Modelos Smartsheet: otimize sua gestão de projetos agora!

Explore uma seleção de modelos excepcionais do Smartsheet, projetados para otimizar a gestão de projetos e fluxos de trabalho em diversos setores empresariais.

O Smartsheet se destaca como líder em soluções para gestão de projetos, trabalho e colaboração, especialmente para pequenas e médias empresas. Um estudo recente da Datanyze revelou que o Smartsheet detém 5,28% do mercado no setor de gerenciamento de projetos e aplicativos de colaboração no ambiente de trabalho.

Essa estatística demonstra claramente que muitas organizações estão adotando o Smartsheet para administrar tarefas e projetos. Se você também aprecia essa ferramenta e busca otimizar o tempo gasto na gestão de negócios, os modelos do Smartsheet podem ser uma excelente opção.

Continue a leitura para descobrir modelos incríveis e profissionais do Smartsheet, que permitirão que você comece a gerenciar projetos e tarefas em poucos minutos.

O que são os modelos do Smartsheet?

Os modelos são estruturas predefinidas do Smartsheet, ideais para gerenciar projetos ou trabalhos, adaptáveis a situações de negócios similares. A biblioteca de conteúdo do Smartsheet oferece uma vasta gama de modelos, facilitando a localização daquele que melhor se adapta ao seu setor ou necessidades empresariais.

Esses modelos incluem todos os campos essenciais para a gestão de projetos. Por exemplo, um modelo de plano e orçamento para eventos pode conter:

Colunas para Nome da Tarefa, Responsável, Progresso, Risco, Data de Entrega, Quantidade, Orçamento, Observações, entre outros.
Tarefas e subtarefas detalhadas.
Diversas visualizações, como gráficos de Gantt, visualização de cartão, visualização de calendário, etc.

Com esses modelos, basta ajustar as tarefas e subtarefas para iniciar a gestão do seu evento.

O acesso a todos os modelos do Smartsheet é concedido mediante a aquisição de uma assinatura paga. Além disso, a equipe de desenvolvimento do Smartsheet regularmente adiciona novos modelos à biblioteca.

Por que usar os modelos do Smartsheet?

A principal vantagem de utilizar modelos de gestão de projetos ou trabalho no Smartsheet é a possibilidade de iniciar projetos rapidamente. Outros benefícios incluem:

Manter a consistência nos seus projetos e planilhas de gestão empresarial. Apesar das mudanças nos clientes, seus relatórios de dados, análises, etc., permanecem uniformes.
A garantia de utilizar terminologia empresarial padrão e formatos de relatório de projeto, já que os modelos são criados por especialistas do Smartsheet.
A economia de tempo na criação de modelos de projeto do zero, permitindo que você se concentre no planejamento e nas reuniões da equipe, enquanto o Smartsheet cuida da estrutura do projeto.
A facilidade para proprietários de pequenas empresas e gestores de projeto iniciantes começarem projetos no Smartsheet sem a necessidade de auxílio profissional dispendioso.

Como acessar os modelos do Smartsheet

Se você está ansioso para começar a usar os modelos, mas tem dúvidas sobre como encontrá-los, siga os passos abaixo:

Inscreva-se no Smartsheet

Caso você não tenha uma conta, siga os seguintes passos para se inscrever. O Smartsheet oferece um período de teste gratuito de 30 dias.

Clique no botão “Experimente o Smartsheet gratuitamente”.
Na caixa de diálogo ‘Não tem uma conta?’, clique em “Criar uma”.

Informe seu e-mail ou inscreva-se utilizando sua conta Google/Microsoft.

Entrar no Smartsheet

Se você já possui uma conta, siga estas instruções:

Acesse o portal de login do aplicativo web Smartsheet.
Digite seu e-mail e senha.
Clique no botão “Entrar”.

Caso você tenha se inscrito anteriormente com uma conta Google, Apple ou Microsoft, escolha a opção correspondente para um login mais rápido.

