Entendendo as Funções Distintas: Gerente de Projetos vs. Gerente de Recursos
Muitas vezes, há uma confusão sobre os papéis de Gerentes de Recursos (RM) e Gerentes de Projetos (PM). Apesar de ambos serem cruciais para o sucesso de uma organização, suas responsabilidades e áreas de atuação são bastante distintas.
Tanto PMs quanto RMs são essenciais para garantir que um projeto seja entregue dentro do prazo e orçamento estabelecidos. Ambas as funções são pilares para o cumprimento bem-sucedido de qualquer empreendimento.
Enquanto o PM se dedica a projetos específicos, o RM opera em um nível mais amplo, no contexto da unidade de negócios. O gerente de projetos tem como objetivo principal a entrega do projeto dentro de um cronograma e orçamento definidos, enquanto o gerente de recursos assegura a alocação correta dos recursos para cada projeto.
O trabalho do RM inicia-se após a assinatura do contrato. Este profissional garante que os recursos adequados sejam disponibilizados para o projeto. Uma vez que a alocação de recursos é finalizada, ele se move para outros projetos.
O PM, por sua vez, gerencia esses recursos, garantindo que o projeto seja entregue dentro do escopo e do SLA (Acordo de Nível de Serviço) acordado.
É importante ressaltar que, sem a alocação correta de recursos, um projeto não pode sequer começar. Portanto, em qualquer setor, os papéis de RM e PM são complementares e interdependentes.
O Papel do Gerente de Projeto (PM)
O PM é o responsável pela entrega integral do projeto, gerenciando um ou mais projetos simultaneamente. Seu foco principal é atingir os marcos do projeto dentro do SLA estabelecido e, crucialmente, dentro do orçamento alocado.
A função do PM é focada no projeto, dedicando-se à implementação do mesmo dentro do escopo e cronograma, com o apoio da equipe. Em resumo, os gerentes de projetos são os “donos” dos projetos, garantindo que sejam entregues com sucesso, em consonância com os objetivos da empresa e as expectativas dos clientes.
Responsabilidades do Gerente de Projeto:
- Planejar, monitorar e elaborar planos de gestão do projeto, facilitando a comunicação entre todas as partes interessadas.
- Gerenciar o orçamento, garantindo a execução do projeto de forma eficiente e econômica, sem comprometer a qualidade.
- Monitorar o SLA para acompanhar o progresso do projeto.
- Garantir a entrega do projeto dentro do escopo e orçamento estabelecidos.
- Gerenciar riscos, identificando-os e desenvolvendo planos de mitigação.
- Implementar a melhoria contínua de serviços (CSI) para otimizar custos e benefícios.
- Manter a documentação do projeto, como SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) e run books.
- Acompanhar a satisfação do cliente (CSAT), trabalhando em melhorias e fechamento de ciclos.
- Avaliar a qualidade do projeto usando metodologias como Six Sigma.
- Gerenciar a equipe, promovendo motivação, avaliações, crescimento e planos de carreira.
O Papel do Gerente de Recursos (RM)
A principal função do RM é garantir que os gerentes de projeto tenham recursos suficientes para entregar o projeto com sucesso. Enquanto o PM atua no nível do projeto, o RM trabalha no nível da unidade de negócios (BU), assegurando que a BU tenha recursos suficientes para cumprir todos os compromissos.
O RM não está ligado a nenhum projeto específico de forma permanente, seu papel é temporário, direcionado a um projeto específico. Uma vez que a alocação de recursos é feita, ele passa para outros projetos.
Responsabilidades do Gerente de Recursos:
- Compreender o orçamento do projeto e alocar os recursos mais adequados.
- Garantir que a equipe esteja sempre engajada com projetos adequados e ter conhecimento dos projetos em andamento.
- Analisar e selecionar recursos com base em experiência, habilidades e disponibilidade.
- Coordenar com os PMs para identificar a subutilização e a sobrecarga de recursos, garantindo que as pessoas certas sejam alocadas aos projetos.
- Trabalhar com PMs para realocar recursos, ajustar requisitos e sinalizar necessidades de contratação externa.
- Manter contato regular com PMs para entender os próximos projetos e suas necessidades de recursos.
- Em alguns casos, pode interagir com outros departamentos para discutir o desempenho dos funcionários, treinamento e desenvolvimento.
- Colaborar com a equipe de desenvolvimento de negócios para estimar as necessidades de recursos.
- Conectar-se com fornecedores externos para obter recursos temporários em caso de necessidades urgentes.
- Manter-se atualizado sobre as leis trabalhistas, documentar processos e gerenciar registros.
As Diferenças Essenciais entre PM e RM
Apesar de seus papéis distintos, PMs e RMs precisam trabalhar em conjunto para garantir o sucesso de um projeto.
Objetivos
O objetivo principal do PM é entregar projetos dentro do SLA, escopo e orçamento estabelecidos. Ele emprega as melhores práticas, como ITIL e Six Sigma, para atingir este objetivo, contando com o apoio dos recursos da equipe, buscando gerar lucro e satisfação do cliente.
O RM, por sua vez, foca na gestão eficiente de recursos. Seu objetivo é fornecer os recursos certos para o projeto, manter um alto nível de satisfação dos funcionários e garantir que seus objetivos de carreira sejam cumpridos.
