O Trello se apresenta como uma solução intuitiva para empresas e indivíduos que buscam otimizar a gestão e o acompanhamento de seus projetos, tudo isso em uma única plataforma com funcionalidades versáteis.
Conforme as empresas se expandem, suas demandas se intensificam, acompanhadas pelo aumento de tarefas, operações e riscos. Nesse cenário, a necessidade de um sistema eficaz para gerenciar projetos, tarefas, progresso e minimizar riscos e ineficiências se torna crucial.
Nesse contexto, uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas como o Trello pode ser de grande auxílio 👍.
Seja você um empreendedor individual, um profissional autônomo, um líder de equipe ou parte de uma grande organização, o mercado oferece diversas ferramentas de gestão de projetos e tarefas que podem ser adaptadas às suas necessidades.
Embora diversas opções no mercado ofereçam benefícios similares, a chave é escolher aquela que se destaca pela facilidade de uso e pela pertinência de seus recursos ao seu contexto específico.
Nesse sentido, se você busca uma plataforma intuitiva para seus projetos, o Trello está a apenas um cadastro de distância. A plataforma oferece uma abordagem interativa e visualmente atraente 👀 para o gerenciamento de projetos e tarefas, impulsionando a colaboração e a eficiência da equipe.
Vamos explorar o funcionamento do Trello e sua eficácia no gerenciamento de projetos, para que você possa avaliar se ele atende às suas necessidades específicas.
O Que é o Trello?
Trello é uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de projetos, acessível na nuvem e com interface amigável. Ela se adapta a diversas necessidades, desde o planejamento de uma festa de casamento até a elaboração de estratégias de negócios. A organização de projetos e tarefas é feita por meio de quadros Trello, e seus usos comuns incluem o estabelecimento de metas, a colaboração entre equipes, o brainstorming, o gerenciamento de calendários editoriais, o recrutamento e a definição de roteiros de produtos.
O Trello facilita a visualização de dados, como a natureza do projeto, os responsáveis por cada tarefa, o progresso de cada membro e muito mais. Profissionais autônomos também podem utilizar o Trello para organizar suas atividades, gerenciar prazos e configurar lembretes.
Simples, poderoso e flexível, o Trello oferece um conjunto completo de ferramentas para aumentar a produtividade. As opções de listas, cartões e quadros proporcionam uma visão clara de quem está encarregado de cada tarefa e do que é necessário para concluí-la no prazo.
Além disso, a natureza visual do Trello traz um benefício extra para o gerenciamento de projetos, fluxo de trabalho e acompanhamento de tarefas. A plataforma permite adicionar arquivos, listas de verificação e automatizar diversas ações. Os cartões do Trello armazenam todas as informações necessárias para manter a organização, incluindo datas, atribuições de membros, comentários e muito mais.
O Trello se destaca como uma solução valiosa para muitas empresas e indivíduos que buscam simplificar o ciclo de vida do projeto, tornando-o mais acessível e direto. A plataforma permite adicionar quadros e listas aos seus projetos, acompanhando tudo em um só lugar. O acesso ao Trello é global, permitindo que você se mantenha conectado mesmo à distância.
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Funcionalidades do Trello
O Trello se distingue como uma ferramenta simples, porém eficaz, com um conjunto robusto de funcionalidades:
#1. Visualizações
Transforme a forma como você vê o seu trabalho, explorando diferentes perspectivas de projetos com as visualizações de linha do tempo, tabela, quadro, calendário, mapa, área de trabalho e painel. Essas visualizações trazem um olhar renovado para as tarefas em questão.
Este recurso engloba:
- Quadro do Trello: O quadro do Trello é o ponto de partida ideal para transformar ideias em ação. Nele, você pode planejar seus projetos, dividindo-os em tarefas menores para acelerar a execução. Além disso, é possível acompanhar o status de cada tarefa individualmente.
- Linha do tempo: A linha do tempo do Trello oferece uma visão clara de como cada parte do projeto se encaixa ao longo do tempo, facilitando o acompanhamento do progresso. As tarefas podem ser reorganizadas através de um sistema de arrastar e soltar, e as datas podem ser ajustadas de acordo com as necessidades e prioridades.
