Controlar, gerenciar, medir e governar os processos de negócios é crucial para incentivar a melhoria contínua e evitar riscos financeiros.
E as organizações usam controles internos, que são métodos que as organizações usam para garantir a segurança contra atividades fraudulentas e, ao mesmo tempo, garantir que os processos sejam executados sem problemas. No entanto, quando esses controles internos falham na execução, eles podem ameaçar os negócios.
De acordo com um relatório, 43% das pequenas organizações sofrem fraude devido à falta de controles internos e 20% das grandes organizações sofrem fraude devido à substituição dos controles internos existentes.
Foi quando o Comitê de Organizações Patrocinadoras (COSO) das Organizações Trendway desenvolveu uma estrutura para ajudar as empresas a controlar e gerenciar seus processos de negócios. Essa estrutura permite que as organizações garantam que seus processos de negócios estejam alinhados e as oriente na identificação e mitigação de riscos.
Embora a implementação da estrutura COSO não seja obrigatória, ela ajuda as organizações a cumprir os padrões regulamentares e a evitar atividades fraudulentas, que de outra forma seriam difíceis de evitar, falha que pode fazer as organizações passarem por pesadelos.
Portanto, se você deseja evitar esses pesadelos, continue lendo. Este blog discute a estrutura COSO, seus benefícios e como as organizações podem usá-la para mitigar riscos.
O que é a Estrutura COSO?
A estrutura COSO é um conjunto de diretrizes e princípios que auxiliam as organizações no controle e gerenciamento de seus processos de negócios.
O comitê COSO criou essa estrutura em 1992, liderada pelo Conselheiro Geral e Vice-Presidente Executivo, James Treadway, Jr., com outras organizações do setor privado, incluindo:
- Executivos Financeiros Internacionais (FEI)
- Associação Americana de Contabilidade (AAA)
- Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA)
- O Instituto de Auditores Internos (IIA)
- O Institute of Management Accountants (IMA), anteriormente conhecido como National Association of Cost Accountants
O comitê atualizou e fez uma versão mais moderna da estrutura em 2013, representada pelo cubo COSO, conforme mostrado abaixo.
Fonte: info.knowledgeleader.com
Este diagrama tridimensional mostra como os diferentes elementos do sistema de controle interno trabalham juntos para alinhar os processos de negócios.
Em 2017, o comitê COSO revelou uma estrutura complementar à estrutura COSO para tornar mais fácil para as organizações avaliar e priorizar riscos, moldando juntos o desempenho dos negócios e as estratégias de risco.
Assim, entender a estrutura do COSO traz benefícios significativos para a organização, orientando-a na gestão e no estabelecimento eficiente de controles internos em todo o ambiente de negócios. Processos de controle interno confiáveis garantem operações comerciais éticas, transparentes e alinhadas com os padrões do setor.
Benefícios da Estrutura COSO
Definir uma estratégia de mitigação de riscos que se adapte ao cenário de segurança cibernética em constante mudança e aos novos desafios é crucial para todos os negócios.
Veja como a implementação da estrutura COSO pode ajudar as empresas a ficarem à frente de fraudes maliciosas e proteger seus processos de negócios e reputação.
#1. Avaliação de risco aprimorada
O controle de gerenciamento ineficiente é uma das principais razões por trás da maioria dos incidentes no local de trabalho. E esses incidentes e riscos que surgem em uma área podem afetar significativamente outras áreas de negócios, afetando todo o desempenho do negócio.
A implementação proativa da estrutura COSO e avaliações de risco eficazes podem ajudar a identificar, gerenciar e evitar que os riscos ocorram e afetem seus negócios.
#2. Controles internos aprimorados
A estrutura COSO fornece às empresas controles internos mais eficazes para mitigação de riscos, permite que os processos de negócios operem de maneira mais uniforme de acordo com os controles internos definidos e aproveita os dados necessários para uma tomada de decisão sólida.
#3. Detecção de fraude aprimorada
A estrutura COSO melhora a eficácia da detecção de fraudes e do gerenciamento de riscos, independentemente de hackers, cibercriminosos, funcionários confiáveis ou clientes penetrarem na atividade fraudulenta.
A estrutura torna mais fácil para as organizações evitar facilmente a ocorrência de atividades fraudulentas, definindo controles internos para detectar a fraude e responder a esses incidentes assim que ocorrem para mitigá-los antes que causem qualquer dano.
#4. Melhor Governança
A supervisão do desempenho dos negócios e a má governança levam a muitas falhas de negócios e perda de receita. Portanto, o objetivo fundamental da estrutura do COSO é aprimorar a função de governança corporativa das empresas, que monitora continuamente o risco para garantir a adesão a políticas, leis e metas.
#5. Segurança aprimorada de aplicativos
Além dos riscos de fraude e segurança cibernética, as organizações enfrentam ameaças contínuas de ataques de segurança aos aplicativos de negócios. A estrutura COSO oferece diretrizes para empresas e organizações avaliarem e aprimorarem seu ambiente de controle de aplicativos para melhor detecção e prevenção de segurança cibernética.
