O Microsoft 365 para empresas oferece a funcionalidade de partilha de documentos entre utilizadores, mesmo que estes não possuam a mesma licença. Esta capacidade, denominada partilha de convidados, destina-se a facilitar a colaboração com pessoas externas à organização. Contudo, a partilha de convidados impõe algumas restrições: os destinatários podem visualizar os documentos, mas não podem descarregá-los ou abri-los nas suas aplicações Office instaladas localmente. Estas limitações foram implementadas para que as empresas possam manter o controlo sobre o acesso e visualização dos seus documentos.
Atualmente, não existe uma forma direta de partilhar um link que permita o descarregamento imediato de um ficheiro. No entanto, é possível contornar esta limitação ajustando ligeiramente o URL de partilha de convidados. O procedimento é simples e permite criar links de download direto para documentos do Microsoft 365.
Como Criar um Link de Download Direto
Passo 1: Aceda à interface web do Microsoft 365 e localize o documento que pretende partilhar com um link de download direto.
Passo 2: Obtenha o link de partilha desse documento e cole-o num editor de texto simples ou diretamente na barra de endereço do seu navegador. O objetivo é poder editar o link facilmente.
Passo 3: O link de partilha original terá um formato semelhante a este:
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
O termo ‘[token]’ representa um valor numérico único para cada ficheiro. Para o nosso propósito, este valor específico não é relevante. A modificação necessária consiste em substituir ‘guestaccess.aspx’ por ‘download.aspx’. O link resultante ficará assim:
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
Passo 4: Partilhe este link com os destinatários desejados. Ao clicar no link, o ficheiro será automaticamente descarregado para o seu computador.
É crucial lembrar que a partilha externa deve estar ativada no Microsoft 365 para gerar o link de partilha de convidados. O token incluído no link é essencial para que o descarregamento funcione corretamente. Se a opção de partilha de convidados estiver desativada para um determinado ficheiro, este método não funcionará.