A essência de projetos bem-sucedidos reside em uma gestão de projetos eficaz. Utilize estas ferramentas para pavimentar seu caminho rumo ao êxito!
A gestão de projetos é o ingrediente secreto que garante o sucesso dos projetos e impulsiona o crescimento das empresas. Este não é um artifício para atrair cliques; presenciei empresas de software serem dizimadas em um ou dois anos devido a uma gestão de projetos inadequada. Outras tiveram lançamentos de produtos postergados por meses. Embora concorde que, como em outras áreas, a gestão de projetos atraia charlatães, isso não diminui sua relevância e impacto.
O que se aplica à Gestão de Projetos, também vale para as ferramentas de gestão de projetos. As excelentes podem otimizar a eficiência da gestão, reduzir o tempo de conclusão, diminuir a confusão e a frustração, entre outros benefícios. Apresento aqui algumas das melhores ferramentas de gestão de projetos para empresas de todos os portes e necessidades.
Teamwork
Fiel ao seu nome, o Teamwork possibilita que as equipes colaborem e trabalhem com maior eficiência, proporcionando aos interessados uma visão geral constante do projeto.
O Teamwork dispõe de quadros similares aos do Trello e rastreamento de tempo integrado. Se você busca um aplicativo claro e útil com esses recursos, o Teamwork é uma ótima opção. O uso é gratuito para até cinco usuários, e os planos premium começam em US$ 9 por usuário ao mês.
Antes de concluir, vale mencionar que o Teamwork é um conjunto de produtos, sendo o aplicativo de gestão de projetos apenas um deles. Eles também oferecem um CRM, software de suporte técnico, um sistema de gestão de documentos, um aplicativo de chat (similar ao Slack) e muito mais.
Monday
Para projetos básicos e portfólios complexos, a Monday oferece uma plataforma de gestão de projetos completa. Utilize recursos personalizáveis para executar planos, criar estratégias e entregar resultados de alta qualidade.
A Monday facilita a colaboração entre membros da equipe, reunindo todos em uma plataforma compartilhada. Isso aumenta o envolvimento, acelera o desenvolvimento de projetos e elimina barreiras de comunicação.
Com um painel interativo, acompanhe o status do projeto, obtenha aprovações de orçamento, monitore o andamento das tarefas e a produtividade da equipe. Gráficos de Gantt robustos permitem visualizar, planejar, monitorar e gerenciar tudo, para decisões baseadas em dados reais. Controle as dependências, a linha de base e os marcos em cada fase do projeto.
Monitore a carga de trabalho individual em tempo real e decida como alocar recursos eficazmente. Assim, economize tempo e invista em tarefas mais criativas, reduzindo o retrabalho. Escolha entre vários modelos para diferentes tipos de projetos, de acordo com suas preferências.
Esses modelos são personalizados para gestão de programas, portfólio e projetos. Organize e priorize as tarefas da sua equipe para total visibilidade. Adicione cronogramas, alinhe todos e atribua prazos.
Visualize seus dados de diversas formas, usando métodos ágeis, em cascata e híbridos. Envolva as partes interessadas com dados em tempo real, atualizações ao vivo e aproveite a automação para impulsionar seus projetos e economizar tempo.
Mantenha os mais altos padrões de segurança com recursos como propriedade de dados, logs de auditoria e permissões de acesso. Integre a plataforma com suas ferramentas, como Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, etc.
A Monday oferece quatro planos de preços, adaptados às suas necessidades e tamanho da equipe. Em caso de dúvida, comece com uma avaliação gratuita.
Smartsheet
A Smartsheet oferece ferramentas de gestão de projetos inteligentes, utilizadas por quase 90% das empresas da Fortune 100.
Esta plataforma de gestão inteligente é perfeita para colaboração, com formatos de exibição em grade, Gantt, cartão e calendário, garantindo flexibilidade.
Aplique fórmulas a células e colunas para cálculos fáceis em planilhas separadas. A Smartsheet suporta políticas de login robustas, permitindo o uso de credenciais únicas em qualquer lugar.
As modificações são ajustadas automaticamente. Suas ‘formas’ possuem lógica condicional, facilitando a obtenção de feedback do público.
A automação pré-construída reduz tarefas repetitivas, enquanto a ‘prova’ centraliza tudo em um único painel para aprovações e sugestões.
Compartilhe planilhas e relatórios com todos, mesmo aqueles fora da Smartsheet, para maior alcance.
A Smartsheet oferece uma avaliação gratuita de 30 dias para experimentar todos os recursos sem riscos.
