Gerenciando Seu Estoque com Códigos de Barras no Excel e Google Sheets
Precisa de uma forma eficaz e sem erros para monitorar seu estoque? Deseja automatizar o processo de compras da sua empresa? Códigos de barras são essenciais, e a maneira mais eficiente de criá-los e gerenciá-los é por meio do Excel e do Google Sheets.
Mais de cinco décadas se passaram desde que Norman Joseph Woodland e Bernard Silver patentearam os códigos de barras. Mesmo assim, eles continuam indispensáveis para a leitura rápida e eficaz de dados concisos em produtos de consumo e ativos empresariais. Empresas de tecnologia estão constantemente desenvolvendo novas versões, baseadas nos princípios originais.
Atualmente, muitas organizações automatizam a criação, impressão sob demanda e decodificação de códigos de barras utilizando aplicativos robustos como o Excel e o Planilhas Google. Continue lendo para descobrir mais sobre códigos de barras, suas aplicações e outras informações relevantes.
O que é um Código de Barras?
Um código de barras é uma representação gráfica, composta por barras e espaços, que permite a leitura de numerais e caracteres por máquinas.
Ao utilizarem códigos de barras, máquinas conseguem identificar rapidamente um produto específico a partir de um inventário ou banco de dados de vendas. Essas imagens são compostas por linhas pretas e espaços em branco. As linhas podem variar em largura e formato, dependendo da versão do código de barras, padrão, simbologia, etc.
As linhas pretas são, em geral, paralelas, com espaços brancos predefinidos entre elas. Essa alternância de preto e branco pode lembrar o conceito dos Códigos Morse, que, inclusive, foram a inspiração para a criação da tecnologia de códigos de barras.
Os códigos de barras geralmente contêm dígitos e letras, com o comprimento dos dados variando de acordo com a convenção utilizada. Por exemplo, sistemas de código de barras como o Industrial 2 de 5 podem ter entre 2 e 30 caracteres.
Como Funciona um Código de Barras?
O funcionamento dos códigos de barras baseia-se na forma e largura das linhas pretas paralelas. A largura das barras geralmente representa os números 1 e 0. Para representar os números de 0 a 9, as barras pretas precisam ser dispostas de uma maneira específica.
O padrão das barras pretas e os dados correspondentes variam de acordo com a convenção do sistema de código de barras.
A seguir, estão alguns padrões de código de barras populares:
- Código Universal de Produto (UPC)
- Número de Artigo Europeu (EAN) usado na Europa
- Código 39, utilizado exclusivamente pelo Departamento de Defesa dos EUA
- Código 128, exclusivo na indústria B2B
- PDF417, especialmente desenvolvido para cartões de identificação
Essa sequência de barras pretas é um algoritmo previamente definido, armazenado em sistemas de compras no varejo, softwares de rastreamento de estoque, etc. Tudo o que você precisa fazer é escanear o código de barras.
Para a digitalização, equipamentos especializados utilizam luz laser, geralmente nas cores vermelha e verde. Dentro do scanner, um conversor de sinal óptico-digital lê o laser recebido.
Ao direcionar o laser para um código de barras, o conversor varre a luz refletida. Em seguida, um computador conectado interpreta o padrão das linhas pretas e espaços brancos, decifrando os dados codificados.
Aplicações para Códigos de Barras: Google Sheets
O Google Sheets é um aplicativo web totalmente gratuito que permite a criação de códigos de barras em instantes. Se você possui uma pequena loja, mercado online ou trabalha como freelancer e precisa de um método econômico para o rastreamento de estoque, o sistema de código de barras do Google Sheets é uma ótima solução.
O Google Sheets oferece fórmulas, fontes e propriedades de impressão para a produção de códigos de barras em massa.
Aplicações para Códigos de Barras: Microsoft Excel
Se sua empresa utiliza o pacote Microsoft 365 para a documentação e gerenciamento de conteúdo e você não deseja mudar para outra plataforma, o Excel é uma ferramenta ideal para gerar e imprimir quantos códigos de barras forem necessários.
O Excel inclui diversas fontes de código de barras, propriedades de impressão e funcionalidades para criar códigos de barras de forma rápida e fácil.
