As pessoas geralmente assumem ou interpretam mal as funções de Gerentes de Recursos (RM) e Gerentes de Projetos (PM), mas suas funções e responsabilidades diferem significativamente dentro da organização.
PM e RM desempenham um papel crucial para atingir esse objetivo se uma empresa deseja entregar um projeto no prazo e dentro do orçamento. Ambas as funções são essenciais para a entrega bem-sucedida do compromisso.
O PM trabalha em projetos específicos enquanto o RM atua no nível da unidade de negócios. O gerente de projeto garante a entrega do projeto dentro de um prazo estipulado e dentro do orçamento, enquanto o RM garante que os recursos certos sejam alocados aos projetos.
O trabalho do RM começa depois que a organização ganha o contrato. O RM garante que os recursos certos sejam embarcados e, assim que os recursos forem finalizados, eles passarão para outro projeto.
O trabalho do PM é gerenciar esses recursos e entregar o projeto dentro do escopo e SLA (acordo de nível de serviço).
Um ponto importante a ser observado aqui é que, sem os recursos certos, o projeto não começa e, portanto, em qualquer setor de negócios, os papéis de RM e PM andam de mãos dadas.
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Papel do Gerente de Projeto (PM)
O PM é responsável pela entrega do projeto de ponta a ponta e por lidar com um ou mais projetos. O principal trabalho do PM é atingir os marcos do projeto dentro do SLA definido (acordo de nível de serviço) e, mais importante, dentro do orçamento.
A função de PM é específica do projeto e se concentra na implementação do projeto dentro do escopo e do cronograma com a ajuda da equipe do projeto. Em suma, os gerentes de projetos são os possuidores dos projetos, e seu trabalho é garantir que o projeto seja entregue satisfatoriamente de acordo com os objetivos da empresa e as expectativas dos clientes.
Responsabilidades do Gerente de Projeto
- Planejamento, monitoramento e desenvolvimento de planos de gerenciamento do projeto e comunicação entre as partes interessadas e a administração.
- Orçamentação e garantia de execução de projetos com boa relação custo-benefício sem comprometer os padrões.
- Acompanhamento do SLA (service level agreement) para acompanhar o desempenho do projeto.
- Entregar o projeto dentro do orçamento e escopo.
- Gestão de Riscos – Identifique os riscos e crie um plano de mitigação de riscos.
- Trabalhar em CSI (Melhoria Contínua de Serviços) para serviços soft e hard dollar.
- Responsável pelo SOP (procedimento operacional padrão), run books e outras documentações.
- Responsável pelo CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – acompanhamento, melhoria e fechamento.
- Responsável pela avaliação de projetos e processo de qualidade como Six Sigma.
- Gestão de pessoas – Motivação da equipe, avaliações, promoção, estruturação de carreira, etc.
Papel do Gerente de Recursos (RM)
A principal função do RM é garantir que os gerentes de projeto tenham recursos suficientes para entregar o projeto. O PM opera no nível do projeto e o RM trabalha no nível da unidade de negócios (BU) para garantir que a BU tenha recursos suficientes para cumprir os compromissos.
O RM não está associado a nenhum projeto específico, mas, na verdade, seu papel é temporário para o projeto específico e, uma vez que os recursos são preenchidos, eles passam para outro projeto.
Responsabilidades do gerente de recursos
- Compreender o orçamento do projeto e atribuir o recurso certo ao projeto
- Plano de disponibilidade: o RM deve garantir que a bancada esteja sempre ocupada com os recursos certos e deve estar ciente dos projetos em andamento.
- Analise e filtre recursos por experiência, habilidades e disponibilidade
- Coordenação com PM para localizar superutilização e subutilização de funcionários e pessoas qualificadas corretas estão alinhadas aos projetos.
- O RM também pode trabalhar com PMs para realocar recursos, ajustar requisitos e marcar requisitos de recursos críticos para recrutamento externo.
