Receber um e-mail com caracteres estranhos pode ser, no mínimo, frustrante. Em situações mais graves, pode até impedir que você compreenda a mensagem. No entanto, muitas vezes, ajustar a codificação no Outlook pode resolver o problema e exibir corretamente os caracteres, permitindo que você leia o e-mail sem dificuldades. Abaixo, vamos mostrar como fazer essa alteração.
O que Significa Codificação de Caracteres?
Caso você não esteja familiarizado com o termo “codificação de caracteres”, vamos explicar de forma simples e direta. Um caractere é essencialmente um glifo, ou seja, a representação visual de uma letra, número ou símbolo que aparece na tela quando você digita algo. Cada letra, número ou sinal que você vê neste artigo é um glifo, representando uma letra específica como “a”, “b”, “c”, etc. Por trás dessa representação visual, o seu computador utiliza códigos que são interpretados por programas, como navegadores ou editores de texto, transformando-os em caracteres visíveis na sua tela.
Parece simples, especialmente quando consideramos apenas as 26 letras do alfabeto, dez algarismos e alguns sinais de pontuação como “!” ou “@”.
Entretanto, devemos lembrar que existem também as 26 letras maiúsculas, além de uma grande variedade de sinais de pontuação que talvez não sejam tão evidentes (o teclado mostra apenas um pequeno conjunto de sinais de pontuação possíveis, mesmo para o idioma inglês). Isso, contudo, cobre apenas um único idioma, o inglês, que utiliza o alfabeto latino. O alfabeto latino também é usado em diversas línguas da Europa Ocidental, e inclui uma grande quantidade de símbolos diacríticos, que não são usados no inglês. Símbolos diacríticos são marcas como acentos, trema, cedilhas e outras que modificam a pronúncia de uma letra ou palavra.
Além disso, existem muitos outros alfabetos, como o cirílico (mais conhecido por ser utilizado na língua russa), grego, kanji (japonês) e chinês, muitos dos quais abrangem mais de um idioma.
Agora, talvez você comece a perceber a vasta quantidade de caracteres que precisam ser codificados como glifos. Só em chinês, existem mais de 70.000 glifos. Uma codificação de caracteres contém vários pontos de código, cada um capaz de codificar um caractere. O ASCII, por exemplo, era uma codificação antiga para o alfabeto latino com apenas 128 pontos de código, insuficiente para cobrir todos os caracteres usados pelas pessoas.
A codificação recomendada pela W3 para HTML é o UTF-8, que possui 1.112.064 pontos de código, o suficiente para cobrir quase todos os caracteres em todos os idiomas e alfabetos (embora não todos). O UTF-8 é usado em 93% de todos os sites, além de ser a codificação recomendada pelo Internet Mail Consortium.
Por que Alterar a Codificação?
O Outlook, assim como outros clientes de e-mail modernos, codifica e decodifica mensagens usando UTF-8.
Mas se o Outlook já usa UTF-8 e esta é a codificação recomendada, por que você encontraria caracteres ilegíveis? Isso pode acontecer por alguns motivos. Os principais são quando você visualiza o e-mail em texto simples (seja porque você selecionou essa opção ou porque um antivírus converteu a mensagem) ou quando a codificação utilizada está definida como algo diferente de UTF-8.
A codificação de uma mensagem é definida pelo remetente. Se ele usar ASCII, por exemplo, o Outlook mostrará a mensagem usando a codificação ASCII. Se suas configurações do Word estiverem programadas para substituir aspas retas por “aspas inteligentes” (aquelas que são curvas para indicar se estão abrindo ou fechando), você verá caracteres estranhos no e-mail em vez de aspas inteligentes, já que ASCII não contém os caracteres apropriados para aspas curvas.
Assim, ao alterar a codificação de uma mensagem, você pode visualizar os caracteres ilegíveis da forma correta.
Como Alterar a Codificação no Outlook?
Ajustar a codificação de uma mensagem no Outlook é muito simples. Abra a mensagem clicando duas vezes sobre ela. Na aba “Página Inicial”, dentro da janela da mensagem, clique em “Ações”, depois em “Outras Ações” e selecione “Codificação” para ver a codificação atual.
Este é um e-mail da Microsoft sobre a organização automática da caixa de entrada. Como podemos observar, a Microsoft utiliza a codificação “Europa Ocidental” em seus e-mails. Para alterar essa configuração, clique em “Mais” e selecione a codificação desejada, como UTF-8.
Pronto! Agora você deve conseguir ler o e-mail corretamente.
Se você deseja verificar como seus e-mails são codificados ao serem enviados, vá para “Arquivo” > “Opções” > “Avançado” e procure por “Opções Internacionais”. Lá, você encontrará a opção “Codificação preferida para mensagens enviadas”.
O padrão é “Europa Ocidental”, e alguns podem se perguntar o motivo, já que a recomendação para e-mails é o UTF-8. A explicação é que “Europa Ocidental” é um subconjunto do UTF-8, e, como tal, pode ser lido utilizando UTF-8. Se você adquirir uma versão do Outlook voltada para a Grécia, por exemplo, a codificação padrão será Windows-1253, que também é um subconjunto do UTF-8.
Você pode alterar a codificação de saída padrão para o que desejar. Para garantir que as pessoas consigam ler suas mensagens, é melhor manter “Europa Ocidental” ou optar por uma codificação globalmente utilizada, como UTF-8.