Códigos de Barras no Excel
Códigos de barras gerados no Excel são similares aos utilizados em outras empresas. No entanto, neste caso, os dados são convertidos em formato de código de barras usando fontes, fórmulas e recursos do próprio aplicativo. Muitas empresas criam sistemas robustos de códigos de barras usando o Excel.
Um sistema completo geralmente inclui:
- Um banco de dados com informações de produtos e números de rastreamento
- Um código VBA para automatizar a geração de códigos de barras
- Propriedades de impressão pré-formatadas
- Dados correspondentes ao banco de dados, após a leitura do código de barras
Casos de Uso de Códigos de Barras no Excel
Monitoramento de Estoque
Armazéns em diversos tipos de negócios geram e aplicam etiquetas de código de barras em seus produtos. Ao receber novos itens ou despachar mercadorias, os responsáveis escaneiam os códigos de barras.
Monitoramento de Ativos
Empresas utilizam códigos de barras em seus ativos, como computadores, notebooks, telas, mesas, cadeiras, etc. Para auditar o inventário, basta escanear as etiquetas e comparar os dados com a lista de ativos existentes.
Processamento de Faturas
Faturas geralmente vêm com códigos de barras pré-impressos. A equipe de contas a receber ou a pagar pode escanear o código de barras para registrar a fatura.
Varejo
Em mercados e lojas, os varejistas usam códigos de barras para agilizar a emissão de notas fiscais, controlar o estoque e evitar roubos.
Rastreamento de Correspondências
Um dos usos mais importantes de códigos de barras é o sistema de correios. Em cada ponto de verificação do trajeto de uma correspondência, os funcionários escaneiam o código de barras, fornecendo informações de rastreamento.
Mala Direta
Empresas frequentemente utilizam códigos de barras em mala direta para enviar informações de produtos para fornecedores e clientes.
Gerenciamento do Ciclo de Receita Hospitalar (RCM)
Hospitais geram um código de barras quando um paciente é admitido e entregam uma pulseira com o código. Durante a estadia do paciente, a equipe escaneia o código para check-ups, exames, procedimentos e outras finalidades, otimizando o gerenciamento do prontuário.
Hiperlinks de Páginas Web
Códigos de barras mais avançados, como os QR codes 2D, são populares para vincular aplicativos móveis, sites, portais de conteúdo, através de hiperlinks.
Benefícios de Usar o Excel para Códigos de Barras
Economia de Custos
Ao criar e automatizar um sistema de códigos de barras no Excel, você economiza em relação a outras ferramentas.
Maior Precisão
Códigos de barras bem criados e marcados no Excel garantem alta precisão no rastreamento e gerenciamento de itens.
Curva de Aprendizagem Reduzida ou Nula
Como sua equipe já sabe usar o Excel, o sistema de produção de códigos de barras será familiar, eliminando a necessidade de treinamentos adicionais.
Disponibilidade Imediata de Dados no Excel
Ao usar um sistema de códigos de barras no Excel, os dados digitalizados ficam disponíveis instantaneamente no arquivo, sem necessidade de importação manual.
Integração
A maioria das ferramentas de geração de códigos de barras para Excel é compatível com outros aplicativos da Microsoft, como Word, PowerPoint e Publisher.
Como Criar Códigos de Barras em Massa no Excel
Baixe e Instale Fontes de Código de Barras
As versões mais recentes do Excel devem incluir algumas fontes de código de barras. Caso contrário, você pode baixar uma do Dafont ou de qualquer outro site. Para uso comercial, considere adquirir uma fonte de código de barras com licença adequada.
Após o download:
- Descompacte o arquivo e clique duas vezes no arquivo BarcodeFont.ttff.
- Clique em “Instalar” para adicionar a fonte ao seu sistema operacional.
Criando um Sistema Gerador de Códigos de Barras no Excel
#1. Abra o Excel e crie duas colunas: “ID do Produto” e “Código de Barras”.
#2. Na coluna “Código de Barras”, copie a seguinte fórmula:
"*"&A2&"*"
#3. Clique na célula com a fórmula e selecione “BarcodeFont” em “Página Inicial” > seção “Fonte” > lista de fontes.
#4. Copie essa célula (B2) e cole-a em várias linhas abaixo, conforme sua necessidade.
#5. Insira os caracteres do alfabeto e números na coluna “ID do Produto”, e os códigos de barras serão gerados automaticamente na coluna “Código de Barras”.
