Alguns e-mails são mais importantes que outros. Em vez de receber alertas sempre que um e-mail chegar, configure o Microsoft Outlook para alertá-lo apenas quando as coisas importantes chegarem à sua caixa de entrada, em vez de qualquer e-mail antigo que pode esperar até você verificar sua caixa de entrada.
Se os alertas de e-mail do Outlook estiverem distraindo você, a coisa mais fácil a fazer é desativá-los. Mas e se você realmente precisar saber quando um e-mail chega de seu chefe, cliente ou outra pessoa importante para você?
O Microsoft Outlook permite configurar regras de alerta personalizadas para endereços de e-mail específicos ou domínios inteiros. Cobrimos regras em geral anteriormente, então dê uma olhada rápida se você nunca as usou antes.
Quando você configura um alerta personalizado usando uma regra, ele substitui as permissões de alerta padrão que você configurou. Se você desativou todos os alertas no Outlook, ainda receberá um alerta se tiver uma regra configurada para isso.
Criar uma regra para uma pessoa específica
Para configurar uma regra de alerta personalizada para uma pessoa específica, abra o Outlook e encontre um email de alguém para quem você deseja receber um alerta. Clique com o botão direito do mouse no email e selecione Regras > Criar regra.
Como alternativa, selecione o email e, na guia Página Inicial da faixa de opções, clique em Regras > Criar Regra.
Ative a caixa de seleção ao lado do nome do remetente e escolha “Exibir na janela de alerta de novo item” e/ou “Reproduzir um som selecionado”.
Se você escolher “Play A Selected Sound”, então você terá que escolher um arquivo de som para tocar. A maioria das pessoas não mantém uma seleção de arquivos .wav à mão, então navegue até C:WindowsMedia (ou /System/Library/Sounds/ se estiver usando o Outlook em um Mac) e escolha o som desejado. Você pode usar o botão play na janela “Create Rule” para ouvir o som antes de confirmar sua escolha.
Clique em “OK” na janela Criar Regra e sua regra está definida. A partir de agora, você será alertado sempre que receber uma mensagem desse endereço de e-mail.
Criar uma regra para um domínio inteiro
Se você quiser ser alertado quando receber um e-mail de um domínio específico, como um cliente específico ou seu domínio de e-mail doméstico, será necessário configurar uma regra do zero.
Na guia Início, clique em Regras > Gerenciar regras e alertas.
Na janela “Regras e alertas”, clique em “Nova regra”.
Selecione “Aplicar regra nas mensagens que recebo” e clique no botão “Avançar”.
Role para baixo, selecione “Com palavras específicas no endereço do remetente” e clique no sublinhado “Palavras específicas” no painel inferior.
Adicione o domínio para o qual deseja um alerta, clique em “Adicionar” (você pode adicionar vários domínios, se desejar) e clique em “OK”.
O domínio terá substituído “Palavras específicas”. Clique em “Avançar”.
Agora, escolha se deseja que um som seja reproduzido, um alerta seja exibido ou ambos. Se você escolher um som, terá que clicar em “A Sound” e escolher o som que deseja. Feito isso, clique em “Concluir”.
A regra ficará visível na lista “Regras e alertas”. Clique em “Aplicar” para ativá-lo.
A partir de agora, sempre que um e-mail chegar desse domínio, você receberá o alerta que escolheu.