- De tempos em tempos, o RM se conecta com os PMs para aprender sobre os próximos projetos e entender os requisitos de recursos.
- Em alguns casos, o RM pode entrar em contato com o departamento relevante para discutir o desempenho dos funcionários, treinamento, desenvolvimento de recursos, etc.
- Trabalhar com a equipe de desenvolvimento de negócios para estimar os requisitos de recursos
- O RM precisa se conectar com fornecedores externos para preencher os recursos temporariamente em caso de necessidades urgentes.
- Sempre atualizado com as últimas leis trabalhistas, documentando processos, mantendo registros, etc.
Diferença entre um gerente de projeto (PM) e um gerente de recursos (RM)
Os papéis de PM e RM se diferenciam, mas ambos precisam trabalhar juntos para entregar o projeto com sucesso.
Metas
O objetivo do gerente de projetos é entregar projetos sem quebrar o SLA (acordo de nível de serviço), dentro do escopo e do orçamento. Eles empregam as melhores práticas como ITIL, Six Sigma, etc., e entregam projetos com a ajuda de recursos da equipe. Eles visam gerar lucros e alcançar a satisfação do cliente.
O RM faz um gerenciamento de recursos eficaz. Seu objetivo é fornecer os recursos certos para o projeto e garantir que a pontuação de satisfação dos funcionários permaneça alta e que seus objetivos de carreira sejam cumpridos.
Método de entrega
Uma vez que a empresa ganha o contrato, o PM descreve o escopo do projeto e fornece uma estimativa de recursos ao gerente de recursos. O RM inicia recursos de integração de canais internos, como bancada, recursos sendo liberados de outros projetos, etc. Em alguns cenários, eles podem sinalizar para contratar recursos de recursos externos, como recrutamento ou base contratual.
Execução
O RM rastreia a utilização de recursos usando ferramentas como PeopleSoft ou outras ferramentas. Eles continuam verificando superutilização, subutilização, faturável, não faturável, etc. e, de acordo, alinham o plano e o discutem com o PM.
Se o RM não puder fornecer recursos dentro do prazo, há grandes probabilidades de escalação, penalidade e até mesmo em alguns casos de perda de projetos.
O PM analisa o risco do projeto e, se prever algum risco, prepara um plano de mitigação de risco. Junto com isso, eles avaliam regularmente o desempenho do projeto. Para conseguir isso, eles utilizam marcos. O PM garante que o projeto seja concluído dentro dos prazos e orçamento sem interrupções, escalação e violação de SLA.
O conjunto de habilidades necessário para PM e RM
Como um gerente de projeto tem responsabilidades diversificadas, ele deve possuir algumas habilidades essenciais, incluindo:
- Adaptabilidade
- Gerenciamento de projetos
- Responsabilidade
- Excelentes habilidades de comunicação
- Capacidade de pensar fora da caixa
- Conhecimento e quando delegar
- Previsão
- Liderança
- Solução de problemas
- Pensamento estratégico
Um gerente de recursos precisa dos conjuntos de habilidades específicas abaixo para cumprir sua função com sucesso.
- Excelentes habilidades de comunicação
- Conscientização das Tecnologias
- Excelentes habilidades de negociação
- Flexibilidade
- Rápida tomada de decisão
- Compromisso
- Análise e Previsão
- Habilidades de apresentação
Ferramentas usadas pelo Gerente de Projeto (PM) e Gerente de Recursos (RM)
O Gerente de Projeto tem um papel multifacetado lidando com uma equipe, cronogramas, gerenciamento, custos, relatórios e escopo. É um desafio cuidar de todas essas atividades manualmente com precisão, de modo que ferramentas e softwares especiais estão disponíveis para auxiliar os gerentes.
As ferramentas de gerenciamento de projetos são um excelente recurso para os gerentes de projeto organizarem e gerenciarem seus projetos e tarefas de forma eficaz. Estas ferramentas podem ser adaptadas a diferentes tamanhos e para outros fins de acordo com os requisitos do projeto.
