A Proliferação da Shadow IT e Como Mitigá-la
A chamada Shadow IT tem se tornado cada vez mais comum nas organizações ao redor do mundo. Isso ocorre devido ao surgimento constante de novas tecnologias e ferramentas, que se tornam facilmente acessíveis.
Imagine esta situação: enquanto você segue rigorosamente os protocolos estabelecidos, existe um universo paralelo de tecnologia se desenvolvendo discretamente dentro da sua empresa. Este é o fenômeno conhecido como Shadow IT.
A Shadow IT ocorre quando funcionários utilizam ferramentas não autorizadas para executar tarefas. Embora isso possa, em alguns casos, aumentar a produtividade e eficiência, também acarreta riscos como vazamentos de dados, problemas de conformidade e dificuldades operacionais.
Portanto, é fundamental encontrar um equilíbrio entre a adoção de novas abordagens e a garantia da segurança.
Neste artigo, vamos analisar em profundidade o que é Shadow IT, os motivos que levam a ela, seus potenciais riscos e como detectá-la e mitigá-la para assegurar a proteção de sua organização.
Vamos começar!
O Que É Shadow IT?
Shadow IT é a utilização de tecnologias, ferramentas e soluções de software por diferentes áreas e funcionários de uma organização sem que o departamento de TI tenha conhecimento ou sem sua aprovação formal.
De maneira mais simples, é como utilizar aplicativos ou programas não autorizados pela empresa para realizar atividades de trabalho. A Shadow IT pode surgir da insatisfação de funcionários ou departamentos com os sistemas de TI disponíveis. Eles podem considerar certas ferramentas mais convenientes ou adequadas para realizar suas tarefas.
Por exemplo, imagine que você está utilizando um aplicativo de compartilhamento de arquivos para trabalhar em um projeto, por ser mais fácil de usar, mesmo que a empresa ofereça outra plataforma oficial para essa finalidade. Isso é um exemplo claro de Shadow IT.
Apesar de parecer inofensivo e até mesmo promover uma maior produtividade, a utilização dessas ferramentas pode ter consequências graves. Por não serem avaliadas pela equipe de TI, podem apresentar vulnerabilidades ou não possuir medidas de segurança apropriadas, resultando em exposição de dados, possíveis invasões ou outros ataques cibernéticos.
Portanto, é crucial entender a Shadow IT, identificar se ela está presente em sua organização e tomar as medidas necessárias para mitigá-la, mantendo um ambiente digital seguro.
As Razões por Trás da Shadow IT
A adoção da Shadow IT por funcionários e departamentos pode ser motivada por diversas razões que, a princípio, parecem positivas, mas que podem ter sérias consequências para a infraestrutura de TI e a segurança de dados da organização.
A seguir, algumas das principais causas da Shadow IT:
Processos Complexos
Em alguns casos, os processos oficiais para solicitar novas ferramentas em uma empresa podem ser complicados e demorados. É natural que funcionários focados em eficiência se sintam frustrados com isso.
Como resultado, eles podem optar pela Shadow IT, usando ferramentas alternativas que atendam às suas necessidades, mas sem aprovação formal. Esse atalho pode resolver problemas e aumentar a produtividade, mas também expõe a empresa a riscos potenciais de segurança.
Necessidades Específicas
Cada departamento de uma empresa tem necessidades distintas, que as soluções de software padronizadas nem sempre conseguem atender. É como tentar usar uma roupa que não serve.
Quando os funcionários se deparam com essa situação, pode haver frustração e queda na produtividade. Eles podem então buscar ferramentas que se encaixem perfeitamente em suas necessidades, usando softwares que a empresa não reconhece ou aprova.
Facilidade de Uso
Imagine encontrar uma ferramenta muito fácil de usar, como um aplicativo de celular. Se ele estiver disponível online, os funcionários podem aproveitá-lo rapidamente, mesmo que não seja oficialmente aprovado.
A praticidade e a conveniência de realizar tarefas com rapidez são os atrativos, como pegar um atalho em vez de seguir o caminho principal.
Lacunas de Produtividade
Às vezes, os funcionários identificam formas de trabalhar melhor e mais rápido, mas as ferramentas oferecidas pela empresa não são suficientes para isso. É aí que a Shadow IT entra em cena.
