A administração de inventário representa um pilar essencial para qualquer empreendimento, especialmente para aqueles com foco na comercialização de produtos.
Uma gestão eficaz assegura que você tenha a quantidade apropriada de mercadorias, nos lugares certos e no momento exato, fomentando a continuidade das operações e a otimização dos lucros.
Entretanto, a má gestão do estoque pode acarretar diversos problemas, como a falta ou o excesso de produtos, avarias, furtos, entre outros, prejudicando significativamente o seu negócio.
É nesse cenário que a utilização de um software de gerenciamento de estoque se torna indispensável.
A seguir, vamos explorar o conceito de gestão de estoque, seus desafios e as melhores formas de superá-los.
O que significa Gestão de Inventário?
Gerenciar o inventário significa acompanhar e controlar seu estoque, desde o momento da compra com o fornecedor, passando pelo armazenamento, uso na produção e, finalmente, a entrega ao cliente. Essa gestão abrange não apenas o inventário em si, mas também o processamento desses itens e sua alocação.
O termo “estoque” refere-se aos bens, itens e materiais que uma empresa utiliza na produção do produto final. Esses produtos são destinados à venda no mercado, visando o lucro. O estoque abrange diversas categorias, como matérias-primas, produtos acabados, produtos em processo (WIP), materiais de manutenção, reparo e operação (MRO), e muito mais.
É possível transformar matérias-primas em novos produtos ou dividir um item volumoso em partes menores para venda individual. O inventário pode ser tangível, como um tecido ou algodão, ou intangível, como um software.
O objetivo principal da gestão de estoque é assegurar que você tenha o volume correto de produtos, no momento e local adequados. Uma gestão eficiente evita tanto a falta quanto o excesso de estoque, permitindo que você atenda às demandas dos clientes e minimize o desperdício.
Há várias maneiras de gerenciar seu inventário, desde métodos manuais, como caneta e papel, até softwares especializados, como o Sortly. Enquanto o primeiro método é manual, demorado e sujeito a erros humanos, o segundo oferece a vantagem da automação, agilizando o gerenciamento e garantindo operações mais precisas.
Obstáculos na Gestão de Estoque
- Excesso de Estoque: O acúmulo de mercadorias em excesso, sem que haja uma demanda correspondente, pode gerar gastos e desperdícios desnecessários, principalmente se os produtos tiverem prazo de validade ou se tornarem obsoletos rapidamente.
- Estoque Insuficiente: Manter um estoque abaixo do necessário também é problemático. Isso pode resultar na incapacidade de atender aos pedidos e às expectativas dos clientes, levando à perda de vendas e clientes.
- Falta de Clareza: A falta de controle sobre o que há no estoque e sua localização, principalmente em empresas com múltiplos armazéns, dificulta a tomada de decisões sobre reabastecimento ou descarte. Isso pode causar atrasos na produção ou excesso de mercadorias, contribuindo para o desperdício.
- Má Utilização do Espaço de Armazenagem: A utilização inadequada do espaço disponível no armazém limita a capacidade de armazenamento, mesmo em locais amplos. Isso implica custos com espaço não utilizado, sem que haja benefício real.
- Segurança: O inventário está sujeito a riscos como roubo, deterioração e avarias, exigindo medidas de segurança tanto física quanto de dados.
- Mudanças na Demanda: As rápidas mudanças nas preferências dos consumidores podem tornar inviável a venda de grandes estoques de produtos desatualizados.
- Métodos Desatualizados: O uso de processos manuais e desatualizados pode gerar erros, perdas e lentidão nas operações.
Um software de gerenciamento de estoque, como o Sortly, é uma ferramenta eficaz para superar esses desafios. A seguir, exploraremos como ele pode ajudar.
Como o Sortly pode Auxiliar?
Vamos entender o que é o Sortly e suas funcionalidades para verificar como ele pode enfrentar os desafios que as empresas encontram na gestão de estoque.
O Sortly é um sistema de software projetado para o gerenciamento de estoque. Trata-se de uma ferramenta eficiente para que pequenas empresas possam rastrear e gerenciar seus ativos e inventário.
Mais de 10 mil organizações, incluindo HP, Sanford Health, Yale e Lyft, têm se beneficiado do Sortly para o rastreamento e gestão de seus inventários. O Sortly é uma solução eficiente para empresas de todos os setores.
O Sortly oferece uma gestão de estoque completa, desde a aquisição de mercadorias dos fornecedores até o processamento do produto final e a venda.
Principais Funcionalidades do Sortly
Rastreamento Inteligente
É essencial conhecer cada item em seu depósito e tomar decisões assertivas no momento certo. Com o Sortly, você pode rastrear cada item usando QR codes e leitores de códigos de barras.
O scanner integrado permite a movimentação de itens para clientes, locais, processos ou funcionários em segundos. Isso também facilita a atualização frequente dos produtos e garante que não haja excesso ou falta de estoque.
Compatibilidade com Scanners Portáteis
É possível utilizar qualquer scanner com ou sem fio (Bluetooth) para pesquisar, gerenciar e rastrear o inventário, aumentando a conveniência e a rapidez dos resultados.
