Se você tem um negócio ou uma rotina agitada, provavelmente lida com um volume considerável de e-mails importantes diariamente.
Contudo, é comum que esses e-mails cruciais acabem se perdendo. Eles podem ser apagados por engano ou removidos maliciosamente da sua caixa de entrada. Além disso, o grande volume de mensagens diárias pode fazer com que e-mails importantes fiquem soterrados na sua caixa de entrada.
Dentre a enxurrada de e-mails que você recebe todos os dias, alguns deles são essenciais e você precisa acessá-los no futuro. É nesse contexto que o arquivamento de e-mail se torna uma ferramenta valiosa. Ao arquivar certos e-mails, você protege informações cruciais que não deseja perder devido a sobrecarga de mensagens ou qualquer outra eventualidade.
Apesar da reconhecida utilidade do arquivamento de e-mail, é surpreendente como tantas pessoas ainda não aproveitam esse recurso poderoso. Nesta leitura, vamos explorar o conceito de arquivamento de e-mail e analisar alguns dos melhores softwares de arquivamento que você precisa conhecer.
Vantagens do arquivamento de e-mail
Quando você arquiva um e-mail, você o está guardando para referência posterior. Muitos profissionais usam o arquivamento para proteger seus dados ou para revisitar um e-mail importante no futuro. Veja por que o arquivamento de e-mail pode ser vantajoso para você:
#1. Armazenamento 📦
Cada e-mail que você recebe fica armazenado em servidores ativos. O fluxo constante de e-mails pode prejudicar o desempenho do servidor. Para melhorar esse desempenho, seria necessário apagar e-mails. Mas e se esses e-mails contiverem dados importantes? É aí que o arquivamento de e-mail se torna útil.
Ele permite que você transfira dados importantes de e-mail para um servidor externo seguro ou para a nuvem, de onde você pode acessá-los com facilidade.
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#2. Segurança 🔒
Quando seus e-mails são arquivados, eles são armazenados em um ambiente seguro, com backups de dados regulares.
Existem softwares de arquivamento de e-mail que oferecem excelentes recursos de recuperação de desastres, mas isso depende da escolha do software certo. Um indicador importante de um bom software de arquivamento de e-mail é a garantia de 99,9% de tempo de atividade.
#3. Produtividade 👨💻
Uma caixa de entrada lotada pode dificultar a busca por um e-mail específico. Se o seu trabalho exige que você encontre um e-mail em particular, você precisará primeiro organizar um grande volume de mensagens.
Ao arquivar seus e-mails, você pode acessar facilmente as mensagens necessárias a partir do arquivo e do backup de dados de e-mail. Além disso, para manter sua equipe alinhada, o uso de ferramentas de caixa de entrada compartilhada para gerenciar os e-mails da equipe também é uma boa prática.
#4. Conformidade ⚖️
Organizações em diversos setores mantêm registros de comunicações por e-mail para fins oficiais. Isso pode ser necessário durante uma auditoria ou investigação. Apagar todos os e-mails pode não ser a melhor ideia se você quiser evitar problemas legais e conflitos com as autoridades.
Você pode arquivar e armazenar e-mails importantes e ficar tranquilo. Em geral, o arquivamento de e-mail pode trazer diversas vantagens em nível pessoal e organizacional.
Introdução ao software de arquivamento de e-mail
O software de arquivamento de e-mail foi criado para recuperação de desastres, auxiliando você a armazenar e-mails importantes e recuperá-los quando necessário. Essas ferramentas também ajudam a remover e-mails indesejados, liberar espaço de armazenamento do servidor e acelerar as operações de e-mail. Simultaneamente, você também pode usar soluções de segurança de e-mail para se proteger contra spam e ataques de phishing.
O software de arquivamento de e-mail pode ser útil em diversas situações, tanto para uso pessoal quanto profissional.
Se você administra uma empresa, é fundamental ter uma solução de arquivamento de e-mail para garantir a conformidade com os regulamentos do setor, de forma que todas as comunicações por e-mail na sua organização possam ser preservadas em caso de uma investigação ou auditoria oficial.
