Tanto Trello quanto Asana são plataformas notáveis para a gestão de projetos. A questão que se impõe é: qual delas se adequa melhor às suas necessidades? Este artigo apresenta uma análise comparativa detalhada para ajudar na sua escolha.
Diante da vasta gama de ferramentas de gestão de projetos disponíveis, é natural que as empresas se sintam indecisas sobre qual plataforma adotar. Nem todos os softwares oferecem os recursos essenciais, nem são adequados a empresas de todas as dimensões.
Quando se tem duas opções em mente, a melhor maneira de decidir é realizar uma análise comparativa direta. Por este motivo, decidimos contrastar o Trello com o Asana. Antes de mergulharmos na análise principal, vamos compreender porque é que as empresas necessitam de ferramentas de gestão de projetos.
A Importância de Ferramentas de Gestão de Projetos para Empresas
Planeamento e Organização Eficazes
Todo projeto exige um plano bem definido e uma organização de tarefas estruturada. As ferramentas de gestão de projetos auxiliam as empresas a avançar rumo a um objetivo comum, permitindo que criem planos de projeto detalhados.
Gerenciamento de Tarefas
As ferramentas de gestão de projetos viabilizam o acompanhamento e gestão de tarefas ao longo do ciclo de vida de um projeto. Atribuição de tarefas, definição de prazos e rastreamento de dependências são funcionalidades frequentes nestas plataformas, que fomentam a responsabilização dos membros da equipa.
Alocação de Recursos
As empresas precisam alocar e gerir os seus recursos de forma eficiente para assegurar o sucesso de um projeto. Estas ferramentas fornecem uma visão da disponibilidade de recursos e da carga de trabalho, evitando conflitos e otimizando a utilização.
Colaboração e Comunicação
Um projeto bem-sucedido depende de uma comunicação e colaboração fluídas entre os membros da equipa. As aplicações de gestão de projetos oferecem ferramentas integradas para facilitar a comunicação e colaboração entre os utilizadores na mesma plataforma.
Gestão Orçamental
As ferramentas de gestão de projetos também possibilitam o acompanhamento das despesas do projeto e da alocação orçamental. Assim, as empresas podem evitar excessos de custos e finalizar os projetos dentro das restrições financeiras estabelecidas.
Escalabilidade
A maioria das ferramentas de gestão de projetos adapta-se a projetos de diferentes dimensões e complexidades. Empresas com necessidades em constante mudança podem utilizá-las para escalar as operações conforme os requisitos do projeto.
Gestão de Riscos
A maior parte das ferramentas de gestão de projetos suporta a avaliação de riscos, pois permitem o rastreamento, documentação e minimização do impacto de potenciais problemas, eliminando a necessidade de uma ferramenta separada para este fim.
Relatórios
As ferramentas de gestão de projetos fornecem informações em tempo real sobre o progresso do projeto. As organizações podem monitorizar KPIs, acompanhar marcos e gerar relatórios de desempenho da equipa.
O que é o Trello?
O Trello é uma ferramenta online de gestão de projetos ideal para organizar tarefas, monitorizar progressos e promover a colaboração entre colegas e equipas. O seu foco reside na organização visual do projeto, com elementos como quadros, listas e cartões. Um quadro representa um projeto e as listas representam as suas fases.
Um cartão corresponde a uma tarefa ou item, que pode ser movido pelas listas para indicar o progresso. Os utilizadores podem personalizar estes elementos de acordo com as suas necessidades e preferências. Também é possível integrar diferentes ferramentas para otimizar a gestão de projetos.
O que é Asana?
O Asana é outro software de gestão de projetos, disponível tanto em versão para a nuvem quanto para desktop. Desde freelancers a grandes empresas, todos podem beneficiar da utilização desta solução. Permite aos utilizadores organizar, monitorizar e gerir projetos.
O software apresenta uma interface visual onde é possível criar tarefas, atribuí-las a membros da equipa, definir prazos e monitorizar o progresso do projeto. O Asana oferece diversas visualizações, como listas de tarefas, quadros Kanban, calendários e cronogramas. Modelos e integrações facilitam a gestão de projetos.
Trello vs. Asana: Análise Comparativa de Funcionalidades
Chegou o momento de analisar como estas ferramentas de gestão de projetos se comparam, com base nas funcionalidades mais relevantes.
#1. Gerenciamento de Tarefas
O Trello pode ser utilizado para gerir qualquer tipo de projeto, fluxo de trabalho ou tarefa. Permite adicionar arquivos relevantes a cada cartão de tarefa. Adicionalmente, é possível criar listas de verificação e automatizar fluxos de trabalho para eliminar tarefas repetitivas.
