A inteligência artificial (IA) apresenta-se como uma ferramenta capaz de otimizar a realização de reuniões, solucionar problemas inerentes a esses encontros e, consequentemente, aumentar a sua produtividade.
Reuniões, sejam elas presenciais ou virtuais, desempenham um papel vital para todos os profissionais e empresas. Elas propiciam um espaço para que as equipes discutam temas ou estratégias cruciais de maneira concisa.
Entretanto, organizar e garantir o sucesso de uma reunião não é uma tarefa trivial. Demanda um processo extenso de brainstorming, elaboração de pautas, documentação, edição, apresentação, agendamento e outras atividades.
A execução manual de todas essas etapas pode consumir tempo e esforço consideráveis, além de estar sujeita a ineficiências e erros.
Tais fatores podem comprometer a reunião e seus resultados. Portanto, torna-se imprescindível buscar soluções para os desafios enfrentados nesse contexto.
A inteligência artificial surge como um recurso promissor para aprimorar o planejamento e a gestão de reuniões, tornando-as mais eficazes e bem-sucedidas.
Neste artigo, abordaremos alguns dos desafios comuns associados a reuniões e exploraremos como a IA pode contribuir para superá-los.
Vamos começar!
Gerenciamento do Tempo
Eventualmente, reuniões online podem exceder o tempo previsto, o que pode gerar cansaço e inconvenientes para os participantes, que podem ter outros compromissos após o término do encontro.
Similarmente, atrasos no início da reunião também podem gerar problemas, pois obrigam as pessoas a esperar, algo que não é bem-visto no ritmo acelerado do mundo atual. Além disso, tal situação pode sugerir que o anfitrião não valoriza o tempo dos demais participantes, levando alguns a abandonar a sessão, o que pode prejudicar a pauta.
Por isso, o gerenciamento adequado do tempo de reunião é fundamental. Isso garante que todos os participantes possam contribuir para a discussão, concluir o encontro no momento oportuno e retornar aos seus compromissos.
Solução com IA: A IA pode auxiliar no gerenciamento de reuniões online, assegurando o sucesso do evento. Existem ferramentas de IA capazes de monitorar o progresso das reuniões, garantindo que o tempo seja respeitado do início ao fim.
Além do monitoramento, as ferramentas de IA podem enviar lembretes quando o tempo de encerramento se aproximar, permitindo finalizar a reunião de forma apropriada, evitando pressa.
Agendamento da Reunião
O agendamento de uma reunião, seja ela online ou presencial, pode ser bastante desafiador, exigindo a identificação de uma data e horário que se adequem a todos os participantes. Diante da rotina agitada da maioria das pessoas, reunir todos em um mesmo momento, mesmo virtualmente, pode ser complicado.
Adicionalmente, o processo de agendamento envolve outros desafios, como a consulta de calendários, a coordenação com a equipe, a resolução de conflitos de agenda e outras questões.
Solução com IA: A IA simplifica o processo de agendamento de reuniões, tornando-o mais eficiente. Ferramentas de agendamento baseadas em IA são capazes de analisar os horários de cada participante e, com base na disponibilidade, sugerir os melhores horários para a reunião.
Além disso, essas ferramentas de IA consideram outros fatores relevantes, como fusos horários e tempo de deslocamento, para sugerir horários apropriados. Elas também podem resolver conflitos de agenda e enviar convites automaticamente.
Algumas ferramentas úteis para agendamento incluem Reclaim.ai e Clockwise.
Definição de uma Pauta Clara
Em algumas situações, a pauta de uma reunião pode não estar clara para os participantes ou para o próprio anfitrião. Isso impede que todos tenham um entendimento preciso do tema da discussão, prejudicando o propósito geral do encontro.
Além disso, elaborar uma pauta eficaz não é tarefa simples. Exige pesquisas, discussões, organização, documentação e revisões que podem tomar várias horas.
Consequentemente, os participantes podem se desviar facilmente da discussão ou ter expectativas diferentes do que está ocorrendo na sessão. Isso pode tornar a reunião improdutiva e dificultar o alcance dos objetivos.
Solução com IA: A IA pode auxiliar na criação da pauta de reuniões, inclusive com base em prioridades. Ela automatiza o processo, economizando tempo e esforço. Pode pesquisar, organizar, documentar, formatar e revisar a pauta de forma automática.
As ferramentas de IA também apresentam a pauta de forma organizada e fácil de ler, evitando a necessidade de coletar e formatar dados manualmente.
Lidar com Tarefas Repetitivas
Conduzir uma reunião envolve diversas tarefas repetitivas e demoradas, como planejamento, pesquisa, entrada manual de dados, documentação, organização, envio de convites, entre outras. Essa rotina impede que os profissionais tenham tempo para se dedicar à criatividade e à busca por melhorias, o que pode impactar o crescimento da organização.