Basecamp
Basecamp está presente no cenário de gestão de projetos há muito tempo. Lançado em 2004, mantém sua filosofia de simplicidade e clareza desde então. São os criadores do popular framework web Ruby on Rails, o que sugere que sabem como projetar ferramentas úteis e simples.
O Basecamp organiza equipes, projetos e tarefas da forma esperada, mas apresenta recursos notáveis:
- Chat em tempo real: Não é necessário alternar entre o Basecamp e um aplicativo de chat para comunicação em tempo real. Os chats em grupo oferecem @menções, anexos de mídia, emojis e outros recursos comuns.
- Acesso do cliente: Conecte clientes diretamente aos projetos (com controle sobre o que podem ou não visualizar) e trabalhe com eles. Encaminhe e-mails de clientes para o Basecamp, onde as entregas podem ser visualizadas, discutidas e aprovadas.
- Listas de tarefas: Mesmo com ferramentas de gestão de projetos sofisticadas, listas de tarefas ainda são úteis. No Basecamp, elas são poderosas, com lembretes e notificações automáticos.
- Quadros de mensagens: Transforme discussões e anúncios em quadros de mensagens para que sua equipe discuta, reaja e anexe arquivos.
- Documentos e arquivos: O Basecamp oferece um sistema de gestão de documentos sólido. Os uploads são preservados e os arquivos modificados são versionados. O Google Docs pode ser compartilhado e editado diretamente no Basecamp.
O Basecamp é uma ferramenta eficaz para equipes de todos os portes com necessidades genéricas. Não é ideal para tarefas muito especializadas, como Desenvolvimento de Software Ágil, e a empresa é transparente sobre isso.
O melhor é o preço: US$ 99 fixos por mês (independentemente do tamanho da equipe!), tornando o Basecamp uma opção fácil.
Jira
Diferentemente do Basecamp, o Jira é uma suíte de gestão de projetos voltada para o gerenciamento de projetos de software ágeis. Seu público-alvo, preços, complexidade e capacidades são distintos. É comum que equipes de software iniciem no Basecamp e depois migrem para o Jira.
O Jira é desenvolvido pela Atlassian, a empresa por trás do BitBucket, que por muito tempo foi a escolha preferida para projetos de código fechado devido a seus repositórios privados ilimitados.
Se suas equipes de software cresceram a ponto de as ferramentas de gestão de projetos se tornarem inadequadas, é hora de migrar para o Jira. Ele abrange desde o planejamento até o relatório, rastreamento de bugs e desperdício. Recursos que se destacam:
- APIs para quem busca criar interfaces alternativas para fluxos de trabalho.
- Quadros Scrum e Kanban.
- Suporte a diversas metodologias de desenvolvimento. Crie sua própria metodologia se necessário.
- Integração com mais de 3.000 aplicativos.
- Automação inteligente, como atribuição automática de tarefas, vinculação de problemas ao código, etc., reduzindo o atrito mental e permitindo fluxos de trabalho complexos rapidamente.
- Relatórios abrangentes e poderosos.
O Jira é mais caro que outras ferramentas de gestão de projetos. Seu modelo de custo por usuário por mês (US$ 7 para padrão, US$ 14 para premium) pode somar milhares de dólares para grandes equipes. Entretanto, o custo é compensado, pois sem o Jira, equipes desse porte enfrentariam dificuldades.
Asana
Asana é uma ferramenta de gestão de projetos de uso geral com foco em velocidade e intuição. É um exemplo de aplicativo de página única bem projetado. Tudo acontece instantaneamente, o que é ótimo quando se trabalha sob pressão.
Recursos notáveis:
- Carga de trabalho: Uma visão geral do volume de trabalho dos membros da equipe, permitindo avaliar a capacidade de colaboração em projetos.
- Cronogramas visuais: Planeje projetos facilmente e visualize seu andamento com cronogramas poderosos e claros.
- Calendário: Conectado a todas as tarefas e planejamentos, revela a organização da agenda da equipe, garantindo que tudo esteja em sincronia.
- Prova de imagem: Permite que revisores adicionem comentários a partes específicas de uma imagem, fundamental para equipes de design.
A versão básica da Asana é gratuita, com limite de 15 membros. Os planos pagos começam em US$ 10 por usuário por mês e oferecem recursos avançados como console de administração e prova de imagem.
A Asana rapidamente ganhou popularidade e é uma excelente opção para gestão de projetos em organizações de todos os tamanhos.
Trello
Trello é uma abordagem minimalista e diferente para a gestão de projetos, sem recursos complexos. Você pode contar seus principais recursos nos dedos de uma mão. Não o descarte de imediato, dê uma chance!
O Trello adotou o conceito de Quadro Kanban da metodologia de software ágil, simplificando seu uso. As tarefas são criadas em cartões, agrupados em quadros. Esses quadros podem representar as funções da empresa, o status da tarefa, etc.
