Se você é dono de uma pequena, média empresa ou startup e busca uma maneira econômica de gerenciar a folha de pagamento dos seus funcionários, é essencial que você analise cuidadosamente o Rippling Payroll.
Administrar a folha de pagamento pode ser um grande desafio. É necessário garantir que todos os funcionários recebam a remuneração correta, além de cumprir todas as obrigações fiscais, tanto em âmbito local quanto internacional. Felizmente, o mercado oferece diversas opções, tanto online quanto offline, para simplificar esse processo.
Contudo, cada software de folha de pagamento possui suas próprias vantagens e desvantagens. A escolha ideal deve ser feita com cautela, levando em consideração as necessidades específicas da sua empresa. Nesse contexto, o Rippling Payroll se destaca como uma solução flexível e adaptável às particularidades de diversos negócios.
Neste artigo, faremos uma análise detalhada do software Rippling Payroll. Ao final, você terá uma visão clara sobre se essa ferramenta é a solução ideal para a sua empresa.
O Que é um Software de Folha de Pagamento?
Aplicativos de folha de pagamento, como o Rippling, são ferramentas que auxiliam os empregadores a remunerar seus funcionários de forma precisa e pontual, minimizando erros humanos. Esses sistemas são atualizados constantemente com as mais recentes regras tributárias, tanto locais quanto globais, além de oferecerem informações sobre retenções, programas de benefícios para funcionários e muito mais.
O funcionamento desses aplicativos vai muito além de simplesmente importar informações de ponto e remuneração. Eles calculam automaticamente todos os bônus, pagamentos adicionais, deduções, benefícios e impostos devidos.
Além disso, essas ferramentas facilitam o envio de pagamentos por meio de diversos canais, tanto online quanto offline. E não se limitam a isso: elas também auxiliam no preenchimento de formulários fiscais e no pagamento de impostos em nome dos funcionários para as autoridades competentes, como o IRS ou HMRC.
Rippling como Software de Folha de Pagamento Online
O Rippling é um software moderno que integra o processamento da folha de pagamento com outras funcionalidades, como gestão financeira, de TI e de RH. Você pode optar pela solução completa do Rippling ou assinar apenas o módulo de folha de pagamento.
Ao escolher a solução completa, o módulo de folha de pagamento importa automaticamente os dados de funcionários, fornecedores e contratados diretamente do módulo HRMS. Caso opte apenas pelo Rippling Payroll, você pode integrá-lo com outros sistemas HRMS, ERP, aplicativos de controle de horas e softwares de contabilidade, garantindo que todas as informações necessárias para o processamento da folha de pagamento estejam disponíveis.
A ferramenta pode ser totalmente automatizada para enviar formulários fiscais, tanto federais quanto estaduais, dentro dos prazos estabelecidos. Para isso, basta manter o banco de dados de funcionários atualizado com informações como níveis salariais, benefícios e alíquotas de impostos.
Um diferencial é a possibilidade de personalizar mensagens comemorativas para os funcionários, informando sobre o depósito do salário em suas contas.
Funcionalidades da Plataforma Unificada Rippling
Antes de explorarmos os detalhes da folha de pagamento, é crucial conhecer as funcionalidades de gestão e automação da plataforma Rippling Payroll.
Os recursos abaixo auxiliam o gerente de RH no controle geral da ferramenta e na forma como seus subordinados a acessam:
Automação do Fluxo de Trabalho
As ferramentas de automação de fluxo de trabalho permitem executar diversas etapas do processo de folha de pagamento automaticamente. Por exemplo, você pode combinar dados de terceiros com informações internas de RH e aplicar fórmulas para gerar a folha de pagamento em uma data específica.
Após a geração da folha de pagamento, o aplicativo envia uma notificação para que você possa revisá-la e aprová-la. Em seguida, o Rippling Payroll realiza os pagamentos na data programada. Essa automação também se estende ao cumprimento de obrigações fiscais e outras exigências legais.
Motor de Gestão de Políticas
Definir políticas de folha de pagamento complexas para toda a organização pode ser uma tarefa desafiadora. No entanto, com o Rippling, é possível realizar essa tarefa em pouco tempo, pois grande parte da formulação e aplicação de políticas é automatizada.
Você precisa apenas selecionar quais políticas se aplicam a qual folha de pagamento ou funcionário. A funcionalidade de aplicação de políticas é dinâmica: ao promover um funcionário de RH ou folha de pagamento, o perfil dele se ajusta automaticamente às políticas vigentes para a nova função.
Dados de RH Organizados e Integrados
A folha de pagamento vai além do pagamento de salários e do recolhimento de impostos. Envolve também a análise dos gastos da organização e a busca por maior eficiência nos próximos exercícios. Nesse sentido, a plataforma Rippling oferece um poderoso sistema de busca de dados.