A ferramenta oferece ampla personalização para maximizar a produtividade da equipa. Permite adicionar membros a cartões e projetos relevantes, definir prazos para cada tarefa, incluir listas de verificação e alterar o status do cartão para concluído.
Em contraste, o Asana também disponibiliza recursos para uma gestão eficaz de projetos. A sua visão geral do projeto possibilita visualizar prazos e gerir marcos. A funcionalidade Portfólios permite identificar prioridades e garantir a alocação precisa de recursos.
O Asana também oferece a personalização do painel do projeto para destacar as informações mais importantes. A função Metas exibe os principais objetivos de negócio, auxiliando na priorização de tarefas e na entrega de resultados mensuráveis.
#2. Colaboração e Comunicação em Equipa
O Trello oferece uma série de recursos flexíveis para promover a colaboração e comunicação entre colegas. Os utilizadores podem anexar ficheiros, notas e comentários aos cartões para garantir que nada passa despercebido.
Suporta o carregamento instantâneo de ficheiros de diferentes aplicações de partilha, e sintaxe de marcação para enfatizar notas e comentários. É possível marcar outros utilizadores em cartões relevantes.
Com o Asana, a sua organização não necessita de outra ferramenta para comunicação e gestão de projetos. Pode ser utilizado para atualizar o status do projeto, metas, anúncios e agendamentos de reuniões.
Adicionalmente, é possível adicionar comentários a tarefas, mencionando outros colegas para obter feedback ou esclarecer dúvidas. Permite também reagir aos comentários e fazer anúncios para toda a equipa.
#3. Interface do Utilizador
O Trello apresenta uma interface bastante minimalista. Ao abrir o software, a vista padrão é um quadro com cartões em três listas. É possível adicionar mais listas e cartões ou criar novos quadros para outros projetos.
No painel esquerdo, é possível aceder a todos os quadros, membros e definições da área de trabalho. Também se podem verificar diferentes visualizações da área de trabalho. No menu superior, os utilizadores acedem às áreas de trabalho, atividades recentes, quadros favoritos e modelos.
O Asana possui uma interface visual e intuitiva. Ao contrário do Trello, a interface é mais complexa, mas oferece muito mais opções. Para além da guia Início, o painel esquerdo contém links diretos para aceder a As Minhas Tarefas, Caixa de Entrada, Portfólios, Relatórios e Metas.
Há também uma opção para adicionar links à seção de pesquisas salvas. No entanto, novos utilizadores podem necessitar de algum tempo para compreender completamente o funcionamento do Asana.
#4. Facilidade de Uso
Independentemente da sua plataforma, o Trello é bastante simples de usar. Graças à sua apresentação gráfica, qualquer pessoa pode começar a utilizá-lo com sucesso desde o início, sem necessidade de longos processos de aprendizagem. Seja para criar uma tarefa ou adicionar um colaborador, a interface simplificada torna tudo mais fácil.
O Asana oferece múltiplas visualizações de gestão de tarefas em todas as fases. Gestores que lidam com diversos projetos com necessidades distintas consideram esta funcionalidade bastante útil. No entanto, o Asana é mais popular entre utilizadores experientes.
Novos utilizadores podem achar difícil utilizar todos os recursos do Asana, a menos que recebam algum treinamento. Aprender a aproveitar totalmente esta ferramenta de gestão de projetos é um processo mais demorado devido à sua curva de aprendizagem mais acentuada.
#5. Automação de Tarefas
O Trello inclui uma ferramenta de automação integrada, denominada Butler Automation. Este sistema de automação sem código está disponível para todos os quadros do Trello. Leva apenas quatro etapas para criar uma regra, incluindo o gatilho e a ação.
Existem também botões de cartão e quadro para ativar a automação sob demanda. É possível configurar um comando de agendamento com base no calendário e nas datas de vencimento. Além disso, permite levar a automação além do quadro, com e-mail e integração.
O Asana oferece automação de tarefas para reduzir o trabalho manual e agilizar processos sem perder etapas. Com o recurso Regras, é possível automatizar tarefas rotineiras e criar regras personalizadas de acordo com as necessidades específicas.
O Asana possui um criador de regras personalizadas, com mais de 70 regras e funcionalidades de mudança automática de datas de vencimento. Inclui ainda uma galeria de regras predefinidas para começar imediatamente com processos comuns.
#6. Disponibilidade de Modelos
O Trello possui vários modelos para diferentes fins, como gestão de projetos, negócios, engenharia, marketing, produtividade, produção, operações, RH e vendas.