#6. Flexibilidade Melhorada
Você pode facilmente adaptar a estrutura COSO às necessidades e requisitos de sua organização, independentemente do setor ou tamanho. Isso o torna ideal e eficiente para uma ampla gama de processos de negócios.
#7. Desempenho estável
A estrutura COSO facilita a antecipação de riscos e a antecipação do cronograma, limitando a variabilidade do desempenho. Como resultado, ajuda as organizações a maximizar a lucratividade e minimizar as interrupções, melhorando assim a resiliência dos negócios.
#8. Custo benefício
A implementação correta da estrutura COSO permite que as organizações simplifiquem os processos de negócios, estabeleçam e implementem controles internos eficientes, mitiguem melhor os riscos e gerenciem os custos de conformidade.
Uso da Estrutura COSO
As organizações usam principalmente a estrutura COSO para projetar, desenvolver e implementar controles internos eficazes e aumentar sua eficácia geral.
A estrutura COSO fornece orientação às organizações para detectar e mitigar riscos, definir controles e objetivos claros e tomar decisões eficazes, permitindo que as organizações cumpram os requisitos éticos e legais com foco no gerenciamento e avaliação de riscos.
Essa estrutura é muito utilizada por empresas financeiras e de contabilidade e organizações de capital aberto.
A estrutura COSO tem uso real e aplicações de negócios, incluindo:
#1. Expandindo Operações
Suponha que sua organização planeja expandir suas operações para novas cidades ou países e precisa garantir que você considerou e mitigou todos os possíveis riscos que poderiam ameaçar seus processos de negócios. Nesse caso, a estrutura COSO ajuda você a fazer isso.
A estrutura COSO fornece uma maneira sistemática de identificar, gerenciar e avaliar riscos e desenvolver estratégias de mitigação para os mesmos.
#2. Mudança na Estratégia
Suponha que sua organização planeja implementar mudanças significativas nos processos e operações de negócios, como o lançamento de um novo produto ou serviço ou uma mudança nas estratégias de negócios. Nesse caso, usar a estrutura COSO pode ajudar sua empresa.
Ele pode ajudá-lo a planejar e gerenciar com eficiência mudanças significativas nos negócios, fornecendo uma maneira de encontrar riscos potenciais associados às mudanças e criar planos para tratá-los.
#3. Fique à frente da concorrência
Encontrar maneiras de ficar à frente da concorrência se você estiver enfrentando desafios de seus rivais ou perceber perdas de negócios é essencial para aumentar sua competitividade. Uma maneira de fazer isso é entender as preferências e requisitos do cliente.
A estrutura COSO ajuda as organizações a realizar e lutar contra esse desafio, oferecendo uma abordagem estruturada para pesquisa de mercado e análise de clientes.
Cinco componentes cruciais da estrutura COSO
Os cinco componentes da estrutura COSO também são conhecidos como componentes de controle interno e são frequentemente referidos como ‘CRIME’, que é a abreviação de
- Ambiente de controle
- Avaliação de risco
- Informação e comunicação
- Atividades de monitoramento
- Atividades de controle existentes
Vejamos cada um desses componentes com mais detalhes.
Ambiente de controle
O ambiente de controle é a base de todos os sistemas de controle interno, que é o conjunto de processos, normas e estruturas que garantem um sistema de controle interno eficaz em toda a organização.
Consiste em parâmetros como a estrutura organizacional, o valor ético da gestão e a autoridade delegada.
Um ambiente de controle robusto instila disciplina dentro da organização, garante a adesão da organização às políticas e requisitos de conformidade regulatória e minimiza as chances de os funcionários se envolverem em atividades fraudulentas.
Assim, com a fraude se tornando mais comum nesta era e no mundo corporativo, o ambiente de controle é um dos componentes mais significativos e críticos da estrutura do COSO.
Avaliação e Gestão de Riscos
A avaliação e o gerenciamento de riscos, às vezes chamados de gerenciamento de riscos corporativos, incluem processos que ajudam a identificar e avaliar os riscos que podem prejudicar o bem-estar de uma empresa e afetar seus objetivos principais.
Os riscos podem ser internos ou externos. Enquanto os riscos internos incluem peculato e fraude, os riscos externos podem ser decorrentes de mudanças nas condições de mercado ou desastres naturais.
Informação e comunicação
Os sistemas de informação e comunicação são cruciais para uma organização operar de forma eficiente, garantindo que as comunicações externas e internas sigam valores éticos, requisitos legais e práticas padrão do setor.
Esses sistemas garantem que informações relevantes estejam sempre disponíveis para quem precisa e que sua comunicação siga as melhores práticas para atingir metas e objetivos de negócios.
