Administrar um negócio envolve trabalhar em uma lista de prioridades diárias para alcançar o resultado final desejado.
O gerenciamento de tarefas é uma maneira de garantir que você esteja sempre trabalhando em tarefas de alta prioridade e sendo o mais eficiente possível.
Pode parecer fácil, é desafiador acompanhar projetos de grande porte e ainda mais difícil de aplicar em projetos de pequena escala.
Se você estiver trabalhando com muitos membros da equipe, precisará ter um software de gerenciamento de tarefas instalado.
Este blog analisará diferentes aspectos do gerenciamento de tarefas e determinará como superar os problemas com o software de gerenciamento de tarefas.
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O que é Gerenciamento de Tarefas?
O gerenciamento de tarefas é uma parte crítica de qualquer projeto bem-sucedido. Sem um gerenciamento de tarefas adequado, garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo e que o projeto permaneça no caminho certo é um desafio.
Uma maneira correta de gerenciar projetos é se concentrar em concluir tarefas prioritárias e criar um pipeline de tarefas futuras.
O gerenciamento de tarefas envolve planejar, organizar e priorizar tarefas para atingir marcos. Isso inclui criar uma lista de tarefas, atribuir tarefas aos membros da equipe e definir prazos. Também é importante monitorar o progresso e fazer alterações no plano conforme necessário.
Embora possa parecer fácil gerenciar projetos e liderar equipes, existem muitos desafios que você pode encontrar em seu caminho.
Vejamos alguns desses desafios de gerenciamento de tarefas em detalhes.
Desafios no gerenciamento de tarefas
Gerenciar qualquer projeto vem com muitos desafios.
Você precisa criar e alinhar várias tarefas em uma ordem sistemática. Embora você também precise cuidar das atribuições de tarefas, comunicar-se com os membros da equipe e cumprir os prazos do projeto.
Vamos examinar alguns dos desafios comuns no gerenciamento de tarefas.
- Falta de colaboração da equipe: Sem um sistema de gerenciamento adequado, é difícil para os membros da equipe colaborar nas tarefas em execução e futuras.
- Compartilhamento inadequado de informações: A comunicação adequada e precisa é a base para a conclusão bem-sucedida do projeto. Ao fazer isso, os membros da equipe podem trabalhar juntos e as partes interessadas do negócio podem manter-se atualizadas sobre os projetos em andamento.
- Organização de Tarefas Imprópria: É difícil rastrear as tarefas atribuídas em planilhas do Excel e acompanhar as tarefas concluídas em caso de prazos atrasados.
- Conflitos de equipe: o gerenciamento de projetos bem-sucedido requer uma sincronização entre líderes e executores. No entanto, falta de direção, falhas de comunicação e mal-entendidos podem criar conflitos entre a equipe. Torna-se um obstáculo significativo a longo prazo, e o foco muda do trabalho para outros pensamentos improdutivos.
- Ambiguidade na distribuição de tarefas: A falta de um sistema de gerenciamento de projetos cria uma ambiguidade na distribuição de tarefas. Isso pode resultar na atribuição de tarefas a membros que não correspondem às habilidades necessárias e levar ao fracasso do projeto.
Para superar os desafios de gerenciamento de tarefas, você pode optar por uma plataforma como Monday.com
É uma ferramenta de trabalho baseada em nuvem onde as equipes podem criar fluxos de trabalho e estruturar o fluxo de projetos.
O Monday.com é 100% livre de código, então todos os envolvidos em um projeto podem facilmente fazer as alterações, como criar tarefas, definir prazos, definir prioridades e adicionar comentários.
É hora de explorar alguns dos recursos do Monday.com que ajudam você a organizar seus projetos de uma maneira melhor.
Painéis visuais
Os painéis Kanban de segunda-feira permitem que você e sua equipe visualizem onde as coisas estão a qualquer momento.
Você pode usar uma linha do tempo, calendário, gráficos e outras visualizações para acompanhar o progresso desde o início até o último detalhe.
As ferramentas de dados de segunda-feira permitem que você priorize tarefas, compartilhe arquivos e verifique visualmente o status do trabalho dos membros de sua equipe. Dessa forma, você pode tomar melhores decisões sobre como avançar com seus projetos.
Com sua interface fácil de usar, você pode criar rapidamente painéis personalizados e definir orçamentos rapidamente.
Automação
O Monday.com oferece automação sem código suficiente para economizar tempo em reuniões desnecessárias e obter atualizações manuais por e-mail. Em vez disso, você pode criar fluxos de trabalho para diferentes equipes e sincronizar as datas de vencimento das tarefas com o Google Agenda.
