No contexto das operações comerciais, as empresas frequentemente se encontram diante de projetos intrincados que exigem execução precisa. Para garantir o sucesso, é crucial otimizar os processos, evitando imprevistos de última hora.
Empresas comerciais utilizam ferramentas visuais para gerenciar suas operações e projetos. Uma dessas ferramentas, fundamental na gestão de projetos, é o diagrama SIPOC, que oferece clareza e planejamento estratégico nos fluxos de trabalho.
Se o seu objetivo é alcançar a excelência operacional em sua organização, entender e utilizar o poder do SIPOC é essencial. Mas o que exatamente é um diagrama SIPOC e como podemos criá-lo?
Diagramas SIPOC oferecem uma visão geral, documentando como as entradas se transformam em resultados tangíveis, conduzindo aos objetivos desejados. Além disso, eles detalham como os clientes receberão esses resultados.
SIPOC é um acrônimo para Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes, mapeando todo o ciclo da Gestão de Projetos Empresariais. Ele descreve as etapas do processo, revelando seu funcionamento interno, e pode ser visto como um plano para o projeto.
Ao usar um diagrama SIPOC, sua equipe pode colaborar em tempo real, facilitando a solução de problemas. Ele atua como uma bússola, orientando a organização na direção correta.
Com o SIPOC, seus esforços se tornam mais direcionados, pois você adota uma abordagem estratégica e estruturada. Vamos então explorar o fascinante mundo dos diagramas SIPOC e as maneiras mais fáceis de criá-los!
O que compõe um diagrama SIPOC?
Agora que você já sabe o que são diagramas SIPOC, é natural se perguntar o que cada um de seus elementos representa. Vamos então detalhar cada um deles:
✔Fornecedores: Todo projeto necessita de recursos para ser concluído. Os fornecedores são aqueles que entregam esses recursos, incluindo mão de obra, materiais, investimentos, entre outros.
✔Entradas: Enquanto a seção de fornecedores indica quem fornece os recursos, a seção de entradas detalha o que é necessário para o projeto: matérias-primas, recursos financeiros, equipamentos, etc.
✔Processo: O processo é o plano de ação para a execução do projeto, dividido em uma série de tarefas.
✔Saídas: As saídas representam os resultados do projeto após a conclusão do processo, incluindo produtos e outros resultados tangíveis ou intangíveis.
✔Clientes: Os clientes são aqueles que receberão o produto ou o resultado do projeto, geralmente stakeholders ou clientes internos.
Cada um desses elementos é essencial para criar um diagrama SIPOC completo.
Qual o papel de um diagrama SIPOC?
O diagrama SIPOC é uma ferramenta vital na Gestão de Projetos de Negócios (BPM). Embora não seja crucial para todos os projetos, ele simplifica os maiores e mais complexos. É uma ferramenta visual que auxilia na melhoria dos resultados.
Ele proporciona uma compreensão clara de quem fornecerá os recursos, quais são as necessidades, como o plano será executado, quais serão os resultados finais e como os consumidores receberão os produtos.
Como um diagrama SIPOC ajuda?
Muitos podem considerar os diagramas SIPOC como formalidades desnecessárias, mas existem várias razões pelas quais eles podem melhorar seus projetos de negócios:
✔Redução de Custos: Ao detalhar todos os recursos necessários, o diagrama SIPOC ajuda a identificar onde economizar, tornando o projeto mais econômico. Ele mapeia tudo o que é necessário e o que pode ser evitado.
✔Início Estratégico do Processo: Ao planejar os fornecedores, recursos e pessoal necessários, você começa o projeto com uma abordagem estratégica, evitando problemas de última hora.
✔Otimização de Recursos: O diagrama SIPOC permite que todos os envolvidos ofereçam suas opiniões e ideias, resultando em melhor execução e menor uso de recursos.
Portanto, o diagrama SIPOC é uma ferramenta essencial que melhora a eficiência e, consequentemente, o sucesso dos projetos.
Exemplo de Diagrama SIPOC
O objetivo básico de um diagrama SIPOC é entender as entradas e saídas de um processo, desde o início até a conclusão. Como exemplo, vamos considerar o processo de compra de um carro:
Fornecedores: Concessionárias, Vendedores Particulares, Empresas.
Entradas: Modelos de Carros, Especificações, Preços.
Processo: Test Drive, Seleção de Modelos Aprovados no Test Drive, Processo de Compra.
