Shadow IT está se tornando mais predominante hoje em organizações em todo o mundo, à medida que tecnologias e ferramentas novas e aprimoradas estão surgindo e se tornando facilmente acessíveis.
Imagine o seguinte: enquanto você segue diligentemente todos os protocolos, existe um mundo paralelo de tecnologia prosperando silenciosamente dentro dos muros da sua organização. É chamado de TI sombra.
Envolve funcionários que utilizam ferramentas não autorizadas para executar tarefas, o que pode aumentar a sua produtividade e eficácia, mas também inclui vulnerabilidades e riscos como violações de dados, desafios de conformidade e complicações operacionais.
Portanto, encontrar o equilíbrio certo entre a introdução de novas ideias e a garantia da segurança é vital ao colocar estas ações em prática.
Neste artigo, discutirei detalhadamente a Shadow IT, por que isso acontece, seus riscos potenciais e como detectá-los e mitigá-los para permitir a segurança.
Vamos começar!
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O que é Shadow IT?
Shadow IT refere-se à utilização de tecnologias, ferramentas e soluções de software por departamentos e funcionários de uma organização sem o conhecimento do departamento de TI ou sem obter a aprovação oficial deles.
Em termos mais simples, é como usar aplicativos ou programas que sua empresa não aprovou para executar tarefas relacionadas à empresa. Shadow IT pode originar-se das necessidades de funcionários ou departamentos individuais que não estão satisfeitos com os sistemas de TI disponíveis. Eles podem achar certas ferramentas mais convenientes ou úteis para concluir suas tarefas.
Suponha que você esteja usando um aplicativo de compartilhamento de arquivos para colaborar em um projeto porque é fácil de usar, mesmo que sua empresa tenha outra plataforma aprovada para essa finalidade. Isso é a Shadow IT em ação.
Embora possa parecer inofensivo ou proporcionar melhor produtividade, o uso dessas ferramentas pode ter consequências significativas. Como não são verificados pela equipe de TI, podem apresentar vulnerabilidades ou não ter medidas de segurança adequadas. Isso pode resultar na exposição de dados, possíveis violações ou outros ataques cibernéticos.
Portanto, é importante entender o Shadow IT, descobrir se alguém está praticando isso em sua organização e mitigá-lo o mais rápido possível para manter um ambiente digital seguro em sua organização.
Reasona por trás da Shadow IT
Certos funcionários e departamentos adotam a Shadow IT por vários motivos que parecem agradáveis à primeira vista, mas que podem ter sérias implicações para a infraestrutura de TI e a segurança dos dados da sua organização.
Aqui estão algumas razões por trás da Shadow IT:
Processos desconhecidos
Às vezes, os caminhos oficiais para a obtenção de novas ferramentas em uma empresa podem ser bastante complexos e demorados. É compreensível que os funcionários focados na eficiência possam achar isso frustrante.
Como resultado, eles podem recorrer à shadow IT e começar a usar uma ferramenta diferente que atenda ao propósito, mas sem aprovação oficial. Eles usam esse atalho para resolver problemas e aumentar a produtividade, mesmo que isso acarrete riscos potenciais à segurança.
Necessidades especiais
Diferentes departamentos de uma empresa têm necessidades diferentes que as soluções de software aprovadas não conseguem atender. É como tentar caber no vestido de outra pessoa.
Quando os funcionários enfrentam essa situação, isso pode causar frustrações e perda de produtividade. Como resultado, eles podem sair em busca de ferramentas que atendam perfeitamente às suas necessidades. Em última análise, eles acabam usando software secretamente que sua empresa não reconhece ou aprova oficialmente.
Fácil de usar
Suponha que você encontre uma ferramenta super fácil de usar, como um aplicativo para smartphone. Se estiver disponível on-line, os funcionários poderão aproveitar a primeira chance de usá-lo, mesmo que não seja oficialmente aprovado.
Isso ocorre porque é rápido e conveniente de usar para realizar a tarefa – um pouco como pegar um atalho por uma passagem secundária em vez de seguir a estrada principal.
Lacunas de produtividade
Às vezes, os funcionários veem maneiras pelas quais poderiam trabalhar melhor ou mais rápido, mas as ferramentas aprovadas pela empresa não são suficientes. É aqui que entra a TI sombra.