Membros da equipe podem comentar em cartões, participar de discussões e anexar imagens. Quando uma tarefa é concluída, ela é movida para a próxima fase:
O plano gratuito do Trello é excelente, com limitações no número de quadros e tamanho dos anexos, mas sem restrição de usuários. Planos premium começam em US$ 10 por usuário por mês. Se você tem uma equipe pequena ou mesmo é uma pessoa que precisa de gestão simples de projetos, o Trello é uma opção eficaz e divertida!
Podio
O Podio é uma ferramenta robusta para grandes equipes e empresas que necessitam de personalização e recursos de CRM.
Motivos para usar o Podio:
- Personalização: Oferece amplas opções de personalização, permitindo alterar a forma como os módulos funcionam e remover partes irrelevantes.
- CRM integrado: Completo com gestão de informações do cliente, rastreamento de jornada e leads.
- Gestão de funcionários: Suporte completo para gestão de despesas, férias, fluxos de atividades, etc.
- Gestão de projetos: Colabore com clientes, vincule e-mails a tarefas, defina direitos de acesso, planeje projetos Scrum e sprints.
- Gestão de eventos, e-mail, negócios e muito mais.
O Podio oferece um plano gratuito com gestão básica de tarefas. Os planos pagos desbloqueiam os recursos atrativos e variam de US$ 9 a US$ 24 por usuário por mês.
Airtable
Em termos de inovação, o Airtable é o desenvolvimento mais interessante em ferramentas de gestão de projetos. Ele pode ser visto como planilhas com funcionalidades avançadas, mas esta descrição não faz jus a seus recursos.
Um componente do Airtable são as planilhas, mas tão repletas de recursos que você pode começar a questionar seu programa de planilhas favorito! Observe:
É conciso como uma planilha, mas oferece separação visual de tarefas, etiquetas coloridas, atribuição de tarefas, notificações, etc. Os Blocos são módulos pequenos, completos e especializados que podem ser incorporados aos fluxos de trabalho para aumentar a produtividade. Exemplos: mapas, geocodificação, gráficos de Gantt, gráficos de barras, construtor de páginas visuais, explorador de modelos 3D e rastreador de tempo.
Combine isso com recursos como gestão de documentos, quadros Kanban e calendários. O plano gratuito permite equipes de tamanho ilimitado, com limite de 1.200 itens por base (planilha). Uma oferta muito atraente!
Microsoft Project
Quando a Microsoft cria algo, pode não ser o mais bonito, mas é funcional. O Microsoft Project é um produto voltado para gestores de projetos que trabalham com equipes grandes.
Oferece uma ferramenta abrangente para gestão de projetos, recursos e portfólio. Recentemente, foi adicionado suporte a fluxos de trabalho de projetos ágeis, atraindo empresas com equipes que trabalham com essa metodologia.
Dois grandes motivos para escolher o Microsoft Project:
Se planejamento, PMP e Enterprise fazem parte do seu dia a dia, vale a pena conferir o Microsoft Project!
TeamGantt
Como o nome indica, TeamGantt é para gráficos de Gantt o que o Trello é para quadros Kanban. A empresa se concentra em gráficos de Gantt para planejamento e projetos executivos. Isso o torna muito simples, fácil de aprender e eficiente.
Além de criar gráficos de Gantt e acompanhar os responsáveis, o TeamGantt oferece recursos para colaboração, como:
- Conversas
- Gestão de documentos
- Controle de tempo
- Dependências (projetos que dependem de outros).
O plano gratuito permite três membros e um projeto. Os planos pagos custam US$ 10 e US$ 15 por usuário por mês. Se você acredita que gráficos de Gantt funcionam melhor para você, o TeamGantt é uma ótima opção.
Zoho Projects
Zoho Projects é uma das diversas ofertas da Zoho. Uma mistura sólida de recursos presentes nesta lista.
Gráficos de Gantt, marcos, rastreamento de bugs, planilhas de horas, gestão de documentos, finanças, integração com aplicativos populares, fóruns e mais. O plano básico é gratuito para até 10 usuários. Os planos pagos custam entre US$ 20 e US$ 35 por mês (custo mensal fixo, não por usuário).
O Zoho Projects é uma boa opção por si só, mas ainda melhor se você já usa o conjunto de aplicativos da Zoho.
Conclusão
As ferramentas de gestão de projetos são cruciais para o sucesso de uma equipe. A variedade de opções torna a escolha difícil. Esta lista apresenta ferramentas que considero as melhores e diferentes entre si. Espero que ela te ajude a escolher o caminho certo! 🙂