É possível reunir em uma única tela informações relacionadas à folha de pagamento de diferentes áreas, como RH, finanças, TI, contabilidade e fornecedores. Em seguida, você pode aplicar fórmulas e ferramentas gráficas para gerar relatórios informativos.
Gestão de Aprovações e Permissões
Nem todos os membros das equipes de RH, administração, finanças e contabilidade devem ter acesso a todos os dados relacionados aos salários dos funcionários. A conformidade da sua empresa depende do correto manuseio dessas informações.
O Rippling oferece um sistema de gestão de permissões e aprovações que permite criar acessos baseados em funções. A ferramenta é flexível e permite alterações pontuais, como conceder acesso temporário a dados específicos para um gerente ou bloquear o acesso após um período determinado.
Principais Funcionalidades da Folha de Pagamento
A seguir, exploramos as funcionalidades de processamento da folha de pagamento oferecidas pelo Rippling Payroll:
Serviço de Folha de Pagamento Mais Rápido
Com o Rippling, você pode processar e revisar as folhas de pagamento de forma rápida e sem erros.
O software sincroniza todos os dados de RH com a folha de pagamento, eliminando a necessidade de inserir dados manualmente ou realizar cálculos complexos, como horas e deduções. Basta clicar em “Executar” e a ferramenta gerará a folha de pagamento em menos de dois minutos.
Executar Folha de Pagamento a Partir de Modelos
O Rippling oferece diversos modelos pré-definidos para a folha de pagamento, evitando que você precise criar relatórios do zero. Por exemplo, o modelo de relatório de diário da folha de pagamento apresenta um detalhamento completo da execução do pagamento.
Já o modelo de relatório de folha de pagamento exibe as informações de cada um dos seus funcionários. Além desses, o Rippling oferece outros modelos para automação do fluxo de trabalho.
Conformidade
O Rippling já inclui a maioria dos formulários de regulamentações fiscais e trabalhistas para todos os estados dos EUA, como 941s, W-3s, W-2s, 1094-C, 1095-Cs, 1099s e outros. Assim, você não precisa contratar pessoal adicional para obter e preencher esses documentos.
Declaração de Impostos
O aplicativo contempla todos os tipos de salários regulares, impostos e deduções relativas aos benefícios dos funcionários.
Além dos impostos padrão nos EUA, você pode configurar regras fiscais personalizadas para funcionários que atuam fora do país. Assim, se você precisar incluir e deduzir impostos como IVA ou GST dos contracheques dos funcionários, o Rippling pode auxiliar.
Pagamentos Internacionais
O Rippling simplifica os pagamentos internacionais. Sua empresa pode ter funcionários e contratados em diferentes países, sem que seja necessário usar outro aplicativo para realizar os pagamentos. A ferramenta permite realizar pagamentos em minutos, independentemente da localização dos seus colaboradores.
Rastreamento de PTO e Licenças
As empresas podem eliminar a necessidade de rastrear manualmente o PTO e as licenças dos funcionários, deixando essa tarefa para o Rippling. O software permite personalizar a política de PTO e revisar as solicitações de folga com apenas um clique. Além disso, o PTO e as horas de trabalho aprovadas são automaticamente sincronizadas com a folha de pagamento.
Relatórios de Folha de Pagamento
Os relatórios de folha de pagamento auxiliam na tomada de decisões para tornar sua empresa mais econômica no futuro. A equipe de liderança sempre solicita esses relatórios da equipe de folha de pagamento. Com o Rippling, sua equipe pode gerar relatórios profissionais e detalhados com apenas alguns cliques.
Os relatórios podem incluir gráficos avançados, como barras empilhadas, colunas, gráficos de rosca e pizza, linhas e outros, para uma visualização facilitada.
Códigos de Trabalho
Os códigos de trabalho são um recurso inteligente e sofisticado do aplicativo. Com eles, as empresas podem ter uma visão clara de como os funcionários utilizam seu tempo e quanto isso custa. Os códigos de trabalho podem ser definidos por local, cliente ou tarefa.
Além disso, é possível alterar a taxa de pagamento de seus funcionários à medida que eles mudam de função, e tudo será automaticamente refletido na folha de pagamento.
Suporte a Todos os Estados dos EUA
O Rippling é um software de folha de pagamento que opera em todos os 50 estados dos EUA. Portanto, se sua empresa está sediada nos EUA, você pode usá-lo para pagar seus funcionários em qualquer localidade do país.
Pagamentos Instantâneos
A funcionalidade de pagamento de funcionários e impostos permite escolher o método de pagamento ideal para o seu negócio. Você pode configurar a folha de pagamento para realizar transferências diretas via cartão de crédito, débito, ACH, transferências eletrônicas e outras opções.
Em alguns casos, pode ser necessário enviar pagamentos por meio de cheque. O Rippling Payroll também oferece essa opção.
