Quando você está adicionando comentários a um documento do Word, planilha do Excel ou apresentação do PowerPoint, o Office 365 permite que você mencione outro usuário usando o sinal “@” (como a maioria dos aplicativos de bate-papo). Aqui está o que o Office 365 menciona e como usá-los de forma eficaz.
As menções só fazem sentido quando você está trabalhando com outras pessoas, então, embora você possa usá-las com uma assinatura pessoal do Office 365 (O365), você precisará adicionar outras pessoas a essa assinatura para que elas tenham muito uso. Isso significa que as menções tendem a ser mais úteis em uma organização onde todos têm uma licença do O365.
Você nunca usará o Word, Excel ou PowerPoint como aplicativos de bate-papo, mas isso não significa que deseja deixar o arquivo que está revisando para enviar uma mensagem ao autor. Anteriormente, você podia adicionar comentários a um arquivo do Office para que qualquer outra pessoa com acesso a esse arquivo pudesse ler, mas isso dependia de eles abrirem o arquivo e lerem os comentários. Com as menções, você pode enviar uma mensagem para alguém de maneira proativa.
Essa mensagem pode ser uma pergunta (“Sandra, você pode confirmar se esses números estão corretos?”), Uma edição (“John, esta seção é muito prolixa, pode reduzi-la, por favor.”) Ou simplesmente um comentário (“Jean , adorei este slide, é muito eficaz ”). Seja o que for, uma menção enviará automaticamente a essa pessoa um alerta por e-mail com um link para o comentário. Chega de esperar que alguém abra o arquivo “por precaução” de você ter adicionado um comentário!
Vamos demonstrar isso com o Word, mas o processo é exatamente o mesmo no Excel e no PowerPoint.
Selecione o texto que deseja comentar e clique em Inserir> Novo comentário (ou clique com o botão direito do mouse no texto realçado e selecione “Novo comentário” no menu de contexto).
Na caixa de comentário que aparece, digite “@” e o nome da pessoa que você deseja mencionar. Escreva o resto da sua mensagem e clique no botão “Publicar”.
E é isso, você mencionou alguém.
A pessoa que você mencionou receberá um alerta por e-mail que mostra o seu comentário, o texto que você comentou e um botão para levá-la diretamente para o seu comentário no documento.
As menções em geral funcionam em aplicativos móveis, aplicativos da web e clientes de desktop da Microsoft para Word, Excel e PowerPoint.
O alerta de e-mail tem uma funcionalidade adicional que também mostra qualquer tópico de comentário, o contexto do documento ao redor, e dá a você a capacidade de responder ao comentário do e-mail.
Essa funcionalidade adicional está disponível nos aplicativos móveis e aplicativos da web para Word, Excel e PowerPoint e no cliente Excel (versão 1911 ou posterior para Windows, versão 16.31 ou posterior para Mac). Os alertas de e-mail dos aplicativos clientes do Word e PowerPoint terão essa funcionalidade adicional em 2020.