Você também pode integrar o Monday com aplicativos populares de automação de terceiros, como o Zapier, para criar gatilhos personalizados. Toda vez que um evento é acionado, ele cria um novo item automaticamente em seu painel de segunda-feira.
Isso significa que não há criação manual de tarefas. Mole-mole!
Integrações
Segunda-feira entende a dor que os gerentes de projeto passam por combinar os segmentos de comunicação segregados.
Para superar esse trauma de idas e vindas, o Monday oferece integrações perfeitas com suas ferramentas de comunicação favoritas, como Slack, equipes da Microsoft, Outlook e muito mais para aprimorar os recursos de fluxo de trabalho.
Por exemplo, a integração com o Gmail permite transformar e-mails em itens de ação e manter a equipe atualizada sobre as conversas.
Fluxo de trabalho Kanban e Gantt
Kanban é um método visual para otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe.
Ele ajuda você a exibir dados em um formato de coluna fácil de entender e a tomar decisões mais rapidamente. Além disso, é fácil para os membros da equipe usarem e sincronizar as alterações em tempo real.
Além disso, os painéis Kanban são uma ótima maneira de rastrear iterações e pendências para que você possa monitorar os marcos.
E com os gráficos de Gantt, você pode transformar planilhas em quadros visuais inteligentes que ajudam a rastrear datas, marcos e dependências importantes. Assim, você pode ter certeza de que tudo é feito no prazo e de acordo com seus altos padrões.
Casos de uso de Monday.com
Agora que você conhece os recursos do Monday, vamos ver como você pode usar o Monday.com para lidar com projetos.
Desenvolvimento de software
Gerenciar os ciclos de Sprint e seguir a metodologia ágil é crucial para o setor de desenvolvimento de software.
Existem prazos para tarefas em andamento e simplificação de tarefas futuras. Para ser eficaz, você deve ajustar e priorizar tarefas em tempo real.
A segunda-feira ajuda você a planejar, priorizar e gerenciar sprints, criar roteiros e compartilhar a visão do produto com as partes interessadas. Você também pode automatizar atribuições de tarefas e aprovações de design de produtos e integrá-los a ferramentas como o GitHub.
Planejamento de marketing e conteúdo
As empresas gastam muito tempo criando campanhas de marketing.
O processo geralmente envolve aprovações de ideias, garantias criativas e reuniões frequentes com redatores e designers para fazer alterações.
Com Monday.com, você pode monitorar todas as suas campanhas de marketing em um único painel. Seus painéis visuais ajudam você a tomar decisões mais rapidamente e manter todos em sincronia sobre as alterações e os cronogramas da campanha.
Em vez de escrever e-mails para alterações, você pode escrever diretamente nos arquivos para evitar atualizações de status alternadas. Além disso, você pode se conectar na segunda-feira com seus aplicativos favoritos, como Adobe Photoshop, Acrobat e muito mais.
Recursos Humanos e Operações
Com o sistema de gerenciamento de funcionários de segunda-feira, as equipes de RH podem rastrear o pipeline de recrutamento e facilitar o processo de integração.
Sem um sistema de gerenciamento de funcionários adequado, o RH precisaria de um assistente para realizar reuniões diárias, agendar entrevistas e acompanhar o desempenho diário dos funcionários.
Para adicionar mais, o Monday fornece modelos de RH prontos para rastrear presença, férias e manter informações de funcionários. Você pode até integrar plataformas como Slack, LinkedIn e Gmail para importar dados de funcionários automaticamente.
Plataforma CRM de vendas
Monday.com funciona como um sistema centralizado de comunicação com seus clientes. Você pode usar o software CRM integrando-se ao seu e-mail, criando modelos de e-mail e enviando respostas de e-mail a partir de um único painel.
Além disso, você pode automatizar tarefas de vendas repetitivas, como chamadas e reuniões, definir lembretes e rastrear e-mails enviados para gerar novos leads.
Como todas as outras ferramentas Saas disponíveis no mercado, Monday.com também traz muitos benefícios e algumas desvantagens. Embora os benefícios superem as desvantagens, abordá-los é essencial antes de optar por qualquer ferramenta.
Vejamos primeiro os Prós do Monday.com.
Prós
- O Monday.com tem uma interface fácil de entender, é bastante simples de usar e pode ser dimensionado sem esforço à medida que sua empresa cresce sem problemas.
- A configuração de um clique alterna entre diferentes visualizações de visualização, como Gantt, Kanban, calendário e linha do tempo.
- O Monday fornece modelos prontos para planejamento de campanha, integração de clientes, gerenciamento de contatos, gerenciamento de tarefas, rastreamento de presença e muito mais.
