Pontos cruciais, os marcos são essenciais para o desenrolar de qualquer projeto. Gestores de projetos recorrem a modelos de gráficos de marcos para acompanhar o progresso e garantir que tudo esteja no caminho certo.
Marcos também sinalizam a conquista das metas estabelecidas no início do projeto, servindo como indicadores de progresso.
Embora a definição de um marco possa parecer simples, a interpretação pode variar entre os membros da equipe. Divergências podem levar a dificuldades na gestão, se não houver alinhamento.
Sem mais delongas, vamos aprofundar o tema dos marcos de projeto. Continue a leitura para entender o que são marcos, gráficos de marcos, modelos, benefícios e muito mais, em uma linguagem clara e acessível.
O que é um Gráfico de Marcos? 📈
Antes de nos aprofundarmos nos gráficos de marcos, é fundamental entender o conceito de marcos. Eles atuam como pontos de controle, permitindo avaliar o avanço do projeto em direção ao objetivo final. Marcos podem ser usados como sinalizadores de etapas importantes na linha do tempo do projeto, como:
- O início e o término de um projeto.
- Revisões agendadas do projeto com clientes, terceiros ou outras partes interessadas.
- Momentos do projeto que exigem uma análise do orçamento com investidores.
- Entregas significativas, como o envio de um protótipo de aplicativo móvel📱 para a equipe de experiência do usuário, visando o feedback durante o desenvolvimento ágil do produto.
Marcos são importantes para visualizar os principais elementos de um projeto e identificar facilmente o estágio de desenvolvimento do produto ou projeto em um dado momento.
Definir um gráfico de marcos torna-se, então, simples. Trata-se de uma ferramenta de gestão para visualizar os marcos de desenvolvimento de um projeto ou produto. Geralmente, softwares de gestão de projetos empregam gráficos de Gantt ou outras estruturas de cronograma, inserindo os marcos nesses instrumentos.
Marcos em um cronograma de projeto geralmente incluem detalhes importantes, como data de início, data de conclusão, responsável e outras informações relevantes. Assim como os gráficos de Gantt, os gráficos de marcos utilizam símbolos básicos sobrepostos a um cronograma ou calendário. Essa estrutura fornece informações sobre as datas de conclusão planejadas e reais.
Símbolos em gráficos de marcos podem ser uma seta vertical branca para indicar conclusão programada, enquanto uma seta vertical preta sinaliza a conclusão real. Um losango branco representa uma conclusão previamente agendada, ainda no futuro, enquanto um losango ♦️ preto denota uma conclusão previamente agendada que já ocorreu.
Por que os Gráficos de Marcos são Essenciais para Gestores de Projeto
Se você é um gestor de projetos ou responsável pelo ciclo de desenvolvimento de um produto, encontrará os gráficos de marcos extremamente úteis. Os principais motivos são:
Monitoramento de Prazos
Dividir um projeto grande em tarefas e marcos auxilia na criação de diversos prazos menores em vez de um único prazo final. Isso motiva a equipe a trabalhar de forma mais eficiente para atingir esses objetivos intermediários.
Destaque para Datas Importantes
Modelos de gráficos de marcos ajudam no planejamento do projeto considerando datas importantes, como feriados prolongados, reuniões de diretoria ou treinamentos da equipe.
Identificação de Gargalos
Tarefas de desenvolvimento de produtos que dependem de parceiros ou fornecedores externos podem sofrer gargalos, se o planejamento não considerar esses fatores.
Gestores de projeto utilizam gráficos de marcos para integrar fatores externos, como a disponibilidade de materiais de fornecedores, necessários para avançar uma tarefa para o próximo marco. Dessa forma, projetos podem seguir sem interrupções.
Aproveitamento da Equipe
Gestores de projeto usam gráficos de marcos para dividir grandes projetos em partes menores. Ao analisar cada marco, eles identificam quais habilidades são necessárias, atribuindo os marcos à equipe com base em suas competências.
Transparência no Financiamento
Marcos do projeto são indispensáveis ao comunicar o status do projeto aos investidores. Eles permitem que os financiadores visualizem o destino dos recursos e o retorno esperado, facilitando a captação e a manutenção do fluxo de caixa.