Eles podem começar a usar outras ferramentas que encontrarem por conta própria, pensando que isso os ajudará a fazer melhor seu trabalho. O problema é que essas ferramentas podem não ser seguras ou protegidas.
Desconhecimento das políticas
As regras e diretrizes da empresa podem ser facilmente ignoradas, mesmo pelos melhores funcionários. Além disso, alguns funcionários podem não saber sobre determinadas políticas de TI, então eles próprios procuram soluções. É como tentar consertar algo em casa sem primeiro ler o manual de instruções.
Preferência por ferramentas familiares
Pense em usar suas ferramentas favoritas no trabalho, aquelas com as quais você está realmente acostumado. Alguns funcionários podem trazer sistemas ou ferramentas de seus empregos anteriores ou de vidas pessoais para o trabalho atual sem perceber que essas ferramentas podem não ser seguras. Isto é evidente no caso de organizações que utilizam políticas BYOD.
Pressão para entregar
Quando há um prazo apertado, os funcionários podem sentir vontade de terminar suas tarefas o mais rápido possível. Essa pressão pode levá-los a encontrar e usar ferramentas que acham que os ajudarão a atingir seus objetivos com mais rapidez, mesmo que essas ferramentas não sejam oficialmente permitidas.
Falta de treino
Se uma empresa introduz novas ferramentas, mas não mostra aos funcionários como usá-las adequadamente, é como dar a alguém um novo gadget sem manual de instruções. Nesse caso, os funcionários podem recorrer a ferramentas que já conhecem, mesmo que não sejam oficialmente sancionadas.
Riscos e implicações da Shadow IT
Usar shadow IT pode inicialmente parecer conveniente, mas traz riscos e implicações inerentes que podem impactar significativamente sua organização.
Violações de dados
Quando os funcionários usam ferramentas não aprovadas, as chances de violação de dados aumentam. Essas ferramentas podem não ter as medidas de segurança necessárias para proteger informações confidenciais.
Falta de controle
A Shadow IT geralmente opera silenciosamente, sem o conhecimento dos departamentos de TI. Esta falta de visibilidade significa que as organizações têm controlo e supervisão limitados sobre o software utilizado.
Infelizmente, isto pode levar a vários desafios, tais como inconsistências na gestão de dados, problemas de conformidade e até conflitos com a estratégia global de TI da organização.
Problemas de compatibilidade
Diferentes ferramentas adotadas por meio da Shadow IT podem não ser compatíveis entre si ou com os sistemas existentes da organização. Isto pode criar problemas de integração, prejudicando a colaboração e a produtividade. É como usar peças de um quebra-cabeça de conjuntos diferentes – elas simplesmente não se encaixam.
Não conformidade regulatória
Muitos setores têm regras e diretrizes rígidas quando se trata de privacidade e segurança de dados. Quando os funcionários adotam ferramentas sem o conhecimento do departamento de TI, eles podem violar acidentalmente essas regulamentações. O resultado pode ser multas pesadas e uma reputação prejudicada.
Aumento de custos
O apelo de aplicativos gratuitos ou de baixo custo pode ser tentador, mas os custos ocultos podem aumentar. A TI pode precisar alocar recursos para corrigir problemas de compatibilidade, fornecer suporte e garantir a segurança de ferramentas que eles nem conheciam. É como comprar um item do orçamento que acaba custando mais em reparos e manutenção.
Perda de produtividade
Ironicamente, as melhores ferramentas destinadas a aumentar a produtividade podem acabar fazendo o oposto. Quando as ferramentas não têm suporte oficial, os funcionários perdem tempo solucionando problemas em vez de se concentrarem em suas tarefas reais. É como dirigir em um desvio que leva mais tempo que a estrada principal.
Danos à reputação
Imagine uma violação ocorrendo devido à Shadow IT e a notícia do incidente se espalha. A reputação da organização pode ser afetada. Clientes, parceiros e partes interessadas podem perder a confiança, impactando as relações comerciais e as oportunidades futuras.
Problemas na solução de problemas e suporte
Quando os funcionários usam várias ferramentas sem o conhecimento do TI, isso pode criar problemas na solução de problemas e na entrega de suporte de qualidade. Se surgirem problemas, o departamento de TI poderá não ter o conhecimento ou os recursos necessários para fornecer suporte eficaz para essas ferramentas não autorizadas. Isso pode levar a paralisações prolongadas, funcionários frustrados e atrasos no projeto.