Vamos ver as principais ferramentas que o gerente de projeto utiliza para entregar o projeto
#1. Segunda-feira
Monday é uma ferramenta abrangente baseada em nuvem para gerenciamento de projetos. Os PMs podem usar essa ferramenta para planejar, rastrear e atualizar o status do projeto.
Possui mais de 200 modelos integrados que facilitam a criação de fluxos de trabalho e o gerenciamento das atividades da equipe.
A interface de usuário visualmente atraente é fácil de usar sem treinamento, e a funcionalidade de arrastar e soltar ajuda a personalizar itens e subitens e atualizar fluxos de trabalho em tempo real.
Sua representação de dados exclusiva permite que o PM represente o fluxo de trabalho do projeto usando gráficos de Gantt. A estrutura Kanban permite que os membros da equipe monitorem o status atual do trabalho a qualquer momento.
O software está disponível em três versões – Basic, Standard e Pro e os preços são $ 8, $ 10 e $ 16/assento/mês, respectivamente. Existe até uma versão empresarial que suporta funções personalizadas e ambientes muito complexos.
#2. Wrike
O software Wrike garante a execução perfeita dos projetos. A ferramenta ajuda os gerentes de projeto a gerenciar, rastrear e evitar atrasos na execução das atividades do projeto.
A ferramenta oferece visibilidade completa de um projeto para garantir o gerenciamento sem esforço de recursos, tarefas e ajuda a cumprir o cronograma.
Seu software de controle de tempo, quadros Kanban personalizados, segurança de nível empresarial e automação de fluxo de trabalho proporcionam controle e visibilidade completos do projeto.
Independentemente da sua vertical ou unidade de negócios, esta ferramenta faz um trabalho implacável para um gerente de projeto. A ferramenta pode ser utilizada por diversos setores como TI, marketing digital, gestão de produtos e projetos, projetos de consultoria, serviços profissionais, operações de negócios, etc.
Você pode ver mais algumas ferramentas de gerenciamento de projetos aqui.
Ferramentas usadas pelo Resource Manager
Os gerentes de recursos usam ferramentas e modelos para realizar o trabalho com eficiência.
Dependendo do tamanho do projeto ou do perfil da equipe e da empresa, os gerentes de recursos podem escolher entre um grande número de ferramentas de gerenciamento de recursos disponíveis no mercado.
Convés de equipe
O Teamdeck é um software de gerenciamento de recursos baseado em nuvem eficiente e completo. O software se beneficia em termos de planejamento de recursos, rastreamento de tempo, verificação de disponibilidade e geração de relatórios personalizados.
Seu console de gerenciamento de recursos flexível fornece todos os detalhes dos recursos alocados aos projetos e visibilidade da carga de trabalho atual e futura.
Seja permanente, temporário ou mesmo freelance, todos os recursos podem ser rastreados e seus quadros de horários podem ser mantidos.
Uma de suas melhores adaptabilidades é que ele fornece integração de software de API com outras ferramentas como Slack, Zapier, etc. Modelos integrados, que podem ser personalizados ainda mais, podem ser usados para relatórios.
O software está disponível para teste gratuito por sete dias, após os quais custa US$ 3,99/membro da equipe/mês.
Algumas ferramentas de gerenciamento de RH baseadas em SaaS mais populares são explicadas aqui.
Conclusão 👩🏫
Os gerentes de projeto e os gerentes de recursos são dois pontos focais importantes para a execução bem-sucedida dos compromissos. O uso de ferramentas para facilitar e automatizar seu trabalho ajudará bastante a acelerar as responsabilidades do dia-a-dia, fortalecer as comunicações bem organizadas e, o mais importante, controlar orçamentos e despesas.
A seleção de ferramentas específicas é baseada na necessidade, projeto e empresa. Então, para começar, sugiro implementar um período de teste da ferramenta, verificar a viabilidade e tomar uma decisão final.
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