- Calendário: O calendário do Trello funciona como uma ferramenta preditiva, fornecendo uma visão clara do trabalho, incluindo o agendamento de calendários editoriais, tarefas e outras atividades.
- Painel: O painel do Trello oferece informações valiosas sobre seus projetos e processos, permitindo o gerenciamento eficaz das cargas de trabalho e a visualização de métricas importantes, como prazos, cartões por lista e cartões atribuídos, entre outras.
- Tabela: A visualização em tabela possibilita o acompanhamento de todas as atividades em um quadro, oferecendo uma lista em estilo de planilha que pode ser organizada de acordo com os cartões que você deseja visualizar.
- Mapa: A visualização de mapa do Trello permite visualizar dados com base na localização geográfica, não importa onde você esteja. Essa funcionalidade facilita o planejamento de eventos, a organização de trabalhos, o rastreamento de propriedades e outras atividades.
#2. Automação
Permita que o Trello cuide das tarefas repetitivas com a automação sem código – Butler – para que você possa concentrar seus esforços no trabalho mais importante. Integrado ao Trello Board, o Butler facilita o gerenciamento de projetos e tarefas, permitindo a criação de regras, comandos e botões para automatizar ações e tarefas.
Além disso, você pode definir regras para suas tarefas cruciais através da configuração de gatilhos e ações necessárias usando o Butler. Os botões de placa e cartão personalizados ajudam a avançar para a próxima etapa de forma mais ágil. Os botões de cartão ficam visíveis no verso de cada cartão, enquanto os botões de placa estão localizados no canto superior direito.
Além disso, a extensão do poder do Butler é possível através da integração com plataformas como Slack, e-mail e Jira. O Butler identifica tarefas repetitivas em seu quadro do Trello, sugerindo automações que podem ser ativadas com apenas um clique.
#3. Modelos
O Trello oferece uma ampla seleção de modelos para diversas áreas, como design, educação, negócios, engenharia, marketing e gestão de projetos, entre outras. Esses modelos fornecem um ponto de partida para seus projetos, que podem ser personalizados de acordo com suas necessidades. O uso desses modelos acelera a conclusão de tarefas e simplifica a colaboração.
#4. Integração
A integração de seus aplicativos de negócios com o Trello otimiza seu espaço de trabalho, tornando-o ainda mais acessível e fácil de usar. Algumas integrações disponíveis incluem Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, Hootsuite, envolvente.me, Instabug, Clockify e muitas outras.
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Benefícios do Trello
O Trello oferece diversas vantagens. Elas incluem:
- Organização de Projetos: O Trello permite que você e sua equipe organizem projetos e tarefas em listas, cartões e quadros.
- Colaboração: Com o Trello, a colaboração com os membros de sua equipe se torna fácil, permitindo que trabalhem juntos em diversos projetos, anexem arquivos, definam prazos e deixem comentários nos cartões.
- Acesso Móvel: O aplicativo móvel do Trello permite acessar seus quadros em qualquer lugar, mantendo a produtividade mesmo quando você está ausente.
- Flexibilidade: O Trello pode ser usado para qualquer tipo de tarefa ou projeto, tornando-o uma plataforma versátil para indivíduos e empresas.
- Gerenciamento de Tempo: O Trello possibilita a definição de prazos para tarefas e a visualização do andamento dos projetos ao longo do tempo, auxiliando no cumprimento dos prazos.
- Personalização: O Trello permite adicionar campos personalizados, rótulos, fundos personalizados e outras opções em seus cartões e quadros, oferecendo controle total sobre a organização e visualização de seus projetos.
- Fácil de Usar: O Trello foi projetado para ser intuitivo e fácil de usar, tornando-o acessível para qualquer pessoa.
- Sistemas Kanban: O Trello usa o sistema Kanban, que permite o planejamento de tarefas em elementos menores usando um sistema de cartões e quadros.
- Notificações Instantâneas: Você recebe notificações e alertas contínuos sempre que um cartão ou quadro é atualizado. Além disso, as notificações são enviadas imediatamente quando um membro da equipe atualiza as tarefas.
