Como usar o Microsoft Planner no Teams

Se você usa o Microsoft Teams para se comunicar e colaborar com seus colegas de trabalho, há uma boa chance de sua equipe também usar o Planner para gerenciar o trabalho. Veja como usar o Planner no Teams e visualizar suas tarefas ao lado do bate-papo da equipe.

A Microsoft vê o Teams como um “único painel de vidro” através do qual você pode ver todo o seu trabalho em um só lugar. A empresa adicionou integrações com outros aplicativos do Office 365 (O365), como Word, Excel, Forms, Sway e outros, além de uma série de aplicativos de terceiros.

Um dos aplicativos que você pode integrar é o Planner, o aplicativo de tarefas da Microsoft. Já cobrimos o Planner em detalhes antes. É um gerenciador de tarefas sólido com alguns toques agradáveis ​​e integração perfeita com outros aplicativos do O365, como o Outlook. O Planner é bom para usar sozinho, mas realmente ganha vida quando uma equipe de pessoas o usa para mover tarefas entre buckets, responsáveis ​​e datas.

Se você usa o Microsoft Teams para colaboração e o Planner para gerenciamento de tarefas, é fácil vinculá-los para que você possa ver seus planos no Teams. Você também pode adicionar novos planos ou exibir os existentes e visualizar todos os seus planos e tarefas em um só lugar. Você pode até abrir seu plano no aplicativo Planner para fazer o trabalho administrativo que não pode fazer no Teams.

O aplicativo cliente oferece a melhor experiência do Teams, portanto, usaremos isso, em vez do aplicativo Web.

Como adicionar um novo plano à sua equipe

O Teams usa o conceito de guias, assim como um navegador. Para adicionar um novo plano à sua equipe, selecione o canal ao qual deseja adicionar o plano. Clique no sinal de mais (+) à direita das guias.

Na janela “Adicionar uma guia”, clique no bloco “Planejador”.

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Na janela do Planejador, selecione o botão de opção ao lado de “Criar um novo plano” e digite um nome para o seu plano. Marque a caixa de seleção ao lado de “Postar no canal sobre esta guia” se quiser informar à sua equipe que criou um novo plano e clique em “Salvar”.

Seu plano é criado e agora visível na nova guia.

Você está pronto e funcionando! Você pode começar a criar e atribuir tarefas como faria no Planner.

Como adicionar um plano existente à sua equipe

Adicionar um plano existente é um pouco diferente. Quando você cria um novo plano — diretamente por meio do Planner ou em um grupo do Microsoft 365/Office 365 (M365/O365) — ele tem permissões específicas. Quem pode ver e editar o plano será diferente em sua equipe, portanto, você não pode adicionar diretamente esse plano à sua equipe.

Mesmo que sua equipe e plano tenham permissões idênticas no momento, elas são controladas em locais diferentes. Dar permissão a alguém para um plano significa dar permissão a todo o grupo M365/O365 no qual ele foi criado. As equipes não podem integrar seu plano nessa situação porque não pode ter certeza de quais permissões permitir quando alguém novo é adicionado à equipe.

No entanto, há outra maneira de integrar um plano: você pode usar um link.

Abra o plano que você deseja integrar ao Teams. Clique nas reticências (. . .) na parte superior do plano e selecione “Copiar link para o plano”.

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Você verá um pequeno banner no canto inferior esquerdo informando que o link foi copiado para a área de transferência do seu computador.

Agora, abra o Teams e clique no sinal de mais (+) à direita das guias.

Na janela “Adicionar uma guia”, clique no bloco “Site”.

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Dê um nome à guia, cole o URL que você copiou do Planner e clique em “Salvar”.

Isso adiciona seu plano à equipe. Talvez você precise fazer login no O365 na primeira vez que fizer isso, mas não precisará fazer login toda vez que acessar a guia.

Ao contrário de adicionar um novo plano, esta é a página da Web real do Planner para o plano, incorporada ao Teams. Você pode fazer as mesmas coisas nesta página que você pode fazer no Planner.

Se alguém da sua equipe fizer login no O365, mas não conseguir ver o plano, normalmente é porque ele ou ela não recebeu permissão. Você precisará acessar o Planner e conceder a essa pessoa associação ao grupo.

Ver todos os planos e tarefas no Teams

Ter vários planos pode ser útil, mas também pode ser tedioso alternar de guia para guia para ver todas as suas tarefas. Felizmente, o Teams tem um aplicativo que pode ajudar nisso.

Clique nas reticências (. . .) na barra lateral. Na janela que se abre, clique em “Planejador”.

Um botão do Planejador é adicionado à barra lateral, que mostra suas tarefas de todos os planos aos quais você tem acesso.

Isso não mostrará apenas as tarefas dos planos integrados ao Teams, mas também as de qualquer plano do qual as tarefas foram atribuídas a você.

Depois de clicar em um botão diferente na barra lateral, porém, o botão Planejador desaparece. Para fixá-lo, basta clicar com o botão direito do mouse no botão Planner e selecionar “Pin”.

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O botão Planner agora permanecerá visível na barra lateral.

Coisas que você não pode fazer em equipes que você pode fazer no Planner

Se você adicionou seu plano usando um link de um existente, poderá fazer tudo o que pode fazer no Planner. Isso ocorre porque você está visualizando seu plano real incorporado em uma página da web.

Se você criou seu plano diretamente no Teams, poderá fazer quase tudo com seu plano que pode fazer no Planner. Você pode criar, atribuir ou editar tarefas, visualizar informações analíticas na guia Gráficos, ver a exibição de calendário na guia Agendar e assim por diante.

Para concluir as seguintes tarefas, no entanto, você terá que acessar o aplicativo Planner:

Adicionar um plano como favorito
Excluir um plano
Copiar um plano inteiro
Publique seu plano para mostrá-lo no Outlook

Para abrir o Planner do Teams, clique no ícone do globo no canto superior direito de uma guia com um plano.

O Teams e o Planner andam de mãos dadas se você estiver trabalhando em grupo. É óbvio que a Microsoft se esforçou para integrar esses aplicativos e simplificar o processo. Portanto, economize alguns cliques e mantenha seu trabalho em um só lugar adicionando seu plano à sua equipe.