Está indeciso entre o Confluence e o SharePoint para sua empresa? Este guia completo sobre Confluence vs. SharePoint vai ajudá-lo a tomar uma decisão informada.
Se o seu objetivo é facilitar a colaboração de dados entre diferentes áreas da sua empresa, e até mesmo com parceiros externos, você precisa de ferramentas eficientes para gestão do conhecimento e colaboração.
Confluence e SharePoint se destacam como as opções mais populares nesse cenário. Continue lendo para descobrir as particularidades de cada um e comparar suas funcionalidades. Além disso, entenda como escolher a melhor ferramenta para as necessidades específicas da sua organização.
Confluence: Uma Análise Geral
O Confluence se apresenta como uma solução robusta para gerenciamento de conhecimento e brainstorming, adequada para empresas de todos os portes e segmentos. Ele possibilita a criação de espaços de trabalho dedicados a diferentes operações de negócios, como:
- Desenvolvimento de estratégias empresariais
- Criação de produtos, serviços e aplicativos
- Gestão de recursos humanos e folha de pagamento
- Implementação de ações de marketing e vendas
- Elaboração de documentação e relatórios
- Planejamento de projetos
- Gestão de produtos
- Definição de políticas e regulamentos corporativos
Dentro do Confluence, você cria Espaços e, em seguida, diversas Páginas dentro desses Espaços. Para uma melhor organização, é possível usar Árvores de Páginas, criando hierarquias com metadados.
A plataforma funciona totalmente na nuvem, com opções de hospedagem em datacenters ou servidores locais. Se a sua empresa trabalha com editoras internacionais, agências de conteúdo ou empresas de gerenciamento de projetos e produtos, é provável que já tenha recebido links do Confluence para páginas e sites corporativos.
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O Papel do Confluence na Colaboração no Trabalho
O Confluence oferece plataformas intuitivas, essenciais para equipes remotas e híbridas colaborarem de forma eficiente. Ele permite criar espaços de equipe com uma visão geral do projeto ou equipe, através de campos como:
- Imagem de cabeçalho
- Descrição do espaço
- Objetivos da equipe
- Informações de contato
Assim, sua equipe e colaboradores têm todas as informações necessárias ao alcance das mãos. A ferramenta permite o carregamento de diversos tipos de conteúdo, como imagens, textos, documentos, PDFs, arquivos multimídia e códigos, tornando-se uma fonte única e confiável de dados para sua empresa, acessível a qualquer hora e de qualquer lugar.
Além disso, o Confluence facilita o trabalho móvel e o gerenciamento de conteúdo através de aplicativos para Android e iOS. É possível realizar praticamente todas as tarefas a partir de dispositivos móveis, garantindo que seu negócio continue operando, mesmo que você e outros gestores estejam fora do escritório.
Benefícios do Confluence
- O Confluence facilita a criação de bases de conhecimento acessíveis para qualquer pessoa, tanto em computadores quanto em dispositivos móveis.
- A ferramenta otimiza o processo de criação e publicação de conteúdo, oferecendo espaços de edição colaborativos, automatização de aprovações e proteção de dados.
- Ao usar o Confluence para exibir conteúdo corporativo, você adiciona uma camada extra de segurança, prevenindo a duplicação não autorizada de material ou ataques de ransomware.
- Se um desenvolvedor web ou de aplicativos enviar conteúdo incorreto para publicação, você pode recuperá-lo rapidamente e atualizar as páginas com as informações corretas, utilizando o controle de versão para textos, códigos e quadros brancos.
- Empresas que já utilizam ferramentas como Jira Software, Jira Service Management e Jira Work Management costumam usar o Confluence como sua principal plataforma de conteúdo digital.
SharePoint: Uma Visão Geral
O Microsoft SharePoint é uma ferramenta abrangente para publicação de intranets e páginas da internet, com recursos de arquivamento, publicação e distribuição de conteúdo. Se sua empresa precisa de portais web separados para conteúdo interno e externo, o SharePoint pode ser uma boa opção.
Com um site SharePoint, você não precisa se preocupar com desenvolvimento de páginas web, gerenciamento de conteúdo e publicação. Basta implementar o SharePoint na nuvem e utilizar seus modelos pré-configurados para criar rapidamente sites como o Hub Site, Team Site e Communication Site.
Inicialmente, as empresas utilizavam o SharePoint principalmente para organizar grandes volumes de dados corporativos. No entanto, seu uso tem diminuído devido à complexidade em desenvolvimento, gerenciamento e provisionamento de segurança.
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O Papel do SharePoint na Colaboração no Trabalho
O SharePoint atua principalmente como uma intranet confiável. Funcionários, tanto no escritório quanto em regime remoto, podem acessá-la por meio de dispositivos autorizados. Na seção de Conteúdo e documentos do site, eles podem acessar arquivos relevantes para projetos e outras atividades de trabalho.