A comunicação é um processo contínuo de iteração, obtenção, compartilhamento e fornecimento de informações em tempo hábil de fontes internas e externas em toda a organização, permitindo que a alta administração comunique a importância dos controles internos de forma eficaz.
Atividades de Monitoramento
É crucial monitorar regularmente todos os controles internos e avaliações contínuas e separadas para garantir e verificar se eles funcionam corretamente. Além disso, as atividades de monitoramento ajudam a avaliar se os sistemas de controles internos funcionam conforme projetado, permitindo que as organizações tomem ações corretivas sempre que necessário.
O monitoramento de controles internos permite que as organizações identifiquem riscos, problemas e pontos fracos dentro dos sistemas continuamente, para que possam ser corrigidos prontamente.
Atividades de controle existentes
As atividades de controle são processos, políticas e procedimentos de detecção e prevenção que ajudam a mitigar os riscos em uma organização e garantem que sejam controlados adequadamente.
Eles estão presentes em todos os níveis da organização com o objetivo principal de garantir que os processos de negócios sejam executados de forma a permitir que uma organização atinja seus objetivos sem introduzir riscos desnecessários nos processos.
Exemplos de atividades de controle incluem controles físicos como câmeras de segurança, segregação de funções e requisitos de autorização.
Como implementar a estrutura COSO?
Aqui estão as etapas para implementar a estrutura COSO para desenvolver sistemas de controle interno eficazes e melhorar sua gestão e manutenção.
#1. Entendendo a estrutura do COSO
As organizações que desejam aplicar a estrutura do COSO devem designar uma equipe dedicada para entender seu design e torná-los responsáveis por sua implementação.
A equipe deve compreender os benefícios, uso, aplicações e princípios da estrutura para um sistema de controle interno eficaz.
#2. Desenvolvendo um plano
Após o entendimento adequado da estrutura, a equipe deve desenvolver um plano de projeto ou um roteiro para abordar o escopo de implementação da estrutura, as partes interessadas, os recursos, a estrutura organizacional e os cronogramas.
#3. Avaliando a implementação de uma estrutura
A implementação da estrutura COSO varia de empresa para empresa, e avaliar os sistemas de controle interno ajudará as organizações a identificar os riscos que devem abordar e mitigar.
A equipe de implementação deve definir objetivos de negócios claros, investigar e analisar o sistema atual de controles internos e identificar as lacunas envolvendo funcionários de nível básico e gerenciamento sênior para reunir várias perspectivas para desenvolver sistemas de controle interno robustos.
#4. Remediando as Soluções
Quaisquer fraquezas e vulnerabilidades identificadas durante a avaliação devem ser abordadas nesta etapa. Além disso, é fundamental desenvolver controles internos e soluções de correção para lidar com essas deficiências.
Você pode começar remediando soluções para os riscos com maior probabilidade e causando mais danos com impactos significativos usando o melhor software de gerenciamento de vulnerabilidades e, em seguida, trabalhar o caminho para baixo.
#5. Testar, relatar e otimizar as soluções
As organizações devem projetar as soluções em detalhes e realizar verificações para testar e relatar sua eficiência e eficácia.
Os stakeholders responsáveis devem se manter informados sobre os resultados dos testes para fornecer feedback e sugestões de substituição sobre as soluções com lacunas e controles considerados ineficazes.
Este é um processo contínuo e repetitivo onde as avaliações contínuas permitem sinais de alerta precoce para tomar medidas imediatas sobre as mudanças no ambiente de controle.
Limitações da estrutura COSO
Embora a estrutura COSO forneça vários benefícios para as organizações, ela também traz seus próprios desafios e limitações, como:
- Dificuldade de implementação: Um dos maiores desafios da estrutura COSO é a dificuldade de implementação, especialmente para organizações que nunca trabalharam com ela antes. A estrutura do COSO requer comprometimento dedicado dos funcionários e da alta administração para ter sucesso.
- Difícil de usar: A estrutura COSO não é fácil de usar e entender, pois compreende vários jargões técnicos e pode ser difícil de interpretar na maioria dos casos, especialmente para aqueles que não estão familiarizados com as mais recentes tecnologias e terminologias de negócios.
- Demorado: a estrutura COSO pode ser demorada para entender e implementar, especialmente em organizações e empresas maiores, pois requer muito planejamento e coordenação entre várias equipes e departamentos.
Palavras Finais
A estrutura COSO é uma estrutura abrangente de gerenciamento e mitigação de riscos que fornece orientações às organizações e empresas sobre como aprimorar seus sistemas de controle interno.
Baseia-se em seus cinco componentes correlatos e cruciais que trabalham juntos para atingir os objetivos organizacionais, ajudar a detectar e evitar fraudes, proteger os ativos e garantir a conformidade com as leis e os requisitos regulamentares.
Portanto, se você está planejando criar um sistema de controles internos ou procurando maneiras de melhorar o existente, optar e implementar uma estrutura COSO eficaz é a escolha certa.
A seguir, confira um guia abrangente sobre qualidade de dados.
