Agilize seu procedimento de aquisição para pequenas e médias empresas com estes aplicativos de software de ponta.
O gerenciamento do processo de aquisição é uma tarefa intrincada, abrangendo compras, gestão de estoque, pedidos, emissão de faturas, comunicação com fornecedores, pagamentos e muito mais. Ao mesmo tempo, é um pilar essencial para o sucesso de qualquer negócio. Por isso, empresas precisam de ferramentas que automatizem e gerenciem esse processo de forma eficaz.
Atrasar a implementação de um software de compras pode levar a problemas resultantes de processos manuais. Assim, é aconselhável adotar essas ferramentas assim que você identificar as ineficiências de processos manuais.
Vamos explorar os fundamentos do software de aquisição e conhecer as melhores opções disponíveis no mercado.
O que é um Software de Aquisição?
Aquisição refere-se ao processo de identificar e obter os bens e serviços necessários para o funcionamento de uma empresa. Um software de aquisição, portanto, é uma solução que automatiza as diversas fases desse processo.
Desde a análise de gastos até a gestão de contratos e a realização de pagamentos, essas ferramentas proporcionam controle total sobre cada etapa do processo. Além disso, elas frequentemente se integram com plataformas ERP, otimizando o fluxo de trabalho.
Adicionalmente, alguns softwares oferecem acesso centralizado para que todos os colaboradores possam executar tarefas, com permissões de usuário adequadas.
Quais as Funcionalidades Destas Ferramentas?
Um software de aquisição executa múltiplas funções, simplificando o processo para sua equipe. Funcionários podem solicitar compras de qualquer local e se comunicar de forma eficiente. As principais tarefas que esse software pode realizar incluem:
- Gerar e verificar ordens de compra.
- Automatizar a transmissão de pedidos de compra eletrônicos.
- Enviar lembretes sobre pedidos de compra e cancelamentos recentes.
- Direcionar ordens de compra pendentes para o pessoal adequado para ação.
- Processar transações financeiras e de estoque após a chegada do pedido.
- Prevenir faltas de estoque através de um controle eficiente.
- Coletar dados e analisar tendências para maximizar a lucratividade.
- Simplificar o processo de padronização em diferentes plataformas.
Agora, vamos discutir quando o uso de ferramentas de software de compras se torna essencial.
Quem Utiliza Software de Compras?
O uso de um software de aquisição é vital ao adquirir matérias-primas, equipamentos de informática, material de escritório, etc., em grandes quantidades ao longo do ano. Empresas que compram suprimentos frequentemente de fornecedores terceirizados e desejam um sistema de compras transparente devem considerar essa ferramenta.
As empresas que geralmente se beneficiam do software de aquisição incluem:
- Fabricantes de bens de consumo e eletrodomésticos.
- Fabricantes de veículos.
- Empresas de comércio eletrônico e varejo.
Consultorias e agências de compras também fazem uso significativo dessas ferramentas.
Muitas marcas terceirizam suas operações de aquisição para essas agências por conveniência e custo-efetividade. Empresas como Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide e Accenture são líderes nesse setor de consultoria.
Como o Software de Aquisição Auxilia Empresas?
#1. Automação da Aquisição
A automação de processos de negócios está se tornando uma norma em todos os setores, e a aquisição não é exceção. Um software de aquisição permite automatizar todas as operações, desde a descoberta do fornecedor até o fechamento do contrato.
Em muitos casos, a ferramenta processa automaticamente as solicitações internas de compra de suprimentos, necessitando apenas da aprovação de um gestor antes de enviar a ordem de compra.
#2. Transparência nas Compras
Partes interessadas, como gerentes e CFOs, podem acompanhar as tendências de compra por meio de um software centralizado, eliminando a necessidade de longas buscas por relatórios de aquisição.
Além disso, a ferramenta monitora cada etapa do processo, garantindo transparência corporativa e reduzindo riscos de corrupção.
#3. Otimização de Aprovações
Estes softwares são equipados com algoritmos que separam as ordens de compra legítimas de solicitações desnecessárias. Assim, gestores recebem apenas pedidos de compra relevantes, agilizando o processo de aprovação.