Eles podem começar a usar outras ferramentas por conta própria, na tentativa de otimizar o trabalho. O problema é que essas ferramentas podem não ser seguras.
Desconhecimento das Políticas
As regras e diretrizes da empresa podem passar despercebidas, mesmo pelos melhores funcionários. Além disso, alguns podem desconhecer as políticas de TI e buscam soluções alternativas. É como tentar consertar algo sem ler o manual de instruções.
Preferência por Ferramentas Familiares
Pense em usar suas ferramentas favoritas no trabalho, aquelas com as quais você já está acostumado. Alguns funcionários podem trazer sistemas ou ferramentas de empregos anteriores ou da vida pessoal, sem perceber que elas podem não ser seguras. Isso ocorre especialmente em organizações que adotam políticas de BYOD (Bring Your Own Device).
Pressão por Resultados
Quando o prazo é curto, os funcionários podem sentir que precisam concluir as tarefas o mais rápido possível. Essa pressão pode levá-los a utilizar ferramentas que agilizem o processo, mesmo que não sejam autorizadas.
Falta de Treinamento
Se uma empresa implementa novas ferramentas, mas não ensina os funcionários a utilizá-las corretamente, é como dar um novo gadget sem manual de instruções. Nesse caso, eles podem optar por ferramentas que já conhecem, mesmo que não sejam aprovadas oficialmente.
Riscos e Consequências da Shadow IT
A Shadow IT pode parecer conveniente inicialmente, mas acarreta riscos e consequências que podem impactar seriamente sua organização.
Vazamentos de Dados
Quando os funcionários usam ferramentas não aprovadas, o risco de vazamentos de dados aumenta. Essas ferramentas podem não ter as medidas de segurança necessárias para proteger informações confidenciais.
Falta de Controle
A Shadow IT geralmente opera de forma discreta, sem o conhecimento do departamento de TI. Essa falta de visibilidade limita o controle e a supervisão sobre o software utilizado.
Isso pode gerar diversos problemas, como inconsistências na gestão de dados, dificuldades de conformidade e até mesmo conflitos com a estratégia geral de TI da organização.
Problemas de Compatibilidade
As diferentes ferramentas adotadas por meio da Shadow IT podem não ser compatíveis entre si ou com os sistemas existentes na organização. Isso pode causar problemas de integração, dificultando a colaboração e a produtividade. É como usar peças de quebra-cabeças diferentes, que não se encaixam.
Não Conformidade Regulatória
Diversos setores possuem regras e diretrizes rígidas relacionadas à privacidade e segurança de dados. Quando os funcionários adotam ferramentas sem o conhecimento do departamento de TI, eles podem, sem querer, violar essas regulamentações, o que pode resultar em multas elevadas e prejuízo à reputação.
Aumento de Custos
A atração de aplicativos gratuitos ou de baixo custo pode ser tentadora, mas os custos ocultos podem se acumular. A TI pode precisar alocar recursos para resolver problemas de compatibilidade, oferecer suporte e garantir a segurança de ferramentas que nem sequer conhecia. É como comprar um produto barato que acaba gerando custos extras com reparos e manutenção.
Perda de Produtividade
Ironia das ironias, ferramentas criadas para aumentar a produtividade podem acabar fazendo o oposto. Quando as ferramentas não têm suporte formal, os funcionários perdem tempo resolvendo problemas, em vez de se concentrar em suas tarefas. É como pegar um atalho que leva mais tempo do que seguir o caminho principal.
Danos à Reputação
Imagine um vazamento de dados causado pela Shadow IT, e a notícia se espalha. A reputação da organização pode ser prejudicada. Clientes, parceiros e outras partes interessadas podem perder a confiança, afetando relações comerciais e oportunidades futuras.
Problemas de Suporte e Solução de Problemas
Quando os funcionários utilizam diversas ferramentas sem o conhecimento da TI, pode haver dificuldades em solucionar problemas e oferecer um suporte eficiente. Se surgirem problemas, o departamento de TI pode não ter conhecimento ou recursos para auxiliar com essas ferramentas não autorizadas. Isso pode levar a interrupções prolongadas, funcionários frustrados e atrasos em projetos.
