A gestão de um negócio implica a execução de uma série de prioridades diárias, visando alcançar os resultados desejados.
O gerenciamento de tarefas é uma estratégia eficaz para garantir que as atividades de alta prioridade sejam sempre o foco, maximizando a eficiência.
Apesar de parecer simples, acompanhar projetos complexos é desafiador, e aplicar essa gestão em projetos menores pode ser igualmente difícil.
Quando se trabalha com equipes numerosas, torna-se indispensável a implementação de um software de gestão de tarefas.
Este artigo explorará diversos aspectos do gerenciamento de tarefas e demonstrará como um software de gerenciamento de tarefas pode otimizar a superação de desafios.
O que Compreende o Gerenciamento de Tarefas?
O gerenciamento de tarefas é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Sem uma gestão adequada, torna-se difícil garantir que todas as tarefas sejam finalizadas dentro do prazo e que o projeto siga o curso planejado.
Uma abordagem eficaz para o gerenciamento de projetos é focar na conclusão de tarefas prioritárias e estabelecer um fluxo de trabalho para tarefas futuras.
O gerenciamento de tarefas envolve planejar, organizar e priorizar atividades para atingir metas. Isso inclui a criação de listas de tarefas, a designação de responsabilidades para os membros da equipe e o estabelecimento de prazos. O monitoramento do progresso e a realização de ajustes no plano, quando necessário, são igualmente cruciais.
Embora gerenciar projetos e liderar equipes possa parecer simples, há diversos obstáculos que podem surgir ao longo do processo.
Analisaremos detalhadamente alguns desses desafios no gerenciamento de tarefas.
Desafios na Gestão de Tarefas
A gestão de qualquer projeto acarreta diversos desafios.
É preciso desenvolver e organizar várias tarefas de forma sistemática. Simultaneamente, é necessário supervisionar a alocação de tarefas, a comunicação com os membros da equipe e o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Vamos analisar alguns dos desafios mais comuns na gestão de tarefas.
- Falta de Colaboração da Equipe: A ausência de um sistema de gestão adequado dificulta a colaboração entre os membros da equipe nas tarefas em andamento e nas futuras.
- Compartilhamento Inadequado de Informações: Uma comunicação precisa e eficaz é essencial para a conclusão bem-sucedida do projeto. Uma boa comunicação garante que os membros da equipe trabalhem de forma integrada e que as partes interessadas sejam informadas sobre o progresso do projeto.
- Organização de Tarefas Ineficaz: É difícil controlar as tarefas atribuídas utilizando planilhas do Excel e monitorar as tarefas concluídas em caso de prazos excedidos.
- Conflitos na Equipe: A gestão de projetos eficaz requer sinergia entre líderes e executores. No entanto, falta de direção, falhas de comunicação e mal-entendidos podem levar a conflitos na equipe. Isso se torna um problema a longo prazo, desviando o foco do trabalho para questões improdutivas.
- Ambiguidade na Alocação de Tarefas: A ausência de um sistema de gestão de projetos pode criar ambiguidade na alocação de tarefas. Isso pode levar à atribuição de tarefas a membros da equipe sem as habilidades adequadas, resultando no fracasso do projeto.
Para superar esses desafios na gestão de tarefas, você pode optar por uma plataforma como Monday.com
Trata-se de uma ferramenta de trabalho baseada em nuvem, que permite às equipes criar fluxos de trabalho e organizar a condução de projetos.
O Monday.com é totalmente livre de código, permitindo que todos os envolvidos no projeto realizem alterações facilmente, como criar tarefas, estabelecer prazos, definir prioridades e adicionar comentários.
É hora de explorar alguns dos recursos do Monday.com que auxiliam na organização de seus projetos de maneira mais eficaz.
Painéis Visuais
Os painéis Kanban do Monday.com permitem que você e sua equipe visualizem o status de cada tarefa a qualquer momento.
É possível utilizar linhas do tempo, calendários, gráficos e outras visualizações para monitorar o progresso de cada projeto, desde o início até o último detalhe.
As ferramentas de dados do Monday.com permitem que você priorize tarefas, compartilhe arquivos e verifique visualmente o progresso do trabalho dos membros de sua equipe. Isso facilita a tomada de decisões mais assertivas sobre como conduzir seus projetos.
Com uma interface de usuário intuitiva, você pode criar painéis personalizados e definir orçamentos de forma rápida e eficiente.
Automação
O Monday.com oferece automação sem código suficiente para otimizar o tempo gasto em reuniões desnecessárias e para evitar atualizações manuais por e-mail. Em vez disso, você pode estabelecer fluxos de trabalho para diferentes equipes e sincronizar os prazos das tarefas com o Google Agenda.