Alertas e Notificações Automáticas
O Sortly oferece notificações e alertas automáticos, que podem ser configurados e recebidos por e-mail ou pelo aplicativo instalado no seu dispositivo.
Isso permite receber alertas imediatos sobre datas importantes, níveis de estoque e outras informações relevantes. Assim, você pode responder rapidamente a qualquer problema, mantendo o controle eficaz do seu inventário.
Multiplataforma
O Sortly é uma ferramenta multiplataforma, o que significa que você pode utilizá-lo em qualquer dispositivo, como computadores, laptops, tablets ou smartphones. Ele é compatível com as versões Android e iOS, permitindo gerenciar e rastrear seu inventário de onde estiver.
Colaboração
A colaboração eficaz entre os membros da equipe é fundamental para otimizar o fluxo de trabalho, evitar confusões e atingir os objetivos mais rapidamente.
O Sortly mantém todos conectados, reunindo as equipes em um único local onde podem colaborar e acompanhar cada etapa do processo. Isso garante que todos estejam informados sobre o status do inventário e as próximas ações.
Controles de Acesso
Pode ser necessário convidar diversas pessoas para utilizar o software de gerenciamento de inventário. No entanto, nem todos precisam ter acesso às mesmas informações. Isso varia de acordo com as funções e responsabilidades de cada um.
O Sortly oferece controles de acesso, onde você pode conceder permissões a diferentes usuários e gerenciar os níveis de acesso individualmente. Isso limita a exposição de dados e contribui para a segurança e a privacidade.
Rastreamento de Atividades do Usuário
O Sortly permite acompanhar o inventário e a atividade de cada usuário. Isso garante que todos trabalhem de forma adequada e dentro de suas permissões. Caso ocorra alguma alteração ou problema, será possível identificar o responsável, sem a necessidade de suspeitar de toda a equipe.
Relatórios
É difícil lembrar de tudo, especialmente quando se lida com grandes volumes de dados sobre cada item no inventário e os ativos da organização. Além disso, é possível perder atividades importantes, que são cruciais para formar opiniões e tomar decisões.
Nesse sentido, os relatórios são de grande ajuda. O Sortly oferece um recurso de geração de relatórios robusto, em que é possível criar relatórios em PDF e CSV para analisar cada atividade, tarefa, usuário e inventário.
É possível filtrar e classificar os dados para produzir relatórios personalizados. Isso ajuda a identificar problemas, encontrar soluções e tomar decisões de negócios com base em informações concretas.
Quem Utiliza o Sortly e por quê?
O Sortly é uma ferramenta de gerenciamento de estoque simples e versátil, utilizada em diversos setores para rastrear e gerenciar o inventário de forma eficiente e sem erros.
Rastreamento de Ativos
Uma empresa possui uma variedade de ativos, desde produtos e suas matérias-primas e equipamentos até cada cadeira, mesa, materiais de escritório e dados.
O rastreamento e gestão desses ativos são cruciais para garantir seu uso adequado e evitar perdas ou avarias. O Sortly oferece essa funcionalidade, seja para o rastreamento de ativos de TI ou de qualquer outro setor.
Rastreamento de Estoque com Código de Barras
O Sortly facilita o gerenciamento e rastreamento do inventário por meio da leitura de cada item. A plataforma vincula códigos QR e códigos de barras a cada produto, facilitando o acompanhamento.
Gestão de Inventário
O gerenciamento do inventário com o Sortly é possível em qualquer dispositivo, seja Android, iOS, tablet ou computador. Você também recebe notificações sobre alterações e relatórios para análise.
Gerenciamento de Armazenagem
Além da gestão de ativos e estoque, o Sortly também permite gerenciar seus armazéns. Como eles podem estar localizados em diferentes lugares, não é necessário visitar cada um para obter atualizações. O Sortly permite gerenciar itens, espaços e instalações por meio do seu dispositivo portátil ou computador.
Gerenciamento de Estoque Doméstico
O Sortly também é útil para gerenciar o inventário doméstico. É possível criar entradas para cada item, adicionar detalhes e fotos e gerenciar tudo com facilidade.
Movimentação de Inventário
Mesmo durante a movimentação de produtos, o Sortly garante o rastreamento e gestão eficientes. O aplicativo assegura que cada item seja embalado corretamente e chegue ao destino conforme o planejado.
Rastreamento de Equipamentos e Componentes
É possível rastrear todos os equipamentos utilizados na produção, como máquinas, ferramentas, lubrificantes, agulhas, etc., dependendo da natureza do seu negócio.
Além disso, é possível rastrear os componentes adquiridos que serão processados ou usados na fabricação do produto final.
Setores que Utilizam o Sortly
- TI: Empresas de tecnologia da informação (TI) utilizam o Sortly para o rastreamento e gestão de ativos, como software, hardware, redes e dados. Organizações notáveis que utilizam o Sortly incluem New York Post e Forbes.
- Escolas e Universidades: Instituições de ensino em todo o mundo utilizam o Sortly para otimizar o gerenciamento de seu inventário e ativos, como dados, papéis e materiais físicos. Yale é uma das instituições que utilizam o Sortly.
