Para acompanhar os cenários em evolução, a melhoria de processos de negócios (BPI) é essencial para todas as organizações.
Toda empresa tem que lidar com centenas de processos de negócios. Nenhum empreendedor pode chamar esses processos de 100% infalíveis, pois sempre existem alguns gargalos que custam tempo e dinheiro.
Otimizar ou melhorar esses processos de negócios pode ajudar a eliminar quaisquer problemas que causem transtornos para sua equipe ou clientes. Vejamos como a melhoria de processos de negócios funciona e como ela ajuda sua empresa a prosperar.
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O que é melhoria de processos de negócios?
Processos de negócios são as tarefas que você executa para administrar seus negócios. Você precisa melhorar esses processos para se manter forte nesse mundo competitivo. Portanto, a melhoria dos processos de negócios significa otimizar continuamente os processos de negócios para maior produtividade e eficácia.
Os processos de negócios de uma empresa envolvem três tipos de atividades:
- Tarefa operacional: as tarefas repetitivas que as empresas precisam realizar todos os dias, como manufatura, logística e geração de relatórios.
- Tarefas gerenciais: essas tarefas incluem orçamento, administração e desenvolvimento de RH.
- Tarefas de Apoio: As tarefas restantes se enquadram nesta categoria, como suporte técnico, recrutamento, contabilidade, etc.
Todas as tarefas pertencentes a essas categorias precisam passar por avaliações e correções regulares para evitar ineficiências. Através do BPI, as empresas podem continuamente fazer mudanças positivas nestas operações de acordo com a contribuição dos stakeholders internos e externos.
Essas melhorias introduzem novas maneiras de fazer as coisas ou removem falhas dos processos atuais. Em ambos os casos, o objetivo é agilizar o processo.
Importância da melhoria dos processos de negócios
Não importa a qual setor sua organização pertença, você precisa se adaptar às mudanças para sobreviver à concorrência. A melhoria do processo de negócios permite que você faça essa mudança.
Durante esse processo, as empresas podem determinar as áreas que precisam de melhorias e localizar qualquer ineficiência que precise ser removida. Ele ajuda as organizações a entender o sistema e evoluir de acordo com os padrões atuais do setor.
Além disso, oferece uma nova visão do seu processo de negócios para melhorar a produtividade, a qualidade, o relacionamento com o cliente e o desenvolvimento de habilidades.
Como funciona a melhoria de processos de negócios?
#1. Selecione um processo
Primeiro, você precisa determinar as áreas ou processos que precisam ser melhorados. Embora vários processos de negócios ocorram em uma empresa, você pode priorizar os processos repetitivos para melhoria.
#2. Mapear problemas de processo
Concentre-se no processo escolhido para identificar os problemas que precisam ser eliminados. Mapear significa visualizar toda a operação e descobrir os gargalos.
#3. Analisar processos de negócios
Agora, você precisa analisar os pontos problemáticos para encontrar os problemas que podem ser melhorados. Você pode fazer as perguntas relacionadas às pessoas responsáveis para obter as respostas.
#4. Redesenhar o processo
Nesta fase, você precisa redesenhar o processo para torná-lo melhor. Use a metodologia mais adequada para eliminar os problemas identificados e tornar seus processos mais eficientes.
#5. Adquirir recursos
Para qualquer tipo de melhoria no processo de negócios, as empresas precisam garantir os recursos necessários. Pode ser obter um novo software, hardware ou mão de obra. Para tudo isso, obtenha a aprovação da administração.
#6. Teste o novo processo
Antes de aplicar o sistema BPI em sua organização, o teste é um processo obrigatório. Verifique cada etapa do fluxo de trabalho para não perder nada crítico. Se você precisar de alguma alteração, este é o passo para fazer isso.
#7. Implemente o Método
Após testes bem-sucedidos e aprovação da gerência, é hora de implementar a metodologia para melhoria de processos de negócios. Você pode começar em pequena escala e ampliar o escopo para obter melhores resultados.
