Para que um contrato seja válido juridicamente, não é necessário que ele seja assinado fisicamente. Graças ao Zoho Sign, você pode realizar assinaturas digitais, economizando tempo, dinheiro e evitando complicações.
Com a gradual obsolescência do uso de papel, a adoção de assinaturas digitais torna-se cada vez mais lógica. Elas não são apenas mais rápidas e práticas, mas também uma opção ecologicamente correta.
Embora existam diversas soluções de assinatura digital no mercado, escolher uma plataforma confiável como o Zoho Sign é essencial, pois ele oferece eficiência e acessibilidade.
O que Define uma Assinatura Digital?
Uma assinatura digital é um método de validação que assegura a autenticidade e a integridade de um arquivo, software ou mensagem digital. Através da criptografia, ela protege o documento contra manipulações e falsificações. Em muitos países, como nos EUA, as assinaturas digitais são reconhecidas legalmente.
Por Que Adotar Assinaturas Digitais?
Redução de Tempo e Custos
O método manual de assinatura de documentos envolve etapas como elaboração, impressão, digitalização e envio postal. O processo pode levar semanas até que os documentos sejam devolvidos assinados. Assinar digitalmente elimina essas tarefas, proporcionando economia de tempo e dinheiro.
Segurança e Eficiência
As assinaturas digitais são uma alternativa segura às tradicionais assinaturas em papel. Não há necessidade de imprimir, digitalizar ou enviar documentos físicos para as partes envolvidas. Além disso, o risco de falsificação é significativamente reduzido.
Acessibilidade Aprimorada
Assinaturas digitais são extremamente convenientes para documentos em contextos remotos e globais. Elas permitem que as partes assinem documentos com segurança, de qualquer lugar, aumentando a eficiência nos negócios.
Imagem Corporativa Fortalecida
O uso de papel para assinar documentos tem um impacto ambiental. Ao adotar assinaturas digitais, sua empresa pode diminuir esse impacto e projetar uma imagem mais sustentável.
Validade Jurídica Assegurada
Assim como as assinaturas manuscritas, as assinaturas digitais têm validade legal em diversas nações. Seja um contrato, acordo, transação eletrônica ou qualquer outro documento legal, as assinaturas digitais garantem sua autenticidade e integridade, sendo reconhecidas como juridicamente válidas em tribunais.
Integridade Documental Preservada
Uma assinatura digital é vital para manter a integridade de um documento digital. Através de algoritmos criptográficos, é gerado um valor de hash exclusivo. Qualquer alteração no documento resultará em um valor de hash diferente, evidenciando a modificação.
Automação do Fluxo de Trabalho
O processo de assinatura em papel exige coordenação e acompanhamento manual para garantir a assinatura correta dos documentos e a confidencialidade dos dados. Além disso, assinaturas manuais são suscetíveis a atrasos, erros e violações de políticas.
Optar por assinaturas digitais significa adotar um fluxo de trabalho padronizado e automatizado, reduzindo erros e garantindo consistência.
Como o Zoho Sign Impulsiona a Assinatura Digital?
Se você ainda utiliza o método tradicional de assinatura com papel e caneta, é o momento de considerar o Zoho Sign. Este software torna o processo de assinatura e gerenciamento de documentos comerciais seguro, simples e acessível de qualquer lugar do mundo.
Esta solução completa de assinatura digital elimina a complexidade do processo manual de assinatura. Com ele, você terá documentos legalmente válidos e protegidos contra alterações após a assinatura. Além disso, o software permite verificar a identidade dos signatários e assinar documentos de qualquer local, mantendo a conformidade legal.
A seguir, vamos explorar os principais recursos oferecidos pelo Zoho Sign.
Processo Simplificado de Assinatura e Envio
O Zoho Sign oferece uma abordagem prática para o envio e assinatura de documentos digitais. Você pode facilmente carregar o arquivo, adicionar destinatários e posicionar campos de formulário antes do envio. Para assinar, basta abrir o link recebido por e-mail, inserir o código de verificação (se necessário) e concluir a assinatura.
Gerenciamento de Documentos Sem Complicações
O gerenciamento de documentos nesta plataforma também é descomplicado. Você pode verificar o status dos documentos e realizar ações com base nesse status. O Zoho Sign oferece trilhas de auditoria completas, proporcionando um histórico detalhado de todas as ações realizadas em um documento e a certificação de conclusão para documentos sem pendências.
