Ferramentas de lembretes de expiração são recursos valiosos que auxiliam organizações e empresas no monitoramento de prazos cruciais.
Essas soluções tecnológicas possibilitam o acompanhamento automatizado das datas de vencimento de diversos documentos relevantes para colaboradores, operações comerciais e outras áreas.
Entre os documentos gerenciados, incluem-se apólices de seguro, licenças, acordos, contratos, certificações de funcionários e outros. É possível gerenciar renovações com facilidade e programar lembretes para expirações próximas. As organizações podem conceder aos funcionários logins individuais, permitindo que eles gerenciem seus próprios itens de forma autônoma.
A Importância dos Lembretes de Expiração
- Oferecem painéis de visão geral, proporcionando um panorama das expirações e renovações mais recentes.
- Algumas ferramentas dispõem de modelos de categorias para facilitar a organização das renovações e expirações.
- Permitem o envio de notificações via SMS, e-mail e outros canais para alertar sobre prazos importantes.
- Possibilitam que os funcionários gerenciem seus itens em um local centralizado, com logins individuais.
- Monitoram se cada item está atualizado com os lembretes de vencimento.
- Eliminam a necessidade de rastrear manualmente as datas de vencimento, reduzindo o risco de perder prazos.
A seguir, exploraremos algumas das melhores ferramentas de lembrete de expiração disponíveis.
Lembrete de Expiração
O Lembrete de Expiração dispensa a necessidade de memorizar ou registrar manualmente datas relevantes. Essa ferramenta envia notificações automatizadas à medida que os prazos se aproximam. Além das notificações, realiza verificações de conformidade, digitalização de documentos e acompanhamento de status.
Essa solução é ideal para certificados de seguros, certificações de colaboradores, licenças, contratos e outros tipos de acordos. Oferece uma visão consolidada das informações, como o que está vigente e o que está prestes a expirar.
Remindax
O Remindax foi desenvolvido para auxiliar profissionais no acompanhamento de expirações, datas de vencimento e renovações. Envia notificações e lembretes por SMS, WhatsApp, e-mail e outros meios.
Permite personalizar lembretes de expiração e criar um catálogo de endereços para o envio de notificações. Possibilita a criação de múltiplos usuários e a atribuição de tarefas. Utiliza o armazenamento em nuvem AWS da Amazon, garantindo segurança.
Asana
O Asana oferece um método eficiente para notificar os colaboradores sobre a aproximação de prazos. A ferramenta cria automaticamente uma tarefa no Asana com os itens que estão para expirar.
O Asana simplifica o gerenciamento de todas as renovações em um único local, evitando o esquecimento de prazos. Permite a sincronização com o Asana, possibilitando que você e sua equipe recebam notificações sobre vencimentos próximos.
Monitask
O Monitask integra lembretes de expiração e acompanhamento de tempo. Rastreia automaticamente as renovações e datas de expiração de licenças, acordos, contratos e certificações de funcionários.
Basta se registrar no Monitask e convidar seus funcionários. Não há limite para o número de colaboradores por conta. O Monitask oferece um período de avaliação gratuita de 10 dias.
Zapier
Para automatizar lembretes de expiração e datas de renovação, o Zapier é uma excelente opção. Permite a integração de lembretes de expiração e a nuvem do software Jira, enviando lembretes automaticamente.
O Zapier possibilita a movimentação de informações entre aplicativos da web de forma prática. É necessário criar uma lista de contatos e uma configuração de lembrete única. O restante é automatizado, com seus contatos recebendo lembretes sem intervenção adicional.
Aladdin Pro
AladdinPro é uma ferramenta de gerenciamento de expiração que permite definir lembretes e gerenciar datas de renovação. É possível criar uma conta gratuita no AladdinPro, que está disponível como aplicativo para Android e iOS.
O AladdinPro auxilia no monitoramento de datas importantes por meio de notificações na área de trabalho, e-mails ou notificações móveis. Rastreia contratos de aluguel, documentos de funcionários, licenças comerciais e outros.
SignNow
O SignNow vai além de uma ferramenta de gerenciamento de expiração. Permite gerenciar lembretes de expiração e renovação, além de assinar documentos online.
Permite assinar documentos ou enviá-los para assinatura. A API de assinatura eletrônica pode ser configurada de forma simples. Garante a segurança dos contratos e permite a integração da assinatura eletrônica em aplicativos de negócios. Facilita o fechamento de negócios e o recebimento de pagamentos.
Considerações Finais
Manter o controle de diversos documentos e seus prazos de vencimento e renovação pode ser desafiador. Essas ferramentas avançadas facilitam essa tarefa. Podem ser extremamente úteis para organizações que precisam gerenciar um grande volume de documentos. Experimente alguma dessas ferramentas e economize seu tempo e esforço.
Você também pode se interessar por softwares de gerenciamento de contratos para otimizar seu fluxo de trabalho.
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