#8. Revise e Refine
Seu trabalho não termina com a fase de implementação. Você precisa monitorar constantemente se os novos métodos estão melhorando seu processo ou não. Às vezes, o refinamento pode ser necessário e você deve implementá-lo de acordo.
Métodos de Melhoria de Processos de Negócios
Dependendo do seu processo de negócios e setor, você pode escolher as seguintes metodologias para BPI.
#1. Metodologia Ágil
Essa metodologia libera um projeto de ter um prazo rigoroso e permite incorporar mais iterações. Com base no feedback da equipe e do cliente, o Agile permite que você corrija os problemas destacados. Também melhora a comunicação e a colaboração entre todas as partes.
#2. Manufatura Enxuta
O objetivo desta metodologia é eliminar desperdícios e assim reduzir custos. Além da indústria manufatureira, outros também podem implementar seus princípios fundamentais. Aqui, as equipes precisam entender a percepção do comprador para eliminar o desperdício e a redundância.
#3. Seis Sigma
Essa abordagem popular pode reduzir a variabilidade e os erros, aproveitando dados e estatísticas enquanto maximiza o valor. Seis Sigma envolve o uso de DMAIC e DMADV para obter um processo simplificado e maior ROI.
#4. Gestão da Qualidade Total (TQM)
As empresas que usam essa metodologia precisam envolver toda a equipe para melhorar a satisfação do cliente. Oferece aos funcionários um ambiente e uma cultura de trabalho onde as experiências são valorizadas e são incentivados a ter um objetivo de negócios compartilhado.
#5. Teoria das Restrições
A metodologia da Teoria das Restrições é comumente utilizada sempre que há necessidade de melhoria instantânea. Ele pode determinar os gargalos do processo e melhorá-los até que sejam eliminados.
#6. Kaizen
Essa metodologia de melhoria de processos de negócios se concentra em práticas enxutas e ágeis. Modifica ligeiramente o seu trabalho e cultura corporativa para melhorar a qualidade e produtividade dos processos.
#7. Kanban
Kanban é uma técnica de fluxo de trabalho visual que permite identificar problemas e eliminar gargalos. Como resultado, você pode aumentar a eficiência e monitorar o progresso de sua iniciativa.
#8. Na hora certa
Esse método é ideal para empresas de manufatura que desejam minimizar os custos de estoque produzindo mercadorias de acordo com a demanda. Na maioria dos casos, é usado com a metodologia Kanban para previsões precisas e evitar excesso de capacidade de trabalho.
#9. Processo de mapeamento
As empresas podem traçar um plano de melhoria de processo usando essa técnica de visualização do fluxo de trabalho. Você também pode usá-lo para desenvolver mapas para funções específicas ou metas de negócios.
#10. PDCA
Este modelo significa planejar, fazer, verificar e agir. Fazendo parte da metodologia Kaizen, ajuda as organizações a localizar processos ineficientes.
Benefícios da melhoria de processos de negócios
Agilidade nos negócios
Por meio da melhoria dos processos de negócios, as empresas podem se tornar mais capazes de atender aos requisitos em constante mudança dos clientes. Eles podem responder rapidamente às demandas e refinar os projetos de acordo.
Melhor visibilidade dos processos
Para implementar o BPI, as empresas precisam visualizar todo o fluxo de trabalho. Isso permite que eles monitorem os processos de negócios e meçam a eficácia de cada etapa.
Custo-benefício💰
O objetivo de melhorar os processos de negócios é remover gargalos e ineficiências. Como permite identificar e eliminar gastos desnecessários, a despesa geral será reduzida automaticamente.
Mais Produtividade
Para tornar os seus processos eficientes, o BPI remove todas as tarefas repetitivas e desnecessárias do fluxo de trabalho. Como resultado, a produtividade dos funcionários aumenta muito.
Conformidade e segurança
Implementar a melhoria do processo de negócios significa ter um local de trabalho devidamente regulamentado e gerenciado. Portanto, essas empresas podem estar em conformidade com os regulamentos e as medidas de segurança necessárias em vigor.