Como funciona o software de arquivamento de e-mail
Ao arquivar certos e-mails, você essencialmente os transfere de sua caixa de entrada principal para uma pasta de arquivo separada. Com essa prática, você pode preservar o e-mail para referência futura e acessá-lo sem dificuldades.
Com uma solução de arquivamento de e-mail eficaz, você pode mover seus e-mails importantes para um local mais seguro, facilitando a recuperação de dados em caso de desastres.
O principal benefício de usar um software de arquivamento de e-mail é que ele atende aos requisitos de conformidade da organização, mas isso varia de software para software. As empresas também podem configurar a ferramenta de arquivamento de acordo com suas necessidades. Por exemplo, uma empresa pode arquivar todos os e-mails recebidos, se necessário, reduzindo a necessidade de limpar a caixa de entrada de e-mail com frequência.
Antes de optar por uma solução de arquivamento de e-mail, é recomendado examinar seus recursos e regras de conformidade e tomar a decisão mais adequada.
Principais recursos a serem considerados em um software de arquivamento de e-mail
Antes de escolher uma solução de arquivamento de e-mail, é crucial verificar alguns recursos importantes.
Esses são requisitos mínimos se você busca um software eficaz e eficiente para o armazenamento e backup contínuo de e-mails importantes. Veja os recursos essenciais de um software de arquivamento de e-mail:
- Função de busca rápida e intuitiva para acessar dados de e-mail armazenados no software
- Gerenciamento contínuo de grandes volumes de dados de e-mail importantes
- Conformidade com os regulamentos
- Custo-benefício e eficiência
Se você encontrar uma ferramenta que atenda a ✅todos os requisitos acima, você terá a combinação perfeita.
Agora que já entendemos o conceito de software de arquivamento de e-mail, vamos analisar as melhores opções disponíveis para suas necessidades.
Mimecast
Mimecast oferece uma solução baseada em nuvem para resolver os desafios de arquivamento de organizações que têm listas de e-mails extensas. Ele permite que você resolva seus problemas de arquivamento com funcionalidades robustas projetadas para simplificar o processo.
Diferente dos softwares de arquivamento convencionais, o Mimecast é uma excelente opção para empresas em crescimento que buscam uma solução mais econômica.
Como a manutenção de software de arquivamento de e-mail pode ser cara e complexa, os recursos de gerenciamento de arquivamento de e-mail do Mimecast são bastante úteis. Se você deseja arquivar e-mails cruciais em um local seguro, protegido e de fácil acesso, o Mimecast é uma escolha sensata.
MailStore Home
Se você procura uma solução completa para e-mails de diversos computadores, sistemas e programas, o MailStore Home é uma ótima opção, além de ser gratuita. Ele armazena as comunicações essenciais por e-mail em um arquivo central e seguro.
Graças aos recursos avançados dessa solução de arquivamento, você não precisa mais perder seus e-mails por causa de arquivos PST corrompidos, backups de dados incompletos ou outros problemas.
Com sua função de pesquisa inteligente, o MailStore Home facilita a busca por um e-mail específico, mesmo em grandes arquivos de dados. Você pode transferir e-mails para sua caixa de entrada principal e restaurá-los do arquivo quando quiser.
Email Archive Pro
O Email Archive Pro simplifica ao máximo o processo de arquivamento. Com apenas um clique, você pode arquivar diversas contas e pastas de e-mail e armazená-las em um local seguro para acesso futuro. Você também pode convertê-los em PDFs pesquisáveis para recuperação rápida e fácil.
Essa solução de arquivamento de e-mail também oferece suporte nativo ao G-suite, integrando-se à API do Gmail. Com o Gmail OAuth, você desfruta de segurança aprimorada e acesso de e-mail somente leitura.
Para uma experiência perfeita de arquivamento de e-mail, o Email Archive Pro é uma excelente escolha.
