Softwares para automatização de tarefas representam uma virada de jogo, diminuindo o esforço manual e elevando a produtividade em organizações que adotam a tecnologia, seja no mundo digital ou físico.
A automação surge como uma solução imediata para gestores e proprietários que buscam reduzir gastos sem prejudicar o rendimento e a produção.
Desde a produção de bens de consumo e veículos até o desenvolvimento de software, todos os setores podem se beneficiar da automação de tarefas e processos.
Se você está começando na automação ou já a utiliza, mas almeja tornar seus processos ainda mais eficazes, você veio ao lugar certo!
Este artigo apresenta ferramentas de automação de tarefas excelentes, muito usadas por pequenas, médias e grandes empresas, além de startups. Você também entenderá as etapas e vantagens da automação de tarefas. Então, vamos começar!
O que é Automação de Tarefas? 👩💻
Automação de tarefas significa utilizar softwares ou algoritmos para executar tarefas manuais, repetitivas e previsíveis, usando computadores, smartphones, tablets ou placas de computador como o Raspberry Pi.
Ela aumenta a consistência e precisão do fluxo de trabalho. A automação de tarefas também traz uma eficiência impressionante para as tarefas mais complexas. Claro, ela reduz o esforço manual necessário para se chegar a um resultado, simplificando todo o projeto ou negócio.
A automação de tarefas não elimina totalmente o trabalho humano, apenas diminui a necessidade de intervenção manual, permitindo que seus colaboradores se dediquem a aumentar as vendas, melhorar o marketing e, por fim, gerar mais receita.
Etapas para automatizar uma tarefa empresarial 🏦
A automação de tarefas empresariais se baseia em condicionais, um conceito da programação que resolve o problema “SE isso, ENTÃO aquilo” (IF Then Else).
No entanto, não é preciso ser um expert em programação, pois existem ferramentas com interface de arrastar e soltar para automatizar tarefas. É possível criar automações complexas sem escrever código algum.
Aqui estão os passos comuns à maioria das ferramentas mencionadas neste artigo e outras encontradas na web:
#1. Crie um Fluxo de Trabalho para Tarefas Repetitivas
Primeiro, é preciso identificar se o processo de negócio é repetitivo. Observe este fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos no Asana, um ótimo exemplo de automação:
- O gerente de projeto adiciona uma tarefa no Asana.
- Ele também define um responsável pela tarefa no Asana.
- O aplicativo Google Agenda do responsável automaticamente exibe esta tarefa como um agendamento.
Use sua imaginação e criatividade para desenvolver fluxos de trabalho como este.
#2. Escolha um Aplicativo de Gatilho e Adicione Eventos de Gatilho
A maioria dos softwares de automação pedirá que você selecione um aplicativo e um evento de gatilho para iniciar o fluxo de trabalho automatizado. No exemplo acima:
- Evento de gatilho: adição de uma nova tarefa e designação de um membro da equipe
#3. Escolha um Aplicativo de Ação e Eventos de Ação
Agora, selecione Google Calendar como o Aplicativo de Ação e “Adicionar Evento de Agenda” como o Evento de Ação.
#4. Publique a Automação
A ferramenta de automação fará vários testes e autenticações de conta durante o processo. Ao ver que a automação de teste está funcionando conforme esperado, publique a receita.
A partir desse momento, o aplicativo de automação de tarefas reserva automaticamente o espaço na agenda dos seus colaboradores ao atribuir uma nova tarefa, sem a necessidade de perseguições ou e-mails de lembrete!
Vantagens da Automação de Tarefas 👍
As vantagens da automação de tarefas variam de setor para setor, mas os benefícios mais comuns são:
- Acelera tarefas repetitivas. Ao prever as etapas exatas de uma tarefa, o software as executa e você pode relaxar enquanto o programa trabalha.
- Elimina o esgotamento e a fadiga da sua equipe utilizando algoritmos para tarefas repetitivas.