Por que Gráficos de Marcos são Superiores a Planilhas
A seguir, listamos algumas desvantagens de utilizar planilhas em vez de ferramentas de gráficos de marcos para gerenciar projetos:
#1. Planilhas não possuem automação para atualizações de aderência, exigindo uma análise manual de diversas planilhas para verificar o status dos projetos e marcos, seguida do envio manual de emails para os responsáveis.
#2. Gráficos de marcos baseados em planilhas não notificam automaticamente a equipe sobre a conclusão de marcos, exigindo que os gestores acompanhem todas as planilhas para identificar marcos concluídos.
#3. A maioria das planilhas não oferece integração com outras ferramentas de gestão de projetos, CRM, rastreadores de tempo ou plataformas de videoconferência, exigindo preparações extensas antes de apresentar o status do projeto às partes interessadas.
#4. Aplicativos de planilha carecem de recursos avançados de relatórios, oferecendo apenas cálculos numéricos, tabelas e gráficos básicos. Em contrapartida, aplicativos de gestão de projetos com gráficos de marcos proporcionam recursos especializados, como gráficos de burndown, gráficos de velocidade, fluxogramas cumulativos e outros.
Como Criar um Gráfico de Marcos
#1. O primeiro passo é definir os objetivos do projeto. Utilize uma ferramenta de gestão de projetos para criar um cronograma e registre as metas em cartões de tarefas, incluindo datas estimadas de início e término.
#2. Em seguida, liste as tarefas do projeto em ordem cronológica. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento de um site, registre o registro do domínio e hospedagem antes de começar a trabalhar no site.
#3. Vincule as tarefas do projeto a intervalos de tempo ou datas específicas, considerando o esforço necessário para cada uma delas.
#4. Identifique os marcos do projeto respondendo às seguintes perguntas: Se a resposta for sim para todas, o componente se qualifica como um marco:
- O componente é um ponto de verificação que sinaliza o avanço do projeto?
- O componente afeta o prazo do projeto?
- O componente precisa ser revisado pelas partes interessadas do projeto?
#5. Crie um cronograma no aplicativo de gerenciamento de projetos, reunindo metas, tarefas, entregas, fases e marcos em ordem lógica. Identifique as dependências entre tarefas que possam causar atrasos.
#6. Compartilhe o gráfico de marcos com a equipe e partes interessadas. Ative notificações para manter todos atualizados sobre o progresso do projeto.
Definindo Marcos na Gestão de Produtos
Em processos de desenvolvimento de produtos que seguem uma estrutura ágil, datas-chave nem sempre são marcos lógicos. O desenvolvimento é contínuo, e melhorias são implementadas em tempo real.
Na gestão de produtos, marcos devem ser objetivos específicos que a equipe alcança ao final de um ciclo de desenvolvimento ou sprint. Alguns exemplos são:
- Alcançar uma meta de indicador chave de performance (KPI).
- Adicionar novas funcionalidades ao produto.
- Lançar um aplicativo móvel em um novo mercado.
- Habilitar a equipe de vendas e marketing.
- Participar de conferências ou feiras para promover o produto.
- Início ou fim de um trimestre fiscal.
A seguir, apresentamos alguns dos melhores modelos de gráficos de marcos para gestores de produto.
Modelos Gratuitos de Marcos de Projeto
Experimente modelos da Smart Sheet para visualizar gráficos de marcos em diferentes formatos e tipos. Os modelos incluem marcos de projeto, cronogramas com marcos, marcos de aquisição de negócios e roteiros de marcos, entre outros.
Se pretende gerir projetos ou desenvolvimento de produtos com estes modelos, o acompanhamento de status deverá ser manual, pois eles são baseados em formatos Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Alguns modelos também estão disponíveis em PDF para o envio facilitado de relatórios por e-mail.
É possível começar com um modelo básico de marcos, que inclui um gráfico estático com marcos e um cronograma visual, além de uma tabela estática com cabeçalhos como destinatário do marco, comentários e status.
Gráfico de Marcos
O Gráfico de Marcos do Lucidspark facilita a visualização dos principais objetivos e marcos de um projeto. Este gráfico é simples e permite organizar os marcos de seu projeto rapidamente inserindo os detalhes, sem a necessidade de investir muito tempo na edição.