Barracuda
Sua empresa busca reduzir os requisitos de armazenamento de e-mail e aumentar a produtividade do usuário? O Barracuda é a solução ideal para isso. Com essa ferramenta, você pode transferir informações importantes para a nuvem de forma segura, utilizando-a como um nível de armazenamento secundário para proteção extra dos dados de e-mail.
Como os dados ficam armazenados fora do ambiente de e-mail operacional, eles são protegidos contra exclusão ou corrupção. Ao gerenciar o volume de dados no seu servidor de e-mail, você pode reduzir significativamente os custos e manter níveis ideais de eficiência operacional.
O Barracuda também garante a conformidade com os requisitos governamentais e regulatórios e agiliza a descoberta eletrônica.
Jatheon
O Jatheon oferece uma solução de arquivamento de e-mail local robusta para ajudar você a armazenar, recuperar, gerenciar e auditar um grande volume de dados de e-mail e informações corporativas não estruturadas.
O conjunto de arquivamento avançado da Jatheon permite analisar dados arquivados e obter informações valiosas para todos os departamentos. Ele otimiza a descoberta eletrônica, facilitando o acesso para gerenciar e proteger os dados, além de oferecer funcionalidade de pesquisa específica para facilitar a localização e recuperação de dados.
Para uma solução de arquivamento de e-mail completa, o Jatheon é uma excelente escolha. Ele pode aprimorar a governança de dados, detectando problemas antes que eles se agravem e evitando má conduta por parte dos funcionários.
Quest
Uma solução de arquivamento de e-mail que simplifica o armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados de e-mail, o Quest pode ser implementado de maneira bastante transparente.
Com essa solução, você pode reduzir as necessidades de armazenamento de dados de longo prazo e a necessidade de gerenciar o desempenho do seu servidor de e-mail, armazenando anexos de e-mail de instância única separadamente dos servidores.
O Quest também oferece recursos de retenção eficazes ao cumprir as políticas de conformidade regulamentar. Além disso, você pode criar tags para categorização, permitindo migrar e recuperar apenas os dados que você selecionar.
Libraesva
O Libraesva é uma solução de destaque para arquivamento de e-mail que protege informações importantes, melhora a eficiência dos funcionários e simplifica a conformidade.
Se você busca uma solução de governança de e-mail, gerenciamento de riscos e conformidade que seja simples, porém eficaz, o Libraesva é uma ótima opção.
Independentemente de você usar um servidor de e-mail local ou na nuvem, o Libraesva oferece as melhores soluções de arquivamento de e-mail. Ele inclui integração nativa com o Office 365 e Microsoft Exchange e um suplemento exclusivo do software para o Outlook permite que você acesse os e-mails arquivados de forma fácil, tanto no Windows quanto no Mac.
ArcTitan
O ArcTitan é uma ferramenta integrada e automatizada com o Office 365 que oferece pesquisa de e-mail super rápida para dados armazenados no arquivo. Você certamente irá apreciar a configuração fácil e a implantação econômica desse software. Ele transforma dados de e-mail cruciais em um repositório, armazenando-os no arquivo.
Se você precisa de uma solução de arquivamento de e-mail para sua empresa, instituição de ensino ou MSP, o ArcTitan é uma excelente opção para necessidades de arquivamento dinâmico. Além disso, o acesso remoto a e-mails torna a proposta ainda mais interessante.
N-able
Se você prefere soluções baseadas em nuvem para armazenar e proteger seus dados de e-mail, o N-able é uma das melhores opções no mercado. Trata-se de uma solução de arquivamento de e-mail robusta e criptografada na nuvem, que garante a segurança dos seus dados.
Com ele, você pode proteger seus dados e atender aos requisitos de conformidade estabelecidos pelos órgãos reguladores do setor, como HIPAA, FRCP e SOX.
Os MSPs podem gerenciar os requisitos de armazenamento de e-mails de entrada e saída como um profissional com N-able, reduzindo os custos de armazenamento da infraestrutura local.
Smarsh
Uma ferramenta eficaz para registrar comunicações importantes por e-mail, o Smarsh pode armazenar e-mails, incluindo anexos, permitindo que sua organização cumpra os regulamentos governamentais e as regras de manutenção de registros.