#4. Visibilidade dos Gastos
O painel da ferramenta oferece uma visão instantânea dos gastos da empresa com a aquisição de suprimentos, incluindo informações sobre fornecedores e valores pagos. Isso ajuda na elaboração de orçamentos, na economia de compras desnecessárias e no controle financeiro.
Recursos Essenciais em um Software de Aquisição
A maioria dos softwares de aquisição oferece um conjunto padrão de funcionalidades. No entanto, antes de adquirir um, certifique-se de que ele inclua os seguintes recursos:
- Painel de gerenciamento de fornecedores para integrar novos parceiros e revisar contratos.
- Recurso de descoberta de fornecedores.
- Ferramenta de gestão de riscos para evitar gastos desnecessários ou ordens de compra indevidas.
- Funcionalidade de auditoria para verificar pedidos de compra, pagamentos a fornecedores, etc.
- Funcionalidade de orçamento para inserir orçamentos mensais ou trimestrais e manter os gastos dentro desses limites.
- Recurso de comunicação para notificar o usuário sobre novos pedidos de compra, faturas, pedidos vencidos, etc.
- Versão móvel para rastreamento de gastos, aprovações de pedidos e finalização de negócios.
- Definição da política corporativa de compras.
- Capacidade de criar fluxos de trabalho de aquisição personalizados para cenários específicos.
Com o conceito dessas ferramentas em mente e as tarefas que elas executam, vamos explorar os melhores aplicativos de software de compras para pequenas e médias empresas.
Precoro
Se você trabalha em uma pequena ou média equipe, o Precoro pode simplificar seu processo de compra e eliminar o trabalho manual. Isso economiza tempo e dinheiro, permitindo que você foque em tarefas mais importantes.
Este software inovador otimiza seu sistema “procure-to-pay” para maior eficiência, gerenciando tarefas como requisição, pedido e faturamento.
O Precoro melhora seu sistema de compras através de um fluxo de trabalho de aprovação aprimorado. Etapas como processo de solicitação, ordens de compra, aprovação, cobrança e gerenciamento de faturas podem ser realizadas eletronicamente.
O aplicativo também facilita o controle do processo, aprovação e análise de despesas em tempo real.
Com esta solução, empresas têm acesso a relatórios regulares e análise de dados. Os relatórios detalhados cobrem todos os processos e dados de aquisição.
Além disso, esses relatórios permitem rastrear e corrigir erros, personalizar formatos de relatórios e exportar dados para análises contábeis e financeiras.
Kissflow
Deseja controlar o processo “procure-to-pay” com flexibilidade? O Kissflow oferece uma solução simples e personalizável. Para requisições de compra, oferece formulários fluidos para coletar, aprovar e rastrear as solicitações.
Após a aprovação, o sistema gera automaticamente pedidos e emite ordens de compra. Para gestão de fornecedores, o Kissflow oferece um portal eficiente para integração, gestão e manutenção.
Com este aplicativo, a aprovação de faturas se torna um processo dinâmico. Ele também suporta a correspondência tridirecional automatizada, verificando faturas com contratos, ordens de compra e folhas de registro de serviços.
O Kissflow gera insights acionáveis sobre tendências de compra, gastos e desempenho do fornecedor. Usuários podem gerar relatórios instantâneos com parâmetros personalizáveis.
Além disso, suporta integração com diversas ferramentas de terceiros, eliminando redundâncias. É compatível com aplicativos ERP e financeiros, incluindo Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP e NetSuite. Esta solução também permite o uso de plugins e APIs.
Aquisição de Equipe (Team Procure)
Como uma pequena ou média empresa, é hora de simplificar o processo de compras com o Team Procure. Este software também atende a empresas com operações de aquisição complexas em nível internacional.
Esta plataforma única baseada em nuvem gerencia aprovações, ordens de compra e estoque. Classifica as solicitações de compra por orçamento, departamento e prioridade. Usuários podem gerar ordens de compra e acompanhar cronogramas de entrega.
O Team Procure oferece um recurso de matriz de preços, que permite gerenciar ofertas de vários fornecedores. Como organizações têm necessidades diversas, a ferramenta permite criar fluxos de trabalho de aprovação personalizados.