Solução com IA: Ao utilizar ferramentas de IA para automatizar esses processos repetitivos, é possível economizar tempo significativamente. Um assistente de reunião com IA pode agilizar os preparativos da reunião, o envio de convites e acompanhamentos, além de outras tarefas.
Ele auxilia na geração da pauta, na documentação dos detalhes da reunião, no agendamento, no envio de convites, no envio de alertas e notificações, entre outras funções.
Gravação da Sessão
Caso tópicos cruciais sejam discutidos em uma reunião, pode ser interessante revisitar o assunto posteriormente para implementar as ideias em um projeto ou aprendizado. Em função da quantidade de informações abordadas, nem sempre é possível recordar de tudo. A gravação da reunião torna-se um recurso útil para consultar os pontos discutidos.
Entretanto, nem todas as plataformas de reuniões online oferecem a funcionalidade de gravação, o que pode resultar na perda de informações importantes. Essa situação pode prejudicar projetos ou a compreensão de um tema em estudo.
Solução com IA: Ferramentas de IA podem gravar a reunião na íntegra, garantindo que nenhuma informação seja perdida. Ao reproduzir a gravação, é possível revisitar tópicos importantes. Isso pode auxiliar na conclusão de projetos ou tarefas que tenham sido explicadas durante o encontro.
Loom, Fathom e Fireflies são algumas ferramentas de IA que podem ser utilizadas para gravar sessões de reunião.
Resumo da Reunião
Obter um resumo dos pontos abordados em uma reunião pode ser muito útil, seja para quem não pôde participar ou mesmo para quem esteve presente.
Um resumo bem elaborado deve incluir os principais pontos de ação, decisões tomadas, resultados alcançados e procedimentos definidos. Entretanto, a elaboração manual de um resumo pode consumir tempo e esforço, além de estar sujeita a erros e imprecisões.
Solução com IA: A IA pode ser utilizada para resumir reuniões, capturando pontos, decisões e outros detalhes importantes, que podem ser utilizados no aprendizado ou trabalho.
Com essa ferramenta, é possível obter um resumo abrangente, bem formatado e documentado, o que permite compreender a essência da reunião, mesmo que não se tenha participado dela. Isso garante clareza e precisão em relação aos tópicos discutidos.
Além disso, facilita a vida dos participantes, que não precisam fazer anotações durante a sessão e correr o risco de perder detalhes importantes. Eles podem participar da reunião com total foco e cumprir o objetivo de estarem presentes.
MeetGeek, Otter e Sembly são algumas ferramentas que auxiliam na criação de resumos de reuniões.
Análise de Dados
Obter informações sobre o desempenho das reuniões é importante para identificar os problemas subjacentes, sejam eles relacionados à pauta, agendamento, horário, coordenação ou outros fatores.
A análise desses dados permite corrigir problemas e aprimorar as reuniões, garantindo que os participantes tenham uma experiência positiva e livre de conflitos.
Portanto, ao final da reunião, é recomendável avaliar o desempenho do encontro, identificando os pontos positivos e negativos. A ausência dessa avaliação impede a identificação de problemas, o que pode impactar as próximas sessões.
Solução com IA: A análise baseada em IA pode fornecer informações úteis para melhorar as reuniões e torná-las mais eficazes. Diversas ferramentas disponíveis no mercado são capazes de coletar dados de reuniões virtuais, como vídeo, áudio, notas, presença, engajamento, participação, resultados, gerenciamento de tempo, eficiência e uso da pauta.
Ademais, as ferramentas de análise baseadas em IA podem apresentar essas informações em um formato estruturado e fácil de entender, facilitando a identificação rápida de problemas, o acompanhamento do progresso das reuniões ao longo do tempo e a implementação das melhorias necessárias.
As ferramentas de IA para obtenção de detalhes permitem uma visão mais ampla das reuniões virtuais, avaliando o desempenho e identificando o que funcionou e o que não funcionou, o que pode levar a reuniões mais eficientes no futuro.
Gong e Chorus.ai são alguns exemplos de ferramentas de IA para coletar análises de reuniões.
Colaboração e Comunicação Eficazes
Falhas na comunicação entre os participantes de uma reunião podem prejudicar a coordenação. O objetivo principal de uma reunião é promover um debate saudável para chegar a uma conclusão e alcançar os objetivos estabelecidos.
Em algumas situações, o idioma pode se tornar uma barreira, ou podem existir dificuldades físicas que dificultam a comunicação. Além disso, quando os participantes não se conhecem, iniciar uma conversa pode ser um desafio. Nesse cenário, o anfitrião deve criar um ambiente onde todos se sintam confortáveis para participar da discussão.
Caso esse ambiente não seja estabelecido, a colaboração da equipe pode ser comprometida. Da mesma forma, em uma aula online, é importante garantir que os alunos tenham um ambiente de aprendizado adequado e ferramentas para se comunicar com o professor quando necessário.