#6. Aumente o tamanho da fonte na coluna “Código de Barras” para obter códigos de barras imprimíveis.
Até agora, você aprendeu sobre códigos de barras e a criação manual no Excel.
Se você deseja um sistema de rastreamento de estoque eficiente e escalável, considere as seguintes ferramentas e aplicativos para geração de código de barras:
TBarCode Office: TEC-IT
TBarCode Office é um complemento para os aplicativos Word e Excel da Microsoft. É possível baixar o complemento gratuitamente. Depois de instalado, ele pode ser usado para gerar códigos de barras no Excel e Word.
No Word, ele ajuda a gerar códigos de barras para mala direta. Você também pode imprimir códigos de barras no Word e usá-los como etiquetas de produtos. No Excel, o mesmo complemento permite gerar códigos de barras em massa.
O suplemento é compatível com o Microsoft Office 2007 e versões mais recentes, em computadores Windows de 32 e 64 bits. Não é compatível com computadores que não usam Windows.
Se você precisar automatizar o sistema de códigos de barras no Excel usando código VBA, você pode baixar o TBarCode SDK. O SDK também oferece suporte à automação de programação com o Microsoft Access.
ActiveBarcode: Suplemento para Excel
Outro suplemento popular de código de barras para Excel é o ActiveBarcode. Após a instalação, ele adiciona um menu de faixa de opções dedicado no Excel, oferecendo opções para criar, editar, automatizar e imprimir códigos de barras.
O ActiveBarcode é compatível com versões mais antigas do Microsoft Office, a partir da versão 2000, e com as versões mais recentes. Também requer um PC com Windows de 32 ou 64 bits. Não é compatível com macOS.
Os principais recursos deste suplemento são:
- Posicionamento personalizado de códigos de barras em suas tabelas de dados.
- Alteração precisa do tamanho do código de barras, em polegadas ou centímetros.
O suplemento se integra a diversos tipos de tabelas do Excel, permite automatizar a produção de códigos de barras vinculando-os a células e atualiza os códigos quando os dados das células são modificados.
Software de Código de Barras: ConnectCode
O software de código de barras é um aplicativo independente para Windows 10 e 11. O aplicativo pode ser baixado gratuitamente na Microsoft Store. O aplicativo envia os dados do código de barras para um arquivo Excel.
Você precisará do software Excel para usar este aplicativo. Os dados também podem ser exportados para aplicativos como Adobe PDF, Word, Access e outras ferramentas de design gráfico. O aplicativo possui 3 fontes de código de barras integradas:
- Industrial 2 de 5
- Código 39
- POSTNET
Este aplicativo permite apenas criar códigos de barras nesses 3 formatos, não oferecendo suporte para formatos como UPC ou EAN.
Gerador de Código de Barras no Excel: Tech Nitya
O gerador de código de barras da Tech Nitya no Excel é um complemento que deve ser instalado no software. Permite gerar códigos de barras em massa com um único clique. A ferramenta oferece diferentes tipos de licenças comerciais.
Se você busca uma ferramenta licenciada para uso comercial ilimitado, considere este aplicativo. Os principais destaques da ferramenta são:
- Interface amigável para criação de códigos de barras.
- Personalização do código de barras.
- Suporte a diversos padrões de códigos de barras, como EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN, etc.
- Códigos de barras formatados para serviços postais, como SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post, etc.
A ferramenta é compatível com o Microsoft Office 2007 e versões mais recentes. Você também pode exportar os códigos de barras para o Microsoft Word.
Considerações Finais
Códigos de barras são extremamente úteis para o gerenciamento de estoques de produtos, ativos, controle de inventário e outras tarefas. São uma forma de comunicação de dados que, à primeira vista, não é compreendida por todos.
Se você usa códigos de barras para fins comerciais ou como hobby, precisará de softwares e ferramentas para automatizar a geração desses códigos. É possível usar o Excel ou o Google Sheets para criar códigos de barras manualmente.
Se você não deseja utilizar aplicativos comerciais, mas precisa de mais agilidade na edição e produção de códigos de barras para o Excel ou outros aplicativos de planilha, considere os aplicativos de terceiros apresentados acima.
Esperamos que tenha gostado deste artigo. Complementos para Excel e Planilhas Google também podem ser do seu interesse.