Aprenda a salvaguardar seus arquivos PDF com senhas, eliminando preocupações com dados confidenciais, sejam eles de natureza profissional ou pessoal.
Cibercriminosos estão constantemente aprimorando suas táticas para enganar empresas e indivíduos, obtendo acesso a informações sigilosas e as explorando para ganhos financeiros.
Dados da Statista indicam que, no terceiro trimestre de 2022, ocorreram 15 milhões de violações de dados em escala global. Esse número representa um aumento significativo de 167% em relação ao trimestre anterior.
Uma parcela considerável dessas brechas de segurança envolve documentos em formato PDF. Uma das principais causas é a resistência de empresas e pessoas em proteger seus PDFs com senhas, ou a falta de conhecimento sobre como realizar essa proteção.
Se a confidencialidade dos seus dados, sejam eles empresariais ou pessoais, em arquivos PDF é uma preocupação, e você busca uma solução, chegou ao lugar certo! Continue a leitura para entender as potenciais vulnerabilidades de documentos PDF, as aplicações da proteção por senha em PDFs, e as ferramentas que podem auxiliar nessa tarefa.
Vulnerabilidades em Documentos Empresariais Confidenciais
Se você utiliza PDFs desprotegidos para atividades profissionais, evite circular esses documentos entre clientes, parceiros e colaboradores. Uma vez que um arquivo PDF da sua empresa seja aberto, qualquer pessoa pode acessar seu conteúdo e utilizá-lo de formas que você talvez não aprove.
Além disso, invasores nem sempre acessam seus dados confidenciais diretamente da sua empresa. É possível que terceiros com quem você compartilhou seus PDFs profissionais se tornem vítimas de ataques cibernéticos, o que, por consequência, pode afetar sua organização.
Documentos PDF corporativos revelam informações valiosas e confidenciais que cibercriminosos podem usar para invadir os servidores da sua organização.
Por exemplo, imagine que você distribua um PDF desprotegido entre clientes, parceiros ou fornecedores. Invasores poderiam mirar e obter acesso aos e-mails ou ao armazenamento em nuvem de pessoas que salvaram o documento da sua empresa em PDF.
Através desse acesso irrestrito, um criminoso pode identificar a estrutura dos seus documentos. Em seguida, criaria um arquivo falso, adicionaria um executável malicioso (.exe) e o enviaria de volta à sua empresa, simulando uma resposta de um cliente.
Um funcionário, se não tiver recebido treinamento adequado em segurança cibernética, pode não desconfiar do documento e abri-lo, junto com o executável. Isso pode instalar um ransomware no servidor da sua organização, colocando seus dados nas mãos do criminoso.
Como a Proteção por Senha em PDF Ajuda?
#1. Impedir Cópia Não Autorizada
Quem não possui a senha para abrir um PDF não consegue acessar o documento. Isso ajuda a proteger informações confidenciais de cópias e colagens não autorizadas.
Ao compartilhar um PDF protegido com senha com um cliente, fornecedor ou funcionário, você tem um certo nível de confiança. Se houver violação das políticas de privacidade, será mais fácil rastrear o grupo de pessoas com quem o PDF foi compartilhado.
#2. Interromper Acesso Ilegal a Dados Confidenciais
Se você armazena PDFs sem senha no servidor da sua empresa, e um funcionário acessa esses arquivos sem autorização, pode haver problemas. Adicionalmente, alguns clientes podem, inadvertidamente, encaminhar seu PDF para terceiros não autorizados.
Nesses casos, se seus PDFs estivessem protegidos por senha, você poderia não ser vítima de uma violação de dados.
#3. Proteção contra Impressão
Devido à sua capacidade de preservar a integridade e formatação dos dados, muitas pessoas preferem imprimir a partir de arquivos PDF sempre que precisam de uma cópia impressa. Essa mesma característica aumenta o risco de que um documento seja distribuído publicamente sem autorização após ser impresso.
Portanto, configurar uma senha para um PDF não apenas impede que terceiros o copiem, mas também evita que o documento seja impresso. Muitos aplicativos oferecem a opção de bloquear a função de impressão em arquivos PDF.
Se deseja proteger seus documentos PDF contra acesso não autorizado, utilize essa funcionalidade.