- Pessoas cometem pequenos erros em tarefas repetitivas, que podem se tornar fatais para seus clientes. Software de automação de tarefas executa tais tarefas, evitando perdas de reputação.
- Libera a equipe do trabalho manual, permitindo qualificá-los e alocá-los em áreas geradoras de receita, como vendas, marketing, upselling e atendimento ao cliente.
- Indústrias de bens de consumo, eletrodomésticos e automóveis usam algoritmos e braços robóticos para automatizar a linha de produção, reduzindo custos.
- A automação de tarefas garante que processos de negócios digitais estejam alinhados com políticas corporativas, como a criação e aprovação de documentos.
- Maior controle sobre as operações e linhas de produção. Em emergências, recuperações de desastres são facilitadas, como migrar um app para outro provedor de nuvem.
- Melhor ROI em processos manuais como marketing digital, e-mail marketing, onboarding de clientes online, verificação KYC e mais.
Agora você entende o que é automação de tarefas, suas etapas e benefícios. É hora de explorar algumas ferramentas populares para automação acessível e fácil para qualquer negócio ou uso pessoal:
Pipefy
Quando se trata de automatizar tarefas ou fluxos de trabalho, Pipefy é uma excelente opção. Além da automação, você pode criar e modificar qualquer tipo de fluxo de trabalho nesta plataforma com escalabilidade infinita e facilidade. Com sua interface visual intuitiva, o processo de automação é contínuo.
Assim, a eficiência da equipe aumenta, permitindo que eles aproveitem ao máximo seus aplicativos. Também auxilia no gerenciamento de mudanças rápidas no fluxo de trabalho devido a feedbacks de clientes ou novos requisitos internos.
Você dependerá menos de rastreamento de e-mails e planilhas, pois este software de automação evita erros ao eliminar entradas de dados duplicadas.
O Pipefy permite criar fluxos de trabalho do zero usando seu editor visual ou escolher um modelo e personalizá-lo conforme suas necessidades. Além disso, painéis e relatórios customizáveis auxiliam no rastreamento de KPIs, monitoramento de status e identificação de novas oportunidades.
Este aplicativo permite que você consolide, classifique e encaminhe solicitações, recebimentos e tíquetes recebidos, independentemente de suas origens. Ele oferece suporte à colaboração colocando todos os membros da equipe na mesma página, além de determinar a permissão do usuário para visibilidade e colaboração.
Zoho Flow
Cansado de gerenciar vários aplicativos individualmente para suas equipes? O Zoho Flow permite automatizar fluxos de trabalho e tarefas de negócios conectando os aplicativos que você usa. Livre-se de silos de informação com as integrações inteligentes deste software.
O aplicativo conecta todos os aplicativos para que e-mails, registros e relatórios se movam em um fluxo ininterrupto. Você pode projetar fluxos personalizando coleções pré-construídas para máxima produtividade e realização de tarefas de rotina.
Não se preocupe com a codificação complexa, pois seu construtor dinâmico permite definir gatilhos e ações por meio de integração perfeita. As equipes podem até criar fluxos de trabalho que se conectam entre departamentos para uma melhor orquestração de negócios.
Além disso, as organizações podem criar integrações personalizadas com esta ferramenta em diferentes funcionalidades de negócios. Alguns dos principais aplicativos suportados são Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox e Salesforce.
Wrike
Se sua equipe está cansada de processos tediosos que afetam a produtividade, opte pelo Wrike. Seu poderoso Automation Engine automatiza os fluxos de trabalho diários para que você possa lidar com atividades mais vitais para o seu negócio.
As empresas criam regras para tarefas repetitivas usando gatilhos e ações, acelerando processos. A ferramenta alerta e atualiza você automaticamente para escalabilidade mais rápida, simplificação de processos e redução de erros.
Ao usar o Wrike, a tarefa é movida para o próximo estágio do fluxo de trabalho, dependendo de sua prioridade, status e risco. Todos os membros da equipe têm visibilidade total dos fluxos de trabalho, garantindo transparência.