Satisfação de Clientes e Funcionários
Qualquer processo improvisado vai agregar valor aos clientes. Com clientes satisfeitos, você pode ter um negócio próspero. Também torna sua equipe eficiente e produtiva, eliminando tarefas desnecessárias.
Desafios da Melhoria de Processos de Negócios
#1. Resistência dos Funcionários
O maior desafio que o BPI enfrenta é a resistência dos colaboradores. A maioria das pessoas é contra qualquer mudança e gosta de continuar trabalhando tradicionalmente. Assim, as empresas precisam fazer com que os funcionários entendam o benefício dessa melhoria. Caso contrário, a iniciativa se transformará em fracasso total.
#2. Incapacidade de definir metas
Durante esse processo, a liderança deve ter objetivos claros e específicos. Sem objetivos claros, eles não conseguirão ter uma visão completa da direção da empresa. Embora as metas permitam que você saiba onde colocar seu tempo e recursos, a falta delas causará dificuldades na melhoria dos processos de negócios.
#3. Ajuste de tempo⏲️
Para fazer as coisas funcionarem, você precisa dar um tempo. Muitas empresas pensam que a melhoria do processo é impossível devido às suas atividades do dia-a-dia. Mas muitas vezes é possível simplificar os fluxos de trabalho e designar uma pessoa para implementar esse processo. No entanto, as empresas podem até contratar um empreiteiro ou freelancer para analisar o processo.
#4. Apresentando novas tecnologias
A maioria das melhorias nos processos de negócios exige a despedida dos aplicativos legados e a adoção de novas tecnologias. A maioria das empresas considera isso altamente desafiador. Além de caro, você também deve familiarizar seus funcionários com as tecnologias inovadoras.
Recursos de aprendizagem
Fundamentos da melhoria de processos de negócios: Udemy
Este curso de Fundamentos de Melhoria de Processos de Negócios ensina a você a estrutura e as etapas necessárias para o BPI. Alinhar processos de negócios com metas e encontrar soluções práticas de melhoria também estão incluídos neste curso.
Você também pode aprender a usar diferentes ferramentas para criar novos processos de negócios e técnicas para medir seus objetivos a partir deste recurso.
Melhoria eficaz do processo de negócios: Udemy
Este curso de Melhoria Eficaz de Processos de Negócios ensina o impacto da melhoria de processos de negócios para que você possa reestruturar seus processos organizacionais.
Desenvolver o modelo BPI, implementá-lo no projeto e medir o progresso são ensinados neste curso. Inclui 2,5 horas de vídeo sob demanda e um certificado após a conclusão do curso.
Melhoria do Processo de Negócios
Este livro sobre Melhoria de Processos de Negócios explica como implementar técnicas de melhoria de qualidade na indústria de serviços.
Diz-lhe tudo o que deve saber para iniciar o BPI instantaneamente. A partir deste recurso, você também pode aprender a criar e treinar equipes para o BPI, simplificar o processo, reduzir o tempo e acompanhar o progresso.
Caixa de ferramentas de melhoria de processos de negócios
Este livro sobre Business Process Improvement Toolbox lhe dará uma visão prática e abrangente sobre o desenvolvimento de um sistema de BPI coerente.
Ele discute o modelo BPI usando medição de desempenho e apresenta as ferramentas adequadas. Além disso, você pode aprender a usar essas ferramentas e obter alguns modelos para implementação.
Palavras Finais
Sem a melhoria dos processos de negócios, é impossível permanecer na competição. Ele permite que você descubra seus pontos fracos e ineficiências para que possa implementar novos métodos para melhorá-los.
Aqui, discutimos como o mundo da melhoria de processos de negócios junto com alguns cursos e livros úteis para aprendê-lo. Depois de ter conhecimento suficiente, comece a fazer as melhorias necessárias para levar seu negócio ao próximo nível.
Você também pode aprender sobre o software de gerenciamento de processos de negócios.