Habilidades essenciais e softwares para gerenciamento de projetos: do iniciante ao profissional!
O gerenciamento de projetos abrange um conjunto de processos e diretrizes que visam o planejamento, a organização, a execução e o monitoramento de iniciativas novas ou mudanças organizacionais. Diferencia-se da gestão de atividades empresariais correntes, que é um processo contínuo focado no desenvolvimento de produtos para atingir objetivos de negócios já definidos.
O gerenciamento de projetos envolve planejar, recrutar pessoal, supervisionar e controlar todos os aspectos de um projeto, além de motivar os participantes a alcançarem as metas estabelecidas.
Para auxiliar no gerenciamento eficaz e eficiente desses projetos, além das habilidades de gerenciamento, apresentamos uma lista de algumas ferramentas populares e úteis:
| Título | Descrição | Explorar |
| ActiveCollab | Gerenciamento integrado de tempo, colaboração e rastreamento de projetos. | Explorar |
| Time Doctor | Rastreamento de tempo baseado na nuvem, análise de produtividade e funcionalidade de folha de pagamento. | Explorar |
| Slack | Plataforma de produtividade para comunicação eficiente da equipe. | Explorar |
| Miro | Espaço de trabalho de inovação online com ferramentas de colaboração e visualização. | Explorar |
| nTask | Software de gerenciamento de riscos com avaliação aprimorada e organização de tarefas. | Explorar |
| Rodeo | Assistente de projeto para controle de tempo, gerenciamento de orçamento e colaboração em tempo real. | Explorar |
| FineReport | Ferramenta de relatórios Java com interface intuitiva de arrastar e soltar e monitoramento visual. | Explorar |
| 1000minds | Software para tomada de decisão e pesquisa de marketing com foco na avaliação de tarefas. | Explorar |
| Officevibe | Gerenciamento do relacionamento com funcionários através de pesquisas e reconhecimento. | Explorar |
| WorkTango | Software de experiência do funcionário para definição de metas e feedback. | Explorar |
A seguir, exploraremos detalhadamente as habilidades e ferramentas de gerenciamento de projetos. Mas antes, vamos entender melhor o que é essa área e suas possibilidades de carreira.
Importância do Gerenciamento de Projetos
Cria Foco
A maioria dos projetos é planejada antecipadamente com foco nos objetivos de longo prazo de uma empresa. Esses projetos podem levar meses ou anos para serem concluídos e muitas vezes são desafiadores de serem gerenciados. Gerentes de projetos monitoram os parâmetros do projeto, assegurando que cada tarefa e objetivo sejam completados dentro do prazo estabelecido.
Ao definir o escopo e os prazos, empresas e equipes podem direcionar seus esforços para alcançar as metas e objetivos organizacionais. Um processo de gerenciamento de projetos estruturado e com base em objetivos garante um planejamento adequado para uma execução eficaz.
Otimiza a Alocação de Recursos
A alocação de recursos possibilita o uso eficiente de tempo e dinheiro, junto com os recursos humanos. Também aumenta a consciência de como e onde os recursos estão sendo utilizados e o que deve ser priorizado.
Gerentes de projetos atuam como especialistas para avaliar as necessidades do projeto e garantir que os recursos sejam distribuídos apropriadamente, resultando na redução de gastos e no aumento da produtividade.
Qualidade
O gerenciamento de projetos estabelece a qualidade do projeto da melhor forma, assegurando que o escopo e o cronograma do projeto atendam às demandas de negócio. As expectativas dos clientes são cruciais no cenário empresarial atual.
Portanto, é essencial fornecer projetos com a melhor qualidade em um ambiente competitivo, adotando uma abordagem focada no cliente. O gerenciamento de projetos assegura que a qualidade, o cronograma e o escopo do projeto atendam às expectativas dos clientes, melhorando a reputação da marca e a retenção de clientes.
