Certamente você já se deparou com assinaturas de e-mail, aquelas informações que aparecem no rodapé das mensagens. Neste artigo, vamos explorar como você pode criar uma assinatura de e-mail que realmente transmita profissionalismo.
Seja você um profissional no início da carreira ou com muita experiência, a assinatura de e-mail é um elemento fundamental em sua comunicação. Não a veja como um mero rodapé; aproveite-a como uma forma de demonstrar seu profissionalismo e deixar uma impressão memorável.
Este guia detalhado te mostrará como elaborar uma assinatura de e-mail que seja ao mesmo tempo atrativa e informativa. Além disso, indicaremos algumas ferramentas e recursos onde você poderá criar suas assinaturas ou obter modelos prontos para uso.
O que é uma assinatura de e-mail?
Ao analisar e-mails, você com certeza já notou blocos de texto, imagens e links no final de algumas mensagens. Isso é o que chamamos de assinatura de e-mail. Geralmente, inclui o nome do remetente e suas informações de contato. Pode conter também cargo, endereço do site, foto, avisos legais e outros dados relevantes.
O principal objetivo de uma assinatura de e-mail é garantir aos destinatários que eles estão se comunicando com uma pessoa real e não com um robô. Uma assinatura bem elaborada ajuda a consolidar sua identidade e a de sua empresa, funcionando como um cartão de visitas digital.
Por que uma boa assinatura de e-mail é importante?
Caso ainda esteja em dúvida sobre a necessidade de uma assinatura de e-mail de qualidade, veja alguns motivos convincentes:
Razões pessoais
#1. Garante uma primeira impressão positiva
Uma primeira impressão positiva é fundamental em qualquer comunicação profissional. Uma assinatura de e-mail bem pensada pode projetar a imagem correta para o destinatário.
#2. Economiza tempo
Ao configurar uma assinatura para todos os e-mails que você enviar, não precisará adicionar saudações e sua assinatura manualmente a cada nova mensagem, poupando tempo valioso.
#3. Promove sua marca pessoal
Adicione seu logotipo e slogan à sua assinatura de e-mail para fortalecer sua marca pessoal. Se você é freelancer ou tem um pequeno negócio, isso o ajudará a se tornar mais conhecido entre seus contatos.
#4. Ajuda as pessoas a lembrarem de você
Quer ser lembrado? Adicione uma assinatura de e-mail memorável e diferente. Uma assinatura adequada no final dos e-mails pode garantir que os destinatários se lembrem de você.
#5. Mostra sua personalidade
Nem sempre é fácil mostrar sua personalidade em um e-mail. No entanto, a assinatura de e-mail é um ótimo espaço para isso. Escolha um estilo, cor e fonte que reflitam quem você é.
Razões Profissionais
#1. Demonstra profissionalismo
Em suas interações profissionais, cada aspecto do seu e-mail, inclusive a assinatura, deve refletir profissionalismo. Uma assinatura bem elaborada transmitirá confiança aos seus contatos.
#2. Estabelece credibilidade
Uma assinatura de e-mail de qualidade também é essencial para construir credibilidade. Em suas interações com clientes, colegas ou potenciais empregadores, uma assinatura profissional é indispensável.
#3. Facilita o contato
As assinaturas de e-mail incluem detalhes de contato, como seu número de telefone e endereço de e-mail, tornando mais fácil para as pessoas entrarem em contato com você.
#4. Aumenta seus seguidores nas redes sociais
Inclua links para as redes sociais da sua empresa, como Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram. Isso ajudará a divulgar sua presença online e a atrair novos seguidores.
#5. Promove a consistência da marca
A assinatura de e-mail também reforça a marca e a identidade visual da empresa. Ao padronizar as assinaturas de todos os funcionários, você promove uma identidade de marca consistente.
Guia passo a passo para criar uma assinatura de e-mail
No Gmail
Usuários do Gmail podem adicionar uma assinatura seguindo estes passos:
- Acesse sua caixa de entrada do Gmail.
- Clique em “Configurações” (ícone de engrenagem) no canto superior direito e selecione “Ver todas as configurações”.
- Na aba “Geral”, role até a seção “Assinatura”.
- Clique em “Criar nova”.
- Dê um nome à assinatura e clique em “Criar”.
- O cursor aparecerá em uma caixa onde você poderá adicionar sua assinatura de e-mail.
- Personalize a fonte, tamanho, cor do texto, use negrito, itálico, sublinhado e alinhamento.
- A assinatura do Gmail também aceita hiperlinks e imagens.
- Faça as alterações necessárias nas configurações da assinatura.
- Role até o final e clique em “Salvar alterações”.
- Sua assinatura está pronta para uso.
No Outlook
Para adicionar uma assinatura ao Outlook, siga estes passos:
- Abra sua caixa de entrada do Outlook e clique em “Arquivo”.
- Escolha “Opções” no lado esquerdo.
- Selecione a aba “Email” na janela “Opções do Outlook”.
- No painel direito, clique em “Assinaturas…”.
- A janela “Assinatura e estacionária” abrirá com a aba “Assinatura de email”.
- Selecione seu e-mail do Outlook no menu suspenso da sua conta.
- Clique em “Novo”. Dê um nome à assinatura e clique em “OK”.
- Crie e personalize sua assinatura na caixa “Editar assinatura”.
- Você pode selecionar estilo de fonte, tamanho, negrito, itálico, sublinhado, alinhamento e inserir links.
- Também é possível importar informações de um cartão de visitas.
- Clique em “Salvar”.
