inteligentes por conta própria. Trabalhe da forma que preferir e descubra sua criatividade utilizando uma tela infinita. Utilize post-its, formas, caneta de forma livre, desenho inteligente, setas e muito mais.
Promova o engajamento de equipes remotas durante o brainstorming, workshops, processos e tomadas de decisão utilizando espaços de trabalho que oferecem colaboração síncrona e assíncrona. Visualize os cursores dos colaboradores e acompanhe como os membros de sua equipe interagem com os quadros.
Compartilhe facilmente seus mapas e documentos diretamente do painel. Além disso, obtenha avaliações, comentários e aprovações utilizando diversas opções de comunicação com chat, comentários e vídeo incorporado. Crie um hub para facilitar o trabalho em equipe utilizando diversas ferramentas.
Padronize os processos e dimensione-os em toda a empresa para uma transformação digital completa, independentemente da localização dos membros de sua equipe. O Miro oferece recursos de segurança como criptografia SSL, log de auditoria, SSO, filtragem de domínio, gerenciamento avançado de usuários e muito mais. O Miro é compatível com PCI, GDPR e SOC-2. Também se integra a mais de 20 serviços, como Slack, Teams e Dropbox.
Moqups
O Moqups é uma excelente ferramenta para criar mapas de partes interessadas, com modelos que ajudam a priorizar, identificar e compreender os principais atores de seus projetos de forma eficiente.
A análise do mapa garante um início perfeito para seus projetos, envolvendo as principais partes interessadas desde o início. O uso de modelos ajuda sua equipe a envolver figuras cruciais nas etapas iniciais de desenvolvimento e a alcançar o sucesso do seu projeto.
A ferramenta também fornece uma base sólida para a estratégia de engajamento e comunicação em nível de equipe. Os mapas criados no Moqups ajudam a priorizar as partes interessadas, garantindo que os recursos sejam distribuídos de acordo com suas funções.
Detecte e evite riscos que possam surgir por partes interessadas que não se sentem ouvidas. Além disso, você pode vincular seus mapas de partes interessadas a outros recursos visuais, como wireframes, tabelas, gráficos e maquetes. Crie seu fluxo de trabalho e remova os obstáculos em aplicativos com finalidades únicas.
Smaply
O software de mapeamento de partes interessadas da Smaply facilita a compreensão das perspectivas das partes interessadas e o gerenciamento de suas expectativas. Ele também permite visualizar o ecossistema de seus produtos e identificar interconexões.
Crie mapas no Smaply para saber quais partes interessadas influenciam seu trabalho e as conexões entre elas. Veja como suas partes interessadas importantes estão conectadas, analise sua influência em seu produto/serviço e aproveite os insights para melhorar suas ofertas.
Organize as partes interessadas em diferentes categorias, como importante, essencial ou interessante, e se elas são internacionais, nacionais ou locais. Use filtros para visualizar relações específicas e entender as funções das partes interessadas. Aproveite esses insights para alinhar sua comunicação com os interesses das partes interessadas.
Os mapas de alta resolução do Smaply funcionam muito bem para seus workshops. Defina as partes interessadas em que você deve se concentrar e crie diferentes tipos de mapas para outros produtos. Conecte as partes interessadas a um mapa de jornada e veja como elas podem influenciar as jornadas do usuário.
Adicione partes interessadas, conecte-as usando o recurso de arrastar e soltar e mova-as no mapa. Imprima seu mapa e use-o no próximo workshop.
Lucidchart
Utilize o Lucidchart, uma ferramenta de design, para criar um mapa de partes interessadas. A ferramenta oferece diversos modelos para identificar as partes interessadas e os relacionamentos entre elas. Você também pode usá-la para analisar seu interesse em um projeto específico.
Entenda o nível de envolvimento necessário para cada parte interessada em um projeto. Utilize modelos de mapa para ter uma visão abrangente e personalizável para o seu caso de uso. O Lucidchart mantém seus dados protegidos e privados. Utiliza conexão criptografada de 256 bits por meio de TLS 1.2, junto com criptografia AES-256 em repouso para proteção de dados.
Os serviços de gerenciamento de chaves da Amazon fornecem as chaves criptográficas que protegem o Lucidchart. A ferramenta está em conformidade com GDPR, CCPA, PCI e SOC 2 e é certificada pelo Privacy Shield Suíça-EUA e UE-EUA. É possível integrá-la ao Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip e muito mais.
Mural
Utilize os modelos de mapeamento de partes interessadas pré-fabricados do Mural para analisar os principais atores de seu projeto. É útil para sua equipe ou para as partes interessadas do lado do cliente minimizar a confusão de responsabilidades na transição de desconhecidos para colaboradores principais.
O Mural facilita a colaboração visual em um ambiente dinâmico e compartilhado. Com uma curva de aprendizado simples, você pode começar a usar a ferramenta facilmente. Sua interface de usuário é intuitiva, com recursos poderosos fáceis de usar para qualquer pessoa, independentemente de suas habilidades.
Use post-its e texto para adicionar pensamentos, comentários e ideias facilmente. Crie diagramas utilizando uma variedade de conectores e formas para facilitar fluxos de trabalho complexos. Utilize a galeria de ícones para criar sua história visual.
O Mural oferece estruturas para organizar suas ideias e conteúdo de formas eficazes. Arraste e solte visuais como imagens e GIFs para aprimorar as sessões de colaboração. Utilize ferramentas de escrita e desenho à mão livre para maximizar sua criatividade.
Programe atividades e mantenha o foco utilizando um cronômetro e garanta que todos visualizem as mesmas informações simultaneamente. Oriente os participantes nas instruções e oculte ou mostre as próximas etapas. Utilize o recurso de bloqueio para garantir que os objetos permaneçam no lugar ou mova-os com facilitadores.
Comemore com confetes, concentre-se em momentos positivos e use o modo privado para evitar o pensamento de grupo com colaboradores individuais ocultos. O Mural oferece diversas formas de se comunicar com sua equipe e compartilhar diagramas com hiperlinks. A ferramenta suporta comentários e chat para colaborar nos diagramas.
Crie fluxos de trabalho eficientes integrando o Mural a diversos serviços, como Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira e muito mais. A ferramenta segue as melhores práticas de segurança.
Conclusão
Se você pretende lançar um produto/serviço ou se preparar para entrar em um novo mercado, conhecer seus stakeholders e gerenciá-los pode garantir o sucesso de seus objetivos.
Portanto, crie mapas com o auxílio de ferramentas de mapeamento de partes interessadas para representar todas as partes interessadas e utilizar seus recursos e potenciais de forma eficaz.