Procura uma solução eficaz e intuitiva para a gestão de tarefas e projetos? O Paymo pode ser a resposta. Esta ferramenta oferece um ambiente que facilita tanto o trabalho individual como a colaboração em equipa.
O mercado está repleto de aplicações de gestão de projetos, cada uma com as suas particularidades, metodologias de trabalho e estruturas de preços. A variedade pode levar a alguma confusão.
Muitas ferramentas não conseguem satisfazer todas as necessidades da sua empresa, resultando na aquisição de múltiplas soluções. Se está saturado de usar diversos aplicativos para o seu negócio, o Paymo surge como uma alternativa para simplificar o seu dia a dia e permitir que se foque no trabalho.
Curioso? Leia a análise detalhada do Paymo e descubra como esta ferramenta pode otimizar a gestão dos seus projetos.
Planeamento e Execução
Um software de gestão de projetos (PM) auxilia no planeamento de tarefas, competências, recursos e pessoal. Isto permite definir prazos e preços precisos para cada projeto. Após o planeamento, a execução das tarefas torna-se mais eficiente com o suporte de uma ferramenta PM.
Colaboração e Coordenação
Um sistema PM é fundamental para a colaboração entre equipas internas, fornecedores externos e stakeholders. O gestor de projeto consegue coordenar todos os envolvidos de forma eficaz.
Monitorização de Projetos
As ferramentas PM oferecem várias formas de visualização do progresso, como gráficos de Gantt e linhas do tempo. Estes dados permitem apresentar relatórios detalhados e claros a clientes, superiores e stakeholders.
Otimização do Fluxo de Trabalho da Equipa
Uma solução PM facilita a atribuição clara de tarefas. Quando todos os membros da equipa têm visibilidade das suas responsabilidades num painel de tarefas partilhado, sentem-se mais conectados. Isto também pode fomentar uma competição saudável entre colegas.
O que é o Paymo?
O Paymo é um software de gestão de projetos completo, operado na nuvem através de uma aplicação web. Oferece um conjunto de funcionalidades para planeamento, execução, alocação de recursos, agendamento, gestão de folhas de ponto e faturação.
Muitos utilizadores destacam o Paymo como uma excelente ferramenta para a gestão de projetos. O aplicativo oferece um equilíbrio notável entre funcionalidades e preço.
Funcionalidades do Paymo
Gestão de Tarefas
O Paymo PM dispõe de funcionalidades abrangentes para a gestão de tarefas, desde o nível mais básico ao mais avançado, cobrindo todas as necessidades padrão da gestão de projetos.
As funcionalidades principais incluem:
- Atribuição de tarefas a múltiplos utilizadores
- Comentários em tarefas
- Definição de dependências entre tarefas
- Criação de modelos de tarefa
- Definição de prioridades
- Visualização de tarefas em Gantt, linha do tempo, tabela e lista
- Utilização de quadros Kanban e Meta Kanban
A secção “As Minhas Tarefas” mostra as responsabilidades de cada utilizador. As “Tarefas da Equipa” apresentam as tarefas de todo o projeto, indicando quem é responsável por cada uma.
Registo de Tempo
O Paymo permite monitorizar o tempo despendido pela equipa e garantir que os projetos são concluídos dentro dos prazos. Pode adicionar temporizadores e incentivar os membros da equipa a cumprir os prazos definidos para as tarefas individuais.
A funcionalidade de folha de ponto permite inserir o tempo de toda a equipa ou gerar relatórios de tempo em massa. Inclui também funcionalidades avançadas como registo de tempo baseado em aplicações, monitorização em tempo real da equipa e registo automático de tempo.
Planeamento e Agendamento
Pode começar o planeamento de um projeto do zero ou utilizar modelos de projetos existentes. Se trabalha frequentemente com projetos semelhantes, pode duplicar projetos antigos usando a função “Duplicar Projeto” do Paymo.
Outras funcionalidades avançadas incluem:
- Definição de marcos
- Análise do caminho crítico
- Visualização de Gantt do portfólio de projetos
- Gestão de tempos de espera e atrasos
Existe ainda uma funcionalidade de agendamento automático que atribui tarefas à equipa, analisando o plano do projeto.
Gestão de Recursos
Esta funcionalidade permite aos gestores alocar recursos de forma eficaz e otimizar a sua utilização. O Calendário de Recursos mostra as atividades semanais dos membros da equipa, facilitando a atribuição de novas tarefas.
Para assegurar que a equipa não está sobrecarregada, pode usar o Gráfico de Carga de Recursos para distribuir o trabalho de maneira uniforme.
Existem ainda outras ferramentas para a gestão de feriados e tipos de licenças que apoiam as funções de RH.
Gestão de Ficheiros
O Paymo permite que todos os membros da equipa tenham acesso a todos os ficheiros, documentos e plantas necessários dentro da plataforma. Inclui armazenamento na nuvem e ferramentas de gestão de ficheiros como:
- Revisão de ficheiros
- Controlo de versões
- Organização de ficheiros
- Anexos
Gestão Financeira
Não precisa de adquirir outra ferramenta para gerir as finanças dos seus projetos. O Paymo oferece funcionalidades para a gestão financeira dos projetos. Pode definir estimativas de custos com a ferramenta de Orçamento.