Um dos melhores recursos deste software é que ele suporta a captura direta da fonte no formato original para garantir que o contexto completo dos dados seja preservado.
Ele ajuda a separar mensagens internas, externas, recebidas e enviadas. Além disso, ele oferece acesso ao arquivo pessoal, que permite que seus funcionários acessem seu histórico de e-mail.
Não há dúvidas de que o Smarsh é um pacote completo para arquivamento de e-mail.
MailMeter
O MailMeter oferece todos os recursos que você esperaria de um bom software de arquivamento de e-mail em um só lugar. Desde a navegação em caixas de entrada até a realização de pesquisas de e-discovery e DSAR, além de fornecer gerenciamento de e-mail local e na nuvem, ele é a solução completa para suas necessidades de arquivamento de e-mail.
A interface avançada da ferramenta facilita a busca de e-mails por qualquer motivo, utilizando critérios definidos.
O MailMeter pode ser uma excelente opção se você administra uma empresa e precisa lidar com um grande volume de dados de e-mail. Investir nesse software pode facilmente evitar a perda de dados e proteger seus dados de e-mail.
Arcserve
O Arcserve simplifica o gerenciamento de e-mail, facilitando a captura e o armazenamento de e-mails em diversos locais, divisões e usuários finais.
O software se integra a diversas plataformas de terceiros, incluindo Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange e IBM Domino. Portanto, independentemente do serviço que você usa, você só precisa do Arcserve para conectar tudo.
Cryoserve
Para facilitar a captura, armazenamento e busca de e-mails, o Cryoserve é uma ótima solução. A popularidade desse software se deve à sua versatilidade. Ele pode ser usado como uma solução de arquivamento de e-mail, um SaaS baseado em nuvem, um dispositivo de hardware e uma solução híbrida, adaptando-se à sua infraestrutura de TI.
Ao armazenar cópias de todos os e-mails recebidos e enviados, o Cryoserve transforma os dados em um recurso para uso diário. Você pode ter tranquilidade, sabendo que seus dados cruciais de negócios estão em boas mãos e podem ser recuperados com facilidade quando necessário.
Intradin
Você quer proteger seus dados de e-mail em caso de litígio futuro, uma consulta de direito de saber ou uma solicitação de eDiscovery? O Intradyn pode ajudar você com isso de forma simples. Ele armazena e-mails recebidos e enviados, garantindo que você tenha um registro de todas as comunicações e protegendo seus dados para acesso futuro.
O Intradyn permite importar e-mails brutos no formato RFC822 e migrar e-mails históricos. Além disso, ele é compatível com todos os principais serviços de e-mail, incluindo MS Exchange, Gmail, Office 365 e muito mais.
Microfocus
O Microfocus atende a todas as suas necessidades de arquivamento de e-mail de forma flexível, com um arquivo e diversas plataformas. Essa ferramenta simplifica a captura, o armazenamento, a retenção, a pesquisa e a descoberta de toda a comunicação interna e externa por e-mail, redes sociais e mensagens de texto.
Se você procura uma solução que monitore a comunicação em todas as plataformas usadas pela sua empresa, o Microfocus é a ferramenta ideal.
É seguro dizer que esta é uma solução de arquivamento de e-mail completa.
Considerações finais
As soluções de arquivamento de e-mail simplificam o armazenamento e a proteção dos seus e-mails, garantindo acesso rápido e contínuo. Elas também ajudam a cumprir as regras do setor de registro de comunicações por e-mail para fins oficiais. Isso reduz o trabalho administrativo de gerenciamento de e-mail, pois o processo é automatizado. Para aumentar ainda mais a produtividade, você também pode usar software de criação de modelos de e-mail.
Em última análise, tudo depende do software que você escolher. As opções listadas neste artigo foram selecionadas cuidadosamente e oferecem bons resultados em termos de velocidade, custo-benefício e confiabilidade.
A seguir, confira as melhores soluções de proteção e filtragem de spam de e-mail.