Está a sentir-se sobrecarregado com a gestão de projetos e a priorização de tarefas? Não seria ótimo ter uma forma de compreender quais tarefas exigem mais atenção e energia?
É aí que entra a Matriz de Esforço e Impacto, também conhecida como matriz 2×2. Esta ferramenta simplifica a priorização e ajuda equipas e indivíduos a reconectar-se com os seus objetivos, identificando passos práticos para iniciar o trabalho.
Se procura um modelo de matriz de esforço e impacto fácil de usar, este artigo é uma excelente introdução. Mas primeiro, vamos abordar os fundamentos da matriz de esforço e impacto.
O que é uma Matriz de Esforço e Impacto?
Uma Matriz de Esforço e Impacto, ou matriz 2×2, é uma ferramenta usada por empresas e indivíduos para priorizar tarefas de forma eficaz. A priorização é feita através da análise do esforço necessário para realizar uma tarefa e da comparação com o impacto que ela terá.
Geralmente, a matriz de esforço e impacto é criada através de um brainstorming com a sua equipa. Isto permite identificar todas as tarefas e projetos para todos os membros da equipa. Assim, é possível descobrir a importância e a urgência dessas tarefas.
Com este exercício, é possível identificar a ordem das tarefas que precisam ser realizadas para alcançar o maior impacto com o menor esforço.
Normalmente, as tarefas com menor esforço e maior impacto são aquelas em que se deve concentrar. No entanto, isto não significa que as tarefas com baixo esforço e baixo impacto sejam inúteis. Por vezes, até estas podem ajudar de uma forma ou de outra.
Os 4 Quadrantes da Matriz de Esforço e Impacto
Os quatro quadrantes da matriz de esforço e impacto são apresentados abaixo:
Estes quatro blocos são divididos pelo Impacto no eixo X e pelo Esforço no eixo Y. Cada um dos blocos representa o seguinte:
#1. Vitórias Rápidas – Baixo Esforço e Alto Impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que podem ser realizadas de forma fácil ou rápida, mas que têm um impacto significativo na empresa ou no seu trabalho. As tarefas neste bloco têm a prioridade mais alta.
#2. Projetos Principais – Alto Esforço e Alto Impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que exigem uma quantidade significativa de esforço e têm um grande impacto. Estes são considerados os objetivos de longo prazo da empresa e têm uma prioridade razoavelmente alta.
#3. Preenchimentos – Baixo Esforço e Baixo Impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que podem ser realizadas facilmente, mas que não causam um grande impacto. Portanto, as tarefas deste bloco não são a prioridade máxima.
No entanto, pode realizar estas tarefas no seu tempo livre ou quando não se sentir produtivo, apenas para as eliminar da sua lista de afazeres.
#4. Tarefas Ingratas – Alto Esforço e Baixo Impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que exigem muito tempo e esforço, mas não causam um impacto significativo. Estas tarefas são altamente desnecessárias e devem ser deixadas de lado se todas as outras tarefas precisarem ser concluídas.
Quando usar uma Matriz de Esforço e Impacto?
A matriz de esforço e impacto é essencial sempre que você ou a sua equipa tiverem vários projetos ou tarefas com uma ampla gama de benefícios potenciais.
Também precisa dela sempre que se sentir confuso sobre a melhor linha de ação ou para decidir por onde começar.
Às vezes, a matriz 2×2 pode até ajudar a organizar o seu fluxo de trabalho e torná-lo mais estruturado.
Geralmente, as startups ou organizações menores têm uma grande quantidade de trabalho diferente que precisa ser feito por um grupo muito pequeno de pessoas. Num ambiente tão caótico, muitas ideias e projetos podem ser prejudicados. Assim, uma matriz pode resolver esta confusão e fazer a organização funcionar de forma mais eficiente.
Aqui está uma lista de benefícios incríveis que a matriz de esforço e impacto tem para si e para a sua equipa:
Benefícios da Matriz de Esforço e Impacto
#1. Manter todos informados e sincronizados
O maior benefício da matriz de esforço e impacto é, na verdade, a forma como alinha todos para trabalhar em direção a um objetivo comum. A sua equipa também pode usar modelos de matriz de esforço e impacto para adicionar outra camada de organização ao trabalho.
#2. Otimizar recursos e a sua alocação
Quando sabe quais tarefas precisam de ser feitas e quando precisam de ser feitas, pode gerir os seus recursos e alocá-los adequadamente. Desta forma, os recursos críticos são reservados para as tarefas prioritárias.
#3. Cria uma sequência de tarefas de trabalho e prioriza tarefas
A matriz de esforço e impacto ajuda a criar uma sequência de ações/tarefas organizadas com base na prioridade. Isto cria um caminho linear para a equipa seguir.