O SharePoint também oferece um sistema de controle de versão, armazenando arquivos, documentos, imagens e conteúdo multimídia em diferentes versões. A colaboração em arquivos pode ser feita por meio de ferramentas online do Microsoft Office, como Word, Excel e PowerPoint.
O recurso “Checkout” é um diferencial para empresas de grande porte. Ao fazer o checkout de um documento, ele não estará disponível para edição por outros membros da equipe até que o check-in seja realizado.
Embora com uso limitado, algumas grandes empresas e gigantes de tecnologia ainda utilizam o SharePoint para intranets e aplicativos móveis.
Benefícios do SharePoint
- Grandes organizações e governos utilizam o SharePoint para comunicação e compartilhamento de arquivos com segurança na internet pública.
- A utilização do SharePoint como intranet reduz custos com desenvolvimento e contratação de desenvolvedores web.
- Sites do SharePoint também podem ser utilizados como lojas de e-commerce, gerenciamento de dispositivos de TI e arquivamento de conteúdo.
- A ferramenta integra-se perfeitamente com aplicativos do Microsoft 365, permitindo a produção de relatórios, apresentações e aplicativos móveis em qualquer lugar, usando um navegador web em dispositivos móveis ou notebooks.
- As listas do SharePoint são úteis para listas de tarefas e anotações.
- O calendário do Outlook pode ser importado e exportado para agendamento e gerenciamento de eventos.
Confluence vs. SharePoint: O Processo de Trabalho
A principal diferença entre Confluence e SharePoint está no processo de trabalho. Começar a usar o Confluence é muito fácil. A ferramenta o guia através da configuração de Espaços e Páginas conforme necessário.
Já o SharePoint é uma solução mais complexa para gerenciamento de conteúdo. Sua configuração é tão intrincada quanto sua arquitetura na internet ou intranet. É necessário um administrador com experiência na ferramenta para configurar sites e ativos do SharePoint. Embora qualquer pessoa possa criar sites e páginas no Confluence, o SharePoint exige um profissional de TI especializado para configuração.
O Processo de Trabalho do Confluence
O Confluence oferece um painel onde você pode visualizar tarefas, notícias da organização e atividades dos Espaços. Para isso, a Atlassian disponibiliza as seguintes interfaces:
- Seu nome e Espaço
- Retome de onde parou – para continuar tarefas
- Descubra o que está acontecendo – um feed de conteúdo popular e seguido
- Espaços—todos os espaços de trabalho e páginas criados ou compartilhados com você
- Anúncios
- Calendários — calendários pessoais e de equipe
Os Espaços no Confluence armazenam todas as atividades de um projeto, equipe, departamento ou organização. Empresas menores podem ter apenas um Espaço, enquanto multinacionais podem ter centenas.
Dentro de cada Espaço, existem diversas Páginas. Ao utilizar o Espaço de Gestão de Projetos do Confluence, você encontra páginas como:
- Plano de projeto
- Documentação da Decisão
- Relatório de status
Diferente do SharePoint, não é possível permitir que qualquer pessoa acesse seus espaços, páginas ou blogs no Confluence. Você pode enviar convites para colaboradores externos, mas eles devem criar uma conta gratuita ou paga do Confluence para colaborar.
O Processo de Trabalho do SharePoint
O primeiro acesso ao SharePoint pode ser desafiador. É necessário acessar o portal inicial do Microsoft 365 e visitar o menu Aplicativos na barra de navegação lateral para encontrar o SharePoint.
Na página inicial do SharePoint, você pode criar novos sites ou posts. Não é possível criar posts autônomos sem configurar um site do SharePoint. Um site consiste em:
- Página inicial
- Conversas
- Documentos
- Bloco de anotações
- Páginas
- Conteúdo do site
- Lixeira
- Opção de edição
Ao criar sites no SharePoint, você pode optar entre Site de Equipe e Site de Comunicação. Depois de criado, o site pode ser público ou privado, dependendo do conteúdo. Seja um site público ou fechado, é necessário convidar visitantes para o site no painel de Compartilhamento. Seu site permite que você e sua equipe usem Teams, Listas, OneNote e OneDrive dentro do SharePoint, aumentando a produtividade.