Gerenciamento de Riscos
No ambiente de negócios moderno, os riscos variam de aspectos técnicos a de marketing. Uma abordagem de avaliação de riscos reduz o risco de falha do projeto ao identificar possíveis problemas de forma rápida.
Um gerenciamento de projetos bem definido envolve a avaliação de todos os riscos potenciais do projeto, a sua quantificação, a criação de um plano para mitigar esses riscos e a preparação de um plano de contingência para o caso de ocorrência de um risco. Isso garante que o projeto seja executado conforme planejado, mesmo em ambientes de mudança, auxiliando na entrega de um projeto bem-sucedido.
Perspectivas de Carreira na Área de Gerenciamento de Projetos
Habilidades em gerenciamento de projetos abrem uma variedade de opções de carreira. Abaixo estão algumas delas:
- Gerente de Projetos de Marketing: Gerentes de projeto na indústria de marketing geralmente desenvolvem programas para fortalecer a identidade de uma marca, aumentar seu reconhecimento ou sua participação de mercado. Eles são responsáveis por designers, redatores, especialistas em mídia social, além do planejamento de marketing e direção da estratégia publicitária.
- Gerente de Saúde: Gerentes de projetos na área médica são responsáveis por programas que auxiliam hospitais, clínicas e laboratórios a se tornarem melhores lugares para se trabalhar. Suas responsabilidades incluem procedimentos de resposta a emergências, expansão de instalações, orçamentos operacionais e políticas de emprego.
- Gerente de Projetos Financeiros: O gerenciamento de projetos financeiros aborda esforços que envolvem as receitas de uma empresa. Eles gerenciam orçamentos e previsões, monitoram investimentos, elaboram relatórios financeiros e planejam o futuro de uma organização.
- Gerente de Projetos de Construção: O planejamento e a construção de estruturas para uso residencial, comercial, industrial, médico e educacional fazem parte dos projetos de construção. Um gerente de projeto de construção auxilia na criação de projetos, na compra e distribuição de matérias-primas, e no estabelecimento de cronogramas gerais e prazos para metas específicas.
- Gerente de Projetos de Engenharia: O gerenciamento de projetos de engenharia envolve o desenvolvimento, o projeto e a construção de uma ampla gama de objetos, edifícios e máquinas utilizando princípios científicos. A indústria de engenharia é vasta e possui muitos ramos, cada um com uma área de especialização diferente. O gerente combina a criatividade e outras habilidades dos engenheiros com o conhecimento de sua área específica de engenharia.
Portanto, o gerenciamento de projetos é uma habilidade muito procurada e que pode ser utilizada em diversos setores.
Agora vamos falar sobre as habilidades de gerenciamento de projetos necessárias. A melhor parte? Se você não nasceu com essas habilidades, certamente poderá aprendê-las e aprimorar as que já possui!
Habilidades de Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de Tempo
O tempo é um recurso limitado, e atingir as metas dentro do prazo é um componente fundamental do gerenciamento de projetos. O fluxo do projeto depende do seu cronograma, pois deve ser concluído dentro de um prazo determinado.
Um gerenciamento de tempo ineficaz pode levar a atrasos e problemas ainda maiores. Assim, gerentes precisam dedicar tempo adequado e apropriado a cada objetivo de trabalho e analisar a eficiência do objetivo no prazo. Eles também precisam resolver os problemas do projeto com antecedência para garantir um fluxo de trabalho mais tranquilo.
Vamos explorar as técnicas de Timeboxing para maximizar seu dia de trabalho e a técnica Pomodoro para turbinar sua produtividade.
Ferramentas
#1. ActiveCollab
ActiveCollab é um software integrado de gerenciamento de tempo e ferramenta de colaboração que acompanha tudo na organização enquanto trabalha em tarefas e projetos individuais. Quadros de horários com relatórios de horas resumem claramente todos os dados de tempo economizado, incluindo orçamento do projeto e salários dos funcionários.
Principais Características:
- O recurso de gerenciamento de trabalho apoia o desenvolvimento do projeto para concluí-lo de forma sistemática.