- Preços Transparentes: O Trello possui uma estrutura de preços mais direta em comparação com outras ferramentas de gerenciamento. A versão gratuita permite convidar membros e criar quadros, listas e cartões com facilidade.
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Como Usar o Trello
Para garantir uma gestão eficaz de projetos para sua empresa, é essencial saber como usar o Trello. Vamos explorar as etapas a seguir:
Criando uma Conta
Para usar o Trello, você precisa se cadastrar e criar uma conta.
- No seu navegador, acesse a página de login do Trello.
- Adicione a página aos seus favoritos para facilitar o acesso futuro.
- Insira suas informações de login, como nome de usuário e senha.
- Você também encontrará a opção “Login com o Google”, entre outras opções.
- Após inserir as credenciais, você precisará marcar a caixa de concordância com os termos e políticas de uso do Trello.
- Depois de aceitar os termos, você será direcionado para o painel do Trello, onde poderá adicionar quadros, listas, cartões e outros elementos.
- É possível adicionar um novo projeto ou visualizar os projetos existentes no painel.
- O menu localizado no canto superior direito oferece opções como configurações, detalhes do perfil, atividade do cartão e ajuda.
- Você pode sair do menu a qualquer momento.
Compreendendo os Principais Componentes
O Trello, ferramenta visual de gerenciamento de projetos e tarefas, permite que você crie, planeje e gerencie seu trabalho em equipe de forma mais produtiva e organizada.
Fonte: Trello
Para otimizar o processo de gerenciamento de projetos, é fundamental compreender alguns termos e componentes básicos do Trello:
- Quadro: O quadro do Trello é onde você acompanha todos os dados do projeto, como projetos individuais, fluxos de trabalho ou equipes. Seja para escrever um artigo, monitorar vendas, organizar uma festa ou lançar um novo site, o quadro do Trello ajuda a organizar as tarefas, até os mínimos detalhes, permitindo a colaboração em equipe.
- Cartões: O cartão é a menor unidade do Trello Board, representando ideias 💡 e tarefas. Os cartões representam atividades que precisam ser concluídas, como a criação de um blog, a definição das políticas de férias da empresa ou a contratação de um gerente de marketing. Os cartões são totalmente personalizáveis e permitem a inclusão de todas as informações necessárias. Além disso, os cartões podem ser arrastados e soltos para mostrar o progresso nas “listas”. O número de cartões que podem ser adicionados é ilimitado.
- Listas: As listas são usadas para organizar os cartões, ou tarefas e informações, mostrando as etapas do processo. As listas representam as diferentes etapas de um fluxo de trabalho e permitem que os cartões sejam movidos à medida que avançam no processo. As listas também podem ser usadas para manter o controle de informações e ideias. Várias listas podem ser adicionadas a um quadro, e cada lista pode ter sua organização e título personalizados.
Criar um Quadro do Trello
O quadro do Trello auxilia na organização do projeto, atendendo a suas necessidades específicas. Veja como criar um novo quadro no painel do Trello:
- Na aba da área de trabalho, clique em “Criar novo quadro” ou clique no botão de adição no cabeçalho à esquerda do seu nome de perfil e selecione “Criar novo quadro”.
- Atribua um nome ao quadro que reflita o projeto no qual você está trabalhando, como organização de eventos, gerenciamento de blogs, rastreamento de leads de vendas ou lançamento de novos produtos.
- Seu quadro de projetos agora está pronto. Ao adicionar um novo quadro, a configuração padrão é “Espaço de trabalho visível”. Isso significa que qualquer pessoa da equipe pode visualizar, editar e participar dos cartões.
- Se você quiser alterar a configuração para privado, para que apenas membros específicos do quadro possam visualizá-lo, altere a configuração para “Privado”.
- Existe também a opção “Público”, que permite que qualquer pessoa na internet visualize o quadro com o link, pois ele é indexado nos mecanismos de pesquisa.
- Para adicionar outro fluxo de trabalho, basta seguir o mesmo processo. O quadro também pode ser personalizado, dando uma aparência única aos seus diferentes projetos.