Confluence vs. SharePoint: Usos
Usos do Confluence
Principais usos do Confluence:
- Desenvolvimento de sites e páginas wiki para empresas
- Gerenciamento de tarefas e projetos, juntamente com o conteúdo
- Criação de fluxos de trabalho para publicação de conteúdo para mídia online ou offline
- Elaboração de planos de desenvolvimento de carreira para indivíduos e equipes
- Configuração de um glossário para design de conteúdo
Usos do SharePoint
Principais usos do SharePoint:
- Criação e publicação de sites de intranet para empresas
- Criação de bibliotecas de documentos para equipes ou organizações inteiras
- Configuração de espaço para armazenamento de arquivos grandes, como vídeos, códigos e módulos de aplicativos
- Automatização de fluxos de trabalho com ferramentas da Microsoft, como Power Automate e Power Apps
Confluence vs. SharePoint: Comparativo de Recursos
| Recursos | Confluence | SharePoint |
| Edição em tempo real | Disponível | Disponível |
| Comentários embutidos | Disponível | Disponível |
| Descoberta de conteúdo | Fácil | Complexa |
| Acesso ao conteúdo por padrão | Aberto | Escondido em elementos da interface |
| Navegação | Intuitiva | Requer treinamento |
| Hierarquia do conteúdo | Espaços > Árvores de páginas > Páginas > Blogs | Site de equipe/comunicação > Documentos > Biblioteca de documentos |
| Painel/página inicial com feed e tarefas | Disponível | Não disponível, precisa ser criado |
| Análises de Espaços/Páginas | Fácil acesso na navegação lateral | Análises padrão limitadas, análise avançada requer apps de terceiros |
| Páginas flexíveis com criação de campos modulares | Disponível | Requer macros de formatação complexas |
| Gerenciamento de grandes volumes de conteúdo | Disponível | Requer scripts complexos do Power Automate |
| Quadro branco digital | Disponível com integrações | Não disponível |
| Modelos de espaço de trabalho | Mais de 100 modelos gratuitos | Não disponível |
| Armazenamento na nuvem e anexos | 250 GB (Standard) e ilimitado (Premium/Enterprise) | 1 TB (SharePoint Online Plano 1) e ilimitado (SharePoint Online Plano 2 ou Office 365 E3 ou superior) |
| Assinatura gratuita | Gratuito para até 10 usuários | Não há versão gratuita ou avaliação |
Confluence vs. SharePoint: Casos de Uso
Casos de Uso do Confluence
#1. Planejamento de Capacidade
Você pode usar o Confluence para planejar a capacidade de toda a equipe para um projeto específico. É possível classificar a capacidade de cada membro da equipe para diferentes projetos. Na planilha de alocação de tempo individual, os membros inserem seus nomes, tarefas, horas necessárias e horas por tarefa.
Em seguida, na capacidade da equipe para o projeto, eles preenchem os valores para a função, % de tempo semanal dedicado ao projeto, horas semanais no projeto, entre outros.
#2. Documento de Gestão de Mudanças
Se você está planejando mudanças em sua empresa, o Confluence pode ajudar. Sendo um editor de texto com suporte multimídia, você pode criar todos os rascunhos do processo de transformação em uma Página do Confluence. Liste as etapas de gestão de mudanças, como a definição do problema, princípio orientador, mensagens para os funcionários, canais de comunicação, fluxo de trabalho, funções e responsabilidades, etc.
Casos de Uso do SharePoint
#1. Gerenciamento de Vendas
Um dos usos mais comuns para sites de equipe do SharePoint é o gerenciamento de vendas. A página inicial funciona como um painel para notícias da equipe ou organização.
A guia Conversas pode ser utilizada para comunicação em tempo real via Teams ou comunicação assíncrona por meio do Outlook. Representantes e gerentes de vendas podem usar a guia Documentos para acessar orçamentos, contratos, faturas e outros documentos. A guia Bloco de Notas permite fazer anotações durante visitas a clientes e fornecedores.
#2. Criação de Biblioteca de Documentos
Outra forma de utilizar o SharePoint é criar bibliotecas de documentos para equipes, departamentos ou toda a organização. Assim, você evita a criação de silos de dados. É possível adicionar novas pastas para organizar documentos e arquivos em um diretório amplo. A Biblioteca de Documentos também permite criar arquivos do Word, Excel e PowerPoint.
Confluence vs. SharePoint: O Veredicto
Agora deve estar mais claro qual ferramenta atende melhor às necessidades de sua empresa. Se o seu objetivo é reduzir custos com manutenção de servidores e equipe de TI, o Confluence é uma boa escolha.
Além disso, o Confluence é ideal para criação de base de conhecimento, colaboração em documentos, brainstorming em tempo real e gerenciamento de tarefas.
O SharePoint é mais adequado se sua empresa já depende muito dos aplicativos Microsoft 365. Se você assinar apenas o SharePoint, perderá diversos recursos que dependem de outras ferramentas da Microsoft, como Outlook, OneDrive, Power Apps e Power Automate.
Uma assinatura do SharePoint para empresas começa em $10,00/usuário/mês, um valor mais alto que o Confluence, sem considerar o tempo e esforço necessário para configuração dos sites.
Portanto, o Confluence é uma solução de gerenciamento de conteúdo e colaboração mais inteligente e acessível que o SharePoint.
Para finalizar, conheça também softwares de automação de documentos para economizar horas de trabalho.