- Possui cronômetro integrado que pode ser configurado para cada tarefa específica do projeto, o que auxilia na cobrança dos clientes por hora.
- O software fornece uma visão geral dos recursos humanos por meio de planilhas, permitindo ao gestor alocar e planejar os trabalhos do projeto conforme disponibilidade.
A plataforma também permite que as horas de rastreamento sejam separadas das horas estimadas.
#2. Time Doctor
Time Doctor é uma ferramenta de monitoramento e gerenciamento de tempo baseada na nuvem que acompanha a produtividade dos funcionários. Permite registrar o tempo gasto em cada projeto e determinar quais horas de trabalho são faturáveis e não faturáveis. Melhora o desempenho individual e da equipe ao identificar onde a equipe é forte e onde precisa de assistência.
Principais Características:
- As ferramentas de medição de tempo ajudam os gerentes a avaliar o envolvimento em cada projeto, com insights para identificar os melhores desempenhos da equipe.
- Os funcionários aprendem seus pontos fortes e fracos, tornando-os altamente produtivos, responsáveis e autodirigidos.
- O Time Doctor permite trabalhar de qualquer lugar com transparência, facilitando a satisfação no ambiente de negócios.
As empresas podem acompanhar as horas de trabalho dos funcionários e preparar recibos de pagamento semanal e mensalmente usando a funcionalidade de folha de pagamento.
Comunicação e Colaboração
Uma comunicação eficiente é fundamental para esclarecer os requisitos do projeto e da equipe. Durante a execução de um projeto, é necessária comunicação com vários grupos de pessoas, incluindo clientes, fornecedores, membros da equipe e outros gestores dentro e fora da organização. Projetos podem rapidamente se tornar desorganizados e mal-sucedidos, por isso uma comunicação eficaz também é essencial para ajudar os gestores a trocar ideias e resolver problemas que possam surgir.
A comunicação e a colaboração entre os membros da equipe permitem o compartilhamento de ideias, a aquisição de conhecimento e uma compreensão do objetivo do projeto. A coordenação possibilita melhores tomadas de decisão, soluções inovadoras e melhores resultados do projeto através do compartilhamento de conhecimento.
Também aborda desafios durante o ciclo de vida do projeto, uma vez que questões podem ser discutidas abertamente, analisadas e resolvidas.
Ferramentas:
#1. Slack
Slack é uma plataforma de produtividade que permite o compartilhamento contínuo de conhecimento e mantém as equipes conectadas e engajadas. Os aplicativos de mensagens empresariais conectam pessoas em toda a organização como uma equipe unificada para se comunicarem de maneira eficaz.
Principais Características:
- Oferece funcionalidade de mensagens, compartilhamento de arquivos e mídia, início de chamadas de voz e vídeo, planejamento de projetos e ferramentas de integração que permitem que projetos sejam executados perfeitamente.
- Facilita a integração de dispositivos externos, reduzindo o desperdício de tempo durante a troca de aplicativos ou guias.
- O software oferece um construtor de fluxo de trabalho para automatizar tarefas repetitivas, simplificar fluxos de trabalho, aprimorar o compartilhamento de conhecimento e facilitar o compartilhamento de informações do projeto.
A plataforma também capacita todos com automação sem código e IA.
#2. Miro
Miro é um espaço de trabalho de inovação online que permite a colaboração com equipes de todos os tamanhos para criar um local de trabalho impactante. Possui funcionalidades para gerenciamento de projetos que permitem chat de vídeo, apresentações e compartilhamento.
Principais Características:
- Acelera a entrega de projetos complexos porque usa recursos visuais dinâmicos, como cartões Miro, Kanbans e fluxogramas, e se integra a ferramentas populares de gerenciamento de tarefas, como Smartsheet, monday.com, Asana, ClickUp, Jira e muitas outras.
- A plataforma apresenta documentação para projetos, resultados de pesquisas, vídeos e dados ao vivo; você pode agregar facilmente informações sincronizadas da sua pilha de tecnologia em placas Miro.