#4. Impedir Alterações nos Dados
PDFs garantem uma integridade de conteúdo inigualável, mantendo os dados precisos e inalterados. No entanto, é essencial protegê-los com uma senha robusta para garantir a consistência e validade do documento. Isso se torna ainda mais relevante quando o arquivo contém comentários e assinaturas.
Ademais, distribuir PDFs com formulários preenchíveis sem proteção por senha representa um sério risco. Adicionar proteção contra edição nesses documentos evita que usuários realizem alterações acidentalmente ou intencionalmente enquanto trabalham neles.
#5. Oferecer Acesso Baseado em Função
Diversas empresas permitem que seus funcionários naveguem pelo armazenamento interno de arquivos na nuvem para encontrar materiais necessários para o trabalho. Contudo, documentos internos confidenciais costumam ser armazenados em um diretório compartilhado. Empresas precisam proteger esses arquivos de pessoas não autorizadas, mesmo que façam parte da organização.
A proteção por senha em PDFs vai além do controle de acesso. Sua rede interna pode sofrer invasões, e senhas atuam como uma medida eficaz de controle de acesso, protegendo dados críticos.
#6. Impedir Visualizações de Documentos Privados
Ademais, PDFs protegidos por senha impedem que terceiros visualizem seu conteúdo. Embora essa razão possa parecer menos crucial, em certas situações, uma simples visualização pode causar danos pessoais e profissionais.
Por exemplo, se você tiver PDFs com dados críticos em um computador compartilhado ou na plataforma em nuvem da sua organização, e um colega sem permissão visualizar o conteúdo, podem ocorrer problemas imprevistos.
#7. Garantir a Conformidade com as Normas do Setor
A maioria das indústrias que lidam com dados de usuários precisa seguir diversas normas e regulamentos. Regulamentações governamentais, leis e padrões do setor visam garantir a privacidade e a segurança de documentos confidenciais contra acesso público e/ou não autorizado.
Na área médica, o HIPAA estabelece regras sobre como as organizações de saúde devem tratar registros médicos de pacientes. O setor jurídico também precisa salvaguardar a confidencialidade de seus clientes.
Além disso, empresas que operam na Europa devem cumprir as normas do GDPR. Ao implementar proteção por senha, organizações garantem maior conformidade com todos os regulamentos do setor.
#8. Evitar Compartilhamento Indesejado
Embora PDFs sejam populares devido à sua facilidade de compartilhamento, essa mesma característica pode ser prejudicial se você não quiser que seu PDF seja amplamente divulgado. Compartilhar um PDF com alguém significa que essa pessoa pode compartilhá-lo com outras pessoas. Para evitar isso, proteja seu arquivo com senha.
Diversos aplicativos e plataformas permitem restringir o compartilhamento de um arquivo PDF, limitando o número de dispositivos em que o arquivo pode ser aberto. Há também a opção de adicionar uma data de validade. Após essa data, o arquivo não pode ser aberto ou compartilhado.
#9. Impedir o Cache da Web
Além dos pontos anteriores, outra razão para proteger um PDF com senha é desativar o cache local. Quando alguém visualiza ou edita um PDF em um navegador, uma cópia do documento pode ser salva no dispositivo.
Na maioria das vezes, páginas da web são armazenadas em cache no disco rígido do usuário para acesso offline e recuperação de arquivos. Ao proteger um PDF com senha, você evita essa situação e mantém seu documento seguro.
#10. Evitar Pirataria e Proteger a Propriedade Intelectual
PDFs são um formato de arquivo versátil e excelente para distribuir publicações eletrônicas para assinantes. Por isso, é essencial adotar medidas para impedir a produção não autorizada de cópias.
A proteção por senha é muito útil para proteger publicações informais ou de baixo volume contra pirataria. Se sua empresa distribui white papers, relatórios setoriais ou estudos de caso em formato PDF, a senha protege seus dados intelectuais de plágio.
Setores criativos, como o editorial e o cinematográfico, também precisam proteger manuscritos e roteiros inéditos contra pirataria e vazamentos.
Como Proteger um Arquivo PDF com Senha
O método mais prático e acessível para proteger PDFs, seja para uso profissional ou pessoal, é utilizar o Adobe Acrobat Reader. Siga estes passos no seu Adobe Acrobat Reader:
- Abra o PDF que deseja proteger com senha no Adobe Acrobat Reader.
- Na barra lateral “Todas as ferramentas”, selecione “Exibir todas as ferramentas”.
