Como é fato que não estamos trabalhando 24 horas por dia, seria sensato configurar respostas automáticas para notificar as pessoas que estão tentando entrar em contato com você.
O recurso “Fora do escritório” no Outlook permite definir respostas automáticas para quando você não estiver disponível para responder a e-mails imediatamente. Isso ajuda a informar o remetente instantaneamente sobre sua indisponibilidade.
Você pode usar esse recurso por vários motivos, como licença médica ou férias ou indisponibilidade no escritório por qualquer motivo.
Se isso soa como algo útil, vamos aprender como definir esse recurso de resposta automática no Outlook.
Existem várias maneiras de fazer isso, e as etapas dependem de qual dispositivo você está usando, portanto, siga um dos métodos abaixo adequados para você.
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Usando a opção de respostas automáticas
É provavelmente a maneira mais direta de fazer isso; aqui estão os passos.
Etapa 1: faça login na sua conta do Outlook.
Passo 2: Nas opções no canto superior esquerdo, clique onde diz “Arquivo”.
Passo 3: Clique em Respostas Automáticas (Fora do Escritório).
Passo 4: Selecione o botão que diz “Enviar respostas automáticas”.
Etapa 5: Na caixa de texto, você pode inserir sua mensagem, que será exibida para as pessoas que tentarem entrar em contato com você.
É importante inserir a mensagem de forma adequada a cada caso, pois nunca se sabe quem enviará um e-mail para você.
Passo 6: Você pode optar por enviar a resposta automática imediatamente ou definir um horário para que ela seja enviada à pessoa. Para fazer isso, selecione “Enviar apenas durante este intervalo de tempo” e defina a hora e a data de sua preferência.
Passo 7: Você pode optar por criar duas mensagens diferentes. Um para pessoas dentro da sua organização e outro para pessoas fora dela.
Depois de fazer tudo isso, clique em “OK” e pronto.
Usando Regras e Modelos
Nem todas as contas do Outlook oferecem suporte a Respostas Automáticas (Fora do Escritório). Se você não o vir em sua conta, provavelmente significa que você não tem o recurso.
Felizmente, há outra maneira de configurar respostas automáticas, que é usando regras e modelos.
Aqui estão os passos para isso:
Passo 1: Primeiro, temos que criar um modelo. Para fazer isso, crie uma nova mensagem no seu Outlook. Preencha todos os detalhes, como o assunto e o corpo da mensagem.
Lembre-se de que o corpo da mensagem será a mensagem que será enviada automaticamente como resposta às pessoas que enviarem um e-mail para você.
Etapa 2: quando terminar, na guia Arquivo, clique em Salvar como. Na caixa de diálogo Salvar como, você precisa nomear seu modelo e selecionar Modelo do Outlook (*.oft) no menu suspenso Salvar como tipo. Por fim, clique em Salvar.
Etapa 3: agora é hora de pegar nosso modelo e criar uma regra de resposta automática. Na sua conta do Outlook, clique em Informações e depois em “Regras e Alertas”.
Etapa 4: quando a caixa de diálogo Regras e alertas for aberta, clique no botão “Nova regra…”.
Passo 5: Nas opções, escolha a opção “Aplicar regra nas mensagens recebidas” e clique em Avançar para criar uma nova regra para respostas automáticas.
Passo 6: Agora, serão apresentadas as condições relativas às respostas automáticas. Você pode deixar as caixas Etapa 1 e Etapa 2 inalteradas, pois queremos responder a todas as mensagens que recebemos. Depois disso, clique em Avançar.
Passo 7: Clique em “Sim” quando aparecer uma mensagem perguntando se você deseja aplicar esta regra a todas as mensagens.
Passo 8: Uma tela como esta aparece. Nas opções, escolha “responder usando um modelo específico” na Etapa 1 e clique onde diz “um modelo específico” na Etapa 2. Isso abrirá outra caixa, permitindo que você selecione o modelo criado anteriormente.
No pop-up “Selecionar um modelo de resposta”, em Examinar, selecione “Modelos de usuário no sistema de arquivos”.
Passo 9: Clique no botão Procurar e escolha o modelo localizado em seu computador e abra-o.
Etapa 10: Nesta etapa, você será perguntado se deseja aplicar alguma exceção. Marque aqueles para os quais você deseja se inscrever e clique em Avançar.
Por fim, nomeie sua regra e clique em Concluir para concluir o processo. Agora, sempre que alguém lhe enviar um e-mail enquanto você estiver ausente, a mensagem no modelo que você criou será enviada automaticamente como resposta.
No PC
As etapas para configurar as Respostas Automáticas no seu PC são praticamente as mesmas do seu navegador. Aqui estão os passos para isso:
Passo 1: Abra o Outlook no seu PC com Windows.
Etapa 2: vá para Arquivo > Respostas automáticas. Se você tiver o Outlook 2007, deverá ir para Ferramentas > Assistente Fora do Escritório.
Etapa 3: na caixa Respostas automáticas, selecione “Enviar respostas automáticas”.
Etapa 4: assim que a caixa de mensagem for aberta, clique se deseja que a resposta automática seja enviada para pessoas dentro ou fora de sua organização. Em seguida, comece a digitar a mensagem.
Quando terminar, clique em “OK” para concluir o processo.
No aplicativo para iPhone
Configurar respostas automáticas no iPhone é super rápido. Siga os passos abaixo para isso:
Etapa 1: abra o aplicativo Outlook e vá para Configurações > Email.
Etapa 2: escolha a conta específica do Outlook.
Etapa 3: ative as respostas automáticas se não estiver ativado por padrão.
Você também pode escolher se deseja que a mensagem seja enviada para todos ou apenas para as pessoas da sua organização. Quando terminar, toque na marca de seleção e pronto.
Leia também: Como adicionar um calendário no Outlook
No aplicativo Android
Semelhante ao processo no iPhone, aqui estão as etapas para configurar respostas automáticas no aplicativo Outlook para Android.
Etapa 1: abra o aplicativo e toque no ícone Configurações.
Etapa 2: escolha a conta específica do Outlook.
Etapa 3: toque em Respostas automáticas.
Etapa 4: ative a opção Respostas automáticas.
Ao habilitá-lo, você verá opções para adicionar sua mensagem, escolher se deseja que ela seja enviada para todos ou apenas para pessoas selecionadas, etc.
Selecione as opções apropriadas de acordo com sua necessidade e, finalmente, toque no ícone de marca de seleção.
Palavras Finais
Mesmo quando você está fora do escritório tentando ter um tempo de qualidade para si mesmo, pensamentos podem surgir em sua mente sobre as pessoas que estão tentando entrar em contato com você.
Usando o recurso Resposta Automática (Fora do Escritório) no Outlook, você ficará tranquilo sabendo que as pessoas serão notificadas instantaneamente sobre sua indisponibilidade.
Em seguida, confira esses aplicativos para limpar sua caixa de entrada de e-mail.