Se você está usando apenas o aplicativo Lembretes da Apple para adicionar lembretes básicos, você está perdendo todo o seu potencial. Embora ele tenha conquistado uma reputação por sua simplicidade, você pode usar o Lembretes da Apple como um organizador de tarefas totalmente funcional. Neste artigo, vamos explorar como maximizar o uso do aplicativo Lembretes, transformando-o em uma ferramenta poderosa para gerenciar suas tarefas diárias. Desde a criação de listas de tarefas organizadas até a configuração de uma revisão semanal eficiente, você descobrirá dicas valiosas para otimizar sua produtividade e manter o controle sobre seus compromissos. Com um sistema bem estruturado, você não apenas aumentará sua eficiência, mas também terá mais clareza sobre o que precisa ser feito, evitando a sobrecarga e o estresse associados a tarefas não realizadas.
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1. Crie uma lista de Inbox para capturar tarefas
Se você usa múltiplos chapéus, é muito provável que você se sinta sobrecarregado com tarefas provenientes de diferentes direções. Isso pode levar à procrastinação e ao cumprimento de prazos perdidos, já que você passa mais tempo pensando nas suas tarefas do que realmente fazendo-as. Para evitar isso, eu uso o método Getting Things Done (GTD) com o aplicativo Lembretes.
O primeiro passo é criar uma lista de Inbox no Lembretes para capturar todas as suas tarefas. É aqui que você irá despejar todas as suas obrigações, incluindo atribuições, e-mails, recados e muito mais. Este é um espaço temporário onde você coleta tudo que precisa trabalhar para limpar sua mente e evitar que ideias escapeçam.
Veja como criar uma lista de Inbox no aplicativo Lembretes no seu Mac:
Embora você possa criar uma nova lista para esse propósito, é melhor renomear a lista padrão existente onde todos os seus lembretes vão automaticamente. Desse modo, sempre que você adicionar uma tarefa e não tiver tempo para organizá-la imediatamente, ela irá para a lista Inbox por padrão.
2. Crie listas separadas para categorizar tarefas
Agora que você tem várias tarefas na sua lista de Inbox, você precisa organizá-las em listas diferentes dependendo da sua natureza. Antes de fazer isso, crie listas separadas cobrindo todas as áreas da sua vida, como trabalho, pessoal, família, escola, viagens e mais.
Por exemplo, todas as suas atribuições e tarefas relacionadas à escola podem ir para uma lista chamada Escola, enquanto sua lista de Trabalho pode conter lembretes para tarefas, prazos e reuniões relacionadas ao trabalho. Isso irá ajudá-lo a ter uma visão clara de suas responsabilidades e compromissos em cada área.
Veja como criar novas listas no aplicativo Lembretes no seu Mac:
Uma vez que as novas listas (categorias) estejam criadas, será mais fácil organizar suas tarefas da lista Inbox quando você tiver algum tempo livre.
3. Crie seções para projetos individuais dentro das listas
Eu criei várias categorias (listas) no aplicativo Lembretes, mas muitas vezes preciso dividi-las em projetos ou seções individuais. Neste cenário, um projeto pode ser um grupo de subtarefas relacionadas que têm um objetivo comum ou levam a um resultado específico.
Por exemplo, na lista de Trabalho, você pode ter um projeto (seção) chamado Campanha de Marketing para Lançamento de Novo Produto com várias tarefas, como Criar postagens em redes sociais, Projetar materiais promocionais, Coordenar com a equipe de vendas e Agendar reuniões com clientes potenciais.
Da mesma forma, na sua lista de Saúde, você pode ter um projeto (seção) chamado Metas de Fitness com subtarefas como Correr, Fazer 50 flexões e Beber um copo de água.
Veja como criar seções dentro de uma lista no Lembretes:
Após adicionar várias seções a uma lista, a visualização pode começar a parecer um pouco desordenada. Você pode corrigir isso usando o recurso Visualizar como Colunas. Isso fará com que cada seção apareça como uma coluna separada, permitindo visualizar suas tarefas em uma exibição estilo Kanban. Vá para Visualizar > como Colunas.
4. Classifique tarefas por prioridade e crie listas inteligentes
Nem toda tarefa tem a mesma importância ou urgência, o que se torna mais relevante quando você tem um tempo limitado. É por isso que é essencial definir tags de prioridade no aplicativo Lembretes após organizar suas tarefas em suas respectivas listas e seções.
Para definir os níveis de prioridade das tarefas, vá até o lembrete que você deseja priorizar, clique no ícone de informações e escolha um nível de prioridade no menu suspenso Prioridade. Você também pode classificar tarefas conforme a prioridade indo em Visualizar > Classificar Por > Prioridade.
Além disso, uma das melhores maneiras de aproveitar ao máximo o aplicativo Lembretes é criar Listas Inteligentes. Esse recurso útil permite que você veja todas as suas tarefas de diferentes listas em um só lugar, com base em critérios específicos, incluindo data, hora, prioridade, localização e mais.
Por exemplo, eu uso o recurso Lista Inteligente no Lembretes para visualizar todas as tarefas que preciso concluir nos próximos sete dias. Então, quando eu seleciono essa Lista Inteligente, posso ver todas as minhas tarefas de diferentes listas que têm prazo dentro dos próximos sete dias.
Veja como criar uma Lista Inteligente no aplicativo Lembretes:
5. Crie templates para tarefas repetitivas
Você provavelmente trabalha nos mesmos tipos de tarefas repetidamente, e criar cada tarefa do zero seria uma perda de tempo. Felizmente, você pode salvar uma lista de lembretes como um template no Lembretes e usá-la para configurar rapidamente tarefas rotineiras.
Veja como criar um template de lista de lembretes no aplicativo Lembretes:
6. Configure um processo de revisão semanal
Um processo de revisão semanal é essencial para manter-se organizado e produtivo, garantindo que você não perca prazos ou metas importantes. À medida que e-mails, compromissos pessoais, atribuições e outras tarefas se acumulam, pode ser fácil perder a noção do que foi feito e do que precisa ser feito. Por exemplo, eu reviso minhas tarefas todo domingo para planejar a próxima semana.
Veja como configurar um lembrete de revisão semanal no aplicativo Lembretes:
Se você possui um ou vários dispositivos Apple, o aplicativo Lembretes é tudo que você precisa para se manter organizado e em cima de suas tarefas. Tudo que você precisa fazer é dedicar um tempo para configurá-lo e entrar no hábito de usá-lo regularmente.
Resumo: O aplicativo Lembretes da Apple pode ser mais do que uma simples ferramenta de lembretes. Ao criar listas de Inbox, categorizar tarefas, estabelecer prioridades, desenvolver seções para projetos, implementar templates para tarefas repetitivas e configurar uma revisão semanal, você pode transformar sua forma de gerenciamento de tarefas e aumentar significativamente a sua produtividade. Assim, você não apenas manterá o controle de suas obrigações, mas também evitará o estresse associado ao acúmulo de tarefas não realizadas.