Solução com IA: Softwares baseados em IA podem reduzir a lacuna de comunicação entre os participantes de uma reunião. Recursos como processamento de linguagem natural, reconhecimento de fala e tradução de idiomas podem auxiliar nesse processo.
Para tornar a reunião mais produtiva, os participantes devem ser familiarizados com a pauta com antecedência. O envio de uma pauta bem documentada permite que se preparem e se mantenham focados durante a sessão.
Além disso, é possível utilizar ferramentas de IA para colaboração durante reuniões. Elas oferecem recursos como compartilhamento de dados, comunicação em tempo real, edição de documentos, quadro branco virtual e gerenciamento de projetos, o que permite que as equipes trabalhem juntas de forma eficaz.
Assim, se um participante quiser acrescentar algo, pode utilizar o recurso de levantar a mão. O anfitrião pode ativar o som dos participantes para que possam falar. Da mesma forma, a edição de documentos em tempo real permite que vários usuários acessem e editem um mesmo documento para fazer sugestões ou correções.
ClickUp, Spacemaker e Voice App (para tradução) são alguns exemplos de ferramentas de IA que podem aprimorar a comunicação e a colaboração.
Tomada de Decisões Informadas
Tomar decisões assertivas pode ser um desafio para as equipes, mesmo após horas de discussão. A ausência de uma decisão específica ou a tomada de decisões precipitadas, sem avaliação adequada, pode comprometer o propósito da reunião.
Uma decisão equivocada pode impactar negativamente a organização e seus diversos aspectos. Portanto, é crucial tomar decisões corretas e informadas no momento oportuno.
Solução com IA: A IA pode otimizar o processo de tomada de decisões. Através de ferramentas de IA, é possível obter dados em tempo real, realizar análises precisas e utilizar modelagem preditiva para tomar decisões mais informadas e baseadas em dados.
Além disso, a IA pode melhorar as reuniões através de:
- Tradução de idiomas em tempo real
- Anotações automáticas das reuniões
- Transcrição automática de reuniões
- Integração de diversas ferramentas para que os usuários possam acessar múltiplos recursos em uma única interface
- Proteção de reuniões através de criptografias avançadas, MFA e outros métodos
- Auxílio no cumprimento de regulamentações como GDPR e HIPAA.
Rationale e Scaler são exemplos de ferramentas de IA que podem auxiliar na tomada de decisões.
Assistentes de Reunião com IA
Agora, vamos abordar brevemente algumas ferramentas de IA que podem otimizar suas reuniões e torná-las mais eficazes.
#1. MeetGeek
O MeetGeek é um assistente de reunião com IA completo que funciona em diversas plataformas, incluindo Zoom, Teams e Google Meet. Ele aumenta o valor de suas reuniões, chamadas com clientes e entrevistas de contratação.
A ferramenta de IA pode gravar automaticamente vídeos de reuniões, resumir, transcrever e compartilhar informações sobre elas. O MeetGeek automatiza tudo, desde anotações e transcrições até a coordenação de decisões.
Essa ferramenta organiza todos os detalhes da reunião em um local pesquisável e seguro, permitindo o enriquecimento da biblioteca com arquivos de áudio e transcrições. Ele se integra a mais de 2000 aplicativos através do Zapier, além de outras ferramentas.
#2. Otter
O Otter permite tornar as reuniões altamente produtivas, oferecendo conclusões, notas e transcrições ao vivo. Ele auxilia no planejamento e agendamento de reuniões através da conexão com a Microsoft ou o Google Calendar.
O Otter funciona em plataformas como Teams, Zoom e Google Meet. Ele permite a captura de gravações em tempo real, marcação de colegas de equipe com itens de ação e criação de resumos automatizados com hiperlinks para envio por e-mail aos participantes.
#3. Laxis
Laxis capacita equipes, simplificando reuniões e capturando informações importantes nas interações com os clientes. Mais de 20 mil profissionais confiam neste assistente de reunião com IA, que auxilia na concentração durante as reuniões, na sinalização de itens para acompanhamento e na captura de comentários.
A ferramenta também captura os resultados das reuniões, auxiliando na tomada de decisões claras. Ela oferece modelos personalizados para direcionar as conversas, transcrições em tempo real, marcação, edição avançada, recursos de áudio para texto e integração com ferramentas populares.
Conclusão
Através da inteligência artificial, é possível tornar as reuniões mais produtivas e eficazes, otimizando praticamente todos os aspectos dos encontros. A IA auxilia em todo o processo, desde o planejamento, a criação da pauta, a documentação, até o agendamento da reunião, o convite dos membros e a condução da sessão.
Também é possível explorar alguns dos melhores modelos de pauta para reuniões mais produtivas.