Perda de governança centralizada de dados
Em uma configuração oficial de TI, a governança e o gerenciamento de dados são centralizados, garantindo consistência, segurança e precisão. Com a Shadow IT, os dados podem ficar espalhados por diferentes ferramentas, plataformas e dispositivos. Esta perda de controle centralizado pode resultar em confusão, erros e até mesmo responsabilidades legais se não forem mantidos registros precisos.
Métodos para detectar Shadow IT
Detectar shadow IT em sua organização é crucial para manter a segurança dos dados e o controle operacional. Aqui estão alguns métodos eficazes para identificar instâncias de shadow IT:
#1. Auditorias Regulares
Para garantir que o cenário tecnológico da organização esteja alinhado com as ferramentas aprovadas, você deve realizar auditorias periódicas.
Ao comparar a lista de softwares atuais com os oficialmente sancionados, você pode identificar disparidades ou aplicativos não aprovados. Estas auditorias servem como uma medida proativa para manter o controle sobre o ambiente tecnológico e evitar a adoção de ferramentas não autorizadas que possam comprometer a segurança e a conformidade.
#2. Pesquisas de usuários
As pesquisas com usuários são uma forma direta de envolver os funcionários na compreensão das soluções tecnológicas que usam diariamente. Essas pesquisas fornecem informações valiosas para identificar instâncias de shadow IT, onde os funcionários adotam software que não é reconhecido pelo departamento de TI.
#3. Monitoramento de Rede
O monitoramento de rede envolve observar atentamente o fluxo de dados na infraestrutura de rede de uma organização. As equipes de TI podem identificar vários softwares ou ferramentas não autorizados prestando muita atenção a quaisquer padrões irregulares ou inesperados no tráfego de rede.
#4. Monitoramento de endpoints
O monitoramento de endpoints é um processo que envolve a instalação de software de monitoramento especializado nos dispositivos dos funcionários. Este software pode rastrear e registrar facilmente todas as ferramentas e serviços instalados nos dispositivos dos funcionários.
Ao comparar as inscrições registradas com a lista aprovada da organização, você pode detectar desvios.
#5. Análise de logs de acesso
A análise dos logs de acesso envolve a revisão cuidadosa dos registros, como ferramentas não autorizadas, indivíduos que as utilizam e o momento de cada acesso.
#6. Monitoramento de serviço em nuvem
Hoje, a tecnologia em nuvem facilita o acesso a uma variedade de ferramentas que os funcionários podem preferir devido à facilidade e conveniência. É por isso que o monitoramento de serviços em nuvem é crucial. Envolve a realização de atividades de monitoramento, como rastreamento e detecção, por meio do emprego de serviços e ferramentas baseados em nuvem.
#7. Colaboração de TI e RH
A colaboração entre o departamento de TI e os Recursos Humanos (RH) é crucial, especialmente durante o processo de integração de novos funcionários.
Ao trabalharem juntos para gerenciar a adoção da tecnologia, ambos os departamentos podem garantir que os novos contratados estejam equipados com aplicativos, dispositivos, serviços e políticas aprovados pela empresa.
#8. Detectar anomalias de comportamento
Anomalias de comportamento são desvios dos padrões típicos de uso de tecnologia. Ao aproveitar ferramentas alimentadas por IA, as organizações podem analisar essas anomalias para identificar qualquer comportamento incomum que possa indicar a presença de shadow IT.
Como mitigar os riscos da Shadow IT?
Mitigar os riscos da Shadow IT requer medidas proativas para recuperar o controle sobre o cenário tecnológico da sua organização.
Aqui estão algumas estratégias eficazes a serem consideradas:
Políticas de TI claras
A definição de políticas de TI claras e abrangentes é a base do gerenciamento dos riscos de TI paralela. Essas políticas devem listar explicitamente os softwares e aplicativos oficialmente aprovados para uso na organização.
Certifique-se de que essas políticas estejam prontamente disponíveis para todos os funcionários que usam plataformas como a intranet da empresa ou bancos de dados compartilhados.
Ao disponibilizar essas diretrizes prontamente, você capacita os funcionários com o conhecimento de quais ferramentas são sancionadas e o que se enquadra no domínio da shadow IT.
Workshops de Shadow IT
Os workshops Shadow IT são sessões informativas que visam informar os funcionários sobre os possíveis riscos do uso de ferramentas não autorizadas e suas implicações.