Obter modelos do Smartsheet

Após o login no Smartsheet, você será redirecionado para a guia “Início”.
Para explorar os modelos do Smartsheet, acesse a guia “Central de Soluções” ou clique no botão “Criar” na guia “Início”.

Na guia “Início”, clique em “Criar” localizado no canto superior direito do aplicativo web.
Um menu será aberto com opções como “Planilha”, “Formulário”, “Relatório”, “Procurar modelos”, etc.
Clique em “Procurar modelos”.
Você será direcionado para a “Central de Soluções”, onde verá a tela “Navegar por Todas as Soluções”.

Clique em “Ver mais modelos” ou “Ver mais conjuntos de modelos”, de acordo com sua preferência. Os conjuntos de modelos contêm mais recursos de trabalho, como painéis, relatórios e formulários.
Agora você terá acesso a uma lista completa de modelos do Smartsheet.
Você pode refinar a lista usando os filtros na barra de navegação da “Central de Soluções”, como “Atendimento ao Cliente”, “Finanças e Contabilidade”, “Recursos Humanos”, “TI”, etc.

Modelos de Smartsheet ideais para diferentes setores

Marketing Digital

O modelo de Plano de Marketing Digital Integrado é perfeito para equipes de marketing que lidam com várias solicitações de suporte e materiais criativos de outras equipes. Utilize esse quadro do Smartsheet para iniciar campanhas de marketing digital integradas com agilidade.

A planilha inclui fórmulas avançadas, automação de fluxo de trabalho e formatação de texto personalizada. Além disso, oferece planejamento detalhado do caminho do projeto, informações granulares dos planos de marketing e um resumo executivo para gestores.

A visualização do gráfico de Gantt é facilmente acessível no modo de grade, pois o modelo já inclui as colunas de “Conclusão” e “Duração”. A coluna “Sinalizador” permite destacar fases do projeto, e a coluna “Orçamento/Gasto” auxilia na gestão dos gastos de marketing.

Varejo

O setor varejista enfrenta desafios na otimização de estoque. O Smartsheet oferece um quadro automatizado de Controle de Estoque de Estoque, ideal para otimizar as seguintes atividades:

Aumentar a produtividade no departamento de estoque.
Equilibrar vendas, pedidos e estoques.
Determinar a data correta de reabastecimento.
Reduzir gastos com excesso de estoque.
Obter informações de fornecedores instantaneamente.

O modelo de Controle de Estoque de Estoque possui um campo de entrada de dados à direita e detalhes fixos à esquerda. Algumas colunas padrão incluem “Departamento”, “Status do novo pedido”, “Nome do item”, “Valor do estoque”, etc.

Para automatizar ainda mais a gestão de estoque, utilize o modelo de gerenciamento de inventário com código de barras, que inclui uma coluna exclusiva para códigos de barras do produto. Você pode utilizar códigos de barras ou sincronizar a planilha com uma ferramenta de ERP para rastrear as quantidades de diversos produtos em seu armazém.

Construção e Engenharia

Empresas de construção podem se beneficiar significativamente ao utilizar os seguintes modelos do Smartsheet:

Modelo de Rastreamento de Documentação de Construção.
Modelo de Cronograma de Equipamentos.
Modelo de Orçamento de Construção.
Cronograma de Construção com Modelo de Gantt.

O modelo de cronograma de construção, por exemplo, facilita o planejamento, acompanhamento e visualização do seu projeto. É possível copiar e renomear o modelo para reutilizá-lo em diversos projetos de construção.

O modelo é compatível com dispositivos móveis e aplicativos web, permitindo que engenheiros de campo e supervisores atualizem as colunas de tarefas. As colunas predefinidas incluem “Data de início”, “Data de término”, “Responsável”, “Status”, “% Concluído”, “Duração” e “Observações”.