- Concentra-se na análise, alinhamento e execução, automatizando tarefas complexas e expandindo o pensamento ao idealizar e criar.
As ferramentas de colaboração e inovação na plataforma permitem a execução em tempo real, o que facilita o trabalho em equipe multifuncional e o planejamento de reuniões e workshops.
Você também pode verificar algumas das melhores alternativas do Miro para colaborações visuais aprimoradas.
Gerenciamento de Riscos
Determinar o prazo dentro do qual o risco se manifestará o mais rápido possível é essencial. Também é importante considerar o orçamento, o cronograma, o escopo e a qualidade de acordo com o risco envolvido. Assim, o risco impacta significativamente um projeto e pode resultar em compromisso com as partes interessadas.
O sucesso do projeto é potencializado pelo gerenciamento de riscos, que identifica ameaças internas e externas. O gerente de projetos pode compartilhar planos com as partes interessadas para garantir que o projeto corra bem.
- Análise de lacunas: O método de análise de lacunas é usado para identificar a diferença entre os objetivos organizacionais e as operações em andamento. Identifica principalmente os pontos fracos da operação que precisam ser corrigidos.
- Avaliação da estratégia: A avaliação da estratégia é uma ferramenta de avaliação do processo de análise que avalia a operação contínua do negócio em intervalos regulares de tempo. O método alinha os objetivos da empresa e os descreve com o processo para garantir o sucesso da meta de longo prazo.
- Análise SWOT: SWOT significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. É o método de análise interna mais comum e amplamente aceito, que funciona conforme o seu nome. A organização determina a força do seu negócio para acompanhá-lo durante o processo estratégico, onde analisa os pontos fracos a serem superados. A oportunidade interna é essencial, pois melhora o crescimento da organização; por outro lado, as ameaças devem ser descobertas e reduzidas em tempo real. Você pode verificar esses modelos de análise SWOT e modelos de avaliação de risco para o seu negócio.
Ferramentas
#1. nTask
nTask é um software de gerenciamento de riscos que identifica os riscos do projeto, atribui responsáveis pelos riscos, cria planos de mitigação, analisa com métricas de risco e mitiga riscos.
Principais Características:
- Melhora a avaliação e documentação de riscos, auxiliando na identificação de riscos.
- O software permite análise de risco, gráficos de avaliação e métricas de risco, define drivers de risco personalizados e visualiza seu progresso com métricas ou gráficos de progresso.
Ele organiza, simplifica e prioriza as tarefas necessárias para atingir uma meta ou concluir um projeto.
Orçamento
O orçamento possui três métodos principais:
- Orçamento Análogo: O orçamento análogo é um método de estimativa orçamentária que analisa um projeto já concluído, comparável em escopo ao projeto atual. Os cálculos orçamentários são modificados para considerar variações no escopo do projeto, qualidade, duração da execução ou quaisquer outros fatores relevantes. Pode ser útil quando há pouca informação disponível sobre um projeto iminente e é necessária uma estimativa rápida.
- Estimativa Paramétrica: O método utiliza dados históricos e outras variáveis relevantes, o que permite determinar o escopo e a duração do projeto e estimar o custo total. Seu principal objetivo é identificar os custos por unidade para os diferentes aspectos compartilhados com o projeto atual e depois modificar a porcentagem para corresponder ao escopo do novo projeto. A precisão desse método está geralmente relacionada à capacidade e aplicabilidade dos dados históricos utilizados.
- Método de Cima para Baixo: O método de cima para baixo analisa o orçamento total do projeto e determina o custo de cada processo necessário. Cada componente do projeto geral é descrito nos métodos e depois comparado com as estimativas originais de cada componente. Com base nos resultados, os gerentes de projetos podem determinar o nível de custo-benefício de cada processo e podem optar por reduzir componentes específicos para manter o projeto dentro das restrições orçamentárias gerais.