- Um menu com as ferramentas disponíveis será exibido. Escolha “Proteger um PDF”. Essa funcionalidade está disponível apenas na versão licenciada do Adobe Acrobat Reader.
- Dentro do menu “Proteger um PDF”, selecione “Proteger usando senha”.
- Agora, digite uma nova senha e confirme-a digitando novamente.
- Clique em “OK” para proteger o PDF com senha.
Você também pode configurar uma senha de permissão para habilitar o acesso baseado em função em documentos PDF. Por exemplo, um funcionário com acesso apenas à senha para abrir um PDF não pode copiar, editar, modificar ou apagar o arquivo.
Por outro lado, se você compartilhar a senha de permissão com o funcionário, ele poderá fazer várias alterações no PDF.
Alguns editores de PDF, como o Foxit, incluem um complemento para o MS Word, que permite criar PDFs a partir do Word. Além disso, o complemento permite o uso da função de proteção por senha do editor para criptografar PDFs, proporcionando segurança extra.
Funcionalidade “Criptografar com Senha” do MS Office
O Microsoft Word 2013 e versões posteriores permitem proteger um PDF com senha durante a criação do arquivo a partir de um documento do Word.
O processo é simples e se resume a estas etapas:
- Com o arquivo do Word aberto, pressione Alt+F e Alt+E.
- A tela “Criar um documento PDF/XPS” será exibida.
- Clique em “Criar PDF/XPS”.
- Selecione “Opções”, acima do botão “Publicar”.
- No menu seguinte, escolha “Criptografar com uma senha”.
- Digite uma senha e confirme-a.
- Clique em “Publicar” para criar um PDF protegido com senha a partir do documento do Word.
Em um Mac Usando o Aplicativo Pré-visualização
O aplicativo Pré-visualização no macOS é o visualizador de PDFs e imagens padrão em computadores Mac. Ele permite que os usuários editem arquivos PDF e de imagem. Além disso, você pode adicionar proteção por senha utilizando o editor de PDF padrão do aplicativo, através da opção no menu “Exportar”.
Proteger um PDF com Senha Usando o Adobe Acrobat
Proteger um PDF com senha é uma ferramenta online da Adobe que auxilia a criptografar um PDF usando uma senha forte. Basta acessar o aplicativo web, selecionar um arquivo do seu computador e restringir o acesso ao PDF com senhas.
Você verá uma interface para inserir e confirmar uma senha ao carregar um PDF desprotegido. Ao clicar em “Salvar senha”, o documento será criptografado. Ao concluir, um botão de download permitirá que você salve o PDF no seu computador.
PDF 2 Go.com: Proteger PDF
A funcionalidade de proteção de PDF do PDF 2 Go.com oferece uma interface avançada para proteger PDFs com senhas e atribuir acesso com base em função. Você também pode importar PDFs de armazenamentos na nuvem como Dropbox e Google Drive.
Após importar um arquivo, digite uma senha para abrir o documento e confirme-a. Em seguida, escolha as restrições que deseja adicionar, como “Impedir impressão”, “Impedir cópia” e “Impedir modificação”. Caso adicione restrições, será necessário adicionar uma senha separada para controle de permissão.
pdfFiller por airSlate
O pdfFiller da airSlate oferece um recurso de proteção por senha para contas registradas. É necessário se inscrever com um e-mail para acessar o aplicativo web. Você pode fazer upload de PDFs e selecionar a opção “Proteger” no menu de cada arquivo para definir uma senha.
Também é possível criar uma pasta PDF protegida por senha ativando a pasta de documento criptografada no pdfFiller.
Considerações Finais
Atualmente, diversas empresas e indivíduos preocupados com a segurança estão protegendo seus PDFs com senha para evitar que criminosos cibernéticos acessem suas informações. Seja para compartilhar um currículo em PDF com um empregador, ou enviar um escopo de projeto em PDF para um cliente, é fundamental proteger esses arquivos com senha.
A maioria dos editores de PDF oferece ferramentas de criptografia para proteger seus arquivos diretamente do seu computador ou smartphone. Além disso, existem aplicativos na nuvem. Utilize as ferramentas citadas acima para proteger seus PDFs de acessos indesejados.
Você também pode ter interesse em conhecer os melhores editores de PDF para uso pessoal ou empresarial.