A integração de fornecedores é fácil. Possui KPIs integrados para acompanhamento de desempenho e um sistema integrado de gerenciamento de armazéns, mesmo para empresas com várias localidades. A ferramenta pode ser integrada a sistemas existentes por meio de API personalizada.
Procurement Express
O Procurement Express é um software de aquisição ideal para otimizar fluxos de trabalho relacionados, eliminar processos manuais, rastros de papel e riscos de fraude.
Seu sistema de aprovação inovador permite definir limites de gastos e determinar as cadeias de aprovação, com níveis de aprovação predeterminados para diferentes funcionários. As empresas podem personalizar e automatizar todas as etapas da cadeia de aprovação para maximizar a eficiência.
O aplicativo permite criar pedidos de compra rápidos e precisos com base em relações com fornecedores. Campos necessários e menus suspensos auxiliam na criação de POs profissionais e contextuais.
Com base na estrutura financeira da sua empresa, você pode alocar custos em diferentes localidades para evitar gastos excessivos. O recurso de relatórios permite análises detalhadas das despesas, além de criar orçamentos para projetos e departamentos.
Procurify
O Procurify elimina processos em papel, aprovações lentas e soluções complexas. Este software de gestão de gastos oferece visibilidade e controle sobre as despesas da empresa.
Com esta ferramenta, é possível aprovar todos os pedidos de compra em um único local e visualizar os gastos em tempo real em relação aos orçamentos. Também oferece cartões de gastos físicos e virtuais.
O Procurify suporta a criação de um fluxo de trabalho para automatizar e rastrear todas as etapas da jornada de compra, permitindo definir permissões com base em departamento e localização. A capacidade de classificar pedidos por fornecedor é outro recurso essencial.
O aplicativo realiza análises de desempenho do fornecedor para decisões de compra e negócios mais informadas. É possível importar itens e detalhes do catálogo, incluindo imagens.
O Procurify integra-se com aplicativos de negócios como Amazon Business, Oracle, Quickbooks e Slack.
Coupa
O Coupa oferece visibilidade e controle de gastos necessários para gerenciar o processo de compras. Esta solução otimiza a aquisição, economizando tempo dos funcionários.
Os principais recursos incluem:
- Simplificação dos processos de requisição de compra e pedidos.
- Rastreamento de pedidos de compra em tempo real.
- Alertas sobre preços com desconto e outros benefícios.
- Formulários flexíveis para inserção de dados para serviços baseados em SOW.
- Painel para gestão orçamentária em tempo real.
Além disso, a ferramenta suporta aprovação por e-mail e celular e pode ser usada para gerenciamento de estoque e contratos.
Bellwether
Com o Bellwether, o processo de aquisição se torna transparente e rápido, eliminando aprovações verbais e longas comunicações por e-mail.
Este software permite configurar requisições, ordens de compra e faturas com o mínimo de tempo e esforço. Recursos como fluxo de trabalho avançado e orçamento garantem maior visibilidade e controle sobre os gastos.
A ferramenta oferece flexibilidade e personalização, suportando vários idiomas e campos personalizados. Permite acesso ao aplicativo fora do local.
PairSoft
O PairSoft é um software de fácil utilização que empresas podem usar para automatizar o fluxo de trabalho no processo P2P, oferecendo visibilidade de gastos e melhorando o relacionamento com fornecedores.
O software pode ser implantado rapidamente em sistemas existentes, simplificando o gerenciamento de POs e oferecendo informações completas sobre gastos em todas as categorias.
O PairSoft facilita a comunicação em tempo real entre empresas e fornecedores, além de automatizar o processamento e validação de faturas. Também oferece suporte a análises e relatórios.
Considerações Finais
Na era digital, é desafiador para empresas gerenciar processos de aquisição sem um software ou solução automatizada. Estas ferramentas abrem novas oportunidades em todas as etapas do processo.
Os aplicativos garantem eficiência mesmo quando sua empresa cresce. Consulte a lista dos melhores softwares de compras para escolher o ideal para suas necessidades. Além disso, observe os recursos essenciais que uma ferramenta robusta para compras automatizadas deve ter.
Como uma pequena ou média empresa, você pode querer conhecer as melhores ferramentas de gerenciamento de documentos.