Se o projeto envolver despesas de viagem, pode utilizar a função de Registo de Despesas. Outras ferramentas financeiras incluem:
- Indicadores Financeiros
- Prioridades de Faturação
- Preços Fixos
- Taxas Baseadas em Tempo
Colaboração com Clientes e Equipa
Pode convidar clientes e colaboradores externos para visualizarem o painel do projeto, com acesso controlado através da funcionalidade “Acesso de Convidado”. Pode também definir quem tem permissão para editar ou aceder a cada parte do projeto através das ferramentas de “Partilha e Permissões”.
Os membros da equipa podem discutir tarefas em tempo real ou ativar notificações para uma comunicação assíncrona.
Personalização
O Paymo oferece grande flexibilidade para personalizar o painel do projeto. Pode fazer alterações à interface do utilizador com ferramentas simples como menus personalizáveis, painéis, botões de adição rápida e atalhos.
O Paymo suporta 23 idiomas, permitindo escolher o idioma da interface.
Soluções Móveis
O Paymo inclui aplicações móveis nativas para sistemas Android e iOS. Pode utilizar o aplicativo móvel do Paymo para:
- Gerir tarefas e projetos
- Registar tempo
- Criar folhas de despesas
- Faturar clientes
Análise e Relatórios
O Paymo destaca-se pelas suas ferramentas de análise de dados de projetos. A visão geral do utilizador permite acompanhar o desempenho dos membros da equipa. A visão geral do projeto permite monitorizar a eficiência do projeto.
Pode transformar dados de texto e números em relatórios gráficos, como gráficos de pizza ou barras. O Paymo também facilita o envio de relatórios a clientes ou stakeholders internos.
Faturação e Pagamentos Online
Este módulo do Paymo trata de todos os aspetos da cobrança e pagamento de projetos. Pode transformar os dados do projeto em faturas que podem ser enviadas individualmente ou de forma recorrente. Os clientes podem efetuar pagamentos online através de gateways como Stripe, PayPal e Authorize.net.
As faturas podem também ser exportadas para as principais ferramentas de processamento contabilístico e fiscal, como Xero e QuickBooks Online.
Sincronização do Paymo com Outras Aplicações de Negócios
Pode sincronizar facilmente o Paymo com outras aplicações de negócio, sem necessitar de conhecimentos de programação. O Paymo oferece integrações, conectores e muito mais para esta conveniência. Abaixo estão as opções de sincronização com aplicações de terceiros do Paymo:
Integrações
Considere as suas necessidades de aplicações especializadas, como CRMs, ERPs, ferramentas de contabilidade, criadores de formulários, aplicações de gestão de conteúdo, etc. O Paymo oferece as seguintes integrações:
- Google Calendar
- Slack
- QuickBooks Online
- Xero
- Typeform
- JotForm
- Pomodone
- Todoist
- Reclaim
- Shift
Além destas integrações, pode usar plataformas populares If-This-Then-That (IFTTT) como Zapier, Integromat e Pabbly.
API do Paymo
A API do Paymo permite importar algumas das funcionalidades de PM para aplicações de negócio desenvolvidas e alojadas pela sua marca. A API do Paymo oferece endpoints para reservas, clientes, comentários, discussões, despesas, estimativas, modelos de fatura, marcos, relatórios, projetos e tarefas.
A API é baseada na arquitetura RESTful e utiliza XML/JSON para serialização. Responde a métodos de requisição como POST, GET, DELETE e PUT.
Casos de Uso do Paymo
O Paymo PM oferece todas as funcionalidades necessárias para a gestão de qualquer negócio, desde TI à produção de bens de consumo, passando por organizações sem fins lucrativos e iniciativas educativas. Abaixo estão alguns casos de uso populares:
- Gestão administrativa, organizacional e de projetos para agências criativas
- Modelos de projetos, folhas de ponto, faturação e gestão de trabalho remoto para agências de vendas, marketing e gestão de redes sociais
- Gestão de projetos de desenvolvimento de software, aplicações móveis, jogos e websites, e gestão de tarefas
- Consultoras que oferecem serviços de TI, RH, jurídicos, etc.
- Gestão de trabalho remoto para suporte ao cliente, marketing, contratados, etc.
- Gestão de projetos académicos para universidades, faculdades e escolas
Principais Empresas que Usam o Paymo
Mais de 100.000 utilizadores em todo o mundo usam o Paymo para a gestão de projetos. Algumas das marcas que utilizam esta aplicação incluem:
- mBusiness para trabalho remoto e distribuído
- Born Digital que usa a aplicação para reduzir o tempo de agendamento de projetos
- Galvez Gil E-Commerce Consulting usa para reduzir a sobrecarga da gestão de projetos
- Ameba Creative Studio usa o Paymo nos seus projetos de design
- Strongway usa o Paymo para projetos simultâneos
- Kunder usa o Paymo para estimativas de projetos e gestão de pessoal
Além destas marcas, a Fujifilm, NYU, Accenture e Adidas também usam esta aplicação de gestão de projetos.
