Onde estaríamos sem reuniões? Provavelmente fazendo mais trabalho, mas quando o número de pessoas com quem você trabalha atinge um certo número, as reuniões se tornam necessárias. Agendar uma reunião não é fácil; você tem que verificar e certificar-se de que todos estão disponíveis, certificar-se de que eles saibam quando é a reunião e enviar uma agenda. Se você trabalha com equipes remotas e geograficamente dispersas, é ainda mais difícil gerenciar com fusos horários diferentes. O Outlook não ajuda muito com fusos horários, mas permite que você envie convites para reuniões e veja quem aceitou ou recusou uma reunião. Os usuários do Outlook têm a opção de aceitar ou rejeitar automaticamente convites para reuniões com base em sua disponibilidade.
O Outlook pode avisá-lo quando você tiver um conflito de reunião, portanto, é lógico que ele saiba quais dos seus intervalos de tempo estão livres. Se você quiser que o Outlook aceite e rejeite automaticamente os convites para reuniões, você terá que habilitar a opção.
Aceitar e rejeitar convites de reunião
Abra o Outlook e vá para Arquivo>Opções. Na janela Opções, selecione a guia Calendário na coluna à direita. Role para baixo até a seção “Aceitar ou recusar automaticamente” e clique em Aceitar/recusar automaticamente.
Uma pequena janela será aberta com três opções; o primeiro aceitará solicitações de reunião, o segundo recusará aqueles que entrarem em conflito com os convites existentes e o terceiro recusará automaticamente solicitações de reunião para reuniões recorrentes.
Limitações
Você pode ativar todas essas opções, mas certifique-se de manter sua agenda religiosamente no Agenda. Se você tiver um tempo não planejado reservado para trabalhar em algo, o Agenda o tratará como tempo ‘disponível’ e aceitará solicitações de reunião.
Se você não quiser preencher todos os aspectos do seu dia de trabalho no calendário, ative apenas a opção de recusar solicitações de reunião que colidem com outros compromissos e recusar solicitações de reunião recorrentes. Você vai querer ter mais controle sobre quais convites você aceita.
O Outlook não permite que você defina horários aceitáveis ou horas disponíveis que outras pessoas em sua organização possam ver quando convidarem você para uma reunião. Se sim, você pode usá-los para automatizar a aceitação de convites. Se você ainda quiser automatizar a aceitação de convites para reuniões, mas não se incomodar em preencher sua agenda, adicione eventos sem nome no Agenda para as horas que planeja passar no trabalho. O Outlook não vai verificar se você está adicionando um evento ou tarefa real, então basta adicionar qualquer coisa e torná-la longa o suficiente para cobrir o tempo em que você não pode participar de uma reunião. Isso é um pouco desgastante, mas é a solução mais simples que existe.