A coluna “Nome da Tarefa” já inclui diversas tarefas e subtarefas de construção, como “Encanamento”, “Isolamento”, “Armários”, entre outras. Ao expandir cada tarefa, você encontrará subtarefas como “Trabalho de Terra”, “Desbaste”, “Banho Master”, “Cozinha”, etc.

Entretenimento e Hospitalidade

O setor de entretenimento e hospitalidade necessita de um rastreamento preciso de gastos, responsabilidade das tarefas, participação de convidados, emissão de ingressos, mapeamento de ingressos para receita, acompanhamento do consumo de refeições pelos hóspedes em tempo real, entre outros aspectos.

Para atender a essas necessidades, o Smartsheet oferece os seguintes quadros:

Modelo de Orçamento e Lançamento de Eventos.
Modelo de Gala de Arrecadação de Fundos.
Modelo de Hotel e Passes da Equipe do Evento.
Modelo de Plano de Tarefa de Evento.

O modelo “Hotel e Passes da Equipe do Evento” é ideal para gerenciar acomodações de hotel para sua equipe ou clientes que participam de eventos de entretenimento.

O quadro de projeto possui colunas de dados essenciais, como “Tipo de Passe”, “Custo do Passe”, “Estimativa do Custo do Hotel”, “Nome do Hotel”, “Check-in”, “Check-out”, “Cartão de Crédito”, “Taxa”, etc.

Finanças e Serviços Financeiros

Em projetos de serviços financeiros, é crucial ter recursos de captura de dados precisos e auditorias facilitadas. Os seguintes modelos do Smartsheet podem atender a maioria das suas necessidades:

Modelo de Lista de Verificação do Projeto IPO.
Modelo de Cronograma de Amortização de Empréstimo.
Modelo Financeiro de Fim de Mês.

Se você planeja realizar uma oferta pública inicial (IPO), por exemplo, o quadro do Smartsheet pode ser usado para planejar todas as etapas, mesmo que você não as conheça detalhadamente. É um projeto significativo para empresas que buscam captar recursos no mercado de ações.

A coluna “Trabalho Preparatório” já descreve as tarefas necessárias, como:

Demonstrações financeiras.
Preparação para a devida diligência.
Preparação para Classe Dupla.
EIP e ESPP.
Preparação S-1.
Período de revisão da SEC.
Finalizar e arquivar publicamente S-1.

Outros campos de coluna relevantes incluem “Data de início”, “Data de vencimento”, “Semanas T-Menos”, “Dependências”, “Duração”, “Responsável”, entre outros.

Manufatura

As fábricas necessitam de diversas matérias-primas, equipamentos, receitas de produtos, diretrizes de desenvolvimento de produtos, entre outros. É possível acompanhar todos esses aspectos utilizando as planilhas de gerenciamento de projetos do Smartsheet. Por exemplo, você pode precisar dos seguintes modelos:

Registro de Relatório de Incidentes com Modelo de Formulário.
Aprovação de Novo Produto com Modelo de Formulário.
Modelo de Cronograma de Desenvolvimento de Novo Produto.
Modelo de Cronograma de Manutenção de Máquina.

O modelo de cronograma de manutenção da máquina é uma lista de verificação simples, que pode ser impressa ou acompanhada digitalmente. Ele inclui campos essenciais como “Condição da máquina”, “Nome da máquina”, “Local”, “Data da última manutenção”, “Data da próxima manutenção”, “Cadência de manutenção”, “Técnico responsável” e “Observações”.

Recursos Humanos

O Smartsheet oferece modelos extremamente úteis para agências de recrutamento e empresas que gerenciam suas próprias equipes. Alguns exemplos incluem:

Diretório de informações do funcionário.
Lista de Verificação de Revisão do Funcionário.
Formulário de Candidatura a Emprego.
Rastreador de Candidatos a Emprego.
Rastreador de Currículo do Candidato com Formulário.
Documentação de Rescisão de Funcionário.
Processo de Entrevista com Gantt.
Lista de Verificação de Nova Contratação.
Cartão de Ponto com Aprovação Automatizada.