Leia também: O que você não sabia sobre estimativa de custos de projetos
Dicas para criar orçamentos eficientes
Um orçamento adequado para gerenciamento de projetos exige uma estimativa de custos de todas as despesas diretas e indiretas, despesas de capital e despesas operacionais. Como o orçamento real do projeto varia principalmente das despesas básicas, cada custo precisa ser determinado.
Monitore as atividades orçamentárias e o orçamento projetado ao longo do tempo, o que revelará se o orçamento precisa de melhorias ou se tudo está funcionando bem. O planejamento do projeto envolverá algum tempo de inatividade, portanto, os planos orçamentários iniciais devem incluir o financiamento de emergência já existente. Isso garante que problemas imprevistos possam ser resolvidos rapidamente.
Você pode verificar os melhores modelos de orçamento empresarial para uma gestão de dinheiro eficaz.
Ferramentas
#1. Rodeo
Rodeo é um software assistente de projetos que permite controle de tempo, gerenciamento de orçamento, colaboração em tempo real e faturamento de clientes. É uma solução completa de gerenciamento de projetos para aumentar a produtividade e a lucratividade para pequenas e médias empresas.
Principais Características:
- O software cria diferentes etapas para o projeto e as fatura separadamente com base nas porcentagens reais, de retenção ou de conclusão para um melhor planejamento.
- Ele rastreia os meandros do projeto, permitindo que recursos e despesas sejam alocados no orçamento.
- Rodeo Drive compara a atividade do projeto e o orçamento alocado em tempo real, auxiliando na identificação de gastos excessivos e na prevenção de riscos aos lucros.
O software fornece um painel personalizável para vários casos de uso, incluindo equipes de marketing, freelancers, agências de criação, etc.
Solução de Problemas
As abordagens de solução de problemas ajudam a lidar com problemas complexos no processo de gerenciamento de projetos. É um processo sistemático e flexível de avaliação e implementação de soluções inovadoras em um ambiente de mudança. Pode-se definir o problema do projeto a partir de diferentes possibilidades, gerando todas as questões levantadas para o projeto.
Estratégias para desenvolver habilidades de resolução de problemas
- Compreenda as Metas: Compreender claramente os objetivos do projeto é um dos primeiros passos na resolução de problemas como gerente de projeto. O gerente do projeto deve avaliar os riscos e oportunidades do projeto, bem como compreender as expectativas e preocupações da equipe e das partes interessadas. Ajudará o gerente do projeto a identificar possíveis problemas que possam surgir e a desenvolver estratégias para mitigá-los ou resolvê-los.
- Mentalidade de Resolução de Problemas: Uma mentalidade de resolução de problemas permite ser flexível, aberto a mudanças e receptivo a novas perspectivas. Ao desenvolver uma mentalidade de resolução de problemas, o gestor de projetos pode inspirar os membros da equipa com uma visão comum, promovendo a colaboração e o compartilhamento de ideias.
- Treinar os Membros da Equipe: Gerentes de projetos precisam investir na formação dos membros de sua equipe, permitindo-lhes tomar decisões, comunicar-se de forma eficaz e aconselhar ao lidar com situações difíceis. Os gestores de projetos podem promover uma cultura de resolução de problemas em suas equipes, fornecendo coaching e formação, permitindo que a equipe seja mais proativa e orientada para os resultados.
- Implementar a Solução: O gerente de projeto é responsável por implementar a solução escolhida e supervisionar seu desenvolvimento. A equipe deve colaborar para garantir que a solução seja implementada com sucesso e que quaisquer problemas sejam resolvidos rapidamente. Para verificar se a solução atingiu as metas e objetivos do projeto, o gerente do projeto também deve avaliar o impacto da solução.
Resolução de Conflitos
Conflitos em um projeto podem ocorrer entre as partes interessadas por muitas razões, como ideias contraditórias, estresse do projeto, requisitos inesperados, limitações financeiras, falta de comprometimento ou conflitos entre egos. A gestão de conflitos é uma oportunidade, pois todos têm pontos de vista e ideias diferentes durante um conflito.