Perda da Governança Centralizada de Dados
Em um ambiente de TI oficial, o gerenciamento de dados é centralizado, garantindo consistência, segurança e precisão. Com a Shadow IT, os dados podem ficar espalhados em diferentes ferramentas, plataformas e dispositivos. Essa perda de controle centralizado pode levar a confusão, erros e até mesmo implicações legais caso os registros precisos não sejam mantidos.
Como Detectar a Shadow IT
Detectar a Shadow IT em sua organização é crucial para manter a segurança dos dados e o controle operacional. Aqui estão alguns métodos eficazes para identificar casos de Shadow IT:
#1. Auditorias Regulares
Para garantir que o cenário tecnológico da organização esteja alinhado com as ferramentas aprovadas, é importante realizar auditorias periódicas.
Ao comparar a lista de softwares atuais com aqueles formalmente autorizados, você pode identificar diferenças ou aplicativos não aprovados. Essas auditorias são uma medida proativa para manter o controle sobre o ambiente tecnológico e evitar a adoção de ferramentas não autorizadas que possam comprometer a segurança e a conformidade.
#2. Pesquisas com Usuários
As pesquisas com usuários são uma forma direta de entender quais as soluções tecnológicas que os funcionários utilizam no dia a dia. Essas pesquisas fornecem dados valiosos para identificar instâncias de Shadow IT, onde os funcionários utilizam softwares que não são reconhecidos pelo departamento de TI.
#3. Monitoramento de Rede
O monitoramento de rede envolve acompanhar o fluxo de dados na infraestrutura de rede da organização. Ao analisar qualquer padrão incomum ou inesperado no tráfego de rede, as equipes de TI podem identificar softwares ou ferramentas não autorizadas.
#4. Monitoramento de Endpoints
O monitoramento de endpoints é o processo de instalação de softwares de monitoramento especializados nos dispositivos dos funcionários. Esse software rastreia e registra todas as ferramentas e serviços instalados nos dispositivos.
Ao comparar os registros com a lista de softwares aprovados pela empresa, é possível identificar desvios.
#5. Análise de Logs de Acesso
A análise dos logs de acesso envolve revisar cuidadosamente os registros, como ferramentas não autorizadas, quem as utiliza e o momento de cada acesso.
#6. Monitoramento de Serviços em Nuvem
A tecnologia em nuvem facilita o acesso a diversas ferramentas, que os funcionários podem preferir pela facilidade e conveniência. Por isso, o monitoramento de serviços em nuvem é fundamental. Ele envolve a realização de atividades de acompanhamento e detecção, através do uso de serviços e ferramentas baseados em nuvem.
#7. Colaboração entre TI e RH
A colaboração entre o departamento de TI e o Recursos Humanos (RH) é essencial, especialmente durante o processo de integração de novos funcionários.
Ao trabalharem em conjunto no gerenciamento da adoção de tecnologia, ambos os departamentos garantem que os novos contratados estejam equipados com aplicativos, dispositivos, serviços e políticas aprovados pela empresa.
#8. Detecção de Anomalias de Comportamento
Anomalias de comportamento são desvios dos padrões normais de uso da tecnologia. Utilizando ferramentas com inteligência artificial, as organizações podem analisar essas anomalias para identificar qualquer comportamento incomum que possa indicar a presença de Shadow IT.
Como Mitigar os Riscos da Shadow IT?
Mitigar os riscos da Shadow IT exige medidas proativas para retomar o controle sobre o cenário tecnológico da sua organização.
A seguir, algumas estratégias eficazes a serem consideradas:
Políticas de TI Claras
A criação de políticas de TI claras e abrangentes é a base do gerenciamento dos riscos da Shadow IT. Essas políticas devem apresentar uma lista clara dos softwares e aplicativos aprovados para uso na organização.
Certifique-se de que essas políticas sejam facilmente acessíveis a todos os funcionários, através de plataformas como a intranet da empresa ou bancos de dados compartilhados.
Ao disponibilizar essas diretrizes, você capacita os funcionários com o conhecimento das ferramentas autorizadas e do que se encaixa no conceito de Shadow IT.