Preços do Paymo
O Paymo oferece planos de assinatura escaláveis e flexíveis. Todos podem pagar o Paymo, desde micro empresas a grandes corporações, com funcionalidades limitadas ou ilimitadas. Abaixo estão os planos disponíveis:
Paymo Gratuito
Este plano é adequado para freelancers. Permite criar projetos, clientes e tarefas limitadas. Inclui calendários, quadros, tabelas e listas básicas para visualização do projeto.
Pode gerar faturas, mas apenas três. Inclui recursos padrão, como registo de tempo, folhas de ponto estáticas e acesso de convidados.
Paymo Starter
Esta assinatura tem um custo de 5,95$/utilizador/mês. Existe um desconto ao subscrever o plano anual. Oferece todas as funcionalidades do plano gratuito, mais clientes ilimitados, modelos de projetos, 100 tarefas, faturas ilimitadas, integrações, 25 GB de armazenamento na nuvem e muito mais.
O plano Starter é ideal para freelancers, microempresas e empresas domésticas.
Paymo Small Office
Small Office é o plano mais popular do Paymo. A assinatura é adequada para grupos de freelancers, equipas de profissionais, pequenas empresas e departamentos de negócio independentes.
Custa 11,95$/utilizador/mês, e também existem descontos no plano anual. A assinatura cobre todos os recursos padrão e básicos. Os serviços adicionais são:
- Projetos, clientes e tarefas ilimitadas
- Entradas ilimitadas de folhas de tempo
- Relatórios em tempo real
- Temporizadores ativos
- Controlo de versão e revisão
- Quadro Meta Kanban
- 50 GB de armazenamento na nuvem
Paymo Business
Este plano destina-se a cargas de trabalho médias, grandes e empresariais. Custa 24,95$/utilizador/mês. A assinatura oferece todas as funcionalidades básicas e padrão, além de:
- Formação e integração gratuitas
- Agendamento e distribuição de carga de trabalho
- Gestão de licenças
- Portfólios de projetos, gráficos de Gantt e quadros Kanban
- Atendimento prioritário e remoto ao cliente
- 500 GB de armazenamento na nuvem
Por que mudar para o Paymo?
O Paymo contribui para o aumento das receitas de negócio de várias formas. Em primeiro lugar, esta aplicação tem tudo o que é necessário para a gestão de projetos. Raramente terá de investir em ferramentas adicionais.
Em segundo lugar, a sua equipa tem acesso a todas as funcionalidades numa única aplicação, o que permite que se concentrem no trabalho, sem a necessidade de usar vários aplicativos diferentes.
Em terceiro lugar, ao reduzir os custos e aumentar a produtividade da equipa, irá notar um aumento na margem de lucro geral.
Além disso, pode gerir projetos de forma remota, utilizando ferramentas como aplicativos móveis, widgets, API e aplicativos independentes.
As equipas apreciam o Paymo devido à sua facilidade de uso e curva de aprendizagem mais suave em comparação com outras aplicações semelhantes.
Aplicações Alternativas de Gestão de Projetos
O Paymo é uma ferramenta de PM com funcionalidades e desempenho preparados para o futuro. Se procura outras soluções, considere estas aplicações:
monday.com
A ferramenta de gestão de trabalho monday.com é uma aplicação popular de PM utilizada por marcas como Hulu, BD, Canva, NHL, Coca-Cola, Oscar e mais. Oferece todos os recursos de PM que se espera, incluindo:
- Painéis
- Quadros Kanban
- Gráficos de Gantt
- Integrações
- Documentos e arquivos
- Fluxos de trabalho automatizados
Pequenas, médias e grandes empresas, organizações sem fins lucrativos, podem usar esta ferramenta de forma eficaz.
ClickUp
O ClickUp é outra aplicação robusta para a gestão de relacionamento com o cliente (CRM), trabalho remoto e gestão de projetos. Muitas startups, organizações sem fins lucrativos e empresas têm usado esta aplicação web nos últimos anos. As suas principais características incluem:
- Quadros brancos
- Painéis
- Metas
- Tarefas e documentos
- Chat
- ClickApps
- Integrações
- Modelos de automação
O ClickUp é adequado para desenvolvimento, marketing, vendas, design, gestão de produtos, educação e muito mais.
Conclusão
Neste artigo, exploramos as funcionalidades do aplicativo de gestão de projetos Paymo. Agora já deve ter informações suficientes para decidir se esta é a ferramenta certa para a sua empresa e para o seu modelo de receita.
Pode experimentar a aplicação ao inscrever-se no plano gratuito. Se estiver satisfeito, pode optar por um plano pago.
Poderá também estar interessado em Desktop-as-a-Service (DaaS) e em usar o marketing para impulsionar tecnologicamente o seu negócio.