O aplicativo possui @menções, notificações e lembretes para uma melhor colaboração.
ClickUp
Com o recurso ClickUp Automations, você automatiza prontamente tarefas rotineiras, permitindo que a equipe se concentre em trabalhos mais importantes.
Com esta plataforma, pode-se criar tarefas de mais de 100 formas. Além de criar automações customizadas, você pode automatizar tarefas relacionadas a Atribuídos, Status, Prioridades, Datas, Criação e Movimentação.
Ele permite atribuir tarefas, alterar status, publicar comentários e executar inúmeras outras atividades. Os usuários escolhem a ação a ser realizada durante um gatilho de automação, economizando tempo.
ClickUp Automations oferece suporte a vários aplicativos externos, incluindo Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform e Airtable, criando um fluxo de trabalho único, mas compartilhado. A plataforma garante a segurança dos dados do usuário com alta disponibilidade.
Automação do Jira
Procura uma solução de automação de tarefas que ajude a focar em tarefas importantes? Escolha Jira Automation para automatizar qualquer tarefa ou fluxo de trabalho com poucos cliques.
As possibilidades são infinitas – use-a para automatizar atribuições de tarefas ou sincronizar tarefas entre departamentos.
Não precisa de codificação. Selecione um dos mais de 100 modelos (DevOps, Slack, Business, Global, etc.) e crie regras de automação em minutos. Use seus guias e vídeos para iniciar o processo.
Empresas podem usar este software com outras ferramentas populares, como MS Teams, Slack, GitHub e Bitbucket.
Zapier
Com 5.000 aplicativos e automação infinita, o Zapier é a solução ideal para automação de tarefas de marcas renomadas como Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal e Airtable. Este software de automação de tarefas sem código oferece:
- Automação em várias etapas incluindo até 100 aplicativos
- Lógica “se/então” simples para programação condicional em um espaço de trabalho visual
- Criação de automações de arrastar e soltar
- Vários filtros para criar automações complexas
- Função Formatador para formatar dados dentro da fórmula de automação
A plataforma de integração de aplicativos é adequada para vendas, tecnologia da informação (TI), proprietários de pequenas empresas e profissionais de marketing online.
Para fluxos de trabalho de negócios, você pode usar integrações de aplicativos do Zapier ou Zaps para comunicação com clientes, gerenciamento de dados e leads, e processos de negócios.
Tallyfy
O Tallyfy é ideal para empresas com grande volume de documentos, arquivos e dados. O desenvolvedor da plataforma enfatiza a automação de tarefas para formulários online, fluxos de trabalho, processos, tarefas e aprovações de documentos.
Possui integrações e webhooks para aplicativos empresariais e profissionais como Gmail, Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI e Tableau.
Além disso, o software suporta ferramentas de automação de terceiros, como Zapier Connector e Power Automate. Se você não encontrar uma integração para seu aplicativo de negócios no Tallyfy, pode integrá-lo ao Power Automate ou Zapier.
Nintex
O Nintex é uma plataforma de automação completa, ideal para empresas. Ele permite que os usuários automatizem tarefas manuais e diárias, gerenciando o fluxo de trabalho por meio de automação robótica de processos.
Identifique os processos que precisam de automação e comece a automatizá-los com poucos cliques – sem codificação. Não é preciso usar formulários em papel, pois as empresas podem coletar informações digitalmente de formulários e smartphones.
Além disso, o Nintex permite assinaturas eletrônicas em documentos e geração automática sempre que necessário. Você pode fazer parte da rede global de parceiros para uma automação rápida e bem-sucedida.
Considerações Finais
A automação de tarefas é a chave para produtividade, eficiência e lucratividade. Evite penalidades por erros e conclua tarefas físicas ou digitais rapidamente. O sucesso na automação está no software usado para escrever processos automatizados.
Experimente os softwares de automação de tarefas listados e escolha um que se adapte ao seu negócio e estilo de automação.
A seguir, você pode conferir ferramentas de automação de contas a pagar.