- Escolha qual assinatura usar para novos e-mails e respostas/encaminhamentos.
- Clique em “OK” e a assinatura estará pronta.
No Yahoo Mail
Para criar uma assinatura de e-mail no Yahoo Mail, faça o seguinte:
- Acesse sua conta do Yahoo Mail.
- Na caixa de entrada, clique em “Configurações” no canto superior direito e escolha “Mais configurações”.
- Selecione “Escrever email” no painel esquerdo.
- Na seção “Assinatura”, clique no botão ao lado do ID de e-mail que deseja personalizar.
- Após ativar a opção, uma caixa de texto aparecerá onde você poderá adicionar sua assinatura.
- Personalize com emojis, negrito, itálico, alinhamento, recuo, marcadores e tachado.
- Você também pode escolher estilo e tamanho da fonte, além de adicionar hiperlinks.
- Saia das configurações. Seu próximo e-mail terá a assinatura que você acabou de criar.
Melhores práticas para sua assinatura de e-mail
✅ O princípio básico é manter a assinatura curta, incluindo apenas as informações essenciais.
✅ Utilize fontes limpas e profissionais, como Arial ou Times New Roman. Evite fontes estilizadas para uso profissional, reservando-as para e-mails pessoais.
✅ A menos que você use e-mails separados para fins pessoais e profissionais, crie diversas assinaturas, personalizando-as para diferentes públicos.
✅ Torne a assinatura visualmente atraente usando fontes, formatos, espaçamento e elementos gráficos.
✅ Use uma ou duas cores para não distrair o destinatário.
✅ Inclua sua foto, o logotipo da empresa, o URL do site e links para as redes sociais.
✅ Certifique-se de que a assinatura seja facilmente visualizada em qualquer dispositivo.
✅ Teste a assinatura em diferentes dispositivos e clientes de e-mail para garantir sua aparência e funcionalidade.
✅ Se a empresa usar assinaturas, padronize o estilo para promover a identidade da marca.
✅ Mantenha as informações atualizadas, incluindo endereço de e-mail, telefone e URL.
✅ Nunca inclua informações pessoais, como endereço residencial e número de telefone particular, para evitar riscos de segurança.
✅ Verifique com sua equipe jurídica quais informações podem ser adicionadas à assinatura para garantir a conformidade com as leis locais.
#1. HubSpot
O HubSpot oferece um gerador de assinatura de e-mail gratuito com seis modelos personalizáveis para sua profissão e identidade de marca.
Adicione seu nome, cargo, nome da empresa, informações de contato e links para redes sociais, além de campos personalizados. Personalize cor do tema, cor do texto, cor do link, tipo e tamanho da fonte. Faça upload da sua foto, do logotipo da empresa e crie uma CTA personalizada.
#2. Newoldstamp
O Newoldstamp é uma plataforma para criar assinaturas personalizadas para você e sua equipe, adequadas aos requisitos de sua marca.
Com modelos personalizáveis, você pode usar seu próprio design, cores e fontes. Ele oferece também um painel centralizado para empresas, além de sistema de análise e gerenciamento de banners, integrando-se com Google Workspace, MS Exchange e Microsoft 365.
#3. WiseStamp
O WiseStamp cria assinaturas de e-mail profissionais para indivíduos e empresas, transformando seu e-mail em uma ferramenta de marketing.
As assinaturas funcionam no Gmail, Outlook, Apple Mail e Yahoo, com opções para personalizar fonte, cor, layout e outros elementos, além de recursos avançados como avisos legais, vídeos e banners. Use para criar assinaturas unificadas para toda a empresa.
Recursos populares de modelos de assinatura de e-mail
#1. Biblioteca de modelos de assinatura de e-mail do Microsoft 365
Para uma assinatura de e-mail do Outlook com aparência profissional, opte pela galeria de assinaturas do Microsoft 365, com 20 modelos personalizáveis com fotos, links de sites, logotipos e perfis sociais.
Use os modelos totalmente personalizáveis para adicionar um toque profissional aos seus e-mails do Outlook, explorando fontes, gráficos, fotos, vídeos, animações e transições. Os modelos estão disponíveis no MS Word para edição fácil.
#2. Assinaturas de correio
Se precisar de modelos de assinatura de e-mail gratuitos compatíveis com o modo escuro, o Mail Signatures oferece modelos prontos para uso para fins pessoais e comerciais, sem a necessidade de conhecimento em HTML.
O gerador integrado permite personalizar os modelos, que funcionam no Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server e outros. Há opções para estilo e cores de fonte.
Exemplos populares de assinaturas de e-mail
Assinatura de e-mail para empresa de energia verde
Crédito da imagem: Assinaturas de correio
Este exemplo é ideal para quem trabalha em empresas ecologicamente conscientes. O banner faz uma pergunta que incentiva os destinatários a economizar papel. A cor verde simboliza natureza e sustentabilidade.
Assinatura de e-mail para empresa de automóveis
Crédito da imagem: Assinaturas de correio
Nesta assinatura de e-mail, o prêmio recebido pela montadora é destacado com um banner. O retrato do remetente garante que suas informações não se percam em meio ao banner. A cor marrom pode variar de acordo com as cores da marca.
Palavras Finais
Uma assinatura de e-mail é essencial para uma comunicação profissional. Ela facilita que as pessoas entrem em contato e se conectem com você. Agora que você sabe como criar uma assinatura profissional, personalize seu cliente de e-mail seguindo os passos deste guia.
Você também pode ter interesse em soluções de e-signature e APIs de e-signature.