Por exemplo, se você precisa contratar 10 pessoas para sua equipe de marketing, o modelo “Processo de Entrevista com Gantt” é ideal.

Essa planilha detalha todas as etapas do processo de contratação, como a fase de pré-entrevista, a fase de entrevista do candidato, a fase de seleção do candidato e a fase de contratação.

O painel de projeto exibe automaticamente um gráfico de Gantt e a visualização de calendário nas colunas superiores, permitindo que os gerentes de RH acompanhem o status do projeto no painel do gráfico de Gantt.

Sem Fins Lucrativos

Os modelos do Smartsheet abaixo são ideais para organizações sem fins lucrativos e não governamentais (ONGs):

Plano de marketing de eventos sem fins lucrativos.
Submissões da equipe de campo com formulário.
Gestão de doadores.
Lista de voluntários.

O processo de contabilidade para organizações sem fins lucrativos é essencial para manter a isenção fiscal em países como os EUA e o Reino Unido. É preciso rastrear informações dos doadores, como valores doados, nome, endereço e número de identificação fiscal.

Para isso, utilize o modelo “Gestão de Doadores” do Smartsheet, que já inclui os campos de dados necessários.

Por exemplo, “Ano da doação”, “Nome do doador”, “E-mail”, “Telefone”, “Endereço”, “Região”, “Nome do fundo”, são cabeçalhos de coluna padrão. Como os quadros do Smartsheet são baseados em planilhas, esses dados podem ser facilmente importados para diversos softwares de contabilidade para organizações sem fins lucrativos.

Contabilidade

O Smartsheet oferece uma ampla variedade de modelos para agências e empresas de contabilidade. Alguns modelos notáveis incluem:

Demonstrativo de fluxo de caixa.
Balanço patrimonial.
Declaração de renda.
Fechamento financeiro de fim de mês.
Preparação de imposto anual.

Pequenas, médias e startups podem economizar significativamente ao utilizar esses modelos. A manutenção desses modelos do Smartsheet permite que você cumpra os regulamentos contábeis sem precisar contratar agências externas.

Alternativas aos modelos do Smartsheet

Após explorar a extensa coleção de modelos do Smartsheet, considere os seguintes aplicativos de gestão de projetos que também oferecem modelos:

Modelos da monday.com

A monday.com possui uma extensa biblioteca de modelos para diferentes tipos de negócios. Na página de modelos, você encontrará categorias como “Marketing”, “Gerenciamento de projetos”, “Design”, “Vendas e CRM”, “RH” e “Desenvolvimento de software”. Também é possível explorar outros modelos selecionando categorias na barra de navegação à esquerda.

Modelos de ClickUp

A biblioteca de modelos do ClickUp exibe os modelos mais utilizados na página inicial. Esses modelos abrangem áreas como “Design”, “Criatividade”, “Engenharia”, “Finanças”, “Produto”, “Contabilidade”, entre outros. Há também dois níveis de filtros na barra lateral esquerda, “Níveis” e “Casos de Uso”, que auxiliam na busca do modelo ideal.

Conclusão

Modelos são recursos valiosos para iniciar projetos sem erros e suposições. A maioria dos aplicativos de gestão de projetos oferece modelos predefinidos, e o Smartsheet não é exceção. Ele oferece modelos gratuitos para uso pessoal e comercial, sem necessidade de licenciamento adicional.

Este artigo apresentou alguns modelos excelentes de gerenciamento de projetos e negócios do Smartsheet. É provável que você encontre um quadro do Smartsheet adequado às suas necessidades. Comece a utilizar os modelos imediatamente ou personalize-os para criar uma folha que atenda às suas especificações.

Você também pode ter interesse em explorar modelos de fatura para Word e Notion.