Além disso, é possível integrar o Monday.com com aplicações populares de automação de terceiros, como o Zapier, para criar gatilhos personalizados. Sempre que um evento é acionado, um novo item é criado automaticamente em seu painel do Monday.com.
Isso elimina a necessidade de criação manual de tarefas, simplificando o processo.
Integrações
O Monday.com compreende as dificuldades enfrentadas pelos gerentes de projetos ao combinar diferentes segmentos de comunicação.
Para facilitar a comunicação, o Monday.com oferece integrações perfeitas com ferramentas de comunicação populares, como Slack, Microsoft Teams, Outlook e outras, aprimorando os fluxos de trabalho.
Por exemplo, a integração com o Gmail permite transformar e-mails em itens de ação, mantendo a equipe informada sobre todas as conversas.
Fluxo de Trabalho Kanban e Gantt
O Kanban é um método visual para otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe.
Ele ajuda a exibir dados em um formato de coluna fácil de entender, agilizando a tomada de decisões. Além disso, facilita o uso pelos membros da equipe e a sincronização de alterações em tempo real.
Os painéis Kanban são uma excelente maneira de monitorar iterações e pendências, auxiliando no acompanhamento dos marcos. Com os gráficos de Gantt, é possível transformar planilhas em quadros visuais inteligentes, facilitando o monitoramento de datas, marcos e dependências importantes, garantindo o cumprimento dos prazos e padrões de qualidade.
Casos de Uso do Monday.com
Agora que você conhece os recursos do Monday.com, vamos explorar como utilizá-lo em seus projetos.
Desenvolvimento de Software
Gerenciar ciclos de Sprint e adotar a metodologia ágil é fundamental para o setor de desenvolvimento de software.
É essencial estabelecer prazos para as tarefas em andamento e otimizar o planejamento de tarefas futuras. Para ser eficaz, é necessário ajustar e priorizar as tarefas em tempo real.
O Monday.com facilita o planejamento, priorização e gestão de sprints, a criação de roteiros e o compartilhamento da visão do produto com as partes interessadas. Também é possível automatizar a atribuição de tarefas, as aprovações de design e integrá-las a ferramentas como o GitHub.
Planejamento de Marketing e Conteúdo
As empresas investem tempo significativo na criação de campanhas de marketing.
O processo envolve, frequentemente, aprovações de ideias, recursos criativos e reuniões com redatores e designers para realizar as alterações necessárias.
Com o Monday.com, é possível monitorar todas as campanhas de marketing em um único painel. Seus painéis visuais auxiliam na tomada de decisões rápidas e mantêm todos informados sobre as alterações e cronogramas das campanhas.
Em vez de trocar e-mails para comunicar alterações, é possível registrar as informações diretamente nos arquivos, evitando atualizações de status repetitivas. Além disso, você pode conectar o Monday.com a aplicativos como Adobe Photoshop, Acrobat e outros.
Recursos Humanos e Operações
Com o sistema de gestão de funcionários do Monday.com, as equipes de RH podem monitorar o processo de recrutamento e facilitar o processo de integração.
Sem um sistema de gestão adequado, o RH precisaria de um assistente para realizar reuniões diárias, agendar entrevistas e acompanhar o desempenho diário dos funcionários.
Além disso, o Monday.com fornece modelos de RH prontos para controlar a frequência, as férias e manter informações sobre os funcionários. Também permite integrar plataformas como Slack, LinkedIn e Gmail para importar dados de funcionários automaticamente.
Plataforma CRM de Vendas
O Monday.com funciona como um sistema centralizado de comunicação com seus clientes. É possível utilizar o software de CRM integrando-o ao seu e-mail, criando modelos de e-mail e enviando respostas a partir de um único painel.
Além disso, você pode automatizar tarefas de vendas repetitivas, como chamadas e reuniões, definir lembretes e monitorar os e-mails enviados para gerar novos leads.
Como todas as outras ferramentas Saas disponíveis no mercado, o Monday.com oferece muitos benefícios, mas também algumas desvantagens. Embora os benefícios superem as desvantagens, é crucial analisar ambos os aspectos antes de optar por qualquer ferramenta.
Vamos começar com os Prós do Monday.com.
Prós
- O Monday.com possui uma interface intuitiva, é simples de usar e pode ser facilmente adaptado à medida que sua empresa cresce, sem apresentar problemas.
- A configuração de um clique permite alternar entre diferentes modos de visualização, como Gantt, Kanban, calendário e linha do tempo.