#4. Alinha a equipa com os objetivos da empresa
Além de identificar as tarefas prioritárias, a matriz também explica o porquê de as tarefas precisarem de ser priorizadas. Desta forma, a equipa compreende os objetivos por trás das tarefas e, por sua vez, compreende os objetivos da empresa.
#5. Poupar tempo e maximizar a eficiência no fluxo de trabalho
Com a matriz, pode evitar gastar tempo em tarefas que exigem muito tempo para um impacto muito menor. Assim, o seu fluxo de trabalho torna-se mais eficiente em termos de tempo e a sua eficiência no trabalho aumenta.
Por mais simples que a matriz de esforço e impacto possa parecer, ainda há algumas coisas que pode fazer para maximizar os benefícios e a utilidade desta prática.
Dicas para facilitar a matriz de esforço e impacto
#1. Definir objetivos claros para a matriz
O “porquê” é importante em tudo. Certifique-se de que encontra o “porquê” também para a matriz. Ter objetivos e motivos claros para criar a matriz dar-lhe-á uma direção precisa para realizar esta prática corretamente.
#2. Faça um brainstorming de todas as atividades e tarefas com os seus colegas de equipa
O brainstorming permite sempre uma discussão mais abrangente sobre as questões. Fazer isso com os seus colegas de equipa trará uma perspetiva diferente para a matriz e as tarefas podem ser priorizadas com todos em mente.
#3. Crie um plano de ação sólido para o processo após criar a matriz
Apenas criar a matriz de esforço e impacto não fará com que as coisas aconteçam. Na verdade, ter um plano de ação sólido e executá-lo é o que fará. Portanto, certifique-se de que tem um plano pronto para todas as tarefas e as suas sequências para um fluxo de trabalho tranquilo.
#4. Tenha uma comunicação forte dentro da equipa e faça relatórios para as tarefas
Depois de o trabalho ter começado, precisa de comunicar proativamente com a equipa para saber se a sequência ou as prioridades foram precisas o suficiente.
Se houver áreas para melhoria, certifique-se de criar um relatório sobre como foi fazer os ajustes para a próxima vez que criar outra matriz de esforço e impacto.
Isto é tudo o que precisa de saber sobre a Matriz de Esforço e Impacto. Agora, vamos ver alguns modelos de Matriz de Esforço e Impacto que irão facilitar a sua vida!
Miro
Miro é uma ferramenta fantástica concebida para equipas e indivíduos criarem gráficos, tabelas, mapas e muito mais para planear e organizar tarefas.
Ao usar este modelo, descobrimos o seguinte:
- O design é altamente intuitivo e qualquer pessoa com conhecimentos básicos de edição de modelos de design pode usar esta ferramenta.
- Não existe muita ajuda para explicar como funciona o modelo da matriz de esforço e impacto, portanto, um iniciante pode ter de pesquisar o que é e como funciona.
- Ao iniciar o seu primeiro design, a ferramenta pergunta sobre a sua experiência no uso de ferramentas de design como o Miro, o que o torna adequado para iniciantes em termos de design.
O Miro é uma ferramenta freemium, pelo que pode usá-la para criar modelos gratuitamente. No entanto, também pode fazer um upgrade para aceder a funcionalidades premium, como projetos ilimitados, colaboração com vários membros da equipa, etc.
Lucidspark
Lucidspark é outra ferramenta de design criada especificamente para produtividade e tarefas relacionadas com o trabalho. Possui uma interface de utilizador simples e permite criar e editar modelos de forma fácil.
Aqui estão as funcionalidades do modelo de matriz de esforço e impacto do Lucidspark:
- A interface do utilizador é direta e rápida; pode criar a matriz rapidamente, adicionando os projetos nas caixas.
- O modelo apresenta um design básico, mas pode adicionar imagens e alterar as cores e fontes para o personalizar.
- O layout básico dos quatro quadrantes é feito para apresentar tarefas com níveis variáveis de esforço e impacto, não apenas para as definir num bloco, mas pode alterá-las de acordo.
Pode começar a usar o Lucidspark gratuitamente, mas também pode fazer um upgrade para aceder a outras funcionalidades premium.
Canva
Canva é uma ferramenta de design que pode ser usada para todos os tipos de necessidades de design. Pode usá-la para criar gráficos de produtividade, como a matriz de esforço e impacto, logótipos de design, infográficos e muito mais.
Aqui estão algumas coisas sobre o modelo do Canva para a matriz de esforço e impacto:
- Apresenta uma série de recursos de design, como adicionar elementos, cores e alterações de fonte, adicionar imagens e vídeos, fazer animações, etc., o que pode ser um pouco excessivo.
- Uma ótima ferramenta para utilizadores que a utilizarão frequentemente para outros requisitos de design e criação de conteúdos.
- O modelo de matriz de esforço e impacto apresenta um design tradicional que apenas lista tarefas nos blocos e não tem níveis personalizados para o mesmo.
Apenas para uso em produtividade, o Canva pode parecer um pouco avançado demais para muitos iniciantes.