Workshops sobre Shadow IT
Os workshops sobre Shadow IT são sessões informativas que visam instruir os funcionários sobre os possíveis riscos do uso de ferramentas não autorizadas e suas consequências.
Esses workshops oferecem informações valiosas sobre segurança, conformidade e consequências operacionais da Shadow IT, permitindo que os funcionários tomem decisões conscientes e evitem problemas.
Educação e Treinamento
Para aumentar a conscientização sobre os riscos associados à Shadow IT, é fundamental oferecer sessões de treinamento regulares aos funcionários.
Ao educar os funcionários sobre possíveis vulnerabilidades de segurança, vazamentos de dados e violações regulatórias que podem surgir do uso de ferramentas não autorizadas, eles compreendem melhor as consequências na prática. É importante apresentar exemplos concretos que ilustrem essas consequências.
Além disso, é essencial promover a adoção de ferramentas aprovadas e enfatizar sua contribuição para a integridade de dados, segurança e saúde geral do ecossistema tecnológico da organização.
Abordagem Colaborativa
Adotar uma abordagem colaborativa é essencial, com a TI trabalhando em conjunto com diferentes departamentos. Isso significa envolver ativamente os funcionários nas discussões sobre tecnologia, obter um conhecimento aprofundado de suas necessidades e incluir seus comentários nos processos de decisão.
Ao envolver os funcionários, se promove um senso de responsabilidade sobre o cenário tecnológico, garantindo que as ferramentas aprovadas atendam suas necessidades. Essa abordagem reduz a tentação de usar a Shadow IT e promove uma cultura de responsabilidade na utilização da tecnologia.
Repositório de Software Aprovado
Crie um repositório centralizado com ferramentas de software e aplicativos oficialmente aprovados, que atendam às diversas necessidades da organização. Este repositório deve ser de fácil acesso aos funcionários, servindo como fonte de consulta confiável quando precisarem de ferramentas para suas tarefas.
Ao oferecer uma seleção de ferramentas pré-aprovadas, os funcionários ficam menos propensos a procurar alternativas não autorizadas.
Suporte de TI Imediato
Certifique-se de que o suporte de TI esteja facilmente acessível e responda às dúvidas dos funcionários sobre tecnologia. Quando eles enfrentam dificuldades ou precisam de ajuda com as ferramentas autorizadas, o departamento de TI deve responder de forma rápida e eficiente.
O suporte imediato reduz a chance de os funcionários buscarem soluções alternativas não aprovadas por frustração. Ao atender rapidamente às suas necessidades, você cria um ambiente em que os funcionários se sentem amparados e menos inclinados a usar a Shadow IT.
Adote Soluções em Nuvem
Ao adotar e promover soluções em nuvem aprovadas e que atendam bem a suas necessidades, você pode manter um controle maior sobre seu ecossistema tecnológico, ao mesmo tempo em que acomoda as preferências dos usuários.
Quando os funcionários consideram os serviços de nuvem oficiais fáceis de usar e adequados para suas tarefas, a tendência de explorar aplicativos não aprovados diminui.
Mecanismo de Feedback
Incentive a comunicação aberta entre os funcionários e o departamento de TI, criando um sistema de feedback. Dê aos funcionários a oportunidade de sugerir novas ferramentas ou tecnologias que podem melhorar seus processos de trabalho. Isso ajuda a obter informações valiosas sobre o que os funcionários precisam e preferem.
Essa abordagem interativa promove a inovação e reduz a tentação de utilizar softwares não autorizados (Shadow IT).
Conclusão
Para proteger os dados, as operações e a reputação da sua organização, é fundamental entender e abordar os riscos relacionados à Shadow IT.
Para isso, detecte regularmente incidentes de Shadow IT, realizando auditorias, pesquisas, monitoramento e análise de logs. Além disso, implemente estratégias de mitigação, como definir políticas de TI claras, oferecer educação aos funcionários e manter um repositório de software aprovado.
Ao implementar essas estratégias, você não só evita riscos de segurança e conformidade, mas também cultiva uma cultura voltada para a tecnologia e impulsiona a inovação dentro dos limites das ferramentas autorizadas. Isso contribui para a construção de um cenário organizacional de TI mais seguro e resiliente.
Você também pode explorar alguns dos melhores softwares de gerenciamento de auditoria de TI.