Métodos de Entrega
Após a empresa ganhar o contrato, o PM define o escopo do projeto e estima as necessidades de recursos, comunicando-as ao RM. O RM então inicia o processo de alocação de recursos internos, buscando em outros projetos e equipes. Em alguns casos, pode ser necessário contratar recursos externos.
Execução
O RM monitora a utilização dos recursos, verificando informações sobre sobrecarga, subutilização e horas faturáveis e não faturáveis. Ele alinha os planos com o PM.
A falta de recursos dentro do prazo pode levar a atrasos, penalidades e até mesmo à perda de projetos.
O PM analisa os riscos do projeto, preparando planos de mitigação. Ele monitora o desempenho do projeto, usando marcos, garantindo que o projeto seja concluído dentro do prazo e orçamento, sem problemas ou violações de SLA.
Habilidades Essenciais para PMs e RMs
O gerente de projeto, com suas diversas responsabilidades, precisa ter habilidades essenciais como:
- Adaptabilidade
- Gestão de projetos
- Responsabilidade
- Excelentes habilidades de comunicação
- Pensamento criativo
- Conhecimento e capacidade de delegar
- Previsão
- Liderança
- Resolução de problemas
- Pensamento estratégico
Já o gerente de recursos, para ter sucesso em sua função, precisa ter as seguintes habilidades:
- Excelentes habilidades de comunicação
- Conhecimento tecnológico
- Excelentes habilidades de negociação
- Flexibilidade
- Tomada rápida de decisões
- Comprometimento
- Análise e previsão
- Habilidades de apresentação
Ferramentas Utilizadas por PMs e RMs
O gerente de projetos tem um papel multifacetado, lidando com equipes, cronogramas, custos, relatórios e escopo. É desafiador lidar com todas essas atividades manualmente, com precisão, por isso existem ferramentas e softwares para auxiliar os gerentes.
As ferramentas de gerenciamento de projetos são um excelente recurso para organizar e gerenciar projetos e tarefas de forma eficaz. Essas ferramentas podem ser adaptadas a diferentes tamanhos e fins, de acordo com as necessidades do projeto.
A seguir, algumas das principais ferramentas utilizadas pelos gerentes de projeto:
#1. Monday
Monday é uma ferramenta abrangente baseada em nuvem para gerenciamento de projetos. Os PMs podem usar essa ferramenta para planejar, rastrear e atualizar o status do projeto.
Possui mais de 200 modelos integrados que facilitam a criação de fluxos de trabalho e o gerenciamento das atividades da equipe.
A interface visualmente atraente é fácil de usar e a função de arrastar e soltar ajuda a personalizar itens, subitens e atualizar fluxos de trabalho em tempo real.
Sua representação de dados exclusiva permite que o PM represente o fluxo de trabalho do projeto usando gráficos de Gantt. A estrutura Kanban permite que os membros da equipe monitorem o status atual do trabalho a qualquer momento.
O software está disponível em três versões: Basic, Standard e Pro, com preços de $ 8, $ 10 e $ 16 por assento por mês, respectivamente. Há também uma versão empresarial para funções personalizadas e ambientes mais complexos.
#2. Wrike
O software Wrike garante a execução perfeita dos projetos. A ferramenta ajuda os gerentes de projeto a gerenciar, rastrear e evitar atrasos na execução das atividades do projeto.
A ferramenta oferece visibilidade completa do projeto, para garantir o gerenciamento eficiente de recursos, tarefas e prazos.
Seu software de controle de tempo, quadros Kanban personalizados, segurança e automação de fluxo de trabalho proporcionam controle e visibilidade completos do projeto.
A ferramenta pode ser utilizada por diversos setores, como TI, marketing digital, gestão de produtos e projetos, projetos de consultoria e operações de negócios.
Você pode conferir outras ferramentas de gestão de projetos aqui.
Ferramentas Utilizadas pelo Gerente de Recursos
Os gerentes de recursos usam ferramentas e modelos para realizar o trabalho de forma eficiente.
Dependendo do tamanho do projeto, do perfil da equipe e da empresa, os gerentes de recursos podem escolher entre diversas ferramentas de gestão de recursos disponíveis no mercado.
Teamdeck
Teamdeck é um software de gestão de recursos baseado em nuvem, eficiente e completo. O software auxilia no planejamento de recursos, rastreamento de tempo, verificação de disponibilidade e geração de relatórios personalizados.
Seu console de gerenciamento de recursos fornece todos os detalhes dos recursos alocados aos projetos, assim como visibilidade da carga de trabalho atual e futura.
Sejam funcionários permanentes, temporários ou freelancers, todos os recursos podem ser monitorados, assim como seus quadros de horários.
Uma de suas melhores características é sua adaptabilidade, oferecendo integração de software de API com outras ferramentas como Slack, Zapier, etc. Modelos integrados, que podem ser personalizados, podem ser usados para relatórios.
O software oferece um teste gratuito por sete dias e, em seguida, custa US$ 3,99 por membro da equipe por mês.
Outras ferramentas de gerenciamento de RH baseadas em SaaS populares estão detalhadas aqui.
Conclusão
Os gerentes de projeto e os gerentes de recursos são peças-chave para a execução bem-sucedida de projetos. O uso de ferramentas para facilitar e automatizar seu trabalho ajuda a acelerar as responsabilidades diárias, fortalecer a comunicação e, mais importante, controlar orçamentos e despesas.
A seleção de ferramentas específicas depende das necessidades de cada projeto e empresa. Recomenda-se implementar um período de teste da ferramenta antes de tomar uma decisão final.
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