Em diversas situações, seja em viagens de trabalho ou para fins fiscais, surge a necessidade de preencher um formulário de despesas. Caso sua empresa não forneça um modelo específico, você pode criar um utilizando um modelo pré-existente no Word.
Como Elaborar um Formulário de Despesas
O preenchimento de um relatório de despesas é uma etapa essencial em qualquer deslocamento a trabalho. Embora cada organização possa ter suas próprias normas de reembolso, a estrutura geral do formulário e os elementos que ele contém costumam ser consistentes em diferentes contextos.
Se você estiver preenchendo um formulário de despesas da sua empresa, verifique inicialmente se existem diretrizes a seguir ou um modelo padronizado que você deva utilizar.
Caso necessite criar seu próprio formulário de despesas, o Word oferece um modelo bastante útil para começar. Apesar de talvez não atender exatamente às suas necessidades, ele representa um bom ponto de partida.
Primeiramente, abra o Word. No menu inicial, no lado esquerdo, clique em “Novo”.
Na barra de pesquisa, digite “despesas”.
Pressione “Enter” para exibir os modelos disponíveis e clique sobre aquele que lhe interessar.
Uma nova janela será aberta, mostrando o nome do modelo, uma descrição e uma pré-visualização. Clique em “Criar”.
O novo modelo de formulário de despesas será exibido. Analise-o com atenção e edite os trechos necessários. Certifique-se de que as cores e a tipografia estejam de acordo com as diretrizes visuais da sua empresa.
Após realizar as devidas alterações, salve o modelo para uso futuro. Recomenda-se registrar as despesas à medida que elas ocorrem, em vez de deixar tudo para o final da viagem, pois é fácil esquecer algo que você tenha comprado há alguns dias.
A seguir, apresentamos os itens de despesas mais comuns que geralmente são rastreados:
- Hotel
- Transporte (inclui passagens aéreas, transporte público, taxas de aluguel de veículos e, em alguns casos, quilometragem)
- Combustível
- Refeições
- Telefone (muitas empresas exigem que você adquira um chip para comunicação local, enquanto outras podem aceitar o pagamento de tarifas de roaming)
- Entretenimento (esta categoria se enquadra no quesito de “reembolso razoável”. Recomenda-se obter pré-aprovação antes de levar seus clientes para um passeio. Caso contrário, evite exageros para não ter problemas com sua empresa.)
- Diversos
Como uma boa prática, é sempre preferível obter aprovação prévia das despesas antes da viagem, para evitar conflitos no reembolso após o dinheiro ter sido gasto. Além disso, esteja atento aos limites de gastos estabelecidos pela empresa para diferentes localidades. A maioria das empresas oferece limites maiores de gastos quando se viaja para locais com custo de vida mais elevado.
Certifique-se de manter todos os seus recibos em dia, documente todas as suas despesas e preencha o relatório de despesas. Dessa forma, você estará pronto para iniciar seu controle financeiro de maneira eficaz!