Adicionar Cartões e Listas
Você pode criar listas em seu quadro de acordo com suas necessidades. Por exemplo, você pode encontrar três listas, incluindo “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. Você também pode criar uma lista para cada membro da equipe. Siga estas etapas simples para criar uma lista com facilidade:
- Abra o quadro para criar uma lista. Abaixo do nome do seu quadro, clique na opção “Adicionar uma lista”.
- Dê um nome à sua lista e clique em “Adicionar lista”.
- Logo abaixo, você terá a opção de adicionar um cartão.
- Clique em “Adicionar um cartão” e digite o título do cartão.
Ao clicar no cartão, você pode adicionar comentários e descrições para as equipes. Você também pode adicionar listas de verificação, anexos e rótulos na mesma tela.
Colaborando e Comunicando
Como líder de um projeto, é sua responsabilidade acompanhar o andamento do trabalho, certificando-se de que todos os membros estejam trabalhando nas tarefas designadas e progredindo de forma eficaz. Para isso, convide os membros da sua equipe para participar do quadro do Trello e acompanhe as tarefas atribuídas.
Para isso, siga as seguintes etapas:
- Clique em “Convidar” na parte superior do quadro e selecione o membro a ser adicionado ao quadro. Você pode convidar pessoas pelo nome ou endereço de e-mail.
- No botão do menu, você encontra um link compartilhável. Envie esse link por e-mail ou canal do Slack para convidar pessoas a colaborar.
- Você também pode baixar o código QR e permitir que as pessoas o digitalizem para acessar o quadro.
- Você pode definir permissões e funções de forma transparente como normal, administrador e observador.
- Você pode adicionar membros, listas de verificação, datas, anexos, capa e definir prazos.
Ao colaborar e se comunicar com os membros da equipe, é possível adicionar comentários e feedback aos cartões. Você também pode mencionar o @nome de um membro no seu quadro para que ele receba uma notificação e visualize o comentário. O feed de atividades no Trello registra todas as ações e comentários.
Explorando Recursos
Recursos como adicionar listas de verificação, anexos e votação são ferramentas valiosas no quadro do Trello. Eles permitem o compartilhamento de ideias e garantem que todos estejam alinhados.
As listas de verificação permitem que você acompanhe o progresso de um membro em uma tarefa específica. Elas representam itens menores e divididos dentro de uma tarefa maior. A capacidade de atribuir e especificar cada item da lista de verificação melhora a visibilidade e a responsabilidade. Você pode compartilhar anexos de documentos, arquivos, relatórios de progresso e requisitos do cliente, garantindo que os membros de sua equipe possam acessá-los facilmente.
Os membros da equipe podem votar nos cartões clicando em “Votar” na parte de trás do cartão, após clicar duas vezes nele. O botão de votação fica verde quando você vota e clicar novamente no mesmo botão remove o voto.
Como Excluir um Quadro do Trello?
Quando seu projeto for concluído e o quadro não estiver mais em uso, você pode excluí-lo permanentemente seguindo estas etapas simples:
- Clique no menu Board no canto superior direito, representado por três pontos.
- Escolha a opção “Mais” nesse menu.
- Em seguida, escolha a opção “Fechar quadro” próximo ao botão de menu Mais.
- Você verá duas opções: excluir permanentemente o quadro ou reabri-lo.
- Se você quiser manter o quadro em um arquivo, basta ignorar o pop-up.
- Se você deseja excluir o quadro permanentemente, clique em “Excluir quadro permanentemente”.
Leia também: Trello vs. monday.com: Comparando as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos
Conclusão
O gerenciamento de projetos é uma tarefa complexa. No entanto, o uso de uma ferramenta de gestão de projetos como o Trello pode otimizar o processo de gestão de projetos e tarefas. O Trello é uma ferramenta colaborativa visual fácil de usar, que pode ser utilizada por indivíduos e empresas de diversos tamanhos e setores.
Com sua interface intuitiva, você pode começar a usar o Trello imediatamente, sem precisar investir muito tempo para entender o painel. A plataforma permite adicionar quadros, listas e cartões para gerenciar e acompanhar com eficácia suas tarefas e projetos, enquanto mantém a produtividade.
A seguir, descubra o melhor software para criar gráficos de Gantt para seus projetos.