- Saúde: O Sortly auxilia hospitais, clínicas, dentistas, fisioterapeutas e outros profissionais da saúde a gerenciar equipamentos e suprimentos médicos, além de informações de pacientes, dados de medicamentos, prazos de validade, etc. A Sanford Health é um dos usuários notáveis.
- Sem Fins Lucrativos: Organizações sem fins lucrativos utilizam o Sortly para gerenciar estoques de alimentos, roupas, materiais de escritório e outros itens que são distribuídos para pessoas necessitadas.
- Governo: Instituições governamentais podem utilizar o Sortly para gerenciar dados e ativos nas áreas de defesa, finanças, relações exteriores, entre outras.
- Construção: Empresas de construção civil e profissionais da área utilizam o Sortly para gerenciar estoques de materiais, equipamentos e suprimentos, além de dados como localização, quantidade e preço. Empresas como Rock Mechanical e Laney LA são usuários notáveis.
- Joalherias: Marcas de joias e designers independentes utilizam o Sortly para gerenciar e rastrear pedras, metais preciosos, gemas, equipamentos e designs, juntamente com detalhes, preços e nomes de fornecedores.
- Design de Interiores: Empresas de design de interiores e profissionais independentes utilizam o Sortly para gerenciar seus projetos, softwares, equipamentos e ferramentas.
Como Configurar e Utilizar o Sortly
Começar a usar o Sortly é simples e rápido, sem a necessidade de treinamentos complexos ou leitura de longos manuais.
Acesse o site oficial do Sortly e registre-se com seus dados válidos para criar uma conta. Será necessário informar seu nome completo, e-mail comercial e criar uma senha. Outra opção é se inscrever utilizando suas credenciais do Google.
Para utilizar o aplicativo em seu smartphone (iOS ou Android), basta baixá-lo na Apple Store ou Google Play e fazer login com os dados de sua conta.
Essa plataforma intuitiva permite inserir seu inventário rapidamente, incluindo ativos, itens, mercadorias, equipamentos, materiais de escritório, matérias-primas, produtos acabados, e mais. Além disso, é possível adicionar detalhes como fotos, datas de validade, preços, etc.
Compartilhar o acesso ao Sortly com sua equipe também é fácil, possibilitando a colaboração eficiente. Além disso, é possível controlar permissões, configurar alertas e gerar relatórios de forma simples.
O sistema permite fazer backup automático de seus dados, sincronizá-los na nuvem e compartilhar, importar e exportar arquivos em PDF e CSV. E tudo isso sem exigir habilidades especializadas.
Planos de Preços do Sortly
O Sortly oferece uma estrutura de preços simples, com quatro níveis:
- Gratuito: Versão gratuita ideal para startups e indivíduos.
- Avançado: Custo de US$ 29/mês, recomendado para pequenas empresas.
- Ultra: Custo de US$ 71/mês, indicado para empresas em crescimento.
- Enterprise: Recomendado para organizações que necessitam de controle, suporte e segurança adicionais. Consulte os planos personalizados para mais detalhes.
Melhores Alternativas ao Sortly
Embora o Sortly ofereça diversos recursos para rastrear e gerenciar inventário, como leitura de códigos de barras e QR, relatórios e alertas, pode não ser adequado para todas as empresas. Fatores como facilidade de uso, custo-benefício e acessibilidade podem influenciar na escolha.
Caso esteja buscando alternativas ao Sortly, aqui estão algumas opções:
inFlow
O inFlow é uma solução completa para o gerenciamento de estoque, auxiliando no rastreamento de pedidos e inventário, fornecendo informações precisas sobre o estoque e sua localização.
É possível gerenciar tudo a partir do seu telefone e receber alertas. Ele também oferece leitura de códigos de barras e permite realizar a coleta, embalagem e movimentação de pedidos na mesma ferramenta. O inFlow oferece integração com mais de 95 ferramentas e plataformas.
Cin7
O Cin7 é uma ferramenta para gerenciamento de pedidos e estoque. Ele conecta pedidos, produtos, depósitos, locais de estoque, fluxos de trabalho, relatórios e canais de vendas em uma única solução automatizada. Ele também aumenta a colaboração da equipe e oferece mais de 700 integrações.
Veeqo
O Veeqo é uma plataforma para empresas e vendedores de e-commerce. Ele conecta todos os armazéns, locais e canais de e-commerce para fornecer um sistema unificado de fácil acesso.
O Veeqo inclui funcionalidades como diversas plataformas de envio integradas (DHL, DPD, Royal Mail, etc.), controle e rastreamento avançado de estoque, previsão dinâmica, fluxos de trabalho de automação, relatórios e mais de 21 integrações diretas.
Conclusão
Gerenciar e rastrear o estoque e ativos é fundamental para qualquer negócio, principalmente para empresas de e-commerce, manufatura ou outras empresas com foco em produtos.
A utilização de softwares de gerenciamento de estoque, como o Sortly, otimiza a gestão de cada item, garantindo que você tenha o volume correto de produtos em seus armazéns e possa tomar decisões de negócios mais assertivas.