O design consiste em uma matriz 3×4 de cartões quadrados. As colunas representam, da esquerda para direita, o Marco 1, Marco 2, Marco 3 e Objetivo Final. As linhas representam, de cima para baixo, entregas, etapas e datas.
As caixas de texto para Título e Descrição podem ser copiadas e coladas para incluir as tarefas ou entregas que representam os marcos do projeto. O recurso de forma Dragline possibilita conectar os marcos com tarefas, fases, dependências e outros elementos.
Modelos de Gráficos de Marcos
Para equipes que colaboram em um grande projeto com muitas tarefas, prazos e entregas, o modelo de gráfico de marcos do Miro é uma opção interessante.
O gráfico já pronto é adequado para rastrear diversos projetos e tarefas, utilizando gráficos estáticos e cronogramas visuais. O design facilita o planejamento de eventos importantes, programados para ocorrer em intervalos de tempo específicos durante o ciclo de vida do projeto.
O exemplo de gráfico de marcos também permite a colaboração em tempo real entre os membros da equipe de desenvolvimento, por meio de compartilhamento de links. Além disso, é possível converter o quadro para o modo de apresentação para apresentar as conquistas dos marcos às partes interessadas.
Criador de Gráficos de Gantt
ProjectManager é uma ferramenta de gestão de projetos que permite criar gráficos de Gantt com marcos. Os gráficos estão disponíveis online, o que possibilita configurar notificações automáticas, relatórios e avaliar o andamento do projeto, entre outras funções.
A ferramenta permite visualizar marcos facilmente em modo de lista, quadro e calendário. Os marcos são projetados para se integrarem ao gráfico de Gantt, sendo representados por símbolos de diamante no cronograma do projeto.
É possível adicionar e personalizar marcos no menu do gráfico de Gantt. Após acessar o menu, um símbolo de diamante será exibido. Clique nele para adicionar ou editar um marco existente.
Marcos de Projeto
Creately é uma plataforma popular para modelos e diagramas profissionais. O site oferece acesso a modelos de gráficos de marcos de fácil compreensão para equipes de desenvolvimento e partes interessadas.
Ao projetar um gráfico de marcos usando gráficos de Gantt e cronogramas, é possível centralizar a gestão do projeto. O Creately permite a colaboração com recursos externos e internos, além de possibilitar notificações inteligentes para manter todos informados sobre alterações no quadro de marcos.
Gráfico de Marcos do Projeto
Office Timeline também é uma opção popular para suplementos que funcionam online ou offline com aplicativos Microsoft Office, como PowerPoint e Excel. Embora a maioria das ferramentas de linha do tempo seja paga, é possível baixar uma versão de avaliação gratuita para visualizar seus marcos. Se o modelo for útil, uma licença comercial do Office Timeline poderá ser adquirida.
O gráfico de marcos inclui um cronograma do projeto e símbolos básicos como diamantes, círculos e quadrados para indicar os marcos. O cronograma é uma escala de tempo horizontal, onde os marcos são exibidos. É possível adicionar informações sobre os marcos, como data de início, descrição, responsáveis e data de término.
Perguntas Frequentes
Gráfico de Gantt é o mesmo que um gráfico de marcos?
Gráficos de Gantt e gráficos de marcos são ferramentas de gestão de projetos distintas. Gráficos de Gantt informam as atividades que precisam ser concluídas para finalizar um projeto.
Gráficos de marcos, por outro lado, indicam as datas em que entregas específicas devem ser realizadas ou relatórios apresentados.
Considerações Finais
Marcos fazem uma grande diferença em um projeto, em diversos níveis. Se você é um gestor de projetos e ainda não definiu marcos, este é o momento certo para começar. Se você é um membro da equipe que deseja uma navegação mais fácil em projetos ou processos de desenvolvimento de produtos, sugira a implementação de marcos.
Neste artigo, abordamos os fundamentos de marcos, gráficos de marcos e suas vantagens, além de como criar um para qualquer projeto ou desenvolvimento de produto. Apresentamos alguns dos melhores modelos de gráficos de marcos, que podem ser utilizados imediatamente, economizando tempo e esforço.
Recomendamos a leitura do artigo Roteiro do Projeto: Guia e Modelos Gratuitos para obter relatórios de projeto mais eficientes.