Modelos de Documentos Reutilizáveis
Com a funcionalidade de modelos do Zoho Sign, você não precisa criar contratos do zero a cada vez. Usuários dos planos Professional e Enterprise podem criar modelos para contratos de vendas, acordos de contratação e políticas de mídia social, que podem ser reutilizados frequentemente.
Após criar os modelos para as suas necessidades de negócio, você pode visualizar e editar esses modelos para cada ocasião, alterar a propriedade, criar SignForm (funcionalidade exclusiva para administradores da organização) e remover modelos. Eles permanecerão disponíveis na sua conta até que você os exclua manualmente.
Envio de Documentos em Lote
O Zoho Sign permite enviar um ou mais documentos para vários destinatários simultaneamente, através do recurso de envio em massa. Esta funcionalidade, disponível apenas no plano Enterprise, é ideal para situações como o envio de políticas atualizadas para todos os funcionários de uma organização.
Integração com a Open AI
Se você possui uma assinatura paga do Zoho Sign utilizando datacenters nos EUA e uma chave de API OpenAI válida, você pode utilizar o ChatGPT e a integração OpenAI através do assistente de IA do Zoho, Zia. Essa integração permite que dados do documento sejam compartilhados com o Open AI, possibilitando diversas aplicações, como a geração de um resumo do documento.
AES e QES
Usuários de todos os planos pagos e datacenters dos EUA podem obter certificados AES (Advanced Electronic Signature) para suas assinaturas através da TrustFactory, localizada na África do Sul. Para usufruir desse recurso, é necessário se registrar na TrustFactory e configurar a integração.
O Zoho Sign também tem parceria com a Uanataca SA, um provedor de serviços de verificação de identidade com sede na UE. Essa colaboração permite que usuários com assinatura Enterprise assinem documentos através do QES (Qualificado Assinatura Eletrônica).
Aplicativos Móveis Zoho Sign
Se você está constantemente em movimento, você pode instalar os aplicativos Zoho Sign para Android ou iOS em seus dispositivos móveis. Esses aplicativos oferecem a mesma eficiência para assinar, rastrear e enviar documentos, bem como gerenciar modelos.
APIs do Zoho Sign
O Zoho Sign oferece APIs para a integração de assinaturas digitais em qualquer aplicativo. Independentemente das necessidades do seu projeto, você pode facilmente aplicar exemplos de código em sua linguagem de programação preferida.
As APIs, que são flexíveis e escaláveis, podem ser implementadas em poucos minutos. Todos os documentos assinados por meio dessas APIs são 100% válidos em tribunais. A segurança é garantida pelo protocolo OAuth 2.0, um padrão da indústria.
Integração com Principais Plataformas
O Zoho Sign se integra com outras ferramentas de negócios e comunicação populares como Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents e Integromat.
Geração de Relatórios Detalhados
Os administradores da organização podem acessar relatórios detalhados gerados pelo Zoho Sign para todos os documentos assinados e enviados através da conta. Filtros por categoria também estão disponíveis, como tipo de documento, status (concluído, pendente, recusado, expirado), validade e histórico de atividades.
Por padrão, os relatórios são gerados para os últimos 30 dias, mas você também pode gerar relatórios semanais e mensais, e exportá-los no formato CSV.
Planos de Preços do Zoho Sign
Usuários individuais podem optar pelo plano gratuito do Zoho Sign, que permite assinar até cinco documentos por mês. Para necessidades maiores, existem os planos Standard, Professional e Enterprise, com preços a partir de US$ 10 por usuário/mês.
O Zoho Sign oferece um teste gratuito de 14 dias, onde você pode experimentar todos os recursos do plano Enterprise. Há também um plano de API de assinatura digital, com preços flexíveis e transparentes, no modelo de pagamento por uso.
Considerações Finais
A assinatura digital não só proporciona conveniência na assinatura remota de documentos, como também adiciona uma camada extra de segurança contra adulterações. É um processo ecologicamente responsável, que elimina a necessidade de papel e oferece rastreabilidade para trilhas de auditoria.
O Zoho Sign é um aplicativo acessível que permite a criação de documentos e seu envio para outras partes para assinatura rápida. Empresas de todos os tamanhos e usuários individuais podem utilizar este software para documentação legal.
Empresas também podem considerar outros aplicativos da Zoho, como o Zoho Assist e o Zoho Payroll.