- O Monday.com oferece modelos prontos para planejamento de campanhas, integração de clientes, gestão de contatos, gestão de tarefas, controle de frequência e muito mais.
- É uma plataforma confiável para organizar informações de projetos, colaborar com equipes, adicionar e atribuir tarefas e tornar os projetos acessíveis a todos na organização.
- Possui integrações integradas com ferramentas de comunicação populares como Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Calendar, Dropbox e muitas outras.
Contras
- O aplicativo móvel nem sempre é sincronizado com o aplicativo web em tempo real, sendo necessário atualizá-lo algumas vezes para obter a visualização mais recente.
- A automação é limitada em relação ao envio e rastreamento de e-mails.
- Embora várias integrações estejam disponíveis, falta uma integração completa de recursos com o Salesforce e outras plataformas populares de terceiros em seus planos mais acessíveis.
- Os planos básicos carecem de recursos importantes, como quadros privados, automação e algumas integrações básicas. Alguns outros softwares de gerenciamento de tarefas oferecem esses recursos em suas versões gratuitas.
O Monday.com oferece cinco planos de preços para escolha:
Plano Individual
Se você está começando seu negócio e tem uma equipe de até dois membros, pode utilizar a versão gratuita do Monday.com.
No plano Individual, você pode acessar até 3 quadros, mais de 200 modelos, 20 tipos de colunas e documentos completos.
Plano Básico
O plano básico é ideal para grupos pequenos. É acessível, com um custo de apenas US$ 8 por assento/mês para gerenciar os quadros de atividades da equipe.
O plano básico inclui suporte prioritário ao cliente, visualizadores gratuitos ilimitados e acesso aos recursos do plano Individual.
Plano Padrão
O plano padrão é o mais popular para a colaboração com sua equipe e o aumento da produtividade geral.
Este plano de preços oferece acesso a visualizações de linha do tempo e Gantt, visualizações de calendário, automação do processo de configuração e integrações de plataforma.
Plano Pro
Com o plano Pro do Monday.com, você pode otimizar processos complexos e obter acesso a todos os recursos da plataforma.
Este plano custa US$ 16 por assento/mês e permite criar um painel que pode combinar até 10 quadros.
Plano Empresarial
Os planos corporativos auxiliam na otimização dos processos de automação e integração. Você pode criar um painel que combine até 50 quadros.
Embora o Monday.com seja uma das principais opções de software de gerenciamento de projetos, há outras alternativas semelhantes que você pode experimentar.
Aqui está uma lista das nossas três principais alternativas ao Monday.com.
ClickUp
O ClickUp é outro software de gerenciamento de projetos notável, especialmente desenvolvido para equipes de trabalho remoto. É uma plataforma intuitiva que oferece quase todos os recursos disponíveis no Monday.com.
O ClickUp auxilia sua equipe a manter-se produtiva e organizada, além de promover a colaboração em quadros brancos visuais. Os membros da equipe podem criar sprints, comunicar-se, atribuir tarefas, adicionar comentários e documentos, alocar recursos, definir prazos e receber notificações, tudo em um só lugar.
Wrike
O Wrike é uma solução para gestores de projeto que necessitam de auxílio para coletar e organizar os requisitos do projeto, criar planos de projeto e visualizar cronogramas em um gráfico de Gantt.
Com o Wrike, é fácil realizar alterações nos planos de projeto à medida que o trabalho avança, e todas as equipes envolvidas receberão notificações sobre as mudanças.
Smartsheet
O Smartsheet é uma excelente opção se você procura um aplicativo baseado em nuvem, pronto para empresas, que possa auxiliar na gestão do trabalho e na colaboração. Com milhões de usuários em todo o mundo, muitas empresas confiam no Smartsheet.
O aplicativo Smartsheet é similar a uma planilha, tornando-o intuitivo e familiar para muitas pessoas. É adequado para monitorar tarefas, funis de vendas, agendamento de tarefas e otimização de processos de negócios.
Você pode utilizar o Smartsheet para automação de fluxo de trabalho, colaboração de conteúdo, gestão de projetos, registro de atividades, agendamento, rastreamento de dados em tempo real e muito mais.
Resumo
Neste artigo, apresentamos uma visão geral do Monday.com e como ele pode ajudar a otimizar suas tarefas de negócios de forma eficaz.
Esperamos que nosso artigo tenha sido útil e que você se sinta preparado para organizar seus projetos com facilidade utilizando o Monday.com. É fácil de usar, acessível e confiável para centenas de empresas em todo o mundo.
Então, o que você está esperando? Explore o Monday.com agora.
Você também pode descobrir a melhor maneira de gerenciar seu trabalho de vendas com o CRM de vendas do Monday.com.