Se necessitar de modelos para gestão de projetos, pode optar por modelos populares como Gestão de Projetos, Quadro de Projetos Simples, Gestão de Projetos Governamentais, Modelo de Conselho Ágil, Modelo de Gestão de Programas, Solicitação de Trabalho, processo de admissão e Gestão de Fluxo de Trabalho do Cliente.
Similarmente, o Asana oferece uma variedade de modelos para planeamento ágil em equipas, planeamento de projetos, planeamento estratégico, desenvolvimento de software, gestão de recursos, CRM, envolvimento de funcionários e muito mais. Em cada modelo existem funcionalidades úteis integradas e uma lista de aplicações recomendadas para otimizar os resultados.
Modelos como planos de desenvolvimento profissional, planeamento de metas de equipa, roteiro de programa, cronogramas semanais de planeamento de eventos, gestão de projetos em cascata, modelos de linha do tempo do projeto, relatório de status, feedback e aprovações de ativos criativos, colaboração da agência, modelos de planeamento estratégico e modelos de plano de projeto de construção são adequados para tarefas de gestão de projetos.
#7. Integração com Aplicações de Negócios
O Trello suporta a integração com uma variedade de aplicações de negócios, incluindo setores como automação, gestão de ficheiros, análises, comunicação, design de produtos, redes sociais e marketing, vendas e suporte, ferramentas de desenvolvimento e RH.
Desta forma, as empresas podem integrar as aplicações mais populares com o Trello, como Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp, Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout e Freshdesk.
O Asana também oferece uma funcionalidade de integração. Ferramentas das categorias de comunicação, gestão de ficheiros, RH, finanças, TI, marketing, operações, conectores, vendas, produtividade, relatórios, design, gestão de produtos e segurança podem ser sincronizadas com este software.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Google Calendar, Zapier, Power BI, Outlook, Google Drive, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTube, Zoho Connect, Box, GitLab, Notion e Trello são algumas das aplicações notáveis que as empresas podem integrar com o Asana.
#8. Preços e Planos de Assinatura
Relativamente ao Trello, os utilizadores podem escolher entre quatro modelos de preços distintos. O primeiro é o Gratuito, que qualquer indivíduo ou equipa pode utilizar, com algumas limitações, como 10 quadros por Workspace e 250 execuções de comando do Workspace por mês. Se tem uma pequena equipa e necessita de aumentar a colaboração, pode optar pelo plano Standard, com um custo de $5/utilizador/mês.
Equipas que precisam de acompanhar e visualizar diversos projetos podem selecionar o plano Premium. Custa $10/utilizador/mês e oferece diferentes visualizações para a área de trabalho e tarefas. O plano Enterprise do Trello começa em $17,50/utilizador/mês quando adquirido para 50 utilizadores. Este plano oferece mais segurança e controle para as organizações.
O Asana disponibiliza quatro planos de assinatura. O plano Básico gratuito é ideal para indivíduos ou equipas que começaram recentemente a gerir projetos. O plano Premium custa $10,00/utilizador/mês, com recursos como criador de fluxo de trabalho, pesquisa avançada, console de administração, formulários, marcos e relatórios de projeto ilimitados.
O plano Business tem um custo de $24,99/utilizador/mês, onde se obtêm recursos como criador de regras personalizadas, portfólio, metas, ramificação e personalização de formulários, aprovação e controle de tempo. Para funcionalidades de nível empresarial, como pacotes, é necessário escolher o plano Asana Enterprise.
Trello vs. Asana: Veredicto
Tanto o Trello como o Asana beneficiam de uma sólida base de clientes, o que atesta a eficácia destas plataformas para a gestão de projetos. No entanto, é crucial analisar cuidadosamente as funcionalidades antes de escolher qualquer aplicação.
Como se pode concluir pela análise anterior, o Trello é mais fácil de utilizar por utilizadores de qualquer nível de experiência. Se não dispõe de tempo para investir em formação e aprendizagem sobre a ferramenta de gestão de projetos, é mais aconselhável optar pelo Trello em vez do Asana.
Considerando os modelos de preços e assinatura, o Trello é mais acessível do que o Asana. Adicionalmente, o plano gratuito do Asana tem muitas funcionalidades limitadas. Portanto, utilizadores com orçamentos mais reduzidos podem optar pelo Trello.
Por outro lado, empresas que trabalham em projetos complexos e com vários fornecedores e colaboradores consideram o Asana mais útil. Se puder utilizar o plano de assinatura empresarial, este revelará ser uma ferramenta de gestão de projetos mais robusta do que o Trello.
Pode consultar também outras comparações nos artigos Trello vs. Jira e Jira vs. Asana.