No entanto, pode ser uma excelente ferramenta para utilizadores intermédios ou avançados criarem designs e modelos exclusivos.
O uso é gratuito, mas ter a versão premium permite que aceda a diferentes modelos e outros elementos.
Creately
Creately é uma ferramenta de design de produtividade criada especificamente para empresas e organizações lidarem com tarefas organizacionais, como criar um modelo de matriz de esforço e impacto.
Aqui estão as funcionalidades do modelo de matriz de esforço e impacto do Creately:
- O modelo é simples e colorido, com formas muito simples de anotar as tarefas em cada quadrante.
- O layout da matriz facilita a compreensão, mas não oferece um nível mais elevado de personalização.
- É intuitivo para iniciantes, mas restringe os utilizadores de personalizar o modelo para melhores designs e layout para a matriz.
Embora o Creately não seja o melhor para personalização, faz muito bem o seu trabalho e é uma ótima solução para líderes e gestores de equipas que desejam realizar a tarefa com facilidade e rapidez.
Groupmap
Groupmap é uma das melhores ferramentas desta lista para um modelo de matriz de esforço e impacto. Combina o melhor dos dois mundos, ou seja, design e eficácia.
Aqui estão as funcionalidades do modelo de matriz de esforço e impacto do Groupmap:
- O modelo é extremamente bem feito, onde pode clicar em qualquer lugar e começar a escrever as tarefas, e ainda terá uma aparência incrível.
- O layout é muito fluido e pode ajustar os níveis de impacto e esforço necessários para essa tarefa.
- Não há muito o que fazer em termos de design, mas o modelo apresenta um design atraente que faz o trabalho.
Em termos de design, existe um limite para a sua personalização, onde pode alterar o plano de fundo e o layout do eixo para atender às suas necessidades. No entanto, pode criar uma matriz excelente e eficaz com o mínimo de esforço.
Ayoa
Ayoa é uma ferramenta de design de mapa de produtividade onde pode encontrar modelos para fluxogramas de projetos, gráficos, matrizes, etc.
Aqui estão as funcionalidades do modelo de matriz de esforço e impacto do Ayoa:
- O modelo é fácil de usar e tem opções de design suficientes para adicionar alguma personalização.
- O layout da matriz de esforço e impacto apresenta um design fluido com caixas de projeto individuais para identificar cada uma delas corretamente.
- A interface do utilizador é intuitiva para iniciantes, mas é um pouco mais lenta do que o restante das ferramentas nesta lista.
A versão de avaliação gratuita do Ayoa dura apenas 7 dias, após os quais precisa de obter a versão premium para criar novos modelos.
Figma
Figma é uma ferramenta de design que oferece vários modelos para diferentes tipos de mapas e gráficos que as organizações precisam para produtividade e gestão de equipas.
Aqui estão as funcionalidades do modelo de matriz de esforço e impacto do Figma:
- Ao iniciar qualquer diagrama ou modelo no Figma, recebe um tutorial sobre como usar a ferramenta, o que é um ótimo recurso para iniciantes.
- Existe também uma caixa de instruções sobre como usar o modelo para a matriz de esforço e impacto e como pode personalizá-lo para melhor eficácia.
A ferramenta é minimalista e oferece orientação suficiente para um iniciante criar uma matriz de esforço e impacto decente sem a ajuda de mais ninguém. É ótimo para utilizadores iniciantes e até para veteranos que desejam criar e descartar rapidamente um modelo.
Venngage
Venngage é uma ferramenta de design freemium usada para criar diferentes modelos e gráficos de design. A Matriz de Esforço e Impacto faz parte da versão comercial do Venngage, que é uma versão paga da ferramenta.
Aqui estão as funcionalidades do modelo de matriz de esforço e impacto da Venngage:
- O modelo de matriz de esforço e impacto oferece um excelente layout fluido onde pode ajustar a quantidade de esforço e impacto que o projeto tem.
- Em termos de design, a ferramenta oferece uma ótima personalização e um modelo inicial decente para criar um design atraente para exibir os seus projetos de forma eficaz.
O modelo de matriz de esforço e impacto da Venngage é uma ótima ferramenta, mas o nível de personalização que oferece não é bom o suficiente para justificar a compra. Independentemente disso, se procura um bom software de design para vários projetos de design, esta é uma boa ferramenta!
Conclusão
A Matriz de Esforço e Impacto é uma prática essencial para avaliar a calendarização e as prioridades do seu trabalho. Para acompanhar isso, também precisa de um modelo ideal que funcione exatamente da forma como precisa.
Depois de usar todas estas ferramentas, descobrimos que não precisa de ter altos níveis de personalização para obter um modelo de matriz decente.
No entanto, se optar pelas ferramentas que oferecem personalização, poderá maximizar a atratividade e a eficácia da matriz.
Pode também ver alguns modelos de árvore de decisão.