Aplicativos Móveis
O Rippling Payroll está disponível para smartphones e tablets com sistemas iOS e Android. Além disso, existem interfaces distintas para gestores de folha de pagamento e para funcionários.
Os funcionários podem usar o aplicativo para verificar seus PTOs, licenças não planejadas, licenças não remuneradas, bônus, níveis salariais, retenções de impostos e outras informações. A equipe também pode visualizar seus 1099s e W-2s.
Como administrador, você pode revisar as folhas de pagamento dos funcionários individualmente, mesmo quando estiver fora do escritório. Se encontrar algum erro, pode fazer anotações para corrigi-los posteriormente no aplicativo para laptop ou desktop.
O Rippling Payroll também está disponível como um aplicativo web, o que permite que você acesse a maioria das funcionalidades através de um navegador web em qualquer dispositivo.
Integrações com Aplicativos de Terceiros
O Rippling permite a integração com diversos aplicativos de folha de pagamento e outros sistemas. Entre eles, estão Human Interest, Guideline, One Medical, TimeDoctor, Harvest, QuickBooks Time, Toggl, Clockify, Workers’ Comp, Betterment, Vanguard, Tapcheck, BlueStar, Money Intelligence e ForUsAll.
Empresas-Alvo
O Rippling Payroll é mais adequado para pequenas e médias empresas. De acordo com as informações da empresa, a ferramenta é ideal para organizações que precisam processar a folha de pagamento de até 1.000 funcionários, freelancers ou contratados.
Se a sua força de trabalho é diversificada e está espalhada em diferentes partes do mundo, não se preocupe. O Rippling também pode lidar com a folha de pagamento para uma equipe distribuída, pois suporta diversos modos de pagamento, como transferências eletrônicas, pagamentos internacionais e pagamentos por cheque.
O site oficial do Rippling indica que o aplicativo é adequado para os seguintes segmentos:
- Tecnologia
- Saúde
- Varejo
- Manufatura
- Marketing
- Organizações sem fins lucrativos
- Serviços profissionais
- Serviços financeiros
- Restaurantes
No entanto, considerando seus recursos e opções de personalização, o Rippling Payroll pode ser uma boa opção para qualquer tipo de negócio. Tudo o que você precisa é de um banco de dados de funcionários para processar os pagamentos. Portanto, a assinatura de toda a suíte de softwares do Rippling pode ser uma ótima escolha.
Preços
De acordo com o site oficial do Rippling, o preço é de US$ 8 por usuário por mês. No entanto, não há informações sobre custos adicionais por plataforma ou por módulo individual para RH, folha de pagamento, TI, etc.
Em outra seção do site, o Rippling informa que é possível adquirir funcionalidades individualmente. Por exemplo, você pode pagar apenas pelo recurso de folha de pagamento. Nesse caso, é necessário assinar a plataforma Rippling Unity para operar as funcionalidades de folha de pagamento, e as taxas para essa plataforma são adicionais.
Como a ferramenta não divulga uma tabela de preços detalhada, você pode obter uma cotação personalizada diretamente com o Rippling, através do formulário “Obter uma cotação gratuita”.
Alternativas
A seguir, apresentamos algumas alternativas para comparar o Rippling com seus concorrentes:
ADP
O ADP oferece uma solução de folha de pagamento flexível e escalável para empresas de diferentes tamanhos. Há opções de folha de pagamento para pequenas empresas, com 1 a 49 funcionários, e também para empresas maiores, com mais de 50 funcionários.
A ferramenta inclui folha de pagamento, impostos e conformidade federal e estadual. Além disso, ela pode ser integrada a outras ferramentas de RH, finanças e contabilidade.
Zoho Payroll
A funcionalidade de folha de pagamento do Zoho auxilia na execução automática da folha de pagamento, permitindo que você se concentre em atividades geradoras de receita, como vendas e marketing. As funcionalidades mais importantes do software são folha de pagamento específica por setor, bônus para funcionários, processamento de pagamentos com um clique, deduções personalizadas, pagamentos online/offline e gestão de empréstimos.
Considerações Finais
As empresas que operam em regime remoto e híbrido necessitam de um software de folha de pagamento robusto para automatizar a maior parte das etapas do processo. Além disso, a ferramenta deve considerar as conformidades fiscais nos estados dos EUA, as leis tributárias internacionais, os benefícios para os funcionários e muitos outros aspectos.
O Rippling é um aplicativo de gestão de negócios completo, focado em RH, TI e finanças. Você pode utilizar todo o aplicativo ou apenas o serviço de folha de pagamento para processar a remuneração da sua empresa de forma fácil e eficiente. A ferramenta se destaca como uma solução abrangente para a folha de pagamento, adaptável a diversos modelos de negócios.
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