Situações inesperadas podem ocorrer, obrigando você a cancelar uma reunião no Zoom. É importante não deixar os outros participantes sem informação; o ideal é avisá-los sobre sua ausência. Veja a seguir como cancelar uma reunião no Zoom de maneira eficaz.
Como Cancelar uma Reunião no Zoom
Inicie o aplicativo Zoom e vá até a aba “Reuniões”.
Suas próximas reuniões serão exibidas no painel à esquerda. Escolha a reunião que você deseja cancelar.
As opções da reunião selecionada aparecerão do lado direito. Clique no botão “Excluir”.
Uma janela será exibida, informando que você poderá recuperar a reunião dentro de 7 dias na seção “Excluídas recentemente”.
Confirme a exclusão clicando no botão “Sim”.
A reunião do Zoom será cancelada.
Boas Práticas ao Cancelar Reuniões
Vamos agora discutir as melhores práticas para cancelar reuniões. Independentemente da sua posição na hierarquia corporativa, o tempo de todos é valioso e deve ser respeitado. Um simples “Desculpe, não poderei comparecer. Vamos cancelar.” em cima da hora é considerado extremamente desrespeitoso. Além disso, essa atitude pode abalar a confiança na sua confiabilidade.
Como Responder a Convites para Reunião
Todos os sistemas de calendário populares oferecem pelo menos três opções de resposta: Aceitar, Recusar ou Talvez. Responder a esses convites é fundamental, não apenas para organizar sua própria agenda, mas também para que os outros possam ver quem estará presente e preparar a reunião de forma adequada.
Veja quando você deve usar cada uma das respostas:
| Aceitar: | Use esta opção apenas se você tiver 100% de certeza de que poderá participar da reunião. Cancelar deve ser reservado apenas para emergências reais. As pessoas entenderão. |
| Recusar: | Use esta opção se você tiver certeza de que não poderá comparecer à reunião. Inclua uma breve nota explicando o motivo da sua ausência. Se sua presença for indispensável, sugira algumas alternativas de horário para o organizador e verifique a possibilidade de reagendar. |
| Talvez: | Se você não tem certeza da sua disponibilidade, responda com “Talvez”. Informe o organizador sobre o conflito potencial e certifique-se de dar um retorno assim que tiver certeza. Respostas “Talvez” sempre necessitam de acompanhamento. |
Avise em Caso de Emergências
Um bom gestor entende que imprevistos acontecem. Quando isso ocorrer, o ideal é avisar as pessoas o mais rápido possível, principalmente se você for um dos principais participantes da reunião. Embora reagendar de última hora possa ser inconveniente, é compreensível. Afinal, a vida acontece.
Embora nem sempre seja viável, tente informar o organizador sobre o cancelamento repentino com pelo menos 24 horas de antecedência. Explique brevemente o motivo para que eles saibam que se trata de uma razão justificável.
Mantenha seu Calendário Atualizado
Se você sabe que estará ocupado em um determinado horário, bloqueie esse período no seu calendário. Reservar um horário, como das 14h às 17h na quarta-feira, porque você precisa levar sua avó ao médico evitará ter que explicar o motivo da sua ausência a um organizador de reunião. Eles já verão que você está ocupado nesses horários em sua agenda.
Se você já tiver aceitado um convite para reunião, mas algo aconteceu, atualize seu status. Como mencionado anteriormente, se você mudar seu status de “Aceitar” para “Talvez”, avise as pessoas o motivo.
Em geral, procure ser o mais respeitoso possível em todas as suas comunicações.