Esses workshops oferecem insights valiosos sobre a segurança, a conformidade e as consequências operacionais da Shadow IT, permitindo que os funcionários tomem decisões bem informadas e, ao mesmo tempo, evitem contratempos.
Educação e treinamento
Para aumentar a conscientização sobre os riscos associados à Shadow IT, é crucial realizar sessões de treinamento periodicamente para os funcionários.
Ao educar os funcionários sobre possíveis vulnerabilidades de segurança, violações de dados e violações regulatórias que podem surgir do uso de ferramentas não autorizadas, eles podem compreender melhor as consequências na vida real. É essencial fornecer exemplos concretos que ilustrem tais implicações.
Além disso, é importante promover a adoção de ferramentas aprovadas e enfatizar a sua contribuição para manter a integridade dos dados, a segurança e a saúde geral do ecossistema tecnológico organizacional.
Abordagem colaborativa
Adotar uma abordagem colaborativa é essencial, com a TI trabalhando em estreita colaboração com vários departamentos. Isto significa envolver ativamente os funcionários nas discussões tecnológicas, obter uma compreensão profunda das suas necessidades específicas e incorporar o seu feedback nos processos de tomada de decisão.
O envolvimento dos funcionários promove um sentimento de propriedade sobre o cenário tecnológico, garantindo que as ferramentas aprovadas atendam aos seus requisitos funcionais. Esta abordagem não só reduz a tentação de confiar na shadow IT, mas também cultiva uma cultura de responsabilidade e responsabilização na utilização da tecnologia.
Repositório de software aprovado
Crie um repositório centralizado contendo ferramentas de software e aplicativos oficialmente aprovados que atendam às diversas necessidades da organização. Este repositório deve ser de fácil acesso aos colaboradores, servindo como fonte confiável quando estes necessitarem de ferramentas específicas para suas tarefas.
Ao oferecer uma seleção de ferramentas pré-selecionadas, os funcionários ficam menos propensos a procurar alternativas não autorizadas.
Suporte de TI imediato
Certifique-se de que o suporte de TI seja facilmente acessível e responda às preocupações dos funcionários relacionadas à tecnologia. Quando os funcionários enfrentam desafios ou necessitam de assistência com as ferramentas autorizadas, é essencial uma resolução rápida e eficiente por parte do departamento de TI.
O suporte imediato reduz a probabilidade de os funcionários buscarem soluções alternativas e não aprovadas por frustração. Ao atender prontamente às suas necessidades, você cria um ambiente onde os funcionários se sentem apoiados e menos inclinados a praticar shadow IT.
Abrace soluções em nuvem
Ao adotar e promover soluções em nuvem aprovadas, avançadas e que atendem bem aos seus propósitos, você pode manter um melhor controle sobre seu ecossistema tecnológico e, ao mesmo tempo, acomodar as preferências do usuário.
Quando os funcionários consideram os serviços de nuvem oficiais fáceis de usar e adequados para suas tarefas, é menos provável que explorem quaisquer aplicativos de nuvem não aprovados.
Mecanismo de retorno
Incentive a comunicação aberta entre os funcionários e o departamento de TI criando um sistema de feedback. Dê aos funcionários a oportunidade de propor novas ferramentas ou tecnologias que possam melhorar seus processos de trabalho. Isso ajuda você a obter informações valiosas sobre o que os funcionários precisam e preferem.
Esta abordagem interativa promove a inovação ao mesmo tempo que reduz a tentação de utilizar software não autorizado (Shadow IT).
Conclusão
Para proteger os dados, as operações e a reputação da sua organização, é crucial compreender e abordar os riscos associados à Shadow IT.
Para isso, detecte regularmente incidências de shadow IT realizando auditorias regulares, conduzindo pesquisas, usando ferramentas de monitoramento e analisando logs. Além disso, implemente estratégias de mitigação, como definir políticas de TI claras, fornecer educação aos funcionários e manter um repositório de software aprovado.
Ao implementar essas estratégias, você não só pode prevenir riscos de segurança e conformidade, mas também cultivar uma cultura orientada para a tecnologia e impulsionar a inovação dentro dos limites das ferramentas autorizadas. Em última análise, isso contribui para a construção de um cenário organizacional de TI mais resiliente e seguro.
Você também pode explorar alguns dos melhores softwares de gerenciamento de auditoria de TI.