Como estudante e trabalhador, a organização das minhas atividades diárias através de uma lista de tarefas é essencial para a minha rotina. Sem um planejamento estruturado, a procrastinação torna-se uma constante. Há anos que utilizo o Google Tasks como ferramenta de organização. Ele não só otimiza a minha gestão de tempo, mas também me permite concentrar nas prioridades com mais eficácia.
Listas Distintas para Diferentes Esferas da Vida
Tal como acontece com muitas pessoas, a minha vida divide-se em diversas áreas, e por vezes assumo mais responsabilidades do que consigo gerir. Esta situação pode levar-me a esquecer tarefas simples, como comprar um novo caderno para a disciplina de matemática ou adquirir um ingrediente para aquela receita que quero experimentar.
Atualmente, a minha vida está organizada em três categorias: académica, profissional e pessoal. Para garantir que mantenho o controlo sobre todas elas e que as tarefas de cada área se mantenham separadas, utilizo três listas distintas no Google Tasks.
Assim, tenho uma lista designada como “Trabalho” onde registo todos os prazos e compromissos laborais. Uma segunda lista, denominada “Educação”, é dedicada às tarefas relacionadas com a universidade, como datas de entrega de trabalhos e exames. Por fim, as atividades de cariz pessoal, como jantares com amigos ou experimentar uma nova receita de café do TikTok, são agrupadas na lista “Vida Pessoal”.
Criação de Tarefas Direto do Gmail
Embora utilize o Notion para a gestão global da minha vida, existe uma razão específica pela qual prefiro o Google Tasks para o acompanhamento das minhas tarefas diárias.
O Google Tasks oferece uma integração fluida com outras ferramentas do Google, como o Docs, Sheets e, evidentemente, o Gmail. Esta característica permite que, ao contrário de outras aplicações de gestão de tarefas, seja possível criar tarefas diretamente a partir do Gmail. Embora pudesse adicionar lembretes manualmente a partir dos e-mails, a possibilidade de o fazer com apenas um clique simplifica o processo e poupa-me tempo.
Para adicionar um e-mail à sua lista de Tarefas do Google:
- Localize o e-mail pretendido.
- Clique no menu de três pontos verticais, junto ao ícone “Mover para”.
- No menu que se abre, selecione “Adicionar às Tarefas”.
Será exibido um painel lateral com a sua lista de Tarefas do Google. Aqui, pode acrescentar detalhes à tarefa, definir um prazo, mover a tarefa para uma das suas listas, dividi-la em subtarefas ou colocá-la no topo da sua lista.
Utilização das Tarefas em Conjunto com o Google Calendar
De forma semelhante à integração com o Gmail, cada tarefa que adiciono à minha lista é automaticamente sincronizada com o meu Google Calendar, outra ferramenta indispensável no meu dia a dia.
Para que as tarefas surjam no Google Calendar, é necessário definir um prazo. Por exemplo, tarefas como “comprar mantimentos”, para as quais não costumo definir prazos, não aparecerão no calendário. No entanto, tarefas que requerem cumprimento dentro de um período de tempo específico, como a entrega de trabalhos ou reuniões, são automaticamente adicionadas ao meu calendário.
Esta funcionalidade ajuda-me a estabelecer prioridades e a direcionar a minha energia para as tarefas que mais necessitam da minha atenção. Após concluir as tarefas visíveis no Google Calendar, verifico o Google Tasks para confirmar se existe alguma tarefa pendente.
Este processo funciona de forma inversa: é possível adicionar uma tarefa à lista diretamente a partir do Google Calendar. Ao adicionar uma tarefa, basta alternar para o separador “Tarefas”, definir um prazo, adicionar uma descrição se necessário e escolher a lista na qual pretende inseri-la.
Definição de Lembretes e Tarefas Recorrentes
Pretende certificar-se de que não se esquece do aniversário de um amigo ou de uma consulta médica mensal? Se é como eu, acompanhar estas obrigações no meio do caos diário pode ser um desafio. Felizmente, é possível pedir ao Google Assistant para definir um lembrete que será automaticamente guardado como uma tarefa no Google Tasks. Alternativamente, pode adicionar manualmente uma tarefa e definir uma data e hora para receber uma notificação quando esta estiver pendente.
Da mesma forma, se existirem tarefas que necessita de realizar em dias específicos da semana ou até uma vez por mês, pode criar uma tarefa recorrente em vez de a adicionar à lista de tarefas a cada vez. Basta criar a tarefa e clicar no ícone de “Repetir” ao lado da mesma. Escolha a frequência com que deseja que a tarefa se repita, defina as datas de início e término e está tudo pronto.
Apesar de muitas aplicações de gestão de tarefas oferecerem funcionalidades semelhantes (ou mesmo mais avançadas), a simplicidade do Google Tasks e a sua integração perfeita com outros serviços do Google fazem com que me mantenha fiel a esta ferramenta há anos.
Resumo: O Google Tasks é uma ferramenta indispensável para estudantes que trabalham e que necessitam organizar as suas tarefas diárias. Através da utilização de listas separadas para o trabalho, educação e vida pessoal, e pela integração com o Gmail e Google Calendar, o Google Tasks oferece uma forma eficaz de organização. Com recursos como lembretes e tarefas recorrentes, permite manter o foco e a produtividade, facilitando a gestão de todas as obrigações.