Saídas: Carro, Documentação, Contrato de Serviço.
Clientes: Compradores de Carros, Empresas, Revendedores.
Este exemplo descreve o processo e as etapas seguidas para chegar ao resultado final. Com as ferramentas mencionadas abaixo, você pode criar seu próprio diagrama SIPOC, adaptado às suas necessidades.
Lucidchart
Lucidchart é uma plataforma intuitiva para criação de ferramentas visuais, ideal para iniciantes. Você pode criar diagramas SIPOC utilizando a ferramenta online ou o aplicativo para Android. Existem modelos específicos que podem ser personalizados. Antes de usar o modelo, é necessário se cadastrar ou se conectar via Google, Slack ou Office 365.
Recursos
- Permite adicionar até 60 formas em um único diagrama no plano gratuito, e mais no plano pago.
- Integra-se com plataformas como Jira, GitHub, Slack, etc., e permite importar dados.
- Permite comparar duas versões de documentos, destacando as diferenças.
- Oferece colaboração em tempo real, com controle de acesso, nomenclatura de versões e registro de data e hora.
- Possui layout intuitivo e GUI organizada, facilitando a atualização.
Lucidchart é uma excelente ferramenta de diagramação para criar SIPOC e outros diagramas, com versão gratuita para diagramas básicos e versão pro para recursos avançados.
Visual Paradigm
Visual Paradigm ajuda a mapear os paradigmas envolvidos em qualquer processo. Ele é uma ótima ferramenta para criar diversos tipos de diagramas, incluindo os diagramas SIPOC. Possui cerca de 200 modelos personalizáveis para o seu projeto.
Recursos
- Oferece uma vasta gama de ferramentas para criar diagramas SIPOC de maneira conveniente.
- Permite importar diagramas SIPOC criados no Visio para colaboração em tempo real.
- Integra diagramas com Word, PowerPoint, Outlook e outras plataformas do Microsoft Office.
- Permite exportar diagramas em formatos PNG, JPG, PDF, SVG, etc.
Usuários apreciam a facilidade de uso da ferramenta, que não requer treinamento especializado. Além disso, não há limite para o número de formas, linhas ou elementos que podem ser usados, tornando-o uma ferramenta abrangente para a criação de diagramas SIPOC.
Creately é outra ferramenta de diagramação que funciona bem para colaboração. Sua tela possui vários recursos para personalização inteligente de modelos SIPOC. Anteriormente uma plataforma de gerenciamento de trabalho, hoje é número um devido à sua tela universal inteligente. Vamos explorar o que a torna tão especial!
Recursos
- Edição fácil com recurso de arrastar e soltar.
- Permite o controle de acesso por equipe.
- Possui recurso para reestruturar gráficos quando necessário.
- Inclui votação embutida para opiniões sobre a ferramenta.
- Integração com CMS para salvar diagramas ou importar dados para os diagramas SIPOC.
- Opção de compartilhamento de tela para apresentar diagramas em reuniões.
Creately pode ser usado online e offline. Para acesso online, você pode usar um link. Para uso offline, você pode baixar a ferramenta em computadores Windows, Mac e Linux.
Asana é principalmente um CRM, mas permite criar diagramas ou modelos SIPOC sem custo adicional. Embora seja diferente de outras opções, seus recursos são avançados para diagramas de gerenciamento de projetos de negócios de alto nível. Vamos examinar esses recursos.
Recursos
- Criação de SIPOCs sem código, com poucos cliques, e automação com Workflow Builders.
- Integrações com Slack, Creative Cloud e Zoom para apresentar diagramas em reuniões.
- Personalização a partir de modelos existentes.
- Uso de diferentes formas e cores para criar diagramas claros e informativos.
Asana é uma das ferramentas mais avançadas utilizadas no ambiente de negócios devido à sua tecnologia e automação. Além disso, a interface gráfica facilita a criação do processo.
Considerações Finais
Diagramas SIPOC são peças-chave na gestão de projetos de negócios. Eles podem ser usados para planejar todo o projeto, rastreando fornecedores, recursos, equipe, planos esperados, resultados e entrega ao cliente.
O diagrama também pode ser dividido em marcos, permitindo saber quais fases serão concluídas no tempo necessário. A implementação estratégica ajuda a economizar custos, otimizar recursos, economizar tempo, aumentar a eficiência e, consequentemente, aumentar os lucros.
Você também pode explorar criadores de fluxogramas para criar processos, diagramas e muito mais.