- Uma plataforma confiável para organizar informações de projetos, colaborar com equipes, adicionar e atribuir tarefas e tornar os projetos acessíveis a todos na organização.
- Integrações integradas com ferramentas de comunicação populares como Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Calendar, Dropbox e muito mais.
Contras
- O aplicativo móvel geralmente não é sincronizado com o aplicativo da Web em tempo real, portanto, você precisa atualizar algumas vezes para obter a visualização atualizada.
- Automação limitada com recurso de e-mail e rastreamento de e-mail não disponível no Pulse.
- Embora muitas integrações estejam disponíveis, falta integração completa de recursos com o Salesforce e outras plataformas populares de terceiros em seus planos acessíveis.
- Os planos de nível básico carecem de recursos importantes, como quadros privados, automação e muitas integrações básicas. Alguns outros softwares de gerenciamento de tarefas oferecem esses recursos em sua versão gratuita.
Monday.com está disponível em cinco planos de preços que você pode escolher:
Plano Individual
Se você está começando seu negócio e tem apenas dois membros na equipe, pode usar a versão gratuita do Monday.com.
No plano Individual, você pode acessar até 3 quadros, mais de 200 modelos, 20 tipos de colunas e documentos completos.
Plano Básico
Um plano básico é a melhor escolha se você for um grupo de poucos membros. É acessível e custa apenas US$ 8 por assento/mês para gerenciar os quadros de atividades da equipe.
O plano básico inclui suporte prioritário ao cliente, visualizadores gratuitos ilimitados e acesso aos recursos do plano Individual.
Plano Padrão
O plano padrão é o mais popular para colaborar com sua equipe e aumentar a produtividade geral.
Este plano de preços oferece acesso a visualizações de linha do tempo e Gantt, visualizações de calendário, automação do processo de configuração e integrações de plataforma.
Plano Pro
Com o plano Pro da segunda-feira, você pode simplificar o processo complexo e obter acesso a todos os recursos da Monday.com.
Este plano custa US$ 16 por assento/mês e permite que você crie um painel que pode combinar até 10 quadros nele.
Plano Empresarial
Os planos corporativos podem ajudar a dimensionar os processos de automação e integração. Você pode criar um painel que combine até 50 quadros dentro dele.
Embora o Monday.com esteja no topo da lista de softwares de gerenciamento de projetos, há outros softwares Saas semelhantes que você pode experimentar.
Aqui está uma lista das nossas três principais alternativas de Monday.com.
Clique
O ClickUp é outro incrível software de gerenciamento de projetos especialmente projetado para equipes de trabalho remoto. É uma plataforma fácil de usar que oferece quase todos os recursos disponíveis no Monday.com.
O ClickUp ajuda sua equipe a se manter produtiva e organizada e a colaborar sem esforço em quadros brancos visuais. Os membros da equipe podem criar sprints, conversar, atribuir tarefas, adicionar comentários e documentos, alocar recursos, definir prazos e receber notificações de tudo em um único lugar.
Wrike
O Wrike é uma solução para gerentes de projeto que precisam de ajuda para coletar e organizar os requisitos do projeto, criar planos de projeto e visualizar cronogramas em um gráfico de Gantt.
Com o Wrike, é fácil fazer alterações nos planos do projeto à medida que o trabalho avança, e todas as equipes envolvidas receberão notificações sobre quaisquer alterações.
Folha inteligente
O Smartsheet é uma excelente opção se você estiver procurando por um aplicativo em nuvem pronto para empresas que possa ajudar no gerenciamento de trabalho e na colaboração. Com milhões de usuários em todo o mundo, muitas empresas confiam no Smartsheet.
O aplicativo do Smartsheet é semelhante a uma planilha, tornando-o fácil de usar e familiar para muitas pessoas. É adequado para rastrear tarefas, pipelines de vendas, agendar tarefas e simplificar processos de negócios.
Você pode usar o Smartsheet para automação de fluxo de trabalho, colaboração de conteúdo, gerenciamento de projetos, registro de atividades, agendamento, rastreamento de dados em tempo real e muito mais.
Resumo
Tentamos fornecer uma breve visão geral do Monday.com e como ele pode ajudá-lo a otimizar suas tarefas de negócios de forma eficaz.
Esperamos que você tenha achado nosso artigo útil e esteja pronto para organizar seus projetos facilmente no Monday.com. É fácil de usar, acessível e confiável para centenas de empresas em todo o mundo.
Então, o que você está esperando? Confira segunda-feira agora.
Você também pode explorar a melhor maneira de gerenciar seu trabalho de vendas com o CRM de vendas de segunda-feira.