No Microsoft Excel, é muito comum necessitar referenciar dados que estão em outras abas da mesma planilha ou até mesmo em arquivos Excel completamente distintos. Apesar de, à primeira vista, isso soar complexo, com um pouco de prática, torna-se um procedimento bastante simples.
Neste guia, vamos desvendar como referenciar informações de outras planilhas dentro do mesmo arquivo, além de como estabelecer vínculos com dados de arquivos Excel diferentes. Exploraremos, também, como incluir intervalos de células em fórmulas, como simplificar o processo através de nomes definidos e como aplicar a função PROCV para referências dinâmicas.
Referenciando Células em Outras Planilhas no Mesmo Arquivo Excel
A forma mais básica de referenciar uma célula é combinando a letra da coluna com o número da linha.
Por exemplo, a referência B3 aponta para a célula que está na intersecção da coluna B com a linha 3.
Para buscar dados em outras planilhas, você adiciona o nome da planilha antes da referência da célula. Assim, a referência para a célula B3 na planilha “Janeiro” seria:
=Janeiro!B3
O ponto de exclamação (!) é o elemento que separa o nome da planilha do endereço da célula.
Caso o nome da planilha contenha espaços, ele deverá ser envolvido por aspas simples na referência.
='Vendas de Janeiro'!B3
Embora seja possível digitar essas referências diretamente na célula, o Excel oferece uma forma mais fácil e segura de fazer isso.
Comece digitando um sinal de igual (=) na célula. Em seguida, clique na aba da planilha que contém o dado desejado e, logo após, clique na célula que você quer referenciar.
Automaticamente, o Excel registrará a referência correta na Barra de Fórmulas.
Para concluir, pressione Enter.
Referenciando Células em Outros Arquivos Excel
O mesmo método pode ser utilizado para referenciar células de outros arquivos Excel. O único requisito é que o arquivo Excel de origem esteja aberto antes de iniciar a digitação da fórmula.
Comece com o sinal de igual (=), vá para o arquivo desejado e clique na célula que você quer referenciar. Finalize pressionando Enter.
A referência gerada exibirá o nome do arquivo entre colchetes, seguido pelo nome da planilha e a referência da célula.
=[Chicago.xlsx]Janeiro!B3
Se o nome do arquivo ou da planilha possuir espaços, toda a referência ao arquivo (incluindo os colchetes) deverá ser envolvida por aspas simples.
='[Nova York.xlsx]Janeiro'!B3
Neste exemplo, você pode notar o símbolo de cifrão ($) na referência da célula. Isso indica uma referência de célula absoluta (para saber mais, procure sobre referências de célula absolutas).
Ao referenciar células e intervalos em outros arquivos Excel, as referências se tornam absolutas por padrão. Se necessário, é possível alterar para uma referência relativa.
Ao visualizar a fórmula com o arquivo referenciado fechado, você verá o caminho completo do arquivo.
Apesar de criar referências para outros arquivos ser um processo direto, elas são mais propensas a problemas. Mudanças de nomes, movimentação de pastas ou arquivos podem quebrar as referências e gerar erros.
Sempre que possível, manter os dados em um único arquivo proporciona maior confiabilidade.
Referenciando Intervalos de Células em Fórmulas
Referenciar uma única célula é muito útil, mas, em muitos casos, você precisará usar uma função (como SOMA) que referencie um intervalo de células em outra planilha ou arquivo.
Para isso, basta iniciar a função normalmente e selecionar a planilha e o intervalo de células desejado, da mesma maneira que nos exemplos anteriores.
No exemplo a seguir, a função SOMA calcula a soma dos valores no intervalo B2:B6 da planilha chamada Vendas.
=SOMA(Vendas!B2:B6)
Simplificando Referências com Nomes Definidos
No Excel, é possível atribuir um nome a uma célula ou intervalo de células, tornando as referências mais compreensíveis. Essa prática é especialmente útil quando você tem muitas referências na planilha.
O nome definido é único em todo o arquivo Excel.
Por exemplo, podemos nomear a célula como ‘TotalChicago’ e a referência seria:
=TotalChicago
Esta é uma alternativa mais clara para uma referência padrão como:
=Vendas!B2
Criar um nome definido é simples: selecione a célula ou o intervalo de células desejado.
Clique na caixa Nome, localizada no canto superior esquerdo da tela, insira o nome desejado e pressione Enter.
Ao criar nomes definidos, espaços não são permitidos. Nesse exemplo, as palavras foram unidas e separadas por letras maiúsculas. Você também pode usar hífens (-) ou sublinhados (_) para separar as palavras.
O Excel também dispõe do Gerenciador de Nomes, que facilita a gestão dos nomes definidos. Para acessá-lo, vá em Fórmulas > Gerenciador de Nomes. A janela exibirá uma lista com todos os nomes definidos na planilha, suas localizações e valores.
Os botões na parte superior permitem editar e excluir os nomes definidos.
Formatando Dados como Tabela
Ao trabalhar com listas extensas de dados, usar o recurso “Formatar como Tabela” do Excel pode simplificar bastante o modo como você referencia as informações contidas nelas.
Veja a seguinte tabela simples.
Esta tabela pode ser formatada como uma tabela do Excel.
Clique em qualquer célula da lista, vá para a guia “Página Inicial”, clique no botão “Formatar como Tabela” e escolha um estilo.
Confirme se o intervalo de células está correto e se sua tabela possui cabeçalhos.
Em seguida, você pode atribuir um nome significativo à sua tabela na guia “Design”.
Assim, se precisarmos somar as vendas de Chicago, podemos nos referir à tabela pelo nome (em qualquer planilha), seguido por um colchete ([) para ver a lista de colunas.
Selecione a coluna desejada na lista e digite o colchete de fechamento. A fórmula resultante será algo como:
=SOMA(Vendas[Chicago])
É notável como o uso de tabelas pode simplificar as referências em funções de agregação, como SOMA e MÉDIA, em comparação com as referências padrão de planilhas.
A tabela deste exemplo é pequena para fins de demonstração, mas quanto maior a tabela e maior o número de planilhas no arquivo, mais você perceberá os benefícios desta abordagem.
Utilizando a Função PROCV para Referências Dinâmicas
As referências mostradas nos exemplos anteriores foram todas vinculadas a uma célula ou intervalo de células específico. Isso geralmente atende às necessidades da maioria dos casos.
No entanto, imagine se a célula que você está referenciando pudesse mudar quando novas linhas são inseridas…