Portanto, permite a criatividade e a inovação, encarando o conflito de forma mais positiva. Se essas questões não forem resolvidas rapidamente, poderão afetar a eficácia do desenvolvimento do projeto e a produtividade do pessoal, resultando em atrasos nos resultados e na redução da qualidade.
Estratégias para melhorar as habilidades de resolução de conflitos:
- Definir Diretrizes: A técnica de resolução de conflitos ajuda a reduzir conflitos porque os membros da equipe sabem exatamente o que podem fazer em relação ao comportamento.
- Escuta Ativa: O gerente do projeto é responsável por otimizar sua abordagem ouvindo ativamente todas as partes envolvidas no conflito. As partes interessadas envolvidas também têm várias questões e considerações que influenciam a forma como trabalham. Portanto, é necessário identificar as causas subjacentes de suas emoções conflitantes para a resolução objetiva de problemas.
- Evite a Força: Uma abordagem rígida por parte do líder do projeto só pode produzir ocasionalmente os resultados desejados. Não é necessário forçar os membros da equipe a seguir regras rígidas e eles podem precisar de ajuda para interagir com os líderes. Emoções não expressas, como raiva e frustração, podem surgir e voltar repetidamente.
Leia também: Técnicas de gerenciamento de projetos que farão de você um profissional
Tomada de Decisão
A tomada de decisões é um componente essencial do gerenciamento de projetos, pois tem um impacto significativo no resultado do projeto. Uma vez que pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso, é essencial considerar cuidadosamente todas as opções disponíveis para escolher a melhor opção possível. O processo de tomada de decisão também impacta o orçamento e o cronograma de um projeto.
Portanto, tomar decisões de forma rápida e eficaz é essencial e, ao mesmo tempo, garantir que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído no prazo e dentro do orçamento. Também afeta a comunicação, pois um aspecto crucial do projeto é comunicar as decisões de forma clara e concisa à equipe e às partes interessadas. Isso garante que todos concordem e saibam por que cada decisão foi tomada.
Benefícios:
- Identifica riscos potenciais e avalia opções para o projeto, permitindo que o melhor curso de ação seja tomado durante o projeto.
- Um processo de tomada de decisão bem estruturado permite que os gestores aloquem recursos estrategicamente, atribuindo os recursos certos às tarefas certas no momento certo.
- O processo de tomada de decisão prioriza o objetivo principal do projeto e elimina etapas desnecessárias.
Melhores práticas para tomada de decisão:
- Envolva as Partes Interessadas: As partes interessadas têm conhecimentos, experiência e perspectivas que podem melhorar os resultados das decisões. É necessário identificar e envolver pessoas com interesse nos projetos ou com conhecimentos relevantes.
- Busque Perspectivas Diversas: Os gerentes de projeto podem permitir a diversidade de conhecimentos no projeto, incluindo diferentes formações, experiências e conhecimentos. Reduz a possibilidade de pontos cegos e proporciona uma melhor compreensão das decisões.
- Incentive a Comunicação Aberta: Quando os membros da equipe se sentem valorizados e apreciados, eles fornecem suas melhores ideias para a tomada de decisões. A prática envolve a criação de uma cultura onde o feedback é bem-vindo, o debate saudável é incentivado e a escuta ativa é promovida.
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Ferramentas
#1. FineReport
FineReport é uma ferramenta de relatórios Java fácil de usar e focada na empresa, com uma interface intuitiva de arrastar e soltar que permite a criação de relatórios sofisticados.
Principais Características:
- Os relatórios são classificados e os funcionários recebem permissões com base na arquitetura organizacional da empresa, auxiliando os tomadores de decisão e o pessoal de negócios a obter rapidamente os relatórios que desejam.
- Os usuários podem obter relatórios em intervalos fixos, ou seja, diários, semanais ou